技術文件和資料控制程序
⒈目的: 對與質量體系有關的技術文件和資料進行控制，確?，F(xiàn)場使用文件為現(xiàn)行有效。 ⒉范圍: 適用于質量體系運行中所有技術文件和資料的控制。 ⒊職責: 3·1 技術部負責技術文件和資料的編制、發(fā)放、更改和歸口管理。 3·2 各有關部門負責本部門專用技術文件及資料的實施與管理。 ⒋工作程序: 4·1 技術文件及資料（以下簡稱文件和資料）的分類及編號 4·1·1 文件和資料的分類 4·1·1·1 文件分為內部文件和外部文件: ①內部文件包括企業(yè)標準、產(chǎn)品圖樣、工裝、工藝圖樣等； ②外部文件包括上級標準、客戶來圖、技術會議文件和資料等。 4·1·2 文件和資料的編號: 文件和資料的編號由技術部統(tǒng)一規(guī)定，編號應層次分明，條理清楚，做到一物一號 ，既不重復又不漏編。外部文件編號可以按原文件。 4·1·3 文件和資料分為受控和非受控兩種，產(chǎn)品標準（包括國家標準、企業(yè)標準）、產(chǎn)品圖樣 、工藝文件、工裝圖樣、技術文件更改通知單等為受控文件；其余文件和資料為非受控 文件。受控文件加蓋紅色"受控"及"歸口部門代號"和"使用部門"印章。 4·2 文件的編號及審批 4·2·1 為提高產(chǎn)品質量，增加競爭能力，企業(yè)標準可高于國家標準。企業(yè)產(chǎn)品標準由總經(jīng)理批 準。 4·2·2 產(chǎn)品圖樣、工藝文件、工裝圖樣、技術文件更改通知單等技術文件由技術部有相應技術 資格的人員進行編制、校對、審查，技術部經(jīng)理審核、總經(jīng)理批準。審查內容為產(chǎn)品結 構、尺寸、編號方法等。 4·3 文件的發(fā)放與接收 4·3·1 資料員在文件批準后3天內，按技術文件發(fā)放范圍發(fā)放，不得多發(fā)或漏發(fā)，文件領用人在 文件收／發(fā)登記表上簽名，受控文件加蓋紅色"受控"及"歸口部門代號"和"使用部門"印 章。 4·3·2 當文件嚴重破損影響使用時，應到技術部辦理更換手續(xù)，交回破損文件，并填寫文件收 ／發(fā)登記表，在備注欄注明"更換"字樣，由技術部經(jīng)理審批后，換發(fā)新文件。當使用部 門將文件丟失時，由使用部門向技術部提出書面申請，并填寫文件收／發(fā)登記表，在備 注欄注明"重發(fā)"字樣，經(jīng)技術部經(jīng)理審批后補發(fā)丟失的文件，在文件上注明"重發(fā)"字樣 ，并在"重發(fā)"字樣上加蓋紅色"受控"及"歸口部門代號"印章和"使用部門"印章。若原文 件重新找到，應將原文件送回技術部，統(tǒng)一銷毀，以防誤用。 4·3·3 技術部列出技術文件清單，接收部門收到文件后，在技術文件清單上做好記錄。 4·4 文件的更改 4·4·1 文件需要更改時，由技術部有關人員填寫文件更改通知單，經(jīng)審批后，按文件收／發(fā)登 記表到有關部門更改文件，更改完成后，由使用部門有關人員在更改通知單上簽名。 4·4·2 若技術文件更改內容較多，不便在原文件上更改時，可按更改要求重新編制新的技術文 件，由資料管理員按原文件收／發(fā)登記表發(fā)放，并填寫文件收／發(fā)登記表，原登記表備 注欄中注明"更換收回"字樣，同時收回舊文件。原文件及一份復印件加蓋紅色"保留"印 章后存檔備查，其余統(tǒng)一銷毀。 4·4·3 技術文件更改時，涉及到在制品原有工裝時，應提出相應的處理意見。 4·4·4 技術文件更改時，與此相關的其他技術文件也應同時更改，以保證文件正確、統(tǒng)一。 4·4·5 由于技改、生產(chǎn)試驗驗證或新產(chǎn)品試制而引起的臨時性更改或一次性更改的項目，可先 不更改技術文件，而以《工藝單》的形式作為臨時更改或一次性更改依據(jù)，《工藝單》經(jīng)技 術部經(jīng)理審核、總經(jīng)理批準后生效實施。 4·4·6 技術文件更改方法 4·4·6·1 將需要更改的內容用細實線劃掉，被劃掉部分應仍能清楚地看出未更改前的情況，在適 宜部分填寫更改后的內容，在靠近更改部位寫上更改標記，其標記符號用加圓圈的小寫 英文字母或阿拉伯數(shù)字表示，如 a b c d ……或①②③…… 4·4·6·2 在文件更改欄中填寫本次更改的標記、更改處數(shù)、日期和更改人簽名。 4·4·7 文件更改通知單應裝訂成冊，并保存五年，涉及安全性的更改文件應保留15年，以便備 查。 4·5 文件的管理 4·5·1 文件和資料由資料員統(tǒng)一保管，收發(fā)文件填寫收／發(fā)登記表，歸檔文件填寫歸檔登記表 。 4·5·2 技術文件和資料應進行分類編號、建立總目錄（或臺帳）及分目錄清單，便于檢索查詢 。 4·5·3 文件原件一律不準外借，任何部門未經(jīng)批準，不準擅自復制受控文件。若要查閱，經(jīng)技 術部經(jīng)理同意后，查閱復制件。公司外需復制，經(jīng)總經(jīng)理批準后，填寫文件收／發(fā)登記 表，文件加蓋紅色"更改不通知"印章。 4·5·4 外協(xié)件技術文件由采購部發(fā)放并填寫文件收／發(fā)登記表，文件加蓋紅色"外協(xié)" 印章。 4·5·5 進行計算機輔助產(chǎn)品設計時，應把相應文件應在服務器上備份，備份文件名應較易辨認 。 4·5·6 外部文件應填寫收／發(fā)登記表，需歸檔的填寫歸檔登記表。 4·5·7 文件應妥善保管，防霉、防蛀。如發(fā)現(xiàn)破損應及時修補。資料員每年對保管的文件檢查 一次。 4·5·8 技術部每三年對公司技術文件及企業(yè)標準復審一次，對不適用的文件進行修訂，對適用 的在文件右上角加蓋紅色"＊＊＊＊年 確認"印章。 4·5·9 技術部應及時收集上級的文件資料及相關標準，確保公司使用最新的有效版本。每年根 據(jù)上級年度《標準目錄》，對公司所有標準進行復查，及時更換和作廢過期標準。若新版 標準與舊版標準內容相同，只是標準號有所變動的，可把舊版本標準號改為新版本標準 號，同時加蓋紅色 "＊＊＊＊年 確認" 印章。 ⒌相關文件: 無 ⒍相關表單: 見清單。
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