某企業(yè)行政部組織機(jī)構(gòu)圖與崗位職責(zé)描述
某企業(yè)行政部組織機(jī)構(gòu)圖與崗位職責(zé)描述 1. 市場(chǎng)部組織機(jī)構(gòu)圖 [pic] 2. 一句話職務(wù)說明 1. 行政部與人力資源部的區(qū)別 行政部主要工作：對(duì)公司行政后勤、總務(wù)、保衛(wèi)秘書等工作的指揮、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、監(jiān)督 、管理的權(quán)力 人力資源部崗位性質(zhì)：負(fù)責(zé)全面主持本部的勞資、人事方面的管理工作,對(duì)人員的招聘 培訓(xùn)考核等工作. 3. 行政部各職務(wù)詳細(xì)崗位職責(zé)描述 1. 行政總監(jiān) 直接上司：總經(jīng)理 主要工作：規(guī)劃、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)公司行政服務(wù)支持等各項(xiàng)工作，組織管理下屬人員完成本 職工作。對(duì)公司行政后勤、總務(wù)、保衛(wèi)秘書等工作的指揮、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、管理的 權(quán)力 崗位職責(zé)：（具體工作） （1）組織制定行政部工作發(fā)展規(guī)劃、計(jì)劃與預(yù)算方案； （2）組織制定行政管理規(guī)章制度及督促、檢查制度的貫徹執(zhí)行； （3）組織、協(xié)調(diào)公司年會(huì)、員工活動(dòng)、市場(chǎng)類活動(dòng)及各類會(huì)議，負(fù)責(zé)外聯(lián)工作及辦 理公司所需各項(xiàng)證照； （4）起草及歸檔公司相關(guān)文件； （5）搜集、整理公司內(nèi)部信息，及時(shí)組織編寫公司大事記； （6）管理公司重要資質(zhì)證件； （7）組織好來客接待和相關(guān)的外聯(lián)工作； （8）主持部門內(nèi)部的建設(shè)工作，建設(shè)及維護(hù)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)； （9）協(xié)調(diào)公司內(nèi)部行政人事等工作； （10）對(duì)控制成本的方法提出建議。 職位要求： ◆熟練的中英文寫作、口語、閱讀能力； ◆優(yōu)秀的外聯(lián)與公關(guān)能力，具備解決突發(fā)事件的能力； ◆較強(qiáng)的分析、解決問題能力，思路清晰，考慮問題細(xì)致； ◆熟練使用辦公軟件、辦公自動(dòng)化設(shè)備。 ◆做事客觀、嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)、踏實(shí)、敬業(yè)； ◆具有很強(qiáng)的人際溝通、協(xié)調(diào)、組織能力以及高度的團(tuán)隊(duì)精神，責(zé)任心強(qiáng)。 2. 行政經(jīng)理 直接上司：行政總監(jiān) 主要工作：規(guī)劃、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)公司行政服務(wù)支持等各項(xiàng)工作，組織管理下屬人員完成本 職工作。對(duì)公司行政后勤、總務(wù)、保衛(wèi)秘書等工作的指揮、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、管理的 權(quán)力 崗位職責(zé)：（具體工作） （1）. 負(fù)責(zé)主持本部的全面工作組織并督促部門人員全面完成本部職責(zé)范圍內(nèi)的各項(xiàng)工作任務(wù) ； （2）. 貫徹落實(shí)本部崗位責(zé)任制和工作標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)與有關(guān)部門協(xié)作配合； （3）. 負(fù)責(zé)組織行政后勤、保衛(wèi)工作管理制度的擬訂、檢查、監(jiān)督和執(zhí)行； （4）. 負(fù)責(zé)組織行政年、季、月度行政后勤、保衛(wèi)工作計(jì)劃。本著合理節(jié)約的原則，編制后勤 用款計(jì)劃，搞好行政后勤預(yù)算工作； （5）. 做好公司生活用房及財(cái)產(chǎn)管理工作。建立生活用房屋固定資產(chǎn)帳冊(cè)、員工宿舍等用于行 政后勤生活服務(wù)的財(cái)產(chǎn)帳冊(cè)； （6）. 