項(xiàng)目管理12點(diǎn)思考
項(xiàng)目管理12點(diǎn)思考 1、項(xiàng)目組織運(yùn)作 由于一些通信設(shè)施建設(shè)中需要大量復(fù)雜的協(xié)調(diào)工作,往往并非通信項(xiàng)目建設(shè)單位自身 力所能及，如對(duì)于電信網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，項(xiàng)目承建方往往無(wú)力協(xié)調(diào)通信企業(yè)的各部門如傳輸 、網(wǎng)管、基建、計(jì)劃、電源等工程相關(guān)部門的合作。在這種情況下，通信企業(yè)往往必須 與項(xiàng)目建設(shè)單位一樣，針對(duì)同一項(xiàng)目抽調(diào)專門項(xiàng)目相關(guān)人員，還可能成立自己相應(yīng)的項(xiàng) 目管理組織，協(xié)調(diào)配合項(xiàng)目建設(shè)單位的項(xiàng)目管理組織參與項(xiàng)目建設(shè)。此時(shí)，項(xiàng)目建設(shè)單 位，項(xiàng)目業(yè)主人員，還可包括如項(xiàng)目設(shè)備制造商、系統(tǒng)集成方、技術(shù)提供方、項(xiàng)目設(shè)計(jì) 單位等不同項(xiàng)目管理和項(xiàng)目工程人員面臨如何工作協(xié)調(diào)配合的重要問(wèn)題。 解決這一問(wèn)題的做法主要有； 1. 成立統(tǒng)一的項(xiàng)目管理組織，同時(shí)共同成立項(xiàng)目決策委員會(huì)，決策人員由雙方共同 擔(dān)任，共同協(xié)商進(jìn)行項(xiàng)目決策。 2. 各自成立項(xiàng)目管理組織，各自負(fù)責(zé)項(xiàng)目工作中的一個(gè)部分，同時(shí)協(xié)商彼此的工作接口 ，明確項(xiàng)目的工作程序。這種項(xiàng)目管理組織方式便于分工協(xié)作，明確各自責(zé)任，但 必須有明確的分工和規(guī)范化的工作接口程序規(guī)定，否則會(huì)出現(xiàn)推諉責(zé)任的情況。 3. 以通信企業(yè)成立項(xiàng)目管理組織運(yùn)作為主，適當(dāng)吸收項(xiàng)目建設(shè)單位等部分外部人員參與 項(xiàng)目管理。在這種項(xiàng)目管理組織的運(yùn)作下，通信企業(yè)容易把握項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，容 易進(jìn)行通信企業(yè)內(nèi)部有關(guān)的工程協(xié)調(diào)，易于通信企業(yè)項(xiàng)目決策，但同時(shí)通信企業(yè)需 要擔(dān)負(fù)相應(yīng)的項(xiàng)目決策責(zé)任。 與此同時(shí)，可以根據(jù)部分IT企業(yè)的做法，根據(jù)項(xiàng)目的不同階段以及不同內(nèi)容，在通信 企業(yè)中成立相應(yīng)的項(xiàng)目小組，如： 項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組：主要負(fù)責(zé)審批項(xiàng)目計(jì)劃、對(duì)重大事情進(jìn)行決策（如項(xiàng)目范圍、項(xiàng)目風(fēng) 險(xiǎn)等）、組建驗(yàn)收小組并主持驗(yàn)收工作； 項(xiàng)目驗(yàn)收小組：屬于項(xiàng)目竣工后臨時(shí)成立的組織，一般由項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組主持，各相關(guān) 部門人員參與，主要職責(zé)是確定驗(yàn)收內(nèi)容，并組織項(xiàng)目驗(yàn)收； 質(zhì)量監(jiān)督小組：主要負(fù)責(zé)在系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中對(duì)工程質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督，一般由技術(shù)上較為 資深的第三方參加； 