七、采購(gòu)工作實(shí)施辦法
七、采購(gòu)工作實(shí)施辦法 第一條 目的 為加強(qiáng)本公司采購(gòu)工作管理，規(guī)范采購(gòu)作業(yè)事務(wù)，提高采購(gòu)成效，特制訂本辦法。 第二條 要求 1．采購(gòu)對(duì)象：采購(gòu)前對(duì)廠方材料質(zhì)量、性能、供應(yīng)商報(bào)價(jià)水平、交貨期限、售后服 務(wù)等做出評(píng)價(jià)，以供選擇時(shí)參考。 2．價(jià)格質(zhì)量：以合理價(jià)格購(gòu)取較高品質(zhì)材料。 3．時(shí)限：配合使用部門需要日及需要量，聯(lián)絡(luò)廠方即時(shí)供應(yīng)。 第三條 方式 采購(gòu)部門應(yīng)視材料使用狀況、用量、采購(gòu)頻率、市場(chǎng)供需狀況、交易習(xí)慣及價(jià)格穩(wěn)定 性等因素，選擇最有利的采購(gòu)作業(yè)方式辦理采購(gòu)作業(yè)。 1．定期合同采購(gòu)：對(duì)于經(jīng)常使用且生產(chǎn)過程中不可或缺的或經(jīng)常使用且市場(chǎng)價(jià)穩(wěn)定 的材料，可選用本方式辦理。 2．特約廠商采購(gòu)：對(duì)于用量、費(fèi)用不太高的單項(xiàng)材料，可簡(jiǎn)化采購(gòu)作業(yè)，由采購(gòu)部 門擇定特約廠商，介紹使用部門徑向該廠洽購(gòu)。但在付款前應(yīng)送采購(gòu)部門審核，不高于 市價(jià)時(shí)予以付款。 3．一般采購(gòu)：不適用于前述采購(gòu)方式者可按本方式采購(gòu)，程序如下： 采購(gòu)部門按請(qǐng)購(gòu)部門提出的請(qǐng)購(gòu)單，逐筆詢價(jià)、議價(jià)，并了解交易條件后訂購(gòu)。 第四條 期限 1．采購(gòu)部門應(yīng)按照請(qǐng)購(gòu)部門提出的“需要日”辦理采購(gòu)。為達(dá)到這一要求，掌握適當(dāng) 采購(gòu)時(shí)機(jī)，采購(gòu)部門應(yīng)召集有關(guān)部門按材料特性、采購(gòu)地區(qū)及市場(chǎng)供需狀況等擬訂各項(xiàng) 材料采購(gòu)作業(yè)處理期限，呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后公布實(shí)施。原則上應(yīng)以供貨合約擬明的交貨期 限為準(zhǔn)，加計(jì)請(qǐng)購(gòu)呈批及驗(yàn)收所需時(shí)間。 2．原訂采購(gòu)作業(yè)處理期限變更時(shí)，采購(gòu)部門應(yīng)專函報(bào)告具體原因，呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后 ，通知各有關(guān)單位，以利于存量管制及適時(shí)提出請(qǐng)購(gòu)。 第五條 權(quán)限 特約廠家采購(gòu)項(xiàng)目由總經(jīng)理核批涉，及資金超過××元呈總經(jīng)理核批。 第六條 供應(yīng)廠商 1．各項(xiàng)材料的供應(yīng)商至少應(yīng)有3家（獨(dú)家供應(yīng)或總代理等特殊情況下除外），各家背 景及交易資料應(yīng)記載于“供應(yīng)廠商資料卡”存檔備用。對(duì)于未達(dá)本公司標(biāo)準(zhǔn)的材料，采購(gòu) 部門應(yīng)開發(fā)新供應(yīng)商，或報(bào)送主管部門擬訂開發(fā)計(jì)劃。 2．新供應(yīng)商的開發(fā)，由生產(chǎn)管理部門會(huì)同采購(gòu)人員實(shí)地考察生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、 生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等以后，填制供應(yīng)廠商資料卡（若由于采購(gòu)時(shí)效而由采購(gòu)人員自行 開發(fā)，則由采購(gòu)人員填制）呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后，列為備選廠商。 3．對(duì)于交貨質(zhì)量不良、無法按期交貨或停止?fàn)I業(yè)的供應(yīng)商應(yīng)予撤銷設(shè)定。 屆時(shí)由采購(gòu)部門以簽呈方式說明原因，送生產(chǎn)管理部門復(fù)查，并呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后，通知 對(duì)方。 第七條 詢價(jià) 1．采購(gòu)部門收件人員收到“請(qǐng)購(gòu)單”或“外購(gòu)單”時(shí)，即加蓋收件章，轉(zhuǎn)采購(gòu)經(jīng)辦人員 辦理詢價(jià)作業(yè)。 2．各采購(gòu)經(jīng)辦人員收到“請(qǐng)購(gòu)單”或“外購(gòu)單”，應(yīng)先判斷請(qǐng)購(gòu)材料品名、規(guī)格、需求 日期、數(shù)量等是否填寫明確，有無供應(yīng)廠商報(bào)價(jià)。