工廠管理培訓(xùn)教材
第1章 采購(gòu)管理 本章重點(diǎn)講述了工廠采購(gòu)的具體實(shí)施步驟和方法，包括準(zhǔn)備采購(gòu)訂單計(jì)劃，整理物料 清單和文件、發(fā)出采購(gòu)訂單、簽定協(xié)議發(fā)及對(duì)合同進(jìn)行跟蹤等內(nèi)容，還講述了怎樣對(duì)供 應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和管理，并給了郵實(shí)用的表單供參考。 第一節(jié) 采購(gòu)的基本內(nèi)容及注意事項(xiàng) 1. 采購(gòu)部門的職能有哪些？ 采購(gòu)部門的職能主要包括： 1. 及時(shí)掌握所需要的采購(gòu)信息，保持良好的內(nèi)部溝通。 2. 調(diào)查和掌握生產(chǎn)所用物料的供貨渠道，尋找物料供應(yīng)來(lái)源。 3. 建立供應(yīng)商檔案，與供應(yīng)商聯(lián)絡(luò)，以防止緊急狀況時(shí)找不到替代的供應(yīng)商。 4. 參考原料市場(chǎng)行情，要求供應(yīng)商報(bào)價(jià)。 5. 對(duì)供應(yīng)商的供應(yīng)價(jià)格、材料質(zhì)量、交貨期等作出評(píng)估，了解公司主要物料的市場(chǎng) 價(jià)格走勢(shì)，制作采購(gòu)文件，采購(gòu)所需的物料。 6. 按照采購(gòu)合同協(xié)調(diào)供應(yīng)商的交貨期。 7. 協(xié)助質(zhì)量部門檢查進(jìn)廠物料的數(shù)量與質(zhì)量。 8. 協(xié)助物料控制部門對(duì)呆滯料與廢料進(jìn)行預(yù)防和處理。 2. 采購(gòu)的質(zhì)量保證協(xié)議主要有哪些作用與內(nèi)容？ 1. 質(zhì)量保證協(xié)議的作用： ①對(duì)供應(yīng)商明確地提出質(zhì)量要求，協(xié)議中規(guī)定的質(zhì)量要求和檢驗(yàn)、試驗(yàn)與抽樣 方法應(yīng)得到雙方認(rèn)可和充分理解。 ② 通過(guò)與供應(yīng)商的配合來(lái)保證采購(gòu)產(chǎn)品的質(zhì)量。 2. 質(zhì)量保證協(xié)議的要求： 1. 質(zhì)量保證要求應(yīng)得到雙方認(rèn)可，防止給今后的合作留下隱患。 2. 質(zhì)量保證協(xié)議應(yīng)當(dāng)明確檢驗(yàn)的方法及要求。 3. 質(zhì)量保證協(xié)議上提出的質(zhì)量要求應(yīng)考慮成本和風(fēng)險(xiǎn)等方面的內(nèi)容。 3. 質(zhì)量保證協(xié)議中提出的質(zhì)量保證要求可包括下列內(nèi)容： 1. 雙方共同認(rèn)可的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)。 2. 由供應(yīng)商實(shí)施質(zhì)量管理體系，由公司第三方對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量體系進(jìn)行評(píng)價(jià)。 3. 本公司的接收檢驗(yàn)方法（包括允收水準(zhǔn)AQL的確定） 4. 供應(yīng)商提交檢驗(yàn)、試驗(yàn)數(shù)據(jù)記錄。 5. 由供應(yīng)商進(jìn)行全檢或抽樣檢驗(yàn)與試驗(yàn)。 6. 檢驗(yàn)或試驗(yàn)依據(jù)的規(guī)程/規(guī)范。 7. 使用的設(shè)備工具和工作條件，明確方法、設(shè)備、條件和人員技能方面的規(guī)定等。 3. 降低采購(gòu)成本的途徑有哪些？ 降低采購(gòu)成本的途徑主要有： 1. 尋求更合適的供應(yīng)商。 2. 尋找更可能代替的物料。 3. 改善采購(gòu)技術(shù)，比如增加采購(gòu)數(shù)量。 4. 改進(jìn)原有設(shè)計(jì)。 5. 改善儲(chǔ)運(yùn)方法，降低庫(kù)存 6. 