負(fù)責(zé)公司內(nèi)部治安管理工作。維護(hù)內(nèi)部治安秩序，搞好治安綜合治理，預(yù)防犯罪和治安 災(zāi)害事故的發(fā)生； （7）. 負(fù)責(zé)做好公司用水、電的管理工作。認(rèn)真抓好水、電的計(jì)量基礎(chǔ)管理工作，定期檢查和 維修計(jì)量器具，搞好電器設(shè)備和線路的保養(yǎng)維修工作； （8）. 負(fù)責(zé)組織部門人員的培訓(xùn)教育工作。協(xié)同人事部做好各項(xiàng)工作，定期開展崗位優(yōu)質(zhì)服務(wù) 和業(yè)務(wù)競賽評(píng)比活動(dòng)； （9）. 有權(quán)向主管領(lǐng)導(dǎo)提議下屬人選，并對(duì)其工作考核評(píng)價(jià)； （10）. 按時(shí)完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦其他工作任務(wù)。 職位要求： ◆熟練的中英文寫作、口語、閱讀能力； ◆ 熱愛公司，有較強(qiáng)的綜合協(xié)調(diào)能力和組織管理能力； ◆能團(tuán)結(jié)同事，有較強(qiáng)的工作責(zé)任感和事業(yè)心； ◆堅(jiān)持原則，具有較強(qiáng)警惕性和處理突發(fā)事件的能力。 ◆具有處理后勤事務(wù)工作的耐心； ◆具有很強(qiáng)的人際溝通、協(xié)調(diào)、組織能力以及高度的團(tuán)隊(duì)精神，責(zé)任心強(qiáng)。 3. 總經(jīng)理秘書 直接上司：行政經(jīng)理 主要工作：協(xié)助總經(jīng)理完成日常事務(wù)性工作 崗位職責(zé)：（具體工作） （1）起草公司年度工作總結(jié)及總經(jīng)理講話稿； （2）起草公司股東會(huì)和董事會(huì)的會(huì)議材料； （3）作好公司重要會(huì)議的記錄及會(huì)議紀(jì)要的整理； （4）起草、打印、登記和存檔總經(jīng)理簽發(fā)文件； （5）協(xié)助行政部經(jīng)理做好公司來賓的接待工作； （6）接聽電話、妥當(dāng)應(yīng)答，如有必要，做好電話記錄； （7）掌握總經(jīng)理的日程安排，為總經(jīng)理接見訪客做好預(yù)約工作； （8）收發(fā)傳真，并及時(shí)交給總經(jīng)理處理； （9）完成總經(jīng)理或行政經(jīng)理交辦的其他工作。 職位要求： ◆熟悉公司文檔管理； ◆良好的中英文寫作、口語、閱讀能力； ◆熟練使用辦公軟件及辦公自動(dòng)化設(shè)備。 ◆良好的組織溝通協(xié)調(diào)能力； ◆工作細(xì)致認(rèn)真，謹(jǐn)慎細(xì)心，條理性強(qiáng)； ◆責(zé)任心強(qiáng)，勇于承擔(dān)挑戰(zhàn)性的工作； ◆具有開拓精神和團(tuán)隊(duì)精神。 4. 行政秘書（或其他部門秘書） 直接上司：行政經(jīng)理（或其他部門經(jīng)理） 主要工作：安排會(huì)談、向電話詢問者提供信息、收發(fā)日常郵件，進(jìn)行文檔管理，對(duì)其他 行政和業(yè)務(wù)方面的工作提供行政支持。 崗位職責(zé)：（具體工作） （1）接聽電話，向電話詢問者提供信息，記錄留言，轉(zhuǎn)接電話； （2）收發(fā)與回復(fù)日常郵件； （3）撰寫會(huì)議通知、會(huì)議記要、日常信件和工作報(bào)告； （4）會(huì)談、會(huì)務(wù)安排； （5）將信件及其他記錄歸檔； （6）備份信件及其他文檔； （7）安排商務(wù)旅行，做好預(yù)訂工作； （8）接待訪客； （9）采購、分發(fā)和控制辦公用品； （10）分發(fā)錢款，進(jìn)行簡單的賬務(wù)管理。 職位要求： ◆熟練使用操作辦公自動(dòng)化設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等； ◆有良好的文字表達(dá)能力，有一定英語基礎(chǔ)，具備較強(qiáng)的聽說能力。 ◆認(rèn)真負(fù)責(zé)，積極主動(dòng)執(zhí)行交辦工作； ◆工作效率高，條理性強(qiáng)，有團(tuán)隊(duì)合作精神； ◆保密意識(shí)強(qiáng)。 5. 總務(wù)主管（行政主管） 直接上司：行政經(jīng)理 主要工作：協(xié)助經(jīng)理安排、落實(shí)行政服務(wù)與后勤總務(wù)的支持工作。 