項(xiàng)目執(zhí)行小組：主要職責(zé)是制定和控制項(xiàng)目計(jì)劃、合理安排資源、確定業(yè)務(wù)需求等； 項(xiàng)目實(shí)施小組：主要負(fù)責(zé)主機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)、各平臺(tái)軟件的安裝與調(diào)試等； 項(xiàng)目文檔小組：制定項(xiàng)目文檔管理計(jì)劃及文檔的輸出、歸檔等； 項(xiàng)目支持組：主要針對(duì)技術(shù)難題的支持和問(wèn)題的遠(yuǎn)程處理，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中支持組 無(wú)須全程駐扎在現(xiàn)場(chǎng)。 項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)應(yīng)保證用戶的充分參與，并充分發(fā)揮項(xiàng)目組織中用戶資源的積極性。高 效健全的項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)是項(xiàng)目成功實(shí)現(xiàn)的有力保障。項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)也要求每位成員必須 能勝任其角色任務(wù)，承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。 2、項(xiàng)目溝通是潤(rùn)滑劑 項(xiàng)目溝通管理的目的是使項(xiàng)目組內(nèi)部成員和項(xiàng)目干系人能及時(shí)、準(zhǔn)確地得到他所需要 的信息，并能正確地理解相關(guān)信息。 良好的溝通機(jī)制是項(xiàng)目各干系人之間思想交流的重要保障。有效的項(xiàng)目溝通管理，使 全體項(xiàng)目組成員的思想高度統(tǒng)一、步伐協(xié)調(diào)一致。因此，項(xiàng)目溝通是項(xiàng)目管理的一個(gè)重 要組成部分，也是項(xiàng)目管理成功與否及執(zhí)行好壞程度的一個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題。 一個(gè)項(xiàng)目涉及到的各種未知和風(fēng)險(xiǎn)因素很多，需要協(xié)調(diào)的事情也多。項(xiàng)目經(jīng)理的任務(wù) 之一就是做好溝通和交流。項(xiàng)目的溝通包括項(xiàng)目組內(nèi)的溝通及項(xiàng)目組與外部之間的溝通 。 項(xiàng)目組內(nèi)的溝通主要指項(xiàng)目組成員內(nèi)部的交流溝通。為了讓項(xiàng)目組每個(gè)成員都能很好 地領(lǐng)會(huì)項(xiàng)目的目標(biāo)和下一步計(jì)劃，讓每位成員都清楚自己的任務(wù)和責(zé)任，項(xiàng)目經(jīng)理必須 保持與項(xiàng)目組成員的日常溝通，聽(tīng)取每位成員的工作心得及其工作進(jìn)展情況，激勵(lì)項(xiàng)目 組成員的工作積極性。 隨時(shí)的交流與溝通：對(duì)于重大的工程，會(huì)不定期地或在每天下班后進(jìn)行一次針對(duì)當(dāng)天 工作情況的小溝通，時(shí)間較短，通常在十幾分鐘內(nèi)，目的是為了及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目中出現(xiàn)的 問(wèn)題，并討論解決措施。 定期例會(huì)：每周五或周一項(xiàng)目組內(nèi)部有一個(gè)定期交流會(huì)，主題是互相交流一周內(nèi)的工 作進(jìn)展情況；分析已經(jīng)出現(xiàn)和潛在的風(fēng)險(xiǎn)與問(wèn)題；總結(jié)項(xiàng)目實(shí)施中取得好的經(jīng)驗(yàn)，以保 證每一位項(xiàng)目成員在項(xiàng)目中都能發(fā)揮出良好的作用。 與上級(jí)主管的溝通：除了定期的周報(bào)和月報(bào)，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)與上級(jí)主管保持隨時(shí)的交流 與溝通。