秘書理論與實(shí)務(wù)
前 言 本課程名稱為《管理文秘》。它涉及管理學(xué)和秘書學(xué)兩大學(xué)科的諸多內(nèi)容。關(guān)于管理學(xué)的 相關(guān)內(nèi)容，在管理學(xué)等有關(guān)學(xué)科中已經(jīng)作了系統(tǒng)的介紹。這里則是根據(jù)本專業(yè)的特征和 需要，側(cè)重介紹秘書工作的理論和實(shí)務(wù)方面的知識(shí)。 秘書工作是一種職業(yè)行為，在社會(huì)分工尚不明確的時(shí)代，秘書行為與其他職業(yè)行為混為 一體。隨著社會(huì)分工的逐漸明晰化，秘書行為就逐漸從其他職業(yè)行為中分離出來，產(chǎn)生 了秘書職業(yè)。當(dāng)秘書活動(dòng)固定在部分人員身上時(shí)，就產(chǎn)生了專職的秘書人員；當(dāng)秘書活 動(dòng)以集團(tuán)的方式進(jìn)行時(shí)，就有了秘書機(jī)構(gòu)；當(dāng)秘書活動(dòng)的職責(zé)被授予個(gè)人時(shí)，就有了秘 書職務(wù)；當(dāng)秘書活動(dòng)與其他社會(huì)職業(yè)活動(dòng)相結(jié)合時(shí)，就形成了各種行業(yè)秘書；當(dāng)社會(huì)對(duì) 秘書活動(dòng)提出各種要求時(shí)，就有了秘書職業(yè)的各種規(guī)范；當(dāng)秘書活動(dòng)的特點(diǎn)逐漸被人們 所認(rèn)識(shí)并加以探討研究時(shí)，就產(chǎn)生了一門新興的學(xué)科——秘書學(xué)。 本課件所闡述的內(nèi)容，包括兩大部分。第一部分即理論篇，主要介紹秘書及秘書工作的 概念、特點(diǎn)、作用、規(guī)律等基本理論；第二部分即實(shí)務(wù)篇，主要介紹秘書工作的具體內(nèi) 容及其要求。 通過對(duì)本課程的學(xué)習(xí)，使大家能夠?qū)γ貢ぷ鞯男再|(zhì)、職能、地位、作用等有一個(gè)系 統(tǒng)的了解，并為從事秘書工作的人員提供有效的“技術(shù)”指導(dǎo)和智力支持。 上編 理論篇 本編側(cè)重闡述秘書工作的基本理論，包括秘書及秘書工作的概念、原則、特點(diǎn)、作用和 一般規(guī)律；秘書活動(dòng)的管理；秘書人員的素養(yǎng)等內(nèi)容，共包括 3 章。 第一章 緒 論 秘書，是我國(guó)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位普遍設(shè)置的一個(gè)行政職務(wù)。近幾年來， 隨著鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)和非公有制經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展，秘書又成為鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)和私有企業(yè)主的得力助 手。每一個(gè)正在從事或準(zhǔn)備從事秘書工作的人，都應(yīng)該了解秘書工作的規(guī)律，以提高自 己從事秘書工作的自覺性和科學(xué)性。 —————————————————————————————————— ★目的要求 通過本章內(nèi)容的學(xué)習(xí)，了解“秘書”一詞的涵義、秘書的類別和層次以及秘書工作的沿革 ；了解秘書工作的特點(diǎn)、作用、指導(dǎo)思想、工作方針、基本原則和一般規(guī)律，以便對(duì)秘 書工作有一個(gè)總體上的認(rèn)識(shí)，為將來從事秘書工作作好心理上的準(zhǔn)備。 ★重點(diǎn)問題 　　1．“秘書”的涵義及秘書工作的沿革 2．秘書工作的特征、作用 3．