實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)。 4. 采購(gòu)程序包括哪些內(nèi)容？ 1. 制定并實(shí)施控制采購(gòu)質(zhì)量的程序，以確保對(duì)供應(yīng)商供應(yīng)的產(chǎn)品的質(zhì)量控制。 2. 確保供應(yīng)商準(zhǔn)確地理解采購(gòu)產(chǎn)品的要求。 3. 確保向合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。應(yīng)評(píng)審每一個(gè)供應(yīng)商提供合格產(chǎn)品的能力。 4. 應(yīng)與供應(yīng)商達(dá)成明確的質(zhì)量保證協(xié)議，就驗(yàn)證方法達(dá)成明確的協(xié)議，以確保驗(yàn)證 結(jié)果的統(tǒng)一。 5. 應(yīng)與供應(yīng)商制定解決質(zhì)量問(wèn)題的方法。 6. 應(yīng)保存與接收的產(chǎn)品有關(guān)的質(zhì)量記錄和對(duì)采購(gòu)進(jìn)行控制的有關(guān)的質(zhì)量記錄，以利 于及時(shí)解決和處理有關(guān)質(zhì)量事宜。 5. 采購(gòu)工作應(yīng)如何具體實(shí)施？ 采購(gòu)工作由四具環(huán)節(jié)組成，而每個(gè)環(huán)節(jié)又由若干個(gè)步驟組成。 1. 采購(gòu)計(jì)劃 計(jì)劃的目的是根據(jù)客戶需求及生產(chǎn)能力制訂采購(gòu)計(jì)劃，做好綜合平衡，以便保證物料 及時(shí)供應(yīng)，同時(shí)降低庫(kù)存及成本，減少急單。 主要環(huán)節(jié)有：評(píng)估訂單需求、計(jì)算訂單容量、制定訂單計(jì)劃。 2. 供應(yīng)商評(píng)估 供應(yīng)商評(píng)估的目的是滿足采購(gòu)對(duì)質(zhì)量、成本、供應(yīng)、服務(wù)等方面的要求。 供應(yīng)商評(píng)估的主要環(huán)節(jié)有：供應(yīng)商評(píng)估的準(zhǔn)備、初選供應(yīng)商、試制、批量試驗(yàn)、確定 供應(yīng)商名單。 3. 采購(gòu)訂單 發(fā)送訂單的目的是為生產(chǎn)部門提供合格的原材料和配件，同時(shí)對(duì)供應(yīng)商群體績(jī)效表 現(xiàn)進(jìn)行評(píng)價(jià)反饋。 主要環(huán)節(jié)有：訂單準(zhǔn)備、選擇供應(yīng)商、簽訂合同、合同執(zhí)行跟蹤。 4. 采購(gòu)管理 采購(gòu)管理的主要目的是正確執(zhí)行企業(yè)的采購(gòu)原則。 主要環(huán)節(jié)有：?jiǎn)螕?jù)審批，包括計(jì)劃、評(píng)估報(bào)告、訂單合同、付款審核與批準(zhǔn)。 6. 如何準(zhǔn)備采購(gòu)訂單計(jì)劃？ 1. 了解市場(chǎng)需求 任何一家生產(chǎn)型企業(yè)，要想制訂較為準(zhǔn)確的訂單計(jì)劃，首先必須熟知市場(chǎng)需求計(jì)劃， 從市場(chǎng)需求的進(jìn)一步分解中制訂生產(chǎn)需求計(jì)劃，再根據(jù)年度計(jì)劃制訂季度、月度計(jì)劃 。 2. 了解生產(chǎn)需求 1. 為了利于理解生產(chǎn)物料需求，采購(gòu)計(jì)劃人員須熟知生產(chǎn)計(jì)劃工藝常識(shí)。 2. 物料需求計(jì)劃來(lái)源于：生產(chǎn)計(jì)劃、獨(dú)立需求的預(yù)測(cè)、物料清單文件、庫(kù)存文件。 3. 準(zhǔn)備訂單基本資料 訂單基本資料包括： 1. 訂單物料的供應(yīng)商信息 2. 對(duì)同時(shí)有多家供應(yīng)商的物料來(lái)說(shuō)，每個(gè)供應(yīng)商分?jǐn)偟南聠伪壤?