合同評審控制程序
|合同評審控制程序 |修訂狀態(tài)：0 | | |日 期：2000.6.18 | | |第 2 頁 | 1.目的 本程序規(guī)定了在投標或接受合同/訂單之前如何準確理解顧客要求，充分評估履行合 同的能力，以滿足供需雙方履行合同的經(jīng)濟風險和責任，確保能按合同規(guī)定要求履約。 2.適用范圍 適用于本廠產(chǎn)品銷售合同的評審活動。 3.定義 3.1常規(guī)合同：產(chǎn)品符合現(xiàn)行技術(shù)規(guī)范、標準，已批量生產(chǎn)，能滿足顧客交貨期限要求， 價格又符合本廠規(guī)定的合同。 3.2特殊合同：本廠尚未批量生產(chǎn)的產(chǎn)品或尚未開發(fā)的產(chǎn)品。 3.3合同評審：合同簽訂前，為了確保質(zhì)量要求規(guī)定的合同明確并形成文件，而且供方能 實現(xiàn)，由供方進行的系統(tǒng)的活動。 3.4營銷功能：查明和確定產(chǎn)品的質(zhì)量要求和期望，包括產(chǎn)品的要求，市場的要求和顧客 的需求。 4.職責 4.1合同評審由計劃供應部歸口管理，并組織對所有合同的評審以及招投標、制訂標書或 制訂產(chǎn)品建議書，負責與顧客的聯(lián)絡(luò)、溝通和企業(yè)內(nèi)部的協(xié)調(diào)；負責市場調(diào)研。 4.2技術(shù)開發(fā)部、生產(chǎn)部、質(zhì)量保證部、財務部等相關(guān)職能部門參與特殊合同的評審，并 對特殊合同中涉及本部門的業(yè)務評審內(nèi)容負責；同時負責對市場調(diào)研結(jié)果的分析，計劃 供應部匯總。 4.3廠長負責對常規(guī)合同評審人員的授權(quán)和特殊合同的評審審批，負責對市場調(diào)研報告的 確認；計劃供應部授權(quán)人員負責常規(guī)合同的評審。 5.工作程序 5.1合同評審的內(nèi)容 5.1.1顧客的各項要求是否明確、合理，是否形成文件。 |合同評審控制程序 |修訂狀態(tài)：0 | | |日 期：2000.6.18 | | |第 3 頁 | 5.1.2各項規(guī)定是否有含糊不清之處；有關(guān)的特殊要求在合同中是否得到說明。 5.1.3與投標不一致的要求是否已得到解決。 5.1.4是否具有履行合同各項要求的能力。 5.1.5合同是否符合《中華人民共和國合同法》法規(guī)要求。 5.1.6顧客的特殊要求是否能滿足。 5.1.7在發(fā)現(xiàn)顧客要求存在矛盾難以履行時，是否通知顧客的產(chǎn)品工程部門或采購部門。 5.2合同評審的方法 5.2.1合同評審必須在合同正式簽訂前進行，必須對每一份銷售（承制）合同進行評審。 5.2.2有些銷售合同由顧客口頭電話或傳真方式傳遞，業(yè)務員應認真記錄區(qū)別合 同類別，將顧客的要求形成文件，即記錄。并盡可能取得顧客的認可，分別按常規(guī)合同 、特殊合同評審方法進行評審。 5.2.3合同評審的方式由計劃供應部根據(jù)合同類別決定，一般有以下三種形式： a.會議專題評審，由相關(guān)職責部門代表參加； b.由各有關(guān)職能部門會簽； c.授權(quán)人員在簽約之前直接評審。 5.2.4常規(guī)合同的評審由授權(quán)人員直接進行，但需遵循以下原則： a.常規(guī)合同的評審人員，必須由廠長書面授權(quán)。 b.評審人員應確切掌握產(chǎn)品的供貨能力、標準價目及其允許變動的額度，并對合同執(zhí) 行的可行性進行分析，確認后才能正式簽字。 c.當交貨期及其他一些要求難以確定時，評審人員應填寫《合同評審記錄表》遞交生產(chǎn) 部、技術(shù)開發(fā)部進行評審。 5.2.5特殊合同的評審 a.由計劃供應部收集顧客提供的工程規(guī)范、質(zhì)量協(xié)議、圖紙、標準、采購條例。訂貨 文件、物流要求和交貨通知/交貨期限/價格/包裝/標識/用后處置要求、 |合同評審控制程序 |修訂狀態(tài)：0 | | |日 期：2000.6.18 | | |第 4 頁 | 體系要求等資料。 b.對顧客提出有關(guān)質(zhì)量體系要求時，由質(zhì)量保證部負責與顧客協(xié)商具體的方 式、范圍和結(jié)構(gòu)等要求，并將協(xié)商結(jié)果通知計劃供應部，寫入產(chǎn)品建議書中。 c.由技術(shù)開發(fā)部將顧客提供的所有外文標準、質(zhì)量協(xié)議等進行翻譯，對顧客的特殊特 性符號進行說明，對特別條文進行解釋。 d.計劃供應部根據(jù)顧客提供的資料和質(zhì)量保證部、技術(shù)開發(fā)部提供的5.2.5b、5.2.5 c內(nèi)容制訂產(chǎn)品建議書明確顧客的供貨與服務的全部要求，包括功能項目、安裝要求說明 、使用標準、質(zhì)量保證方法、包裝等，以及顧客的產(chǎn)品工程部門、采購部門、質(zhì)量部門 聯(lián)系人。 e.由財務部制訂新產(chǎn)品的制造預算，預算包括開發(fā)成本、材料成本、投資硬/軟件、 質(zhì)量成本、運輸成本、包裝成本、商業(yè)成本等，由計劃供應部草擬標書。 f.將產(chǎn)品建議書、顧客要求提交合同評審。 