崗位職責(zé)：（具體工作） （1）組織辦好會(huì)議接待、娛樂等各項(xiàng)活動(dòng)； （2）協(xié)助制定、監(jiān)督、執(zhí)行公司行政規(guī)章制度； （3）組織公司辦公費(fèi)用的計(jì)劃、辦公用品的購買、管理和發(fā)放工作； （4）管理公司非技術(shù)資料、計(jì)算機(jī)磁盤、光盤等資料； （5）做好辦公室人員考勤和處理各種假期； （6）管理公司的公共衛(wèi)生、食堂就餐工作； （7）發(fā)放日常福利、節(jié)日福利； （8）購買、管理和維修公司固定資產(chǎn)； （9）負(fù)責(zé)辦公用品、文具、生活配套設(shè)施的管理； （10）做好公司廢物（品）處理和銷售管理工作 （11）完成直屬上司交辦的臨時(shí)性工作。 職位要求： ◆較強(qiáng)的管理能力； ◆熟練使用辦公軟件； ◆做事客觀、嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)、踏實(shí)、敬業(yè)； ◆工作細(xì)致認(rèn)真，謹(jǐn)慎細(xì)心、責(zé)任心強(qiáng)； ◆具有很強(qiáng)的人際溝通協(xié)調(diào)能力，團(tuán)隊(duì)意識(shí)強(qiáng)。 6. 檔案員 直接上司：總務(wù)（行政）主管 主要工作：做好檔案入庫、分類、查閱手續(xù)、保管、銷毀等相關(guān)工作 崗位職責(zé)：（具體工作） （1）嚴(yán)格執(zhí)行檔案資料保密制度； （2）嚴(yán)格檔案入庫制度，認(rèn)真做好分類登記，對(duì)檔案的分類應(yīng)做到科學(xué)合理，便于 查找； （3）檔案借閱應(yīng)按規(guī)定辦理登記手續(xù)，認(rèn)真檢查到期歸還的資料是否完整無缺，發(fā) 現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告和處理； （4）按有關(guān)規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行例行的保養(yǎng)、管理或銷毀。 職位要求： ◆熟悉檔案管理辦法； ◆掌握計(jì)算機(jī)檔案管理信息系統(tǒng)； ◆熟練使用辦公軟件。 ◆嚴(yán)謹(jǐn)、有責(zé)任心，有團(tuán)隊(duì)合作精神； ◆工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，細(xì)致認(rèn)真； ◆保密性強(qiáng)。 7. 前臺(tái) 直接上司：總務(wù)（行政）主管 主要工作：做好公司日常行政事務(wù)工作，保證公司信息通訊順暢，提高公司運(yùn)作效率。 崗位職責(zé)：（具體工作） （1）轉(zhuǎn)接總機(jī)電話，收發(fā)傳真、信件和報(bào)刊； （2）接待來訪客人，并通報(bào)相關(guān)部門； （3）管理辦公用品，管理維修打印機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公器材； （4）打印、復(fù)印文件和管理各種表格文件； （5）承辦員工考勤和外出登記； （6）安排約會(huì)、會(huì)議室及差旅預(yù)定； （7）保管各種手續(xù)、手冊(cè)； （8）更新和管理員工通訊地址和電話號(hào)碼等聯(lián)系方式； （9）協(xié)助組織公司活動(dòng)。 職位要求： ◆有良好的文字表達(dá)能力，有一定的英語基礎(chǔ)； ◆熟練使用辦公軟件、辦公自動(dòng)化設(shè)備。 ◆工作細(xì)致認(rèn)真，謹(jǐn)慎細(xì)心，熱情，積極主動(dòng)； ◆工作效率高，責(zé)任心強(qiáng)，具有團(tuán)隊(duì)精神； ◆保密意識(shí)強(qiáng)。 8. 行政事務(wù)（總務(wù)）管理專員 直接上司：總務(wù)（行政）主管 主要工作：管理公司的后勤服務(wù)工作、提供后勤保障 崗位職責(zé)：（具體工作） （1）安排落實(shí)上級(jí)要求的各項(xiàng)任務(wù)，提供相關(guān)服務(wù)和后勤保障； （2）參與擬訂和完善公司后勤管理規(guī)范，并監(jiān)督執(zhí)行，確保行政后勤管理的順利進(jìn) 行； （3）負(fù)責(zé)公司辦公家具、設(shè)備、用品的選購與使用管理； （4）負(fù)責(zé)公司各類設(shè)備、設(shè)施維護(hù)，水、電、氣、熱等能源后勤保障工作； （5）進(jìn)行宣傳與安全檢查，代表公司與物業(yè)部門交涉，管理公司用水、用電情況； （6）辦理公司購車、車輛年檢的相關(guān)手續(xù)，安排活動(dòng)用車，并統(tǒng)計(jì)人員用車的費(fèi)用 ； （7）對(duì)公司人員申領(lǐng)辦公用品進(jìn)行記錄、發(fā)放、管理及流程優(yōu)化； （8）辦理上級(jí)臨時(shí)交辦的其他工作。 