會(huì)議
在一次橄欖球比賽中，當(dāng)美國(guó)專(zhuān)欄作家及電臺(tái)播音員喬治·威爾注意到參賽選手們又 一次聚集在一起商討比賽戰(zhàn)術(shù)時(shí)，不無(wú)嘲諷地說(shuō)：“橄欖球比賽是由美國(guó)人生活當(dāng)中最糟 糕的兩件事組成的——暴力和委員會(huì)議?！?在北美洲，每天大概要召開(kāi)兩千萬(wàn)次商務(wù)會(huì)議。大多數(shù)人都害怕開(kāi)會(huì)，因?yàn)殚_(kāi)會(huì)不能 產(chǎn)生出任何價(jià)值。但是為了使團(tuán)隊(duì)更加有效地運(yùn)作，人們需要經(jīng)常開(kāi)會(huì)，以便互通信息 、解決出現(xiàn)的問(wèn)題、做出決定并且制定改進(jìn)計(jì)劃。 學(xué)習(xí)組織重大會(huì)議，不但能夠使你成為天生的團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者，而且可以使你贏得所有與 會(huì)者的不盡感激！你可以參考下面的建議，提高會(huì)議的效率： 1、在會(huì)議召開(kāi)之前： 考慮清楚是否有必要召開(kāi)會(huì)議，或者除了開(kāi)會(huì)之外，還有沒(méi)有更好、更容易實(shí)現(xiàn)目標(biāo) 的辦法。 制定詳細(xì)的會(huì)議議程。你的會(huì)議計(jì)劃應(yīng)該明確寫(xiě)出召開(kāi)會(huì)議的目的，會(huì)議內(nèi)容，會(huì)議 時(shí)間長(zhǎng)度以及會(huì)議程序。 只邀請(qǐng)關(guān)鍵人物參加會(huì)議。如果你邀請(qǐng)了那些對(duì)會(huì)議內(nèi)容不感興趣或者不理解的人來(lái) 開(kāi)會(huì)，他們很可能會(huì)把話(huà)題扯遠(yuǎn)或者拖延會(huì)議進(jìn)程。 提前幾天將會(huì)議議程散發(fā)給與會(huì)者，以便給他們留出準(zhǔn)備時(shí)間。 提前預(yù)定會(huì)議室，并確保會(huì)議室中配有全部所需設(shè)備。 2、在召開(kāi)會(huì)議時(shí)： 有組織地召開(kāi)會(huì)議。讓一位與會(huì)者計(jì)時(shí)，一位做會(huì)議記錄，另一位把會(huì)議要點(diǎn)記在活 動(dòng)掛圖上。向與會(huì)者說(shuō)明會(huì)議的目標(biāo)、時(shí)間長(zhǎng)度和程序，并征求他們的意見(jiàn)，在這些內(nèi) 容上達(dá)成一致。 根據(jù)會(huì)議議程上列出的內(nèi)容，逐項(xiàng)進(jìn)行會(huì)議。確保在完成一項(xiàng)內(nèi)容之后，再進(jìn)行下面 的項(xiàng)目。 鼓勵(lì)與會(huì)者每次只把精力集中在一個(gè)議題上。 確立基本的會(huì)議行為守則，尤其是當(dāng)會(huì)議內(nèi)容可能會(huì)引起與會(huì)者的熱情或者爭(zhēng)議時(shí)。 比如，你可以在會(huì)議守則中規(guī)定：參加會(huì)議的人必須 － 傾聽(tīng)他人的意見(jiàn)； － 尊重所有人的觀點(diǎn)； － 讓每個(gè)人都有機(jī)會(huì)表達(dá)自己的觀點(diǎn)； － 通過(guò)會(huì)議達(dá)成一致意見(jiàn)，并做出決定。 把上面這些會(huì)議基本守則張貼在會(huì)議室中，使參加會(huì)議的每個(gè)人都能看到。 必要的話(huà)，可以指定一名與會(huì)者做“警衛(wèi)官”，幫助你監(jiān)督會(huì)議基本守則的執(zhí)行情況。 明確會(huì)議的議題。如果有人談?wù)撆c議題無(wú)關(guān)的話(huà)，你應(yīng)該提醒他們會(huì)議的目的是什么 。根據(jù)會(huì)議時(shí)間的長(zhǎng)短，必要的話(huà)，可以把議程上的某項(xiàng)內(nèi)容放到下次會(huì)議中討論，或 者放到本次會(huì)議結(jié)尾時(shí)再討論。 最好要等到在談及有關(guān)問(wèn)題時(shí)，再向與會(huì)者分發(fā)具有支持性的文件材料。如果你在會(huì) 議的開(kāi)始向與會(huì)者分發(fā)材料，他們很可能會(huì)在討論其他內(nèi)容時(shí)閱讀這些材料，從而無(wú)法 集中注意力。 調(diào)動(dòng)每一位與會(huì)者的積極性。確保每個(gè)人都有機(jī)會(huì)參與討論，會(huì)議的發(fā)言權(quán)不能被個(gè) 別人壟斷。 提問(wèn)大量的問(wèn)題，確保會(huì)議順利地進(jìn)行。比如，你可以提問(wèn)： － 大家覺(jué)得怎么樣？ － 會(huì)議議程中的下一項(xiàng)內(nèi)容是什么？ － 有人對(duì)此持不同意見(jiàn)嗎？ － 我們可以進(jìn)行下面一項(xiàng)內(nèi)容了嗎？ － 大家都同意這樣嗎？ － 我們還有多少剩余時(shí)間？ － 我們應(yīng)該如何處理這個(gè)問(wèn)題？ 在結(jié)束會(huì)議之前，確保對(duì)每一項(xiàng)決定都已經(jīng)做出了行動(dòng)部署。請(qǐng)與會(huì)者明確完成每項(xiàng) 任務(wù)的具體截止日期。要注意，“盡早完成”的說(shuō)法是不合適的，因?yàn)檫@不是一個(gè)具體的 日期——而只是含糊說(shuō)明了這項(xiàng)任務(wù)會(huì)在以后的某個(gè)時(shí)間完成。 在會(huì)議結(jié)束時(shí)，總結(jié)會(huì)議的主要內(nèi)容以及達(dá)成的決議，這樣每個(gè)參加會(huì)議的人都會(huì)明 確會(huì)議的決議。 3、在會(huì)議召開(kāi)之后： 給每位與會(huì)者發(fā)送一份會(huì)議記錄。同時(shí)，你也可以把會(huì)議記錄張貼在網(wǎng)絡(luò)中的公共留 言板上，以便讓其他人都能看到。 如果某位與會(huì)者在會(huì)議上答應(yīng)采取必要的行動(dòng)，可以在給他的那份會(huì)議記錄中重點(diǎn)標(biāo) 出他應(yīng)該擔(dān)負(fù)的責(zé)任。
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