項目文檔管理流程v2.0
文檔管理流程 深圳天音通信有限公司 分銷信息系統(tǒng) 編寫人員: AMT咨詢項目組 編寫日期: 2001年11月12日 更新日期: 2001年11月12日 文檔編碼: 天音/0001 文檔版本: 1.0 N 批準人員: | | | | | | N N 文檔控制 修改記錄 |日期 |編寫人員 |版本 |備注 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 審閱記錄 |審閱人員 |審閱日期 |備注 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 分發(fā)記錄 |序號 |分發(fā)至 |備注 | | | | | | |項目資料庫 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | N N 按照項目文檔管理流程的要求，文檔接收者請注意： 如果您收到本文檔的電子版，請打印本頁并在相應(yīng)的欄目中簽字。 如果您收到本文檔的原件，請直接在相關(guān)欄目中簽字。 目錄 文檔控制 II 修改記錄 ii 審閱記錄 ii 分發(fā)記錄 ii 文檔概述 4 目的 4 適用范圍 4 相關(guān)文檔 4 項目資料庫 5 目的 5 資料庫結(jié)構(gòu)及分類 5 文檔控制流程 7 目的 7 流程說明 7 文檔控制標準 9 目的 9 軟件標準 9 編寫標準 10 命名標準 12 附錄：項目文檔模板 12 N To update the table of contents, put the cursor anywhere in the table and press [F9]. To change the number of levels displayed, select the menu option Insert->Index and Tables, make sure the Table of Contents tab is active, and change the Number of Levels to a new value. 文檔概述 目的 本文檔主要明確所有交付成果及其項目文檔的管理流程和標準，并 將在深圳天音通信有限公司分銷信息系統(tǒng)的全過程中加以運用和控 制。 適用范圍 N A brief description of the scope of the document, for example: N N N 本文檔就項目文檔管理中的以下方面進行明確。 1. 項目資料庫 2. 文檔控制流程 3. 文檔控制標準 4. 文檔發(fā)布流程 本文檔管理流程將同時適用于參與實施的AMT實施項目組（包括實 施聯(lián)合體科訊公司實施組及PTC公司技術(shù)支持組等）和深圳天音項 目組的所有成員。 相關(guān)文檔 N 1. AMT項目實施文檔標準 項目資料庫 目的 按照本項目的實施范圍和總體策略，將建立集中管理的項目資料庫 ，便于各類實施文檔的更新、審閱、批準和發(fā)布管理。同時將在項 目開始的初期，快速建立企業(yè)信息門戶作為項目組進行溝通和文檔 發(fā)布的交互平臺，本文檔中確定的資料庫分類及其他相關(guān)的流程都 將作為此信息平臺建立的需求標準之一。 項目資料庫由以下要素構(gòu)成： 1. 主目錄 2. 目錄 3. 子目錄 4. 主頁 5. 標題 資料庫結(jié)構(gòu)及分類 主目錄 與本實施項目有關(guān)的所有文檔及其他相關(guān)資料將統(tǒng)一存 放在“分銷信息系統(tǒng)資料庫”主目錄內(nèi)。 目錄 根據(jù)實施項目的范圍和總體策略，將按照各個分項目對 目錄進行分類： 1-項目管理文檔 2-財務(wù)管理系統(tǒng)實施文檔 3-人力資源管理系統(tǒng)實施文檔 4-項目設(shè)計管理系統(tǒng)實施文檔 5-項目施工管理系統(tǒng)實施文檔 6-辦公與企業(yè)信息門戶系統(tǒng)實施文檔 7-集成與技術(shù)開發(fā)文檔 子目錄 按照AMT實施方法論(AIM)和項目管理方法論(PJM)，建立 以下分類子目錄： 項目管理文檔目錄下： 1-總體實施計劃及管理標準 2-每周工作計劃 3-每周項目進度報告 4-變更報告 5-問題報告 6-風險和爭議報告 7-階段確認報告 8-備忘錄及會議紀要 9-質(zhì)量檢查和審計報告 10-文檔發(fā)布通知 11-文檔模板 12-其他文檔及參考資料 分別在財務(wù)管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、項目設(shè)計管理系統(tǒng)、 項目施工管理系統(tǒng)和辦公及企業(yè)信息門戶系統(tǒng)目錄下： 1-流程重組 2-需求報告 3-解決方案 4-系統(tǒng)設(shè)置 5-數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換 6-系統(tǒng)測試 7-用戶培訓 8-上線運行及維護 9-其他 集成與技術(shù)開發(fā)目錄下： 主頁 以下的文檔同時要求以主頁的方式存放： 總體實施計劃及管理標準 每周工作計劃 每周項目進度報告 階段確認報告 文檔發(fā)布通知 備忘錄及會議紀要 重大的變更報告、風險報告及問題報告 其他需要跨項目小組或職能部門協(xié)調(diào)的報告或文檔 標題 以下的文檔同時要求以標題的方式存放： 文檔模板 質(zhì)量檢查和審計報告 主要的培訓教材 其他需要發(fā)布的參考資料等 文檔控制流程 目的 本控制流程明確項目文檔的編寫、分發(fā)和更新流程 ，并適用于所有項目文檔的編寫和收發(fā)過程。 N 流程說明 1. 新建項目文檔 所有文檔的復核、審批、更新均需遵照以下的程序和標準。