項(xiàng)目管理中溝通的作用
綜合能力考核表詳細(xì)內(nèi)容
項(xiàng)目管理中溝通的作用
項(xiàng)目管理中溝通的作用 在項(xiàng)目管理的進(jìn)行過(guò)程中,經(jīng)常用到的一種能力是溝通。溝通有很多種方式,包括 一對(duì)一的溝通、一對(duì)多的溝通、多人之間的相互討論,從溝通的載體而言,有口頭、書 面、肢體語(yǔ)言,包括面對(duì)面的、電話、通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、電視、廣播等各種途徑。 但是所有這些溝通方式,無(wú)論多復(fù)雜,實(shí)際上都可以簡(jiǎn)化成一對(duì)一的溝通一種形式 ,最終溝通都只是兩個(gè)人之間的事情。溝通可以是相互的,但是具體到溝通的"一招一式 ",都是一個(gè)信息發(fā)出者,一個(gè)信息的接受者。 溝通的目的是為了兩個(gè)人之間的交流,對(duì)于交換信息、拓寬思路和統(tǒng)一認(rèn)識(shí),溝通 的作用巨大,而且很多時(shí)候是必不可少的。但是同時(shí),溝通也比如需要付出一定的成本 。最主要的成本是兩方面的:一是溝通所花費(fèi)的時(shí)間和精力,二是溝通過(guò)程中信息的失 真和損失。 信息在一個(gè)人的頭腦里處理的時(shí)候,信息傳遞不需要時(shí)間和精力,而且沒(méi)有失真和 損失,這兩種成本為零; 當(dāng)信息被兩個(gè)人相互傳遞的時(shí)候,將花費(fèi)時(shí)間和精力的成本S和信息的失真和損失成 本X,成本的具體大小取決于兩個(gè)人的表達(dá)能力、理解能力、觀點(diǎn)和思維的一致性以及達(dá) 成一致的意愿強(qiáng)烈程度等多種因素。 值得注意的是:在很多情況下,即使是兩個(gè)同樣具有很強(qiáng)的表達(dá)和理解能力的人, 他們進(jìn)行溝通要達(dá)成一致所需要花費(fèi)的溝通成本是巨大的,而且很可能是沉沒(méi)成本。 聰明而執(zhí)著對(duì)于溝通而言,有時(shí)候是相當(dāng)危險(xiǎn)的。很多人渴望說(shuō)服別人而且不愿意 被別人說(shuō)服,事實(shí)上溝通的目的本身也并不是為了說(shuō)服別人。管理咨詢討論的課題經(jīng)常 是社會(huì)科學(xué)而不是自然科學(xué)的范疇,它往往并沒(méi)有一個(gè)絕對(duì)的標(biāo)準(zhǔn)或答案,在這種情況 下,兩個(gè)人如果在溝通時(shí)過(guò)分執(zhí)著而忽視了溝通的最終目的,那么就可能是一場(chǎng)災(zāi)難。 管理咨詢師發(fā)現(xiàn)他們的溝通成本經(jīng)常是如此之高,以至于難以承受。到目前為止沒(méi) 有一個(gè)辦法可以完全消除這種成本,但是有一些基本的原則可以幫助我們有意識(shí)地進(jìn)行 一些控制。 首先是溝通之前對(duì)溝通的基本概念和目標(biāo)進(jìn)行清晰的界定; 其次是不能沉溺于溝通本身,而必須時(shí)刻清楚溝通的目的;意識(shí)到溝通是有成本的 ,溝通的時(shí)間就是成本,客戶在為這些成本買單。 第三是一些規(guī)則,包括時(shí)間和回合的限制、耐心聽完對(duì)方的話,進(jìn)行"集中"決策, 由最終必須對(duì)此負(fù)責(zé)的人決定。特別需要注意的是:不能折中和調(diào)和。 [案例] 我所經(jīng)歷過(guò)的一個(gè)項(xiàng)目組,在項(xiàng)目經(jīng)理A和顧問(wèn)B之間有一次爭(zhēng)論,其實(shí)是很簡(jiǎn)單的 一件事情, 1,客戶方的一個(gè)事業(yè)部經(jīng)理說(shuō)存在一個(gè)問(wèn)題,但是這個(gè)問(wèn)題實(shí)際上并不存在,A認(rèn) 為不能客戶說(shuō)是什么就是什么,而B堅(jiān)持。兩個(gè)人為這個(gè)問(wèn)題爭(zhēng)論了半個(gè)小時(shí)。