5.2.6特殊合同的評審采用由有關(guān)部門會簽，廠長審批的形式，具體流程如下： a.由業(yè)務員填寫《合同評審記錄表》、產(chǎn)品建議書寫明各有關(guān)部門參與評審的內(nèi)容和要 求 。評審表經(jīng)計劃供應部長審核簽字后附產(chǎn)品建議書分發(fā)至有關(guān)部門會簽。 b.針對產(chǎn)品建議書中的特殊要求，參與評審的有關(guān)部門針對本過程開發(fā)、技術(shù)工藝、 生產(chǎn)、檢驗和試驗等能力作出評價。對不能滿足要求的部門，應明確是否能通過制訂相 應的解決措施使其能滿足其要求。 c.計劃供應部對評審會簽的結(jié)果進行綜合分析，根據(jù)本程序5.1的內(nèi)容進行確認后， 遞交廠長審批后，方可與顧客簽定正式合同。 d.評審中有對顧客要求的任何修改，計劃供應部應及時與顧客聯(lián)系，說明原因，經(jīng)顧 客認可后方可正式簽約。 e.特殊合同評審后，需要進行產(chǎn)品先期質(zhì)量策劃，具體按《產(chǎn)品先期質(zhì)量策劃控制程 序》執(zhí)行。 5.3合同的協(xié)調(diào)與修訂 |合同評審控制程序 |修訂狀態(tài)：0 | | |日 期：2000.6.18 | | |第 5 頁 | 5.3.1合同一經(jīng)簽訂即具有法律效力，工廠各有關(guān)部門應根據(jù)合同要求，進行生產(chǎn)技術(shù)準 備并組織生產(chǎn)。 5.3.2由技術(shù)開發(fā)部根據(jù)批準的產(chǎn)品建議書制訂相應的產(chǎn)品責任書，對產(chǎn)品建議書所含顧 客要求作詳細描述和作具體規(guī)定，經(jīng)技術(shù)開發(fā)部部長審批后分發(fā)各相關(guān)部門，作為新產(chǎn) 品前期質(zhì)量策劃的依據(jù)。根據(jù)顧客在進行產(chǎn)品性能測試和裝車試驗時提出的要求須作為 產(chǎn)品規(guī)范補充，將其內(nèi)容編入產(chǎn)品責任書中。 5.3.3計劃供應部應掌握合同履行情況并實施監(jiān)控，若發(fā)生實際完成與約定交貨期不一致 的情況時，應及時與顧客聯(lián)系協(xié)商解決，保證顧客規(guī)定要求能兌現(xiàn)。 5.3.4合同的修訂應遵循以下程序： a.合同的修訂,計劃供應部應與顧客在修訂前充分洽談，對修訂內(nèi)容達成共識后，補 簽修正合同。修正合同反映修正內(nèi)容，是原合同的組成部分，與原合同有同等效力。 b.如修訂內(nèi)容屬本程序5.1的情況，修正合同不再會簽評審，評審人員可直接簽約； 如修訂內(nèi)容有較大變化，應根據(jù)變化的具體情況，必要時則重新進行評審，再正式簽訂 合同。 c.評審人員應將合同的修訂內(nèi)容及時填寫《合同修訂通知單》傳遞至該份原評審部門/ 人員進行評審，經(jīng)授權(quán)人簽字后及時傳遞到各相關(guān)部門，按更改生效的合同組織生產(chǎn)。 d.即時供貨的常規(guī)合同的數(shù)量修訂，是以送貨單的方式進行，月末以“總成庫清點表 ”通知有關(guān)部門人員。 5.3.5計劃供應部應對以上諸合同形成《銷售合同匯總表》。 5.3.6不管出自哪方在執(zhí)行過程中產(chǎn)生的糾紛應及時給予處理說明糾紛內(nèi)容，計劃供應部 填寫《合同糾紛及處理記錄》。 5.4營銷功能 5.4.1由計劃供應部定期進行市場調(diào)研，其內(nèi)容為：價格信息、投產(chǎn)日程、數(shù)量草案、顧 客的特殊要求和期望等，并將市場調(diào)研的結(jié)果傳遞給相關(guān)職能部門。 |合同評審控制程序 |修訂狀態(tài)：0 | | |日 期：2000.6.18 | | |第 6 頁 | 5.4.2技術(shù)開發(fā)部接到計劃供應部的市場調(diào)研報告后對市場情況進行統(tǒng)計分析，并進行可 行性分析、評價，確定能達到產(chǎn)品要求的制造過程，并將市場分析報告提交管理者代表 審閱。 5.4.3管理者代表組織有關(guān)職能部門對市場調(diào)研報告和市場分析報告作統(tǒng)一評價并形成報 告，提交廠長審閱。 5.5合同評審記錄 5.5.1合同評審記錄包括： a.合同評審記錄表； b.特殊合同評審會議記錄； c.合同修訂通知單； d.供需雙方聯(lián)絡(luò)記錄； e.產(chǎn)品建議書。 5.5.2計劃供應部應按《質(zhì)量記錄控制程序》的要求，做好合同評審記錄，并隨合同一起予 以歸檔保存，計劃供應部負責合同及合同評審記錄保管，保存年限三年。 6.相關(guān)文件和記錄 QR/SH03.01-01《口頭訂貨/電話訂貨記錄表》 QR/SH03.01-02《銷售合同匯總表》 QR/SH03.01-03《合同評審記錄表》 QR/SH03.01-04《合同修訂通知單》 QR/SH03.01-05《合同糾紛及處理記錄》 QR/SH03.01-06《市場調(diào)研報告》 QR/SH03.01-07《產(chǎn)品建議書》 QR/SH03.01-08《產(chǎn)品責任書》
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