如果發(fā)生突發(fā)事件或重要情況，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)立即與上級(jí)主管聯(lián)系，使問(wèn)題得到 及時(shí)反映和解決。 項(xiàng)目組外的溝通主要是與用戶之間的交流和溝通：此類溝通的目的是，使用戶及時(shí)了 解項(xiàng)目進(jìn)展情況，保證項(xiàng)目按照計(jì)劃和用戶要求的方向推進(jìn)，使用戶認(rèn)同項(xiàng)目的進(jìn)度并 建立預(yù)期。除了平時(shí)的口頭溝通，項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)根據(jù)項(xiàng)目管理規(guī)范中的溝通計(jì)劃（比如 雙方定期的工作進(jìn)展報(bào)告、交流），反映項(xiàng)目實(shí)施中出現(xiàn)的問(wèn)題，并與用戶協(xié)商解決方 案；正式提出需要用戶提供的支持或配合事項(xiàng)及需要用戶確定的業(yè)務(wù)流程等。在現(xiàn)場(chǎng)時(shí) ，我們每周都會(huì)與用戶進(jìn)行周例會(huì)總結(jié)工作、制訂計(jì)劃，并配合解決工作中遇到的相關(guān) 問(wèn)題。 每周的例會(huì)邀請(qǐng)用戶相關(guān)各部門的領(lǐng)導(dǎo)參加，有決定權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)的出席，交流會(huì)才有效 果。我們應(yīng)積極進(jìn)行協(xié)調(diào)，主動(dòng)邀請(qǐng)用戶主持此類的會(huì)議。通過(guò)增進(jìn)與用戶的溝通，分 散和降低項(xiàng)目實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)，保證項(xiàng)目最終的順利割接和驗(yàn)收。 所有與用戶之間的交流溝通、項(xiàng)目組內(nèi)部每周的例行溝通都要列入會(huì)議紀(jì)要，并統(tǒng)一 作為項(xiàng)目管理的文檔輸出一部分。項(xiàng)目溝通的方式可以多種多樣：可采取面對(duì)面溝通、 電話溝通、電子郵件溝通、傳真溝通或書面報(bào)告等多種方式。溝通是信息的傳遞，也是 相互之間加深了解的橋梁，作為項(xiàng)目經(jīng)理，必須掌握一定的溝通方法和技巧。 3、項(xiàng)目責(zé)任界面要清晰 一個(gè)項(xiàng)目的成功往往涉及到多方的合作，特別是需方的參與。在許多的工程項(xiàng)目中我 們發(fā)現(xiàn)：客戶會(huì)產(chǎn)生一種依賴性，認(rèn)為我花錢買了你的業(yè)務(wù)，應(yīng)該什么都是你來(lái)做，我 只需看到預(yù)期的結(jié)果。實(shí)際上，一個(gè)項(xiàng)目的成功很大程度上取決于供、需雙方的配合程 度。 經(jīng)常有遇到過(guò)因責(zé)任界面不清晰而導(dǎo)致項(xiàng)目成本大幅上升甚至項(xiàng)目失敗的情況。在某 個(gè)112系統(tǒng)的項(xiàng)目實(shí)施中，因?qū)y(cè)試頭進(jìn)行調(diào)測(cè)時(shí)涉及到修改交換機(jī)數(shù)據(jù)，需要用戶配合 完成，但用戶認(rèn)為合同已經(jīng)簽訂，全部的工作都要由供方來(lái)做。經(jīng)多次協(xié)調(diào)，用戶同意 修改，卻提出每個(gè)交換局必須由供方支付費(fèi)用的要求，這樣的情況，整個(gè)項(xiàng)目顯然已無(wú) 法再進(jìn)行下去?；剡^(guò)頭來(lái)思考一下不難發(fā)現(xiàn)，如果在技術(shù)方案或施工前期明晰雙方的責(zé) 任界面，就不會(huì)發(fā)生此類情況。 項(xiàng)目責(zé)任界面按不同的實(shí)施階段進(jìn)行劃分，明確列出哪些是需方的責(zé)任，哪些是供方 的責(zé)任，并標(biāo)明完成時(shí)限。這樣可有效避免施工中的種種被動(dòng)局面的出現(xiàn)，并促使項(xiàng)目 在雙方的共同協(xié)作下朝著既定的方向發(fā)展。 