行政部管理手冊
公司營銷中心 行 政 部 管 理 手 冊 分目錄 一、前言…………………………………………………………………2 二、部門職能……………………………………………………………2 三、組織結(jié)構(gòu)……………………………………………………………2 四、崗位職責(zé)……………………………………………………………2 1、政部經(jīng)理崗位職責(zé)　………………………………………………2 2、行政文員崗位職責(zé)　………………………………………………3 3、人事文員崗位職責(zé)　………………………………………………3 4、培訓(xùn)文員崗位職責(zé)　………………………………………………4 五、管理規(guī)范與流程……………………………………………………4 (一)、營銷系統(tǒng)人力資源管理規(guī)范……………………………………4 1、前言　……………………………………………………………4 2、員工任職管理　…………………………………………………4 (1)、員工招聘錄用規(guī)定　……………………………………………4 (2)、崗位職位管理規(guī)定　……………………………………………6 (3)、崗位調(diào)動管理流程　……………………………………………7 (4)、員工離職管理流程　……………………………………………8 3、員工培訓(xùn)管理規(guī)范　……………………………………………9 4、人事檔案管理規(guī)范　……………………………………………10 5、營銷部門薪酬體系　……………………………………………11 (1)、績效考核內(nèi)容規(guī)范　……………………………………………11 (2)、薪酬構(gòu)成說明　…………………………………………………16 (3)、薪酬的調(diào)整　……………………………………………………20 (4)、薪酬執(zhí)行規(guī)定　…………………………………………………20 6、人力資源用工具表格及范本　…………………………………22 (二)、營銷系統(tǒng)行政管理規(guī)范…………………………………………44 第一章　前言………………………………………………………44 第二章 辦公制度…………………………………………………44 第三章 辦事處考勤管理工作流程………………………………46 第四章 會議制度…………………………………………………47 第五章　辦公用品及設(shè)備管理制度………………………………49 第六章 檔案管理制度……………………………………………50 第七章 保密制度…………………………………………………51 第八章　出差管理制度……………………………………………51 第九章　通訊設(shè)備管理制度（討論）……………………………53 第十章　行政管理用工具表格……………………………………54 公司營銷中心 行政部管理手冊 1. 前言 行政部作為公司營銷中心的一個職能部門，主要負責(zé)營銷中心的行政管理、人力資源 管理及營銷中心辦公事務(wù)管理。 本手冊詳細描述了行政部的部門職能、組織結(jié)構(gòu)、崗位職責(zé)、管理規(guī)范、操作流程及 通用工具表格，用于規(guī)范與指導(dǎo)行政部的業(yè)務(wù)工作，是行政部的基礎(chǔ)管理文件。 2. 部門職能 1. 負責(zé)營銷中心的行政管理工作，包括制度管理、文檔管理、考勤紀律、辦公支持和 公關(guān)接待等事宜。 2. 負責(zé)營銷系統(tǒng)的人力資源管理工作，包括績效考評、薪酬計核、職位管理、人事調(diào) 整、員工檔案管理、員工招聘、培訓(xùn)和員工關(guān)懷等事宜。 3. 負責(zé)營銷系統(tǒng)的辦公事務(wù)管理，如辦公用品的管理和各種工作會議的組織工作等。 3. 組織結(jié)構(gòu) 根據(jù)行政部部門職能制定本部門組織結(jié)構(gòu)，如下圖所示： 4. 崗位職責(zé) 1. 