項目管理系列之進(jìn)度和成本管理
項目管理系列之二 - 進(jìn)度和成本管理 　 摘自www.computerworld.com.cn 左美云 李東 董小英等著 　 　 |項目經(jīng)理與客戶簽訂開發(fā)合同之后，接下來的工作就是組織項目團(tuán)隊、繪制專業(yè)領(lǐng)| |域技術(shù)編制表、建立工作分析結(jié)構(gòu)（WBS）以及項目組成員的責(zé)任矩陣，并在此基 | |礎(chǔ)上進(jìn)行工期和預(yù)算的分?jǐn)偅簿褪侵贫椖康倪M(jìn)度和成本計劃。 | | | |成員能力評估 | |為了讓項目組成員各負(fù)其責(zé)，行文確定他們在項目組里分擔(dān)的責(zé)任是很重要的。比| |較有效的方法是繪制技術(shù)編制表及責(zé)任表。在項目開始時就要恰當(dāng)?shù)卮钆浜萌藛T、| |技術(shù)及工作任務(wù)。隨著項目的進(jìn)展，有可能必須把已分的工作再細(xì)分或進(jìn)行新的調(diào)| |整，為此，項目經(jīng)理應(yīng)該清楚地了解項目組成員各自掌握的技術(shù)。 | |首先，我們可以繪制技術(shù)編制表（表1），為項目組人員打分，其方法是按照對專 | |業(yè)領(lǐng)域的熟悉程度打分。例如，將專業(yè)領(lǐng)域分為五個：系統(tǒng)分析員、程序員、測試| |工程師、硬件工程師、數(shù)據(jù)庫管理員，并將最高分定為5分。隨后根據(jù)每個成員對 | |上述專業(yè)領(lǐng)域的熟悉程度打分，熟悉程度越高，打分越高。如此一來，就可以對項| |目組人員及技術(shù)狀況一目了然，并據(jù)此分配工作。 | |技術(shù)編制表繪制完成之后，項目經(jīng)理就可以根據(jù)項目的實(shí)際需求來繪制責(zé)任表（表| |2）。該表是項目主管與項目組成員之間的工作合同文件，也是進(jìn)行人員任用或讓 | |其承諾某項工作的重要手段。 | |在表2中，P表示“負(fù)主要責(zé)任”，S表示“負(fù)輔助責(zé)任”。每項任務(wù)只需要一個人負(fù)主 | |要責(zé)任，但可以安排幾個項目組成員輔助他。 | |表1 專業(yè)領(lǐng)域技術(shù)編制表 | | | | | | | | | | | |[pic] | |表2 項目組成員責(zé)任表 | |[pic] | |工期與預(yù)算分?jǐn)?| |責(zé)任表一旦建立，就可以進(jìn)行項目各建設(shè)活動的工期估計和預(yù)算分?jǐn)偣烙?。工期估| |計和預(yù)算分?jǐn)偣烙嬁梢圆捎脙煞N辦法：其一是自上而下法，即在項目建設(shè)總時間和| |總成本之內(nèi)按照每一工作包的相關(guān)工作范圍來考察，按項目總時間或總成本的一定| |比例分?jǐn)偟礁鱾€工作包中；其二是自下而上法，由每一工作包的具體負(fù)責(zé)人進(jìn)行工| |期和預(yù)算估計，然后再進(jìn)行平衡和調(diào)整。 | |經(jīng)驗(yàn)表明，讓某項工作的具體負(fù)責(zé)人進(jìn)行估計是較好的方法，因?yàn)檫@樣做既可以得| |到該負(fù)責(zé)人的承諾，對他產(chǎn)生有效的參與激勵，又可以減少由項目經(jīng)理獨(dú)自估計所| |有活動的工期所產(chǎn)生的偏差。 | |在上述估計的基礎(chǔ)上，項目經(jīng)理完成各工期的累計和分?jǐn)傤A(yù)算的累計，并與項目總| |建設(shè)時間和總成本進(jìn)行比較，根據(jù)一定的規(guī)則進(jìn)行調(diào)整。 | |實(shí) 例 | |這里用一個具體例子來說明項目成本和進(jìn)度的計劃安排過程。 | |假設(shè)某企業(yè)準(zhǔn)備開發(fā)一個客戶關(guān)系管理系統(tǒng)，合同雙方將系統(tǒng)交付使用作為項目終| |結(jié)的依據(jù)，雙方同意維護(hù)期間費(fèi)用另行支付。經(jīng)測算，該項目總開發(fā)工作量為4人 | |年，項目總開發(fā)時間為50周，項目總成本（包括軟件開發(fā)成本、硬件成本和開發(fā)中| |的其他成本）為100萬元人民幣。 | |根據(jù)相關(guān)的責(zé)任矩陣， |[pic] | |項目經(jīng)理繪制了項目的 |　　圖1 客戶關(guān)系信息系統(tǒng)項目甘特圖 | |甘特圖（圖1）。圖中將| | |該項目劃分為六大活動 | | |，并明確了各活動的工 | | |期：系統(tǒng)規(guī)劃（5周）、| | |系統(tǒng)分析（10周）、系 | | |統(tǒng)設(shè)計（10周）、系統(tǒng) | | |實(shí)現(xiàn)（15周）、系統(tǒng)測 | | |試（8周）和系統(tǒng)轉(zhuǎn)換（| | |5周）。 | | | | | |上述六大活動又細(xì)分為22項小|[pic] | |活動，各項小活動之間的順序|圖2 客戶關(guān)系信息系統(tǒng)項目網(wǎng)絡(luò)圖 | |關(guān)系以及每項小活動的工期估| | |計和預(yù)算分?jǐn)偣烙嬋绫?所示 | | |。在此基礎(chǔ)上，可以畫出該項| | |目的網(wǎng)絡(luò)圖（圖2）。 | | |到此為止，已經(jīng)估計出該項目| | |中每項活動的工期和項目的總| | |時間。為了確定這些活動是否| | |能在要求的時間內(nèi)完成，我們| | |必須計算出一個項目進(jìn)度計劃| | |，為每項活動的執(zhí)行提供時間| | |表，這個時間表主要解決以下| | |兩個問題： | | | | | | | | |1．最早開始時間（ES）和最早結(jié)束時間（EF） | |它們是指在項目合同開始時間的基礎(chǔ)上，每項活動能夠開始和完成的最早時間。ES| |和EF是通過網(wǎng)絡(luò)圖的正向計算得到的，即從項目開始沿網(wǎng)絡(luò)圖到項目完成的累計時| |間。 | |2．最遲開始時間（LS）和最遲結(jié)束時間（LF） | |分別指為了在項目合同要求完工時間內(nèi)完成項目，每項活動必須開始和完成的最遲| |時間。LF和LS可以通過網(wǎng)絡(luò)圖反向推算得出，即從項目完成沿網(wǎng)絡(luò)圖到項目開始進(jìn)| |行推算。 | |在此基礎(chǔ)上，可以繪制出附有開始時間和結(jié)束時間的進(jìn)度時間表（表4）。在網(wǎng)絡(luò) | |圖中也可標(biāo)出每項活動的上述四個時間（參照圖2中每個活動描述框四個角上的數(shù) | |據(jù)）。 | |在這個客戶關(guān)系管理項目中，表4中最后一項活動“準(zhǔn)備系統(tǒng)轉(zhuǎn)換報告”的最早結(jié)束 | |時間和項目要求完工時間之間有9天的差距，這個差距叫做“總時差”，有時也叫“浮| |動量”。總時差可以用每項活動的最遲結(jié)束（開始）時間減去它的最早結(jié)束（開始 | |）時間算出，即： | |總時差＝LF-EF 或 總時差＝LS-ES | |如果某項活動的總時差為正值，表明該項活動花費(fèi)時間總量可以適當(dāng)延長，而不必| |擔(dān)心會出現(xiàn)在要求完工時間內(nèi)活動無法完成的窘?jīng)r。反之，如果總時差為負(fù)值，則| |表明該項活動要加速完成以減少花費(fèi)的時間。在本例中，項目的總時差為負(fù)值（參| |見表4），表明完成這個項目缺少時間余量。 | |要較好地控制項目進(jìn)度，必須找到項目網(wǎng)絡(luò)圖中的關(guān)鍵路徑。在一個較大的網(wǎng)絡(luò)圖| |中，從開始到完成可以有很多條路徑，一些路徑總時差可能為正，另一些可能為負(fù)| |。那些總時差為正的路徑有時被稱為非關(guān)鍵路徑，而那些總時差為零或負(fù)值的路徑| |被稱為關(guān)鍵路徑。 | |由于客戶關(guān)系信息系統(tǒng)整個項目的總時差為-9，也就是說，開發(fā)本項目需要59周，| |而不是合同規(guī)定的50周。我們從表3中也看到項目各活動預(yù)算分?jǐn)偫塾嫷淖詈蠼Y(jié)果 | |是102萬元，而不是合同規(guī)定的100萬元。 | |面對這種情況，項目經(jīng)理需要與各活動的負(fù)責(zé)人特別是關(guān)鍵路徑上的負(fù)責(zé)人進(jìn)一步| |核實(shí)，看是否能壓縮相應(yīng)工期和預(yù)算分?jǐn)?，然后對進(jìn)度和成本計劃進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。| |在本例中，假設(shè)各負(fù)責(zé)人均表示已經(jīng)沒有壓縮的可能，那么，項目經(jīng)理就需要向項| |目建設(shè)的委托方申請將項目建設(shè)總時間延長到59周。當(dāng)然，也可以采取折衷辦法：| |一邊申請延期，一邊調(diào)整進(jìn)度計劃。 | |至于費(fèi)用，除非嚴(yán)重超過合同款項或者合同中的預(yù)算被嚴(yán)重低估，否則，合同雙方| |很難再就合同款項進(jìn)行談判。比如本例中僅超過2萬元，占合同總價款的2%，就只 | |能在項目團(tuán)隊成本的內(nèi)部控制上下功夫了。 | |上面提到的進(jìn)度表、網(wǎng)絡(luò)圖以及預(yù)算分?jǐn)偅坏梢栽诨顒訉舆M(jìn)行，而且每項活動| |的負(fù)責(zé)人也可以將自己負(fù)責(zé)的活動進(jìn)行分解，在活動內(nèi)部使用上述計劃方法。 | |表3 活動列表、緊前工序、工期估計和預(yù)算分?jǐn)偣烙?| | | |[pic] | |表4 客戶關(guān)系信息系統(tǒng)項目進(jìn)度表 | |[pic] | 　 　
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