，該比例由采?gòu)人 員進(jìn)行協(xié)調(diào)。 3. 訂單周期，訂單制訂人員根據(jù)生產(chǎn)需求的物料項(xiàng)目，從信息系統(tǒng)中查詢了解該物 料的采購(gòu)基本參數(shù)。 4. 制訂訂單計(jì)劃所需資料 訂單計(jì)劃所需要的資料的內(nèi)容包括： 1. 物料名稱、需求數(shù)量、到貨日期。 2. 有時(shí)會(huì)附有市場(chǎng)需求計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃、訂單基本資料等。 7. 物料清單文件是如何生成的？ 1. 物料清單是制造企業(yè)的核心文件，采購(gòu)部門要根據(jù)物料清單確定采購(gòu)計(jì)劃，生產(chǎn) 部門要根據(jù)物料清單安排生產(chǎn)，財(cái)務(wù)部門要根據(jù)物料清單計(jì)算產(chǎn)品成本，計(jì)劃 部門要根據(jù)物料清單確定物料的需求計(jì)劃，其他銷售、存儲(chǔ)等部門都要用到物 料清單。 2. 物料清單包含了構(gòu)成產(chǎn)品的所有裝配件、零部件和原材料信息，為編制物料需求 計(jì)劃提供產(chǎn)品組成信息。 3. 企業(yè)物料清單應(yīng)該由專職部門統(tǒng)一存放、維護(hù)、更新、管理，并建有物料清單數(shù) 據(jù)庫(kù)，以保證物料清單的準(zhǔn)確性、完整性和通用性，提高使用查詢效率，應(yīng)避 免物料清單由各部門各自存放的做法， 4. 零件清單的制定。由產(chǎn)品設(shè)計(jì)人員從產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙中提取數(shù)據(jù)生成該最終組成產(chǎn) 品的所有零部件及組件清單，形成產(chǎn)品的零件清單。 8. 怎樣準(zhǔn)備采購(gòu)訂單？ 1. 熟悉需求訂單操作的物料項(xiàng)目 訂單的種類很多，訂單人員首先應(yīng)熟悉訂單計(jì)劃，花時(shí)間去了解物料項(xiàng)目，花時(shí)間去 了解和料技術(shù)資料等：直接從國(guó)外采購(gòu)可能獲得較好的質(zhì)量和較低的價(jià)格，但同時(shí)增 加了訂單環(huán)節(jié)的操作難度，手續(xù)復(fù)雜,交貨期長(zhǎng). (2)比較/確認(rèn)價(jià)格 采購(gòu)人員有權(quán)力向供應(yīng)商群體中價(jià)格最適當(dāng)?shù)墓?yīng)商下達(dá)訂單/合同,以維護(hù)企業(yè)的最 大利益. (3)確認(rèn)需求材料的標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)量 9. 如何進(jìn)行采購(gòu)合同的跟蹤？ 1. 跟蹤工藝文件 1. 對(duì)任何外協(xié)件（需要供應(yīng)商加工的物料）的采購(gòu)，訂單人員都應(yīng)對(duì)提供給供應(yīng)商 的工藝文件進(jìn)行跟蹤。 2. 如果發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商沒有相關(guān)工藝文件，或者工藝文件有質(zhì)量、貨期問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提 醒供應(yīng)商修改。 3. 要求供應(yīng)商及時(shí)代貨，如果不能保質(zhì)、保量、準(zhǔn)時(shí)供貨，則要按照合同條款進(jìn)行 賠償。 2. 跟蹤供應(yīng)商的原材料 個(gè)別供應(yīng)商接到合同后就認(rèn)為“大功告成”，必要時(shí)必須提醒供應(yīng)商及時(shí)準(zhǔn)備原材料， 特別是對(duì)一些信譽(yù)差/合作少的供應(yīng)商更要警惕。 3. 