行政部經(jīng)理崗位職責(zé) (1)、行政隸屬 上級主管：營銷副總經(jīng)理 直接下屬：行政文員、人事文員、培訓(xùn)文員 (2)、主要職責(zé) A. 營銷中心的日常辦公管理工作，負責(zé)各類來往文件的影印、收發(fā)、處理和歸檔， 以及人員考勤和辦公后勤工作。 B. 接待營銷中心日常到訪客人，協(xié)助營銷副總作好公關(guān)工作。 C. 協(xié)助和指導(dǎo)各辦事處的行政、人事和后勤等管理工作。 D. 負責(zé)組織營銷系統(tǒng)各項制度的建立、調(diào)整和實施監(jiān)督工作。 E. 負責(zé)組織營銷人員的招聘工作、崗位調(diào)動和錄用、解聘、離職等職位管理工作。 F. 組織對營銷系統(tǒng)各級員工的績效考評工作，依照員工績效、獎懲辦法及升降職務(wù) 辦法等進行考評，力求公平合理。 G. 根據(jù)考核結(jié)果計算營銷系統(tǒng)人員的月度薪酬和年終獎勵。 H. 管理營銷系統(tǒng)員工的人事檔案，負責(zé)人事檔案的建立、記錄、保管和維護等工作 。 I. 負責(zé)規(guī)劃營銷系統(tǒng)培訓(xùn)工作，并具體安排、組織實施各類員工培訓(xùn)；負責(zé)營銷會 議的會務(wù)工作。 J. 做好所屬員工的工作管理，提高士氣及工作效率，并協(xié)助其他營銷部門作好員工 工作。 K. 營銷副總交辦的其他工作事宜。 2. 行政文員崗位職責(zé) (1)、行政隸屬 上級主管：行政部經(jīng)理 工作對象：各辦事處（區(qū)域）相關(guān)業(yè)務(wù)人員 (2)、主要職責(zé) A. 負責(zé)營銷中心日常行政、公關(guān)信息以及文件的收發(fā)、傳遞和歸檔工作。 B. 營銷中心的客戶及外來人員的接待工作。 C. 負責(zé)營銷系統(tǒng)員工的考勤記錄和統(tǒng)計。 D. 負責(zé)辦公室日常后勤工作和值日排班等。 E. 對營銷中心各種規(guī)章制度進行發(fā)放、整理和歸檔管理。 F. 負責(zé)營銷系統(tǒng)員工的有關(guān)勞保福利用品的發(fā)放。 G. 完成部門經(jīng)理交辦的其他任務(wù)。 3. 人事文員崗位職責(zé) (1)、行政隸屬 上級主管：行政部經(jīng)理 工作對象：各辦事處（區(qū)域）相關(guān)業(yè)務(wù)人員 (2)、主要職責(zé) A. 協(xié)助主管組織月度和季度考評，并及時完成統(tǒng)計、整理和發(fā)布工作。 B. 負責(zé)營銷系統(tǒng)員工的薪酬計算與統(tǒng)計工作，并將考評和薪酬調(diào)整結(jié)果記入檔案。 C. 負責(zé)營銷系統(tǒng)員工的人事檔案的日常維護工作。 D. 協(xié)助主管解決員工考評和職位調(diào)整中發(fā)生的異議與糾紛。 E. 辦理員工錄用、登記、入職、任免、遷調(diào)、獎懲和離職等具體手續(xù)。 F. 部門經(jīng)理交辦的其他事宜。 4. 培訓(xùn)文員崗位職責(zé) (1)、行政隸屬 上級主管：行政部經(jīng)理 工作對象：各辦事處（區(qū)域）相關(guān)業(yè)務(wù)人員 (2)、主要職責(zé) A. 協(xié)助主管完成員工招聘工作，聯(lián)系招聘事宜，組織面試、測評和錄用等工作。 B. 協(xié)助主管搞好員工培訓(xùn)及學(xué)習(xí)工作，開發(fā)適合員工需要的培訓(xùn)課程和形式，并按 計劃組織實施。作好培訓(xùn)效果的評估工作。 C. 協(xié)助主管組織每季度的辦事處經(jīng)理和直轄區(qū)域經(jīng)理的述職考評工作。 D. 協(xié)助準(zhǔn)備和安排營銷系統(tǒng)的各類工作會議，作好服務(wù)工作。 E. 協(xié)助主管每月作好員工關(guān)懷和溝通工作，起草員工信函、電話和傳真聯(lián)系等。 F. 部門經(jīng)理交辦的其他事宜。 5. 