其實(shí)很簡(jiǎn) 單,兩個(gè)人都沒(méi)有錯(cuò),但是關(guān)鍵是究竟要在報(bào)告是表現(xiàn)什么,是要表現(xiàn)一種正確的管理 咨詢公司的看法,還是要表現(xiàn)一個(gè)客戶存在的問(wèn)題,即使是錯(cuò)誤的看法,畢竟是客戶的 觀點(diǎn)。 很多時(shí)候,在討論問(wèn)題的時(shí)候,應(yīng)該注意首先就基本前提和概念達(dá)成共識(shí)別,并且 明確一個(gè)討論的一致的目標(biāo)。 管理咨詢顧問(wèn)常常是執(zhí)著而聰明的人,對(duì)他們而言,永不言敗、渴望挑戰(zhàn)是一個(gè)優(yōu) 點(diǎn),從討論中學(xué)習(xí)和提高也是他們的目的。 但是,客戶付款是希望能得到一定的成果,有相當(dāng)強(qiáng)的目的性。很多時(shí)候,管理咨 詢顧問(wèn)最容易犯的一個(gè)錯(cuò)誤是不愿意被人說(shuō)服,而以說(shuō)服別人本身作為一個(gè)勝利。殊不 知,浪費(fèi)了自己和別人的時(shí)間,本身是最大的失敗。 前面已經(jīng)說(shuō)過(guò),無(wú)論怎樣的溝通,其基本單元都是兩個(gè)人之間的溝通,平均而言, 這種溝通的成本是既定的。在管理咨詢的項(xiàng)目組中,如果由一個(gè)人來(lái)做一件事情,比如 做一個(gè)訪談或者完成一個(gè)報(bào)告,他很可能會(huì)有思維的盲點(diǎn),所以需要和人來(lái)溝通,或者 和別人共同完成。如果兩個(gè)人進(jìn)行溝通來(lái)完成的時(shí)候,溝通的效果可能提高一倍成為2, 而溝通的成本是1;如果三個(gè)人進(jìn)行溝通時(shí),不管采用什么樣的手段來(lái)進(jìn)行溝通,實(shí)際上 ,溝通的效果變成3,而溝通成本也變成3…… 簡(jiǎn)單地講,就是說(shuō)溝通的效果是算術(shù)級(jí)數(shù)增加的,而溝通成本是幾何級(jí)數(shù)遞增的, 因此在管理咨詢實(shí)踐中,一般最小的業(yè)務(wù)單元都是一個(gè)人或者兩個(gè)人,很少有兩個(gè)人以 上的。 一般而言,管理咨詢的業(yè)務(wù)單元有如下四種基本類型: 1, 項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé),適用較小的項(xiàng)目,三個(gè)人以下,項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)事件負(fù)責(zé),其他人提供輔助 性支持; 2, 一個(gè)顧問(wèn)負(fù)責(zé)各自的一部分;項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行管理和統(tǒng)籌; 3, 劃分成很多小的部分,部分由兩個(gè)顧問(wèn)承擔(dān),兩個(gè)顧問(wèn)是平等的,沒(méi)有主從之分; 4, 每部分由兩個(gè)顧問(wèn)承擔(dān),但是有明顯的主從,或者都是由項(xiàng)目經(jīng)理指導(dǎo)一個(gè)人,討論和 決策時(shí),以一個(gè)人的意見(jiàn)為主。 為了做好事件,必須事先進(jìn)行明確,進(jìn)行充分的授權(quán)。 雖然整個(gè)項(xiàng)目是項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé),但是在決定這個(gè)業(yè)務(wù)單元由某個(gè)或者某兩個(gè)人完成 后,項(xiàng)目經(jīng)理只能起管理上的控制、建議和指導(dǎo)的角色,不能對(duì)具體的內(nèi)容進(jìn)行過(guò)多的 干預(yù)。 從溝通的效果和效率角度出發(fā),一般就只有上面四種模式,很多時(shí)候,顧問(wèn)在進(jìn)行 決策時(shí)需要獲取大量信息和思路,需要廣泛的討論,包括項(xiàng)目組內(nèi)部討論、頭腦風(fēng)暴會(huì) 甚至進(jìn)行上百人的問(wèn)卷調(diào)查,這些都是輔助性的信息支持,最終的承擔(dān)和負(fù)責(zé)的單元就 是一個(gè)人或者兩個(gè)。 作者:北大縱橫管理咨詢公司 何操 本文選自:賽迪網(wǎng)