跟蹤加工過(guò)程 對(duì)于一次性/大開支的項(xiàng)目采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、建筑采購(gòu)等，為了保證貨期、質(zhì)量、采 購(gòu)人員需要對(duì)加工過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控，甚至要參加其加工過(guò)程的監(jiān)理工作。 4. 跟蹤總裝及測(cè)試 總裝及測(cè)試是產(chǎn)品生產(chǎn)的重要環(huán)節(jié)，需要采購(gòu)人員有較好的專業(yè)背景和行業(yè)工作經(jīng)驗(yàn) 。 5. 跟蹤包裝入庫(kù) 采購(gòu)人員可以通過(guò)電話方式了解物料的入庫(kù)信息。對(duì)重要物料，采購(gòu)人員最好去供應(yīng) 商現(xiàn)場(chǎng)考察。 對(duì)一些緊急物料，采購(gòu)人員要進(jìn)行全力跟蹤；對(duì)長(zhǎng)期持續(xù)穩(wěn)定供應(yīng)的供應(yīng)商可以考慮 免去合同跟蹤環(huán)節(jié)。 10. 常用的合同條款包含什么內(nèi)容？ 一份正規(guī)的買賣合同主要包括以下內(nèi)容： 1. 名稱 2. 編號(hào) 3. 簽訂日期 4. 簽訂地點(diǎn) 5. 買賣雙方的名稱 6. 地址 7. 合同序言 8. 商品名稱 9. 質(zhì)量規(guī)格 10. 數(shù)量 11. 包裝 12. 單價(jià)與總價(jià) 13. 到貨期限 14. 到貨地點(diǎn) 15. 付款 16. 保險(xiǎn) 17. 商品檢驗(yàn) 18. 仲裁 19. 不可抗力 20. 合同的份數(shù) 21. 使用語(yǔ)言及其效力 22. 附件 23. 合同生效日期 24. 雙方的簽字蓋章 以下為可選擇部分 1. 保值條款 2. 價(jià)格調(diào)整條款 3. 誤差范圍條款 4. 法律適用條款 2. 采購(gòu)實(shí)施的程序案例 1、采購(gòu)控制程序示例 1 目的 使采購(gòu)過(guò)程處于受控狀態(tài)，確保所采購(gòu)的產(chǎn)品適時(shí)、適質(zhì)、適量、適價(jià)地滿足公司及客 戶規(guī)定的要求。 2適用范圍 適用于公司所采購(gòu)的各類產(chǎn)品和公司內(nèi)使用的辦公設(shè)備及用品。 3職責(zé) 3、１各部門業(yè)務(wù)人員;負(fù)責(zé)采購(gòu)計(jì)劃的編制和具體實(shí)施采購(gòu)工作. 3、2業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人： 1. 負(fù)責(zé)審核本部門的采購(gòu)計(jì)劃，篩選和初步確定符合本部門要求的供應(yīng)商。 2. 負(fù)責(zé)本部門對(duì)供應(yīng)商的審核、評(píng)估工作。 3、3財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)成本、利潤(rùn)的核算和監(jiān)控工作。 3、4總經(jīng)理/副總經(jīng)理：批準(zhǔn)最終合作的供應(yīng)商和各部門的采購(gòu)計(jì)劃。 4、說(shuō)明（略） 5程序要求 5、1采購(gòu)產(chǎn)品的分類： 5、1、1辦公設(shè)備及用品 5、1、2其他用品 5、2辦公設(shè)備及用品采購(gòu)程序 5、2、1各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)本部門辦公用品的實(shí)際需要，于每月28日前填制下月的《購(gòu)物 申請(qǐng)表》給行政部。 5．2．2 政部匯總各部門的購(gòu)物申請(qǐng)，經(jīng)行政部主任審核后，報(bào)總經(jīng)理/副總經(jīng)理審批。 5．2．3 政部按總經(jīng)理/副總經(jīng)理已批準(zhǔn)的購(gòu)物申請(qǐng)到合格供應(yīng)商處統(tǒng)一采購(gòu)。供應(yīng)商的評(píng)估按〈 供應(yīng)商評(píng)估程序〉執(zhí)行。 