秘書工作的指導(dǎo)思想、工作方針、基本原則和一般規(guī)律 —————————————————————————————————— 第一節(jié) 秘書及秘書工作的沿革 一、秘書 1、秘書的涵義 《辭海》中，“秘書”一詞有5種涵義：一指職務(wù)名稱之一，是領(lǐng)導(dǎo)的助手。二指官名。中國(guó) 自秦漢以來，歷代封建王朝曾設(shè)有尚書、秘書監(jiān)、秘書令、秘書郎等官職，掌管官員向 皇上奏事的奏章函牘、皇帝宣布命令的宣示以及宮禁的圖書等工作。三指使館中介于參 贊和隨員之間的外交人員，分一等秘書、二等秘書、三等秘書。四指宮中的藏書。五指 讖緯（chen wei 讀作襯偉，漢代流行的宗教迷信）等書。 我們現(xiàn)在所說的秘書，取《辭?！返牡谝环N涵義，是指人，即秘書人員。但光把它解釋為 職務(wù)名稱，又顯得空泛。嚴(yán)格地講，秘書是指為政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、團(tuán)體或個(gè)人提 供輔助管理和綜合服務(wù)的人員，是領(lǐng)導(dǎo)的助手。 2、秘書的類別 秘書是一個(gè)廣泛復(fù)雜的社會(huì)群體。從軍內(nèi)到軍外，從中央到地方，從黨政機(jī)關(guān)到工礦企 業(yè)，從國(guó)有到私營(yíng)，到處都需要秘書。因此，從不同的角度出發(fā)，我們可以把秘書分為 不同的類別。 （1）從服務(wù)對(duì)象和經(jīng)濟(jì)來源來劃分，可把秘書分為公務(wù)秘書和私人秘書兩大類。 公務(wù)秘書泛指為各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體服務(wù)，由組織和人事部門選調(diào)，從國(guó) 家或集體領(lǐng)取薪金，在編制上屬于該機(jī)關(guān)、該單位的國(guó)家工作人員。少數(shù)為一定級(jí)別的 領(lǐng)導(dǎo)干部和專家服務(wù)的秘書，雖然其服務(wù)對(duì)象是個(gè)人，但仍從國(guó)家或集體領(lǐng)取薪金，是 國(guó)家編制的正式工作人員，故仍屬于公務(wù)秘書。這類秘書，盡管有時(shí)被稱為領(lǐng)導(dǎo)人的專 職秘書或私人秘書，但不同于下面所說的私人秘書。 私人秘書指為民辦集體企業(yè)、農(nóng)民專業(yè)戶、個(gè)體戶以及外資企業(yè)等服務(wù)，由他們聘請(qǐng)并 支付薪金，不屬于國(guó)家編制的個(gè)人。私人秘書在經(jīng)濟(jì)上是社會(huì)主義初級(jí)階段以公有制為 主體多種所有制經(jīng)濟(jì)共同存在和發(fā)展的產(chǎn)物，在政治上是深化改革的結(jié)果。雖然它目前 的數(shù)量還不多，但發(fā)展趨勢(shì)十分可觀。在國(guó)外，私人秘書十分普遍。 （2）從工作的分工或業(yè)務(wù)的側(cè)重點(diǎn)來劃分，可把秘書分為文字秘書、機(jī)要秘書、通訊秘 書、信訪秘書、外文秘書、生活秘書、教學(xué)秘書、科研秘書等。 文字秘書是指以文字工作為主的秘書。在黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位中，文字秘書負(fù)有起草 公文、綜合情況、參與政策研究、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行公文把關(guān)等重要任務(wù)。 機(jī)要秘書的主要職責(zé)是管理領(lǐng)導(dǎo)人的文電材料和密碼，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)人辦公處的保密工作， 承辦領(lǐng)導(dǎo)交辦的機(jī)密事項(xiàng)，為領(lǐng)導(dǎo)提供必要的幫助和服務(wù)。 通訊秘書的主要任務(wù)是管理通訊事務(wù)以及各種通訊設(shè)備，如電話總機(jī)、電傳、傳真等。 