項(xiàng)目管理中溝通的作用
項(xiàng)目管理中溝通的作用 在項(xiàng)目管理的進(jìn)行過(guò)程中,經(jīng)常用到的一種能力是溝通。溝通有很多種方式,包括 一對(duì)一的溝通、一對(duì)多的溝通、多人之間的相互討論,從溝通的載體而言,有口頭、書 面、肢體語(yǔ)言,包括面對(duì)面的、電話、通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、電視、廣播等各種途徑。 但是所有這些溝通方式,無(wú)論多復(fù)雜,實(shí)際上都可以簡(jiǎn)化成一對(duì)一的溝通一種形式 ,最終溝通都只是兩個(gè)人之間的事情。溝通可以是相互的,但是具體到溝通的"一招一式 ",都是一個(gè)信息發(fā)出者,一個(gè)信息的接受者。 溝通的目的是為了兩個(gè)人之間的交流,對(duì)于交換信息、拓寬思路和統(tǒng)一認(rèn)識(shí),溝通 的作用巨大,而且很多時(shí)候是必不可少的。但是同時(shí),溝通也比如需要付出一定的成本 。最主要的成本是兩方面的:一是溝通所花費(fèi)的時(shí)間和精力,二是溝通過(guò)程中信息的失 真和損失。 信息在一個(gè)人的頭腦里處理的時(shí)候,信息傳遞不需要時(shí)間和精力,而且沒(méi)有失真和 損失,這兩種成本為零; 當(dāng)信息被兩個(gè)人相互傳遞的時(shí)候,將花費(fèi)時(shí)間和精力的成本S和信息的失真和損失成 本X,成本的具體大小取決于兩個(gè)人的表達(dá)能力、理解能力、觀點(diǎn)和思維的一致性以及達(dá) 成一致的意愿強(qiáng)烈程度等多種因素。 值得注意的是:在很多情況下,即使是兩個(gè)同樣具有很強(qiáng)的表達(dá)和理解能力的人, 他們進(jìn)行溝通要達(dá)成一致所需要花費(fèi)的溝通成本是巨大的,而且很可能是沉沒(méi)成本。 聰明而執(zhí)著對(duì)于溝通而言,有時(shí)候是相當(dāng)危險(xiǎn)的。很多人渴望說(shuō)服別人而且不愿意 被別人說(shuō)服,事實(shí)上溝通的目的本身也并不是為了說(shuō)服別人。管理咨詢討論的課題經(jīng)常 是社會(huì)科學(xué)而不是自然科學(xué)的范疇,它往往并沒(méi)有一個(gè)絕對(duì)的標(biāo)準(zhǔn)或答案,在這種情況 下,兩個(gè)人如果在溝通時(shí)過(guò)分執(zhí)著而忽視了溝通的最終目的,那么就可能是一場(chǎng)災(zāi)難。 管理咨詢師發(fā)現(xiàn)他們的溝通成本經(jīng)常是如此之高,以至于難以承受。到目前為止沒(méi) 有一個(gè)辦法可以完全消除這種成本,但是有一些基本的原則可以幫助我們有意識(shí)地進(jìn)行 一些控制。 首先是溝通之前對(duì)溝通的基本概念和目標(biāo)進(jìn)行清晰的界定; 其次是不能沉溺于溝通本身,而必須時(shí)刻清楚溝通的目的;意識(shí)到溝通是有成本的 ,溝通的時(shí)間就是成本,客戶在為這些成本買單。 第三是一些規(guī)則,包括時(shí)間和回合的限制、耐心聽完對(duì)方的話,進(jìn)行"集中"決策, 由最終必須對(duì)此負(fù)責(zé)的人決定。特別需要注意的是:不能折中和調(diào)和。 [案例] 我所經(jīng)歷過(guò)的一個(gè)項(xiàng)目組,在項(xiàng)目經(jīng)理A和顧問(wèn)B之間有一次爭(zhēng)論,其實(shí)是很簡(jiǎn)單的 一件事情, 1,客戶方的一個(gè)事業(yè)部經(jīng)理說(shuō)存在一個(gè)問(wèn)題,但是這個(gè)問(wèn)題實(shí)際上并不存在,A認(rèn) 為不能客戶說(shuō)是什么就是什么,而B堅(jiān)持。兩個(gè)人為這個(gè)問(wèn)題爭(zhēng)論了半個(gè)小時(shí)。其實(shí)很簡(jiǎn) 單,兩個(gè)人都沒(méi)有錯(cuò),但是關(guān)鍵是究竟要在報(bào)告是表現(xiàn)什么,是要表現(xiàn)一種正確的管理 咨詢公司的看法,還是要表現(xiàn)一個(gè)客戶存在的問(wèn)題,即使是錯(cuò)誤的看法,畢竟是客戶的 觀點(diǎn)。 