按照A MT實施方法論和項目管理方法論以及項目工作計劃和交付成果清單 ，采用本項目特定的文檔模板創(chuàng)建項目文檔，并： 1. 分配文檔的版本號和文檔編碼，參見文檔版本標準和文檔編碼標準。 2. 在文檔控制的修改記錄欄記錄文檔更新的所有記錄。 3. 在審閱欄中，將需要審閱本文檔的人員填列出。 4. 在分發(fā)欄中，將本文檔所有的分發(fā)對象分別填列，包括項目資料庫。 5. 創(chuàng)建文檔目錄，目錄的顯示級別為3層。 6. 創(chuàng)建文檔概述，表明此文檔的閱讀對象、目的以及工作關(guān)聯(lián)等。 7. 編寫實施文檔。 2. 文檔復核、修改 所有文檔在分發(fā)前必須通過項目管理計劃中指定人員的復核和審閱 。本項目中各類文檔的審閱級別請參見附表，并遵照以下的流程和 標準： 8. 由文檔編寫人或項目小組組長按照文檔審閱級別填列審閱人。 9. 將文檔分發(fā)給相關(guān)的審閱人，并將拷貝件存放在項目資料庫。 10. 由審閱人審閱后提出意見并書面通知文檔編寫人或項目小組組長。若 需要，由指定人員對文檔進行修改更新。 11. 按照文檔級別，獲得最終的審批（審批可以通過會議紀要或電子郵件 的方式）但電子審批件需要并會同該文檔一并保存于項目資料庫。 12. 正式發(fā)布文檔，定期通過文檔發(fā)布通知項目組及所有的相關(guān)人員。 1. 2. 3. 對已經(jīng)批準的文檔更新 3. 對所有的經(jīng)過最終審批發(fā)布的文檔需要進行修改的，必須按照項目管 理計劃中的變更流程進行方能進行文檔的修改和更新，未通過變更 報告并獲得批準的修改將視為無效。 文檔控制標準 目的 文檔控制標準對以下事項進行明確，在創(chuàng)建、更新和審批項目文檔 過程中將嚴格執(zhí)行統(tǒng)一的文檔標準： o 文檔軟件標準 o 文檔編碼 o 文檔版本 o 文檔封面 o 文檔頁眉頁腳 o 文檔字體 o 文檔命名標準 軟件標準 1. 文檔軟件標準 建議項目文檔采用統(tǒng)一的MS OFFICE 2000版本作為編寫工具，對于部分技術(shù)文獻資料需要采用ACROBA T READER 4.0以上進行瀏覽，其他相關(guān)軟件的采用都需要通過項目經(jīng)理的審 定。以下是常用的文檔類型及軟件列表： |文檔類型 |建議采用的軟件 | |文字類 |MS-OFFICE WORD 2000 | |表格類 |MS-OFFICE EXCEL 2000 | |培訓演示類|MS-OFFICE POWERPOINT 2000 | |流程圖類 |VISIO 2000 | |計劃類 |MS PROJECT 2000/ 每周工作計劃采用MS-OFFICE WORD | | |2000 | | | | 編寫標準 2. 文檔編碼 文檔編碼是所有項目交付成果及實施文檔的唯一標識，要求按照以 下的格式進行編排：項目/PPP/CCC/NNNN， 其中: PPP = 分類名稱縮寫 CCC = 功能分類縮寫 NNNN = 順序4位數(shù)字編號 按照AMT實施方法論和項目管理方法論的要求結(jié)合地鐵項目文檔 的分類，各類文檔編碼參見下表： |文檔對應(yīng)目錄 |文檔對應(yīng)子目錄 |文檔編碼 | | | |項目 |PPP |CCC |NNNN | |項目管理文檔 |總體實施計劃及管理|分銷 |PM |SOP |以0001為| | |標準 | | | |起始號順| | | | | | |序編排 | | |每周工作計劃 | | |WWP | | | |每周項目進度報告 | | |PPR | | | |變更報告 | | |CRF | | | |問題報告 | | |TSF | | | |風險和爭議報告 | | |RIF | | | |階段確認報告 | | |AC | | | |備忘錄及會議紀要 | | |MM | | | |質(zhì)量檢查和審計報告| | |QA | | | |文檔發(fā)布通知 | | |RN | | | |文檔模板 | | |DT | | | |其他文檔及參考資料| | |REF | | |分銷系統(tǒng)實施文檔 |流程重組 | |ERP |PI | | | |需求報告 | | |RD | | | |解決方案 | | |SD | | | |系統(tǒng)設(shè)置 | | |TA | | | |數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換 | | |DC | | | |系統(tǒng)測試 | | |ST | | | |用戶培訓 | | |TR | | | |上線運行及維護 | | |TM | | | |其他 | | |REF | | |集成與技術(shù)開發(fā)文檔 |系統(tǒng)安裝及維護 | |TID |IM | | | |需求報告 | | |RD | | | |數(shù)據(jù)接口解決方案 | | |ISD | | | |客戶化開發(fā)方案 | | |CUX | | | |開發(fā)程序文件 | | |PRG | | | |系統(tǒng)測試 | | |ST | | | |用戶培訓 | | |TR | | | |集成切換及后期維護| | |TM | | | |其他 | | |REF | | 3. 文檔版本 所有文檔都要以遞增的順序號來反映每個版本，當所提交的項目文 檔經(jīng)過另一方的確認并做修改時，主版本號進行遞增；如果所提交 的項目文檔只在實施同一方進行審閱修改時，主版本號不變，次版 本號進行遞增。以下為版本控制示例： |版本 |版本說明 | |1.0 |文檔的起始版本 | |1.1 |文檔經(jīng)過內(nèi)部的修改或?qū)忛?| |2.0 |文檔提交實施另一方審閱或修改 | |2.1 |在對方確認后的再次修改 | 4. 文檔封面 文檔封面一般由以下內(nèi)容組成： 主標...
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