管理規(guī)范與流程 (一)、營銷系統(tǒng)人力資源管理規(guī)范 1、前言 為公司營銷模式的變革和經(jīng)營戰(zhàn)略地順利展開，必須要有人力資源的開發(fā)、管理 和利用的保障，本規(guī)范的意義和目的在于使公司營銷系統(tǒng)的人力資源處于有章可依管 理的管理狀態(tài)，保證任職、考核、薪酬和獎勵等管理的合理性，提高員工滿意度和忠 誠度，同時能面向未來全面提升營銷系統(tǒng)員工素質(zhì)，促使其向職業(yè)化轉(zhuǎn)變。 2、員工任職管理 (1)、 員工招聘錄用規(guī)定 第一章　總則 第一條：為實現(xiàn)公司營銷的整體目標(biāo)和方針，確保錄用身體健康、品德優(yōu)良、具備優(yōu) 秀員工潛質(zhì)的人員為公司服務(wù)，特制定本規(guī)定。 第二條：本規(guī)定適用于照明公司營銷體系各類員工的招聘工作。 第二章　招聘計劃 第三條：營銷中心各部門需招聘員工，應(yīng)事先向中心行政部提出招聘申請，填寫《招 聘人員申請表》，提出招聘的職位、人數(shù)及要求。 第四條：行政部根據(jù)各部門人員編制情況提出初步意見，報營銷中心副總審核，批準(zhǔn) 后執(zhí)行招聘。 第三章　招聘 第五條：招聘原則：公平競爭、擇優(yōu)錄用。 第六條：招聘方式：推薦、面向社會登報招聘、參加人才交流會及勞務(wù)市場招聘等形 式。 第四章　應(yīng)聘 第七條：應(yīng)聘人員應(yīng)如實填寫《應(yīng)聘登記表》，并提交學(xué)歷、簡歷、身份證、各類職稱 證書等應(yīng)聘材料的原件及復(fù)印件。 第八條：行政部在收齊應(yīng)聘者材料后，會同用人部門管理者對應(yīng)聘者資格進行書面材 料初審；由各辦事處代為招聘的，由辦事處經(jīng)理進行初審。 第九條：書面材料初審合格者通知面試或當(dāng)場面試。 第五章　面試 第十條：招聘小組一般由營銷行政部與用人部門領(lǐng)導(dǎo)等人員組成，面試時，小組成員 應(yīng)不少于三人，并且至少有一名主管領(lǐng)導(dǎo)參加。 第十一條：面試內(nèi)容及招聘小組職責(zé)： A. 審核應(yīng)聘者是否具備專業(yè)素質(zhì)及資格。 B. 對應(yīng)聘者是否具備正式錄用資格以及綜合素質(zhì)進行評審。 C. 對小組成員的意見進行綜合分析后，做出初步?jīng)Q定。 第十二條：面試評價： A. 小組成員應(yīng)對面試結(jié)果做出書面評價并簽名。 B. 評價標(biāo)準(zhǔn)見《面試評價標(biāo)準(zhǔn)表》。 第十三條：面試結(jié)果審核： A. 面試（加試）結(jié)束后，由行政部對面試結(jié)果進行匯總，合格者將擬錄用者的材料 ，并報營銷副總批準(zhǔn)。 B. 所有小組成員評價為70分以上者為合格；70分以下者，原則上不予錄用。 第六章　錄用 第十四條：錄用名單確定后，對招聘未入選面試及面試不合格者，由行政部在5日內(nèi) 對其本人做出電話/信函婉辭通知。 第十五條：對于確定錄用人員由營銷副總進行最終面試。 第十六條：對合格人員，行政部會同用人部門協(xié)商其進入公司日期，并確定其職級后 報營銷副總審批。 第十七條：被錄用者須辦理的進入公司的相關(guān)手續(xù)： A. 按要求提供個人材料，包括身份證、學(xué)歷證明、經(jīng)歷證明等。 B. 提供正式、有效的人事手續(xù)，如辭職證明或其他相關(guān)資料等。 第十八條：對不能按要求提供有關(guān)材料或弄虛作假者，應(yīng)取消其錄用資格并報主管領(lǐng) 導(dǎo)。 第七章　員工加入公司當(dāng)日手續(xù) 第十九條：員工本人填寫詳細的《員工登記表》，并開始考勤。 第二十條：簽訂勞動合同或協(xié)議。 第二十一條：申領(lǐng)相關(guān)辦公用品和設(shè)備等。 第二十二條：行政部組織入職培訓(xùn)。 第八章　因錄用發(fā)生的經(jīng)濟問題 第二十三條：因錄用發(fā)生的被錄用人與相關(guān)單位的一切經(jīng)濟問題應(yīng)自行處理。 