信訪秘書的主要職責(zé)是通過辦信、接訪，溝通領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和人民群眾的聯(lián)系，加速政策的 貫徹落實(shí)。 外文秘書的主要任務(wù)是從事口頭或書面的翻譯工作。 生活秘書的主要任務(wù)是在生活上給領(lǐng)導(dǎo)提供幫助和服務(wù)。一般在較大的機(jī)關(guān)為較高級(jí)的 領(lǐng)導(dǎo)人設(shè)置。 教學(xué)秘書的主要職責(zé)是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)安排教學(xué)計(jì)劃、落實(shí)教學(xué)任務(wù)、計(jì)算教學(xué)工作量等。 3、秘書的層次 秘書不僅從橫向上可以分為不同的類別，而且從縱向上可以劃分為不同的層次。 一方面，秘書人員所在的機(jī)關(guān)、單位，其級(jí)別有高有低，可分為中央、省市和基層三個(gè) 層次，因此相應(yīng)地有三個(gè)層次的秘書。若把中央機(jī)關(guān)級(jí)別較高的秘書視為高級(jí)秘書，省 市機(jī)關(guān)和基層機(jī)關(guān)的秘書就可視為中級(jí)秘書和初級(jí)秘書。但需要明確的是，高級(jí)、中級(jí) 、初級(jí)之分是相對(duì)的而不是絕對(duì)的：在中央機(jī)關(guān)里也有從事一般事務(wù)工作的初級(jí)秘書， 相反，基層工作有的秘書，雖然從全國(guó)范圍來看算不上高級(jí)或中級(jí)秘書，但他們的工作 對(duì)基層領(lǐng)導(dǎo)起著舉足輕重的作用，也可視為小機(jī)關(guān)的或小單位內(nèi)的高級(jí)或中級(jí)秘書。 另一方面，即使在同一機(jī)關(guān)單位，秘書人員的職位也有高低之分，顯現(xiàn)出不同的層次。 以一個(gè)省市級(jí)政府機(jī)關(guān)為例，高級(jí)秘書指秘書長(zhǎng)、辦公廳（室）主任。他們參政議政， 深入到?jīng)Q策全過程，是領(lǐng)導(dǎo)的重要助手。中級(jí)秘書一般指文字秘書。他們負(fù)責(zé)起草文稿 、辦理公文、調(diào)查研究、整理信息等工作，其工作好壞對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策起重要作用。初級(jí)秘 書指從事一般日常工作的秘書，如聯(lián)絡(luò)、接待、會(huì)務(wù)、印校、收發(fā)及財(cái)務(wù)等。他們與人 民群眾的聯(lián)系最密切，其工作態(tài)度和作風(fēng)，往往影響整個(gè)機(jī)關(guān)的形象。 二、秘書工作的沿革 秘書工作在我國(guó)有著悠久的歷史。大約在人類進(jìn)入有組織的社會(huì)之后，即使還很不完善 ，但只要有公務(wù)，有掌管公務(wù)的頭目，就需要有幫辦公務(wù)的助手。這助手，就相當(dāng)于今 天的秘書。 早在春秋戰(zhàn)國(guó)時(shí)期，許多新興的國(guó)家都設(shè)置了管理文書的職務(wù)，如趙國(guó)的御使、齊國(guó)的 掌書、魏國(guó)的立書、秦國(guó)的尚書。這些官員，侍從在國(guó)君左右，草擬公文，記錄大事， 起著秘書的作用。 秦漢以來，國(guó)家一統(tǒng)，諸事繁雜，逐步加強(qiáng)了這方面的工作。秦代尚書一職還是少府的 屬官。漢武帝提高了皇權(quán)，讓尚書在皇帝跟前辦理要?jiǎng)?wù)。到了東漢時(shí)期，尚書竟成為協(xié) 助皇帝政務(wù)的重臣，削弱了三公的權(quán)勢(shì)，超越了秘書的范圍。后來曹操稱帝興魏，在丞 相府設(shè)秘書令，掌管機(jī)要文書和奏議事宜，秘書一職又有了明確的責(zé)任。