4、項(xiàng)目計(jì)劃要到位 項(xiàng)目計(jì)劃是由管理者對(duì)資源、成本和進(jìn)度進(jìn)行合理的估算。項(xiàng)目計(jì)劃的目標(biāo)是在管理 者與項(xiàng)目之間、項(xiàng)目組內(nèi)部達(dá)成共識(shí)。 ·計(jì)劃編制 作為一個(gè)項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃，必須經(jīng)過(guò)項(xiàng)目經(jīng)理的深思熟慮：考慮要周密，資源利用要合 理，WBS分解要細(xì)致、可控。項(xiàng)目計(jì)劃的編制工具采用目前流行的項(xiàng)目管理軟件PROJECT ，在項(xiàng)目計(jì)劃制訂前，客服事業(yè)部結(jié)合以往的經(jīng)驗(yàn)制定出不同產(chǎn)品線（或項(xiàng)目）的標(biāo)準(zhǔn) WBS分解表模板。 模板是在先前一系列項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程當(dāng)中總結(jié)出來(lái)的較為合理的工作計(jì)劃和工作量基準(zhǔn) ，一般要求每個(gè)WBS子項(xiàng)不超過(guò)2個(gè)工作日，對(duì)于一些小的但高頻次出現(xiàn)的工作也必須單 列，如周報(bào)、對(duì)用戶每周的匯報(bào)等。項(xiàng)目經(jīng)理只需按照標(biāo)準(zhǔn)的WBS分解表制訂計(jì)劃，其中 由于工作量和使用項(xiàng)目資源的不同，在時(shí)間上也存在差別。 并且由于諸多項(xiàng)目之間存在相似性，采用標(biāo)準(zhǔn)WBS分解表將大大簡(jiǎn)化項(xiàng)目經(jīng)理制訂計(jì) 劃的工作量，同時(shí)也增強(qiáng)計(jì)劃的可操作性。項(xiàng)目計(jì)劃的制訂必須按照關(guān)鍵路徑法列出項(xiàng) 目里程碑，這樣，在進(jìn)行計(jì)劃控制時(shí)我們只要重點(diǎn)控制關(guān)鍵路徑即可。 項(xiàng)目計(jì)劃在實(shí)施前還必須由項(xiàng)目經(jīng)理提出由項(xiàng)目執(zhí)行部組織進(jìn)行評(píng)審，計(jì)劃評(píng)審合格 方可進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)施工，并在現(xiàn)場(chǎng)與用戶進(jìn)行確認(rèn)。評(píng)審合格后的項(xiàng)目計(jì)劃統(tǒng)一納入配置管 理。 ·計(jì)劃實(shí)施與監(jiān)控 對(duì)于項(xiàng)目計(jì)劃的監(jiān)控，在某大型通信項(xiàng)目中，我們要求“三天一回顧，一周一總結(jié)”， 即要求項(xiàng)目經(jīng)理每三天就要比較項(xiàng)目執(zhí)行的實(shí)際情況與原項(xiàng)目計(jì)劃，檢查是否偏離了計(jì) 劃，如有偏差，則要及時(shí)采取措施。每周要求對(duì)上周的計(jì)劃執(zhí)行情況進(jìn)行分析總結(jié)，并 修正下一步的計(jì)劃，相對(duì)大的項(xiàng)目除總結(jié)分析本周計(jì)劃進(jìn)度，還必須編制雙周滾動(dòng)計(jì)劃 ，并知會(huì)全體項(xiàng)目實(shí)施成員和項(xiàng)目干系人。 ·計(jì)劃變更 對(duì)于項(xiàng)目計(jì)劃的變更必須有變更流程。我們?cè)诓僮鬟^(guò)程中規(guī)定：對(duì)于三天以內(nèi)的計(jì)劃 變更，直接由項(xiàng)目經(jīng)理確定，但必須在項(xiàng)目計(jì)劃中標(biāo)明并通報(bào)項(xiàng)目各干系人；如果是一 周以內(nèi)的計(jì)劃變更，則必須由項(xiàng)目執(zhí)行小組審批；超過(guò)一個(gè)星期以上的計(jì)劃變更必須報(bào) 項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組審核或會(huì)議討論，同時(shí)采取緊急處理措施。 