很多時(shí)候,在討論問(wèn)題的時(shí)候,應(yīng)該注意首先就基本前提和概念達(dá)成共識(shí)別,并且 明確一個(gè)討論的一致的目標(biāo)。 管理咨詢顧問(wèn)常常是執(zhí)著而聰明的人,對(duì)他們而言,永不言敗、渴望挑戰(zhàn)是一個(gè)優(yōu) 點(diǎn),從討論中學(xué)習(xí)和提高也是他們的目的。 但是,客戶付款是希望能得到一定的成果,有相當(dāng)強(qiáng)的目的性。很多時(shí)候,管理咨 詢顧問(wèn)最容易犯的一個(gè)錯(cuò)誤是不愿意被人說(shuō)服,而以說(shuō)服別人本身作為一個(gè)勝利。殊不 知,浪費(fèi)了自己和別人的時(shí)間,本身是最大的失敗。 前面已經(jīng)說(shuō)過(guò),無(wú)論怎樣的溝通,其基本單元都是兩個(gè)人之間的溝通,平均而言, 這種溝通的成本是既定的。在管理咨詢的項(xiàng)目組中,如果由一個(gè)人來(lái)做一件事情,比如 做一個(gè)訪談或者完成一個(gè)報(bào)告,他很可能會(huì)有思維的盲點(diǎn),所以需要和人來(lái)溝通,或者 和別人共同完成。如果兩個(gè)人進(jìn)行溝通來(lái)完成的時(shí)候,溝通的效果可能提高一倍成為2, 而溝通的成本是1;如果三個(gè)人進(jìn)行溝通時(shí),不管采用什么樣的手段來(lái)進(jìn)行溝通,實(shí)際上 ,溝通的效果變成3,而溝通成本也變成3…… 簡(jiǎn)單地講,就是說(shuō)溝通的效果是算術(shù)級(jí)數(shù)增加的,而溝通成本是幾何級(jí)數(shù)遞增的, 因此在管理咨詢實(shí)踐中,一般最小的業(yè)務(wù)單元都是一個(gè)人或者兩個(gè)人,很少有兩個(gè)人以 上的。 一般而言,管理咨詢的業(yè)務(wù)單元有如下四種基本類型: 1, 項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé),適用較小的項(xiàng)目,三個(gè)人以下,項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)事件負(fù)責(zé),其他人提供輔助 性支持; 2, 一個(gè)顧問(wèn)負(fù)責(zé)各自的一部分;項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行管理和統(tǒng)籌; 3, 劃分成很多小的部分,部分由兩個(gè)顧問(wèn)承擔(dān),兩個(gè)顧問(wèn)是平等的,沒(méi)有主從之分; 4, 每部分由兩個(gè)顧問(wèn)承擔(dān),但是有明顯的主從,或者都是由項(xiàng)目經(jīng)理指導(dǎo)一個(gè)人,討論和 決策時(shí),以一個(gè)人的意見(jiàn)為主。 為了做好事件,必須事先進(jìn)行明確,進(jìn)行充分的授權(quán)。 雖然整個(gè)項(xiàng)目是項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé),但是在決定這個(gè)業(yè)務(wù)單元由某個(gè)或者某兩個(gè)人完成 后,項(xiàng)目經(jīng)理只能起管理上的控制、建議和指導(dǎo)的角色,不能對(duì)具體的內(nèi)容進(jìn)行過(guò)多的 干預(yù)。 從溝通的效果和效率角度出發(fā),一般就只有上面四種模式,很多時(shí)候,顧問(wèn)在進(jìn)行 決策時(shí)需要獲取大量信息和思路,需要廣泛的討論,包括項(xiàng)目組內(nèi)部討論、頭腦風(fēng)暴會(huì) 甚至進(jìn)行上百人的問(wèn)卷調(diào)查,這些都是輔助性的信息支持,最終的承擔(dān)和負(fù)責(zé)的單元就 是一個(gè)人或者兩個(gè)。 作者:北大縱橫管理咨詢公司 何操 本文選自:賽迪網(wǎng)
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