曹丕繼位，改 秘書令為中書令和中書監(jiān)，做中書省的長(zhǎng)官，略似現(xiàn)在的秘書長(zhǎng)。西晉以后，中書省的 事務(wù)繁多，下設(shè)中書科，由中書舍人負(fù)責(zé)草擬詔令，書寫和分發(fā)公文，完全履行秘書的 職務(wù)。南北朝始設(shè)秘書省，主官為秘書監(jiān)，下設(shè)秘書丞和秘書郎，各司其職。唐朝改秘 書郎為蘭臺(tái)郎并擴(kuò)大其工作范圍。封建社會(huì)的這些官職，與我們所講的秘書，既有一定 的聯(lián)系，又有一定的區(qū)別，從中可以看出秘書工作的歷史沿革。 歷史證明，秘書工作是古今中外都被重視的職業(yè)，只是重視的程度不同罷了。 從歷代秘書一職演變的過程可以看出，從事秘書工作的官員，在某些朝代，曾得到帝王 的相當(dāng)器重。例如，隋唐時(shí)中央政府的三省，權(quán)力最大的是尚書省，到宋朝時(shí)曾總攬行 政大權(quán)于一身，成了宰相了。這當(dāng)然不屬于秘書工作的范疇，但卻證明了秘書一類的官 員在朝廷心目中的位置。資產(chǎn)階級(jí)登上歷史舞臺(tái)，許多國(guó)家都喜歡把處理公文事務(wù)的人 員稱為秘書，諸如國(guó)務(wù)秘書、省長(zhǎng)秘書。各行各業(yè)首腦機(jī)關(guān)都配備有秘書，以至有些事 務(wù)繁多的文人和學(xué)者也雇傭私人秘書。我國(guó)著名的女界領(lǐng)袖、偉大的社會(huì)活動(dòng)家宋慶齡 ，就是跟隨孫中山當(dāng)秘書步入政界走上革命道路的。蔣介石雖然熱衷于獨(dú)裁，揮手便是 命令，出口即是法律，仿佛是“天馬行空”之才，但實(shí)際上他也離不開秘書陳布雷。由此 可見，秘書是各個(gè)階級(jí)首腦人物必不可少的得力助手。 中國(guó)共產(chǎn)黨從誕生之日起，就有了自己的秘書工作。毛澤東同志在黨的“一大”兼做秘書 工作，是我們黨成立后第一個(gè)做秘書工作的干部。1923年，他又是我們黨中央的第一位 秘書。他還主持創(chuàng)建了黨的無線電通訊工作，并且由于他的提議，1931年又由瞿秋白同 志起草了《文書處理辦法》。任弼時(shí)同志在抗日戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期曾經(jīng)擔(dān)任過中央秘書長(zhǎng)，直接領(lǐng) 導(dǎo)中央秘書處的工作。鄧小平同志在上海期間，曾多年擔(dān)任黨中央秘書長(zhǎng)，領(lǐng)導(dǎo)秘書處 的工作。鄧穎超同志曾兼任蘇區(qū)中央局第一任機(jī)要科長(zhǎng)（當(dāng)時(shí)是中央局秘書長(zhǎng)），到陜 北后，又擔(dān)任過中央秘書處長(zhǎng)、中央機(jī)要科科長(zhǎng)。老一輩革命家領(lǐng)導(dǎo)廣大秘書工作的同 志在艱難的革命斗爭(zhēng)中創(chuàng)建了黨的秘書工作，形成了黨的秘書工作的優(yōu)良傳統(tǒng)。這些優(yōu) 良傳統(tǒng)主要包括：兢兢業(yè)業(yè)、埋頭苦干、不怕流血犧牲的獻(xiàn)身精神；緊緊扣住為領(lǐng)導(dǎo)服 務(wù)和適應(yīng)革命事業(yè)需要這個(gè)大目標(biāo)，在實(shí)際工作中力求簡(jiǎn)潔明白、準(zhǔn)確迅速；嚴(yán)格遵守 保密紀(jì)律。我黨的文書工作，一開始就樹立了自己的風(fēng)格，善于創(chuàng)新，一切服從于革命 工作需要，服從于指揮靈便，服從于聯(lián)系暢通，服從于保密、準(zhǔn)確、迅速。 在現(xiàn)代化的社會(huì)生活中，秘書工作顯得越來越重要。黨的十一屆三中全會(huì)以來，隨著體 制改革和社會(huì)主義建設(shè)的發(fā)展，我國(guó)的秘書工作展現(xiàn)了新的局面。