對(duì)于資料填寫不全或規(guī)格不詳者，注 明“填單異常，說明欠詳”等字樣后退請(qǐng)購(gòu)部門修訂。 3．詢價(jià)程序如下： （1）由采購(gòu)經(jīng)辦人員參考過去采購(gòu)記錄或供應(yīng)廠商資料擬定至少三家詢價(jià)對(duì)象（特殊 原因如獨(dú)家制造、獨(dú)家代理、原廠牌零配件無法替代等并報(bào)經(jīng)主管核準(zhǔn)者除外），并填 記在“請(qǐng)購(gòu)單”上。 （2）對(duì)于加工合同采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)要求廠商填具“成本分析表”連同報(bào)價(jià)單一并 送來，作為議價(jià)參考。 （3）采購(gòu)經(jīng)辦人員詢價(jià)時(shí)，應(yīng)將詢價(jià)截止日期填注于“請(qǐng)購(gòu)單”內(nèi)以便通知供應(yīng)廠商。 （4）采購(gòu)經(jīng)辦人員于通知廠商報(bào)價(jià)后，應(yīng)緊跟催進(jìn)度。 4．詢價(jià)完成后，采購(gòu)助理人員應(yīng)將詢價(jià)、報(bào)價(jià)的全部資料整理報(bào)送采購(gòu)經(jīng)辦人員， 據(jù)以議價(jià)。 5．若報(bào)價(jià)材料規(guī)格較復(fù)雜或與請(qǐng)購(gòu)規(guī)格不盡相同，采購(gòu)助理人員可將全部資料填制 “采購(gòu)事務(wù)征詢單”，連同有關(guān)報(bào)價(jià)資料送請(qǐng)購(gòu)部門簽注意見。簽注完成后送交采購(gòu)經(jīng)辦 人員按請(qǐng)購(gòu)部門意見處理，必要時(shí)重新詢價(jià)。 第八條 議價(jià) 1．采購(gòu)經(jīng)辦人員收到不需會(huì)簽或已會(huì)簽完成的詢、報(bào)價(jià)資料時(shí)，應(yīng)結(jié)合會(huì)簽結(jié)果和 各廠商報(bào)價(jià)，查閱前購(gòu)記錄及供應(yīng)商資料卡、市場(chǎng)行情，經(jīng)成本分析后，擬訂議價(jià)對(duì)象 、議價(jià)策略及擬購(gòu)底價(jià)（并報(bào)告有關(guān)主管），以供議價(jià)之用。 2．議價(jià)： （1）議價(jià)時(shí)除注意質(zhì)量、價(jià)格外，還應(yīng)注意交貨期有無保證，能否向廠商爭(zhēng)取分期付 款等。 （2）議價(jià)可采用多種形式進(jìn)行。議價(jià)完成后，由采購(gòu)經(jīng)辦人員擬定合作對(duì)象，呈請(qǐng)有 關(guān)領(lǐng)導(dǎo)核批。 第九條 訂購(gòu) 1．由采購(gòu)經(jīng)辦人員于“請(qǐng)購(gòu)單”上填記訂購(gòu)日及約定日，再交由采購(gòu)助理人員填制采 購(gòu)聯(lián)絡(luò)函，寄送廠商。將“請(qǐng)購(gòu)單”第二聯(lián)送材料庫(kù)以待收料。 2．預(yù)付定金或采購(gòu)金額較大，或有附帶條件的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)先與廠商 訂定供銷合同書。合同書正本兩份，一份存采購(gòu)部門，一份存供應(yīng)廠商；副本若干，分 存請(qǐng)購(gòu)部門、收料部門、會(huì)計(jì)部門及供應(yīng)廠商。 第十條 特殊情況的處理 1．請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目的撤銷：各采購(gòu)經(jīng)辦人員收到原請(qǐng)購(gòu)部門送來“撤銷請(qǐng)購(gòu)單” 后按下列方式辦理。 （1）若原請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目尚未辦理，由采購(gòu)經(jīng)辦人員在原請(qǐng)購(gòu)單據(jù)上加蓋“撤銷”章，再交由 采購(gòu)助理人員將原請(qǐng)購(gòu)單與“撤銷請(qǐng)購(gòu)單”第二聯(lián)退原請(qǐng)購(gòu)部門，第一聯(lián)自存，按一般請(qǐng) 購(gòu)單據(jù)存檔方式處理。 （2）若原請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目已向廠商訂購(gòu)，由采購(gòu)經(jīng)辦人員與供應(yīng)廠商接洽撤銷訂購(gòu)，經(jīng)供應(yīng) 廠商同意撤銷后，向供應(yīng)廠商取回采購(gòu)聯(lián)絡(luò)函，依第（1）項(xiàng)方式辦理。若供應(yīng)廠商堅(jiān)持 不能撤銷，采購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)于撤銷請(qǐng)購(gòu)單上注明原因，呈總經(jīng)理核簽后，由采購(gòu)助理人 員將撤銷請(qǐng)購(gòu)單寄回原請(qǐng)購(gòu)部門。 