項(xiàng)目計(jì)劃是項(xiàng)目執(zhí)行的一條準(zhǔn)繩，只有合理的計(jì)劃和定期的監(jiān)控，才能保證計(jì)劃的持 續(xù)有效性。 5、項(xiàng)目評(píng)審非常有必要 項(xiàng)目評(píng)審一是確認(rèn)準(zhǔn)備工作是否充分，讓項(xiàng)目組成員對(duì)項(xiàng)目實(shí)施內(nèi)容做到心中有數(shù)、 有據(jù)可依，并確定項(xiàng)目績(jī)效系數(shù)；二是確定項(xiàng)目實(shí)施結(jié)果，進(jìn)行總結(jié)交流以持續(xù)改善項(xiàng) 目管理方法，并評(píng)定項(xiàng)目績(jī)效；三是引入第三方，加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目的監(jiān)控。 項(xiàng)目評(píng)審主要依據(jù)項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)WBS、項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃、項(xiàng)目實(shí)施管理規(guī)范、項(xiàng)目費(fèi)用預(yù)算 、項(xiàng)目績(jī)效評(píng)估辦法、項(xiàng)目輸出文檔、項(xiàng)目移交情況（含項(xiàng)目質(zhì)檢內(nèi)容）、客戶滿意度 調(diào)查和項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等。 項(xiàng)目評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)第三方在項(xiàng)目開(kāi)始前對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)、項(xiàng)目范圍、工作分解、資源使用、項(xiàng) 目組織、項(xiàng)目制度、責(zé)任界面、項(xiàng)目文檔、溝通計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)控制、質(zhì)量管理、費(fèi)用預(yù)算 、項(xiàng)目激勵(lì)等內(nèi)容進(jìn)行評(píng)審，評(píng)審其科學(xué)性、規(guī)范性、邏輯性和合理性等等；在項(xiàng)目結(jié) 束后對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的進(jìn)度、費(fèi)用、質(zhì)量、文檔、客戶滿意度等方面進(jìn)行調(diào)查、總結(jié)和改進(jìn) 。 項(xiàng)目評(píng)審的目的是：在事前做到對(duì)項(xiàng)目實(shí)施成本和風(fēng)險(xiǎn)的充分估計(jì)；對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃 合理論證；積累經(jīng)驗(yàn)、逐步提高、逐步完善項(xiàng)目管理。 6、項(xiàng)目范圍管理不能忽視 在以往的工程施工我們?cè)羞^(guò)這樣的經(jīng)歷：很早就聽(tīng)說(shuō)一些系統(tǒng)要竣工，卻遲遲未能 峻工。為什么？這是因?yàn)橛脩魧?duì)系統(tǒng)的參與比較深入，同時(shí)也提出諸多需求，在這些需 求中，有的已超出合同范圍，實(shí)際上，用戶方使用部門的人員對(duì)當(dāng)時(shí)合同情況不知情， 他們只是從系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用情況出發(fā)，認(rèn)為需要增加功能。對(duì)于我們的工程人員來(lái)說(shuō)， 事情卻越做越多。根源在哪里？就是我們沒(méi)有在項(xiàng)目一開(kāi)始就做好范圍管理。范圍管理 主要包括如下內(nèi)容： ·項(xiàng)目范圍的確認(rèn) 項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)合同方案及配置的定義整理出合同項(xiàng)目的項(xiàng)目范圍，要求項(xiàng)目范圍描述 詳細(xì)到系統(tǒng)各模塊的子功能點(diǎn)；整理出來(lái)的項(xiàng)目范圍需要開(kāi)發(fā)項(xiàng)目組、銷售項(xiàng)目經(jīng)理/客 戶經(jīng)理共同確認(rèn)，并作為初稿納入項(xiàng)目管理規(guī)范的項(xiàng)目范圍章節(jié)。