特別是1985年1月，中 央召開了第三次全國(guó)秘書長(zhǎng)、辦公廳主任座談會(huì)，著重研究了新形形勢(shì)下如何更好地發(fā) 揮秘書部門的參謀助手作用的問題，提出了新時(shí)期秘書工作必須完成的“四個(gè)轉(zhuǎn)變”問題 ，即從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策；從單憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化管 理；從單純收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息，從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，使秘書工 作進(jìn)入了一個(gè)新的階段。 目前，全國(guó)黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、部隊(duì)、企事業(yè)單位，凡是具備一定規(guī)模者，均有從事 秘書工作的機(jī)構(gòu)，配有各種專、兼職秘書。 盡管秘書工作在我國(guó)已經(jīng)有悠久的歷史，但秘書學(xué)作為一門新興的科學(xué)在我國(guó)還是剛剛 興起，，秘書工作也有一個(gè)“面向世界、面向未來、面向現(xiàn)代化”的問題。與目前國(guó)外的 秘書工作相比，我們的秘書工作可謂任重道遠(yuǎn)。目前國(guó)外的秘書工作有4個(gè)特點(diǎn)：一是已 經(jīng)職業(yè)化，成為門類眾多、具有廣泛前途的社會(huì)職業(yè)。二是辦公設(shè)備越來越先進(jìn)，自動(dòng) 化程度越來越高。三是秘書人員的的文化水平和專業(yè)知識(shí)越來越高。四是研究秘書工作 的秘書學(xué)科已經(jīng)成為一門專業(yè)性很強(qiáng)的獨(dú)立學(xué)科，不斷發(fā)展和完善。面對(duì)這些挑戰(zhàn)，我 們的秘書和秘書學(xué)工作者必須奮起直追，不斷開創(chuàng)秘書工作和秘書學(xué)研究的新局面，以 適應(yīng)加入WTO以后的需要。 第二節(jié) 秘書工作的特征 秘書工作作為一種管理活動(dòng)，它具有不同于非管理活動(dòng)的特殊性，例如秘書活動(dòng)具有普 遍存在于黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、群眾團(tuán)體等各類組織的廣泛滲透性，具有致力于組織 整體功能優(yōu)化的目的特定性，屬于腦力勞動(dòng)的范疇等。但是，秘書活動(dòng)又不同于組織中 行使組織決策權(quán)、直線職權(quán)、職能職權(quán)的其他管理活動(dòng)，具有以下幾方面的特征： 一、輔助性 可以說，輔助性是秘書工作最基本的特征。正因?yàn)槿绱?，所以秘書人員被視為輔助管理 人員，而秘書部門也被稱為輔助管理部門。秘書工作的輔助性特征，具體體現(xiàn)為以下“四 性”： 1、主體上的從屬性 在各類組織中，秘書人員是直接為領(lǐng)導(dǎo)者服務(wù)的工作人員，秘書機(jī)構(gòu)是直接為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu) 服務(wù)的直屬部門。與其他組織成員和機(jī)構(gòu)相比，秘書人員和秘書部門最接近領(lǐng)導(dǎo)者和領(lǐng) 導(dǎo)機(jī)構(gòu)，從屬性最明顯。 2、工作上的被動(dòng)性 秘書工作對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)工作的從屬性決定了秘書工作具有被動(dòng)性的特征。在多數(shù)情況下和主 要工作中，秘書人員進(jìn)行工作的出發(fā)點(diǎn)是領(lǐng)導(dǎo)工作的需要“要我做”，而不是“我要做”。 因此，...
秘書理論與實(shí)務(wù)