2．緊急請(qǐng)購(gòu)：采購(gòu)經(jīng)辦人員接到緊急請(qǐng)購(gòu)?fù)ㄖ?，?yīng)即查明請(qǐng)購(gòu)材料名稱、規(guī)格、數(shù) 量、請(qǐng)購(gòu)單號(hào)及交貨地點(diǎn)等資料，并以電話詢議價(jià)格，待收到正式請(qǐng) 購(gòu)單時(shí)，補(bǔ)入詢議價(jià)結(jié)果，按急件方式處理。 3．交貨質(zhì)量異常：各采購(gòu)經(jīng)辦人員收到資材部門驗(yàn)收不合格的“材料檢 驗(yàn)報(bào)告表”時(shí)，應(yīng)盡速與供應(yīng)廠商交涉扣款、退貨、換貨等事宜，并將交涉結(jié) 果記錄于“材料檢驗(yàn)報(bào)告表”的“采購(gòu)處理結(jié)果”欄內(nèi)，并呈總經(jīng)理核簽后送 回材料庫(kù)。 （1）對(duì)于需退料、換料或補(bǔ)交者，采購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)于“材料檢驗(yàn)報(bào)告表” 的“采購(gòu)處理結(jié)果”欄內(nèi)注明廠商電話及預(yù)定的處理日期。 （2）因質(zhì)量不合格而退貨換料，可按逾期交貨處理。而逾期日數(shù)應(yīng)從采購(gòu)經(jīng)辦人員通 知廠商換料之次日起計(jì)算。 （3）采購(gòu)經(jīng)辦人員如未能按請(qǐng)購(gòu)部門意見處理時(shí)，應(yīng)將與廠商交涉結(jié)果記入采購(gòu)處理 結(jié)果欄，送原請(qǐng)購(gòu)部門簽注意見，或會(huì)同原請(qǐng)購(gòu)部門共同處理。 （4）交期延誤罰扣處理：采購(gòu)助理人員收到交貨延誤（本地廠商延交3日、外埠廠商 延交5日以內(nèi)可不按延誤論）或統(tǒng)一發(fā)票逾天未送資料科的擬整理付款事務(wù)時(shí)，應(yīng)按下列 方式處理： 1. 計(jì)算逾期罰扣金額（定期合同采購(gòu)按每天5‰計(jì)扣，定有買賣合同者按 合約所訂比例計(jì)扣，其余按每天3‰計(jì)扣），并通知廠商罰扣原因與金額。 2. 在廠方同意扣款或補(bǔ)足發(fā)票時(shí)，由采購(gòu)助理人員在收料單及發(fā)票上填紀(jì) 實(shí)付金額或發(fā)票號(hào)碼，呈總經(jīng)理核簽后，連同原“請(qǐng)購(gòu)單”第二聯(lián)、收料單、材料檢驗(yàn)報(bào) 告表等資料，送會(huì)計(jì)部門整理付款。 ③如廠方不同意按第①方式扣款，采購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)繼續(xù)與廠商交涉并呈董事長(zhǎng)核決后按 第②項(xiàng)方式處理。 4．屬銷售慣例或配合最小包裝量廠商需超交的，采購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)于“請(qǐng)購(gòu)單”采購(gòu)記 錄欄內(nèi)注明，以作為材料庫(kù)收料依據(jù)。 5．以暫借款采購(gòu)采購(gòu)，經(jīng)辦人員應(yīng)在“請(qǐng)購(gòu)單”采購(gòu)記錄欄內(nèi)加蓋“采購(gòu)部門整理付款 章”，以免會(huì)計(jì)部門重復(fù)付款。 第十一條 采購(gòu)作業(yè)進(jìn)度控制 1．采購(gòu)經(jīng)辦人員對(duì)于每一采購(gòu)項(xiàng)目均應(yīng)根據(jù)需要確定作業(yè)進(jìn)度管制點(diǎn)，預(yù)定作業(yè)進(jìn) 度。 2．預(yù)定作業(yè)進(jìn)度應(yīng)能配合請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目緩急，且各作業(yè)進(jìn)度須在預(yù)定日期前完成。 3．對(duì)于未能在預(yù)定日期前完成的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)經(jīng)辦人員會(huì)同請(qǐng)購(gòu)部門研究處理對(duì) 策。 第十二條 價(jià)格變動(dòng)之處理 1．外銷產(chǎn)品原材料價(jià)格變動(dòng)時(shí)，采購(gòu)部門應(yīng)即通知外銷部門重新審理產(chǎn)品報(bào)價(jià)水平 ，避免不當(dāng)損失。 2．采購(gòu)部門應(yīng)于奇數(shù)月5日前，核算各種材料價(jià)格變動(dòng)情形，填具“主要原材料價(jià)格 波動(dòng)月報(bào)表”呈總經(jīng)理核批處理。 第十三條 附則 本采購(gòu)作業(yè)施行辦法呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后實(shí)施，修訂時(shí)亦同。
七、采購(gòu)工作實(shí)施辦法