職位要求： ◆能根據(jù)公司不同時(shí)期的發(fā)展需要，提供相應(yīng)的物資設(shè)備配備方案；能根據(jù)辦公需求 、市場(chǎng)行情，制定相應(yīng)的計(jì)劃及書面匯報(bào)； ◆有一定的英語水平，能熟練使用各種辦公自動(dòng)化設(shè)備； ◆良好的溝通協(xié)調(diào)能力、組織安排能力、具備靈活有序的物料控制能力。 ◆人品端正，愛崗敬業(yè)，工作態(tài)度細(xì)致、踏實(shí)，能吃苦耐勞。 9. 物業(yè)主管 直接上司：行政經(jīng)理 主要工作：管理、監(jiān)督物業(yè)的運(yùn)營，確保房產(chǎn)設(shè)施的正常使用運(yùn)轉(zhuǎn)。 崗位職責(zé)：（具體工作） （1）主持設(shè)施的日常運(yùn)行操作、維修和保養(yǎng)的技術(shù)管理工作； （2）安排客戶報(bào)修的接待、報(bào)修工作； （3）管理物業(yè)的保安、消防、保安、清潔、綠化等工作； （4）檢查與指導(dǎo)維修人員工作； （5）核算及監(jiān)督房屋、大廈的水電費(fèi)和管理費(fèi)。 職位要求： ◆熟悉物業(yè)管理的運(yùn)作，有相關(guān)知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)； ◆具有一定的財(cái)務(wù)知識(shí)基礎(chǔ)； ◆具有較強(qiáng)的組織、管理、協(xié)調(diào)能力。 ◆綜合素質(zhì)較好，具有服務(wù)意識(shí)； ◆有較強(qiáng)的責(zé)任心、服務(wù)意識(shí)及團(tuán)隊(duì)合作精神，善于與人溝通； ◆工作踏實(shí)，能承擔(dān)較大的工作壓力。 10. 法律事務(wù)主管 直接上司：行政經(jīng)理 主要工作：指導(dǎo)公司法務(wù)實(shí)踐，處理公司法律問題，以維護(hù)公司法律權(quán)利和利益。 崗位職責(zé)：（具體工作） （1）起草、審查和修改公司各類法律文書及合同； （2）代表公司處理各類訴訟或非訴訟法律事務(wù)，維護(hù)公司合法權(quán)益； （3）主持公司重大經(jīng)營決策的法律論證和法律保障； （4）負(fù)責(zé)對(duì)公司規(guī)章制度、產(chǎn)品進(jìn)行法律審核，審核公司的合同、制定標(biāo)準(zhǔn)合同； （5）為公司經(jīng)營管理活動(dòng)提供法律咨詢； （6）管理外聘律師、法律顧問； （7）法律培訓(xùn)。 職位要求： ◆具備良好的法律談判技巧及社會(huì)關(guān)系； ◆具有很強(qiáng)的法律邏輯思維能力，非常強(qiáng)的分析、處理、應(yīng)變及解決法律問題的工作 能力； ◆通曉所屬行業(yè)法律事務(wù)及法規(guī)； ◆良好的中英文寫作、口語、閱讀能力； ◆熟練使用辦公軟件、辦公自動(dòng)化設(shè)備。 ◆溝通、協(xié)調(diào)、語言文字表達(dá)能力強(qiáng)； ◆能吃苦、敬業(yè)，能承受較強(qiáng)的工作壓力； ◆工作細(xì)致、認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)，具有團(tuán)隊(duì)精神。 ----------------------- 總經(jīng)理 人力資源總監(jiān) 行政總監(jiān) 市場(chǎng)總監(jiān) 總經(jīng)理秘書 其他總監(jiān) 行政經(jīng)理 行政助理 行政秘書 總務(wù)主管 （行政主管） 辦公室主任 物業(yè)主管 法律事務(wù)主管 公司翻譯 檔案員 （總機(jī)）前臺(tái) 行政事務(wù) 管理專員 保安隊(duì)長 車隊(duì)隊(duì)長 公司律師 法務(wù)事務(wù) 助理
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