5．2．4 部門按〈購(gòu)物申請(qǐng)表〉并根據(jù)實(shí)際需要到行政部領(lǐng)用，領(lǐng)用時(shí)填寫〈辦公用品領(lǐng)用登記 表〉。 5．3 其它產(chǎn)品采購(gòu)程序： 5．3．1 業(yè)務(wù)人員按客戶要求，尋找相關(guān)供應(yīng)商，并與供應(yīng)高聯(lián)系確認(rèn)所需產(chǎn)品要求后，填制《購(gòu) 銷合同》、《采購(gòu)訂單》給部門負(fù)責(zé)人審核。 5．3．2 部門負(fù)責(zé)人對(duì)相關(guān)供應(yīng)商、《購(gòu)銷合同》、《采購(gòu)訂單》進(jìn)行審核，具體按照《供應(yīng)商評(píng)估程 序》和《合同評(píng)估程序》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。審核通過(guò)后報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理/副總經(jīng)理批準(zhǔn)。 5．3．3 《購(gòu)銷合同》、《采購(gòu)訂單》經(jīng)批準(zhǔn)后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)實(shí)施采購(gòu)計(jì)劃。 5．3．4 如客戶要求提供樣品時(shí)，業(yè)務(wù)人員在采購(gòu)前必須要求供應(yīng)商先提供樣品并轉(zhuǎn)交給客戶確 認(rèn)，需要現(xiàn)金購(gòu)買的樣品，業(yè)務(wù)人員必須上報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理/副總經(jīng)理批準(zhǔn)后 方可執(zhí)行。 5．3．5部門負(fù)責(zé)人把《購(gòu)銷合同》、《采購(gòu)訂單》交專管人員登記，錄入《合同記錄表》。 5．4 對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品的驗(yàn)收管理按《驗(yàn)收、搬運(yùn)、防護(hù)及交會(huì)控制程序》執(zhí)行。 5．5 采購(gòu)記錄的管理 5．5．1 《購(gòu)銷合同》、《采購(gòu)訂單》原件由各部門指定專人保存，業(yè)務(wù)人員如因工作需要可留存合 同復(fù)印件。 6支持性文件 6．1 《驗(yàn)收、搬運(yùn)、防護(hù)及交付控制程序》 6．2 《供應(yīng)商評(píng)估程序》 6．3 《合同評(píng)審程序》 7 記錄/表格 7．1 《購(gòu)物申請(qǐng)表》 7．2 《購(gòu)銷合同》 7．3 《采購(gòu)訂單》 7．4 《合同記錄單》 2．合同供應(yīng)商評(píng)定程序示例 1 目的 對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)定考核，以確保供應(yīng)商能長(zhǎng)期穩(wěn)定提供質(zhì)量上乘、價(jià)格合理的原輔材料 及服務(wù)。 2適用范圍 本程序用于對(duì)公司提供原輔材料、服務(wù)的供應(yīng)商的評(píng)定與選定。 3職責(zé) 3、1研發(fā)部進(jìn)行原輔材料采購(gòu)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的制訂。品管部負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商提供的產(chǎn)品進(jìn)行全 面測(cè)試。并且出具檢測(cè)報(bào)告。 3、2物控部建立供應(yīng)商檔案，收集、整理供應(yīng)商資料，對(duì)承包方進(jìn)行評(píng)定。 3、3廠長(zhǎng)對(duì)供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量、供貨能力、服務(wù)水平等因素進(jìn)行評(píng)定。 