九、公司文書收發(fā)作業(yè)規(guī)范
九、公司文書收發(fā)作業(yè)規(guī)范 第一條 主管部門 本公司所有外來文書，都由總務部文秘室統(tǒng)一接受。 第二條 處理方法 文秘室按下列規(guī)定處理所到達的文書： 1．把公司文書與私人文書區(qū)分開來。 2．由文秘室直接開啟送達的公司文書，并在文書的空白處加蓋收發(fā)印章，注明收發(fā) 日期。 3．對于送達各部門且不能開啟的，估計涉及內(nèi)容與事項重要的文書，以及絕密文書 ，只需在封面上加蓋文秘室收發(fā)印章，注明收發(fā)日期。 第三條 登記 凡符合下列規(guī)定的文書，都必須做好登記。 1．在一般文書或送交部門的普通文書中，如果判定或者未開啟也能判斷是重要的文 書，或者夾帶重要物品的文書。 2．專人傳遞送達的文書， 3．標有“絕密”或“親啟”字樣的文書。 第四條 電報、快遞文書 文秘室必須優(yōu)先處理電報、特快專遞類文書，不得拖延。 第五條 公休日到達的文書 凡下班后、或者缺席工作時間以外到達的文書，一律由值班留守人員接收，于此后第 一個工作日早晨移交文秘室。 第六條 分發(fā) 文書的分發(fā)按下列要點進行： 1．寫給各部門的文書，經(jīng)登記后直接分發(fā)給各部門的主管。 2．重要文書、專遞文書或者夾有重要物品的文書，直接送交文書接受人，在接受人 不在的情況下，囑托部門主管轉交。領取文書者必須在登記簿上簽名蓋章。 3．文書中一切夾帶或附有的物品，必須原樣送到當事人手中。 4．私人信件直接分送本人（在特殊情況下也可由代理者領?。?，在必要情況下，讓 領取者在登記簿上簽名蓋章。 第七條 回復 各部門在接到文書時，應給文秘室一個回復，表示那些需要回復的文書已經(jīng)收到。 第八條 退回 分送給各部門的文書，如果出現(xiàn)差錯，或不是所在部門接收的文書，應直接退回文秘 室，再由文秘室處理。 第九條 電報電話記錄 收到電報后在“文書登記簿”上做好登記，接到電話后填寫“電話記錄傳票”。但普通的 電話不必記錄。
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