項(xiàng)目開(kāi)工時(shí)，必須與 用戶共同確認(rèn)項(xiàng)目范圍的定義，在項(xiàng)目范圍確認(rèn)書上簽字。 ·確認(rèn)項(xiàng)目范圍變更 在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，項(xiàng)目組每個(gè)成員都有義務(wù)積極承擔(dān)確認(rèn)項(xiàng)目范圍變更的角色，一 旦發(fā)現(xiàn)范圍變更即馬上與項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行溝通。項(xiàng)目經(jīng)理有責(zé)任組織討論并確認(rèn)變更類型 ： a)確是范圍變更， b)只是范圍定義不清晰，c)適應(yīng)性改進(jìn)或錯(cuò)誤。如果項(xiàng)目組不能達(dá)成一致意見(jiàn)，則把該 問(wèn)題上報(bào)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組解決爭(zhēng)議。 對(duì)于情況b)，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)向全項(xiàng)目組員闡明。 對(duì)于情況c)，則項(xiàng)目組內(nèi)部先解決排除，若需其他成員支持按服務(wù)流程中的問(wèn)題單流 程處理。 對(duì)于情況a)，繼續(xù)如下步驟。 ·評(píng)估項(xiàng)目范圍變更的影響 所有被確定的范圍變更將被分配一個(gè)序列號(hào)。項(xiàng)目經(jīng)理有責(zé)任寫成文檔并評(píng)估它對(duì)項(xiàng) 目計(jì)劃、資源和成本的影響。 ·項(xiàng)目范圍變更申請(qǐng) 根據(jù)變更的描述、分析以及對(duì)項(xiàng)目的影響評(píng)估，項(xiàng)目經(jīng)理寫出申請(qǐng)報(bào)告向雙方項(xiàng)目領(lǐng) 導(dǎo)小組申請(qǐng)，以便該變更被批準(zhǔn)或拒絕。如果范圍變更被拒絕，項(xiàng)目經(jīng)理必須在項(xiàng)目會(huì) 議上向項(xiàng)目干系人通報(bào)該信息。 ·項(xiàng)目管理相關(guān)內(nèi)容的調(diào)整和確認(rèn) 如果范圍變更申請(qǐng)被批準(zhǔn)，項(xiàng)目經(jīng)理必須修改項(xiàng)目管理相關(guān)內(nèi)容，包括項(xiàng)目范圍、計(jì) 劃、資源、預(yù)算等，并在下一次項(xiàng)目會(huì)議中向所有的項(xiàng)目成員宣布所修改的內(nèi)容。 ·項(xiàng)目階段性范圍管理要求 項(xiàng)目范圍管理流程開(kāi)始于項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)上向項(xiàng)目組成員宣布最初的項(xiàng)目范圍 。該流程將在每個(gè)階段開(kāi)始時(shí)都由項(xiàng)目經(jīng)理重復(fù)一次。在每個(gè)階段的結(jié)束時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理 需再次傳達(dá)經(jīng)修改的項(xiàng)目范圍，并特別強(qiáng)調(diào)在本階段修改的內(nèi)容。對(duì)于范圍管理不僅包 含范圍的擴(kuò)充，也包含項(xiàng)目范圍的縮小，如果出現(xiàn)因客觀原因原訂合同范圍內(nèi)的內(nèi)容無(wú) 法實(shí)施等重大變故，我們必須將相關(guān)已實(shí)施的內(nèi)容、下階段實(shí)施的內(nèi)容和變更的內(nèi)容按 階段整理并發(fā)布。在項(xiàng)目...
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