管理性文件控制程序
集團公司程序文件 QG/ZT0102—1997 管理性文件控制程序 1997-05-25發(fā)布 1997-06-01實施 集團公司發(fā)布 集團公司管理性文件控制程序 1 目的和適用范圍 為了便于對質(zhì)量體系中管理性文件進(jìn)行控制,確保體系良好的運行;使各單位使用的 管理性文件都是有效版本,特制定本程序。 本程序適用于集團公司質(zhì)量體系運行中受控的各種管理性文件。 2 相公文件 QG/ZT0103-1997《管理性文件編寫規(guī)定》 QG/ZT0102-1997《管理性文件編號規(guī)定》 3 目標(biāo)與原則 通過實施本程序,使體系更加完善,保證文件處于受控,使公司管理規(guī)范化、制度化。 文件控制的原則:有效,運用。 4 職責(zé) 4.1企管辦負(fù)責(zé)對管理性文件統(tǒng)一歸口管理；包括對文件對文件的登記、編號、發(fā)放、回 收、存檔。 4.2辦公室負(fù)責(zé)協(xié)助企管辦對文件的發(fā)放。 4.3各公司,各部門負(fù)責(zé)設(shè)立專門的資料員對文件的管理。 5 管理內(nèi)容 5.1文件的編寫與審批 5.1.1質(zhì)量手冊與程序文件由管理者代表組織編寫；質(zhì)量手冊經(jīng)管理者代表審核，由總裁 批準(zhǔn)。程序文件由各職能部門負(fù)責(zé)人會審，由總裁批準(zhǔn)。 5.1.2管理性其它文件由企管辦組織編寫，文件編寫參照《管理標(biāo)準(zhǔn)編寫規(guī)定》部門級工作 文件由各部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；公司級管理性文件由企管辦審核，由總裁批準(zhǔn)。 5.2文件的發(fā)放 5.2.2文件的發(fā)放前，由資料員根據(jù)集團公司特點制訂“文件發(fā)放規(guī)定 表”，具體規(guī)定發(fā)放部門、人員和數(shù)量，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，資料員嚴(yán)格按“發(fā)放規(guī)定 ”發(fā)放文件。 5.2.3文件發(fā)放時應(yīng)在文件的在每頁上加蓋發(fā)放編號、是否受控印章；資料員將發(fā)放的文 件登記在“發(fā)放登記表”上，使用部門經(jīng)手人簽字。每件文件都應(yīng)有不同的規(guī)定號，以便 于追溯。 5.2.4在下列三種情況之一時，文件使用單位（使用人）需填寫“文件領(lǐng)用申請表”（表號 ：ZT質(zhì)管11），經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人審批后，資料員可按5.2.3條規(guī)定發(fā)放。使用單位 （人）不得隨意借用他人文件復(fù)印。 a.在“發(fā)放規(guī)定”中沒有要求發(fā)放的； b.發(fā)放的數(shù)量多于“發(fā)放規(guī)定”要標(biāo)的； c.領(lǐng)取后遺失的。 5.2.5當(dāng)文件使用人的文件破損嚴(yán)重影響使用時，應(yīng)到文件管理部門辦理更換手續(xù)，交回 破損文件，補發(fā)新文件。新文件的分發(fā)仍沿用原文件的分發(fā)號，資料員并此破損文件銷 毀。 5.3文件的回收 5.3.1在上列情況之一時原文件應(yīng)收回： a.原文件現(xiàn)已修訂更加； b.生產(chǎn)性文件再次發(fā)行； c.使用單位合并撤消或使用人調(diào)離。 5.3.2資料員對收回的有效文件可按規(guī)定重新發(fā)放，無使用價值的文件應(yīng)蓋“作廢”印章， 按5.5條規(guī)定及時銷毀。 5.3.3回收的文件由資料員驗收，并在“發(fā)放登記表”（表號：ZT質(zhì)管12）上簽字，寫明回 收日期。 5.4文件的更改和挽版 5.4.1程序文件的更改時要由提出人或提出部門負(fù)責(zé)人填寫“體系文件更改通知”注明更改 原因和更改情況；并在需更改的條文右邊寫上更改標(biāo)記。更改標(biāo)記用加圓的小寫英文字 母表示，（例如：＠）經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核，由總裁批準(zhǔn)。 5.4.2當(dāng)程序文件的同一條文更改多次或多次更改后閱讀理解困難，可采用換頁更改，換 頁后該頁修訂碼序號要遞增，例如：“00”填至“01”。 5.4.3質(zhì)量手冊一般采用換頁更改方法。 5.4.4管理性文件更改按5.4.1條執(zhí)行。 5.4.5當(dāng)質(zhì)量體系文件更改后，使文件結(jié)構(gòu)發(fā)生變化或集團經(jīng)營環(huán)境、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、管理體 制發(fā)生較大變化時，相應(yīng)的文件應(yīng)予以挽版，挽版后版本號要按英文字母順序遞增，例 如：“A”版改辦“B”版。 5.5文件的銷毀 5.5.1文件銷毀的對象與條件 a.凡符合5.4.1條a、b兩條規(guī)定的文件； b.經(jīng)清理和鑒定，確屬無法使用及無保管價值的文件； c.已超過保管期限的文件。 5.5.2文件的銷毀程序 5.5.2.1符合銷毀條件的文件由資料員填寫“銷毀清單”（表號：ZT質(zhì)管13），經(jīng)部門負(fù)責(zé) 人批準(zhǔn)后方可銷毀。 5.5.2.2資料員憑簽字手續(xù)齊全的銷毀清單負(fù)責(zé)執(zhí)行銷毀，銷毀時應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人或部門 負(fù)責(zé)人指定一人參加監(jiān)銷，銷毀后參加銷毀的資料員和監(jiān)銷員應(yīng)在“銷毀清單”上簽字， 并注明銷毀日期。 5.5.2.3被銷毀的文件應(yīng)及時在接收登記冊上注銷。 5.6管理性文件的編號按QG/ZT0102-1997《管理標(biāo)準(zhǔn)編號規(guī)定》執(zhí)行。 5.7文件的管理 5.7.1文件經(jīng)擬制審核批準(zhǔn)后，原版文件交由資料員填寫“歸檔登記表”進(jìn)行歸檔。 5.7.2需臨時借閱文件的人員須經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱，對原版文件一律不 外借，防止文件丟失或損壞。 5.7.3資料員應(yīng)經(jīng)常對文件的有效性進(jìn)行檢查，對有問題的文件及時處理。 5.8外部文件的控制 5.8.1對外來文件需直接采用的須經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人審批后，房客應(yīng)用。 5.8.2對發(fā)放到成員企業(yè)的文件須經(jīng)負(fù)責(zé)人審批后，才能發(fā)放，并予以按5.2.3條規(guī)定發(fā) 放。 5.9各公司（廠）各職能部都應(yīng)使用相應(yīng)的文件的有效版本。 6 質(zhì)量記錄 ①文件發(fā)放規(guī)定 ②文件發(fā)放記錄 ③文件領(lǐng)用申請 ④文件銷毀記錄 ⑤文件更改記錄 ----------------------- [pic]
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