4工作程序/方法 4、1制造商類供應(yīng)商的評(píng)定 4、1、1供應(yīng)商初選 4、1、1、1物控部根據(jù)本公司所用原輔材料情況結(jié)合市場(chǎng)供方信息，初步選擇幾家信譽(yù) 好的生產(chǎn)廠家作候選供應(yīng)商； 4、1、1、2物控部向候選取供應(yīng)商發(fā)出《供應(yīng)商調(diào)查表》，并請(qǐng)供應(yīng)商提供樣品及價(jià)目表 ； 4、1、1、3品管部根據(jù)原輔材料采購(gòu)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)樣品進(jìn)行檢測(cè)，并出具《進(jìn)料檢驗(yàn)報(bào)告》 4、1、2供應(yīng)商的調(diào)查 物控部對(duì)候選供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地調(diào)查、聽取介紹，了解供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)理念、質(zhì)量管理、技 術(shù)水平、供貨能力等情況，根據(jù)調(diào)查結(jié)果填寫《供應(yīng)商調(diào)查表》 4、1、3試用跟蹤檢測(cè) 4、1、3、1物控部聯(lián)系供應(yīng)商，提供少量樣品作檢測(cè)與生產(chǎn)試用，并在樣品包裝上做好 “試用”標(biāo)識(shí)； 4、1、3、2品管部對(duì)“試用“樣品進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)跟蹤測(cè)試，測(cè)試結(jié)果填入《進(jìn)料檢驗(yàn)報(bào)告》，具 體操作參照《進(jìn)貨檢驗(yàn)和試驗(yàn)控制程序》、《過(guò)程檢驗(yàn)和試驗(yàn)控制程序》、《質(zhì)量記錄控制程 序》。 4、1、3、3品管部根據(jù)原輔材料采購(gòu)質(zhì)量禁標(biāo)準(zhǔn)對(duì)樣品進(jìn)行檢測(cè)，并出具《進(jìn)料檢驗(yàn)報(bào)告 》。 4、1、4供應(yīng)商的選定 4、1、4、1廠長(zhǎng)組織物控部依據(jù)《供應(yīng)商調(diào)查表》、《進(jìn)料檢驗(yàn)報(bào)告》填寫《合格供應(yīng)商評(píng)定 表》，確定合格供應(yīng)商，并將其納入《合格供應(yīng)商名單》。 4、2對(duì)供銷方/市場(chǎng)經(jīng)銷商類供應(yīng)商的評(píng)定。 4、2、1通過(guò)實(shí)地考察，聽取介紹等方式了解基本情況并索取授權(quán)證明文件。 4、2、2填寫《供應(yīng)商調(diào)查表》 4、2、3在購(gòu)買地點(diǎn)進(jìn)行時(shí)貨檢驗(yàn)。必要時(shí)經(jīng)過(guò)試用與檢驗(yàn)由品管部填寫《進(jìn)料檢驗(yàn)報(bào)告 》并注明“樣品試用”。 4、2、4經(jīng)過(guò)兩次試用沒有質(zhì)量問(wèn)題時(shí)根據(jù)〈供應(yīng)商調(diào)查表〉、〈進(jìn)料檢驗(yàn)報(bào)告〉填寫〈 供應(yīng)商評(píng)定表〉，與上述材料一并交廠長(zhǎng)審批，合格后納入〈合格供應(yīng)商名單〉。 4、2、5由物控部進(jìn)行質(zhì)量跟蹤，出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題時(shí)，以書面方式進(jìn)行反饋并聯(lián)絡(luò)退換，對(duì) 經(jīng)過(guò)三次反饋仍沒有改進(jìn)的供應(yīng)商，取消其合格供應(yīng)商資格。 4、3服務(wù)供應(yīng)商評(píng)定 4、3、1服務(wù)類供應(yīng)商包括校準(zhǔn)...
工廠管理培訓(xùn)教材