第二十四條：應(yīng)屆畢業(yè)生的學(xué)校培養(yǎng)費問題，由被聘者自行解決。 第九章　不適用性 第二十五條：本規(guī)定不適用于營銷中心招聘的臨時工、鐘點工和實習(xí)生。 第十章　附則 第二十六條：本規(guī)定由營銷中心行政部負責(zé)解釋。 第二十七條：本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。 (2)、崗位職位管理規(guī)定 第一章　定義 第一條：職位分析的理論基礎(chǔ)是勞動分工理論和科學(xué)管理原理。職位分析是現(xiàn)代人力 資源管理和開發(fā)的首要基礎(chǔ)。職位分析是指在各級組織中進行收集、分析和 整理職務(wù)信息的一系列管理活動，目的是建立各職位的職務(wù)說明書。 第二章　作用 第二條：職位分析能夠在以下方面發(fā)揮作用： A. 職員選拔：職位分析指出了對各個崗位任職者的具體資格要求，便于對應(yīng)聘者和 被輪換者或被提升者的知識、技能、素質(zhì)是否勝任、適應(yīng)該職位的需要進行測 試和考核。 B. 員工培訓(xùn)：職位分析結(jié)果可用于員工培訓(xùn)內(nèi)容的選擇，知其所欠缺才能而有的放 矢地進行補課。 C. 績效考核：職位分析可以為績效考核提供更為精確的標(biāo)準(zhǔn)，易于為考核者和被考 核者所接受。 D. 職務(wù)分類：職位分析有利于將任職資格相似的某些職位歸為一類，便于確定同一 類職務(wù)的工資水平、升遷、培訓(xùn)。 E. 職務(wù)評價：職位分析的結(jié)果可用于評價某一職位在組織中的價值，以確定其工資 水平。 F. 職務(wù)設(shè)計：職位分析可以更好地設(shè)計某一職務(wù)，可以對現(xiàn)有職務(wù)進行批判性反思 ，多余的不合理的取消或合并，實現(xiàn)因事設(shè)崗。 G. 職務(wù)描述：職務(wù)描述是職位分析的結(jié)果，職務(wù)描述給任職者提供了應(yīng)遵循的原則 ，使任職者由于明了自己所處特定職位的要求而提高工作效率。 H. 效標(biāo)體系：職位分析有助于建立效標(biāo)體系，這些效標(biāo)可用于員工的培訓(xùn)、心理測 評的效度分析。 第三章　職位分析組織 第三條：公司人力資源部負責(zé)職位分析的組織、培訓(xùn)。 第四條：各職能部門負責(zé)人負責(zé)具體職位分析的操作，動員本部門職員參與職位分析 工作。 第四章　分析程序 第五條：假設(shè)現(xiàn)有部門設(shè)置是合理的。 第六條：描述本部門所有業(yè)務(wù)活動內(nèi)容（各個環(huán)節(jié)），工作量的大小，各環(huán)節(jié)間的牽 制關(guān)系（是否屬不相容環(huán)節(jié)，需相互制約）。 第七條：根據(jù)各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)性質(zhì)和管理幅度，把相類似、相連接、可相容的工作環(huán)節(jié)集 合，組成一項職位。 第八條：確定部門在目前情況下應(yīng)當(dāng)設(shè)置哪幾種職位，各職位分別需要幾個職員。 第九條：描述每一項職位的工作活動內(nèi)容、工作權(quán)力、責(zé)任和工作流程。 第十條：描述每一項崗位的社會環(huán)境：崗位層次（級別）、發(fā)展趨向（晉升方向）、 上下級關(guān)系、關(guān)聯(lián)環(huán)節(jié)、部門和其他可參與的社會活動等。 第十一條：描述每一崗位的工作條件：工作地點、工作時間長度、是否加班，室內(nèi)外 工作比例（出差時間長短、頻率）、接受培訓(xùn)和工作場所的舒適度等。 第十二條：描述每一崗位的薪酬和福利條件：工資（含獎勵）水平和工資計算方法、 可享受假期、各種保險、住房、交通、通訊條件和其他福利。 第十三條：確定每一崗位的資格要求：...
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