管理性文件控制程序DFCPQEOMS-42
1. 目的 對(duì)與DFCP管理有關(guān)的所有管理性文件進(jìn)行有效控制，防止DFCP生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)各 個(gè)場(chǎng)所使用無(wú)效版本的管理性文件，確保所有管理性文件處于受控狀態(tài)。 2. 適用范圍 本程序適用于DFCP管理性文件（包括外來(lái)和顧客提供的文件）編制、審核、批準(zhǔn)、 分發(fā)、更改、作廢全過(guò)程的管理活動(dòng)。 3.引用文件 ISO/TS16949：2002《質(zhì)量管理體系—汽車行業(yè)生產(chǎn)性和相關(guān)服務(wù)業(yè)零件組織應(yīng)用ISO 9001：2000的特定要求》 GB/T19001：2000《質(zhì)量管理體系 要求》 GB/T24001：1996《環(huán)境管理體系——規(guī)范及使用指南》 GB/T24004：1996 《環(huán)境管理體系——原則、體系和支持技術(shù)通用指南》 GB/T28001：2001《職業(yè)健康安全管理體系——規(guī)范》 4.術(shù)語(yǔ) GB/T19000：2000《質(zhì)量管理體系 基礎(chǔ)和術(shù)語(yǔ)》 GB/T24001：1996《環(huán)境管理體系——規(guī)范及使用指南》 GB/T28001：2001《職業(yè)健康安全管理體系——規(guī)范》和管理手冊(cè)中的有關(guān)術(shù)語(yǔ)和定義。 5.職責(zé) 5.1綜合管理部負(fù)責(zé)行政公文的審核、歸檔、分發(fā)、更改和管理的控制；負(fù)責(zé)外來(lái)管理性 文件的接收、轉(zhuǎn)發(fā)；負(fù)責(zé)組織職責(zé)范圍、崗位工作標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)（包括規(guī)章制度 ）、崗位規(guī)范和記錄表格的編制、審核、分發(fā)、更改和管理的控制。 5.2質(zhì)量部負(fù)責(zé)管理手冊(cè)、質(zhì)量管理體系程序文件的編制、審核、分發(fā)、更改和管理的控 制。 5.3生產(chǎn)裝備部負(fù)責(zé)環(huán)境/安全管理體系程序文件的編制、審核、分發(fā)、更改和管理的控 制。 5.4各部門負(fù)責(zé)本部門與企業(yè)管理有關(guān)的管理性文件的編制。 5.5總經(jīng)理/或副總經(jīng)理負(fù)責(zé)各自分管部門的管理性文件的批準(zhǔn)。 6.工作流程 |責(zé)任單位 |工作內(nèi)容 |記錄 | | |6.1管理性文件分類： | | | |職責(zé)范圍、崗位工作標(biāo)準(zhǔn)、崗位作業(yè)文件； | | | |管理手冊(cè)； | | | |一體化管理體系程序文件； | | | |行政公文； | | | |公司內(nèi)部支持性管理文件（包括企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度）和記| | | |錄表格等； | | | | | | | |外來(lái)文件：各類法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和必要的參考資料及顧客提供的| | | |管理性文件等； | | | |6.2管理性文件的編制、審核、批準(zhǔn) | | |綜合管理部 |6.2.1職責(zé)范圍由綜合管理部編制，經(jīng)公司辦公會(huì)審定，由總經(jīng) | | | |理批準(zhǔn)發(fā)布后實(shí)施。 | | |綜合管理部 |6.2.2崗位工作標(biāo)準(zhǔn)、崗位規(guī)范由綜合管理部組織崗位所在部門 | | | |編制、經(jīng)該部門主管（部長(zhǎng)/經(jīng)理/廠長(zhǎng)）審核，主管副總經(jīng)理批| | | |準(zhǔn)后發(fā)布實(shí)施。 | | |質(zhì)量部 |6.2.3組織編制管理手冊(cè)，經(jīng)管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā) | | | |布實(shí)施。 | | |質(zhì)量部 |6.2.4一體化管理體系程序文件由質(zhì)量部/生產(chǎn)裝備部組織相關(guān)部| | |生產(chǎn)裝備部 |門負(fù)責(zé)編制，由編制部門主管（部長(zhǎng)/經(jīng)理/廠長(zhǎng)）審核，主管副| | | |總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布實(shí)施。 | | |綜合管理部 |6.2.5行政公文由公文發(fā)起人所在部門負(fù)責(zé)編制，綜合管理部部 | | | |長(zhǎng)審核，公文發(fā)起人所在部門主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布實(shí)施。 | | |綜合管理部 |6.2.6企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度、管理辦法由綜合管理部提出， | | |各部門 |相關(guān)部門編制，編制部門主管（部長(zhǎng)/經(jīng)理/廠長(zhǎng)）審核，主管副| | | |總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布實(shí)施。 | | |綜合管理部 |6.2.7記錄表格由綜合管理部組織各部門編制，編制部門主管（ | | |各部門 |部長(zhǎng)/經(jīng)理/廠長(zhǎng)）審核，主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布實(shí)施。 | | | |6.3文件的分發(fā) | | | | | | | |文件分發(fā)采用通過(guò)DFCP綜合信息網(wǎng)以電子媒體和書(shū)面文件兩種形| | | |式分發(fā)。 | | | |6.3.1書(shū)面文件形式分發(fā)流程 | | | |6.3.1.1文件分發(fā)前由文件審核部門負(fù)責(zé)編制“×××文件發(fā)放范圍”| | | |，報(bào)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。 | | |各文件分發(fā)部|6.3.1.2按照“×××文件發(fā)放范圍”的規(guī)定，填寫(xiě)“文件發(fā)放登記表”|文件發(fā)放| |門 |，對(duì)文件編號(hào)、登記、分發(fā)。 |登記表 | | |6.3.1.3發(fā)至DFCP內(nèi)部與企業(yè)管理有關(guān)的管理性文件均為受控文 | | | |件，發(fā)給認(rèn)證機(jī)構(gòu)的一體化管理體系文件也為受控文件，分發(fā)時(shí)| | | |將分發(fā)順序號(hào)作為受控號(hào)填寫(xiě)，分發(fā)順序號(hào)按發(fā)出的先后順序依| | | |次排列，分發(fā)一體化管理體系文件及支持性管理文件時(shí)，在其封| | | |面或首頁(yè)加蓋紅色“受控”印章作為受控文件的標(biāo)識(shí)。 | | |主管副總 |6.3.1.4作為資料和信息發(fā)給顧客、供方或相關(guān)方的管理性文件 | | | |為非受控文件，由主管副總經(jīng)理審批后編號(hào)發(fā)放，非受控文件不| | | |受更改和控制。 | | |主管副總 |6.3.1.5DFCP需要購(gòu)置的標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)，由所需部門提出購(gòu)置 | | |綜合管理部 |申請(qǐng)，經(jīng)總經(jīng)理/或副總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由所需部門購(gòu)置，購(gòu)置后 | | | |由綜合管理部資料室登記、編號(hào)，并向相關(guān)人員分發(fā)。 | | | |6.3.2以電子媒體形式分發(fā)流程 | | | |6.3.2.1文件分發(fā)前由文件分管部門負(fù)責(zé)編制“×××文件發(fā)放范圍”| | | |報(bào)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。 | | | |6.3.2.2文件分管部門按照“×××文件發(fā)放范圍”的規(guī)定通過(guò)DFCP綜| | | |合信息網(wǎng)向應(yīng)得到文件的部門和個(gè)人分發(fā)文件。 | | | |6.3.2.3文件分管部門在分發(fā)電子媒體版本文件時(shí)，要加密處理 | | | |，并且要設(shè)置口令，防止其它人員私自更改。 | | | |6.3.2.4文件分管部門需在軟盤／或光盤上標(biāo)明文件名稱、編號(hào) | | | |，并蓋上紅色“受控”印章，按6.4.6條款執(zhí)行。 | | | |6.4文件的控制要求 | | |各部門 |6.4.1DFCP各部門要對(duì)管理性文件精心管理，防止管理性文件受 | | | |潮、損壞、變質(zhì)或丟失。 | | | |6.4.2查閱、借閱文件時(shí)，必須在“借閱登記卡片”上簽字，借閱 |借閱登記| | |的文件要按期歸還。 |卡片 | | |6.4.3作廢和超保管期的文件，由文件分發(fā)部門負(fù)責(zé)收回，在“文| | | |件發(fā)放登記表”上做好記錄，并組織鑒定，對(duì)需要銷毀的文件， | | | |由文件分發(fā)部門自行銷毀。 | | | |6.4.4為積累知識(shí)作為資料保存的失效文件，由留用部門提出申 | | | |請(qǐng)，經(jīng)文件分管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，在文件首頁(yè)上加蓋“失效留用”| | | |紅色印章，并在“文件發(fā)放登記表”上做好記錄，由申請(qǐng)留用部門| | | |保管。 | | |各部門 |6.4.5持有文件的人員離崗，應(yīng)由文件分發(fā)部門及時(shí)收回其領(lǐng)取 | | | |的受控文件。當(dāng)DFCP內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整或變更時(shí)，文件分管部門負(fù)責(zé)| | | |協(xié)調(diào)處理文件的交接工作。當(dāng)文件嚴(yán)重破損或丟失時(shí)，使用人到| | | |文件分發(fā)部門辦理文件更換或補(bǔ)發(fā)手續(xù)。此時(shí)，仍使用原分發(fā)號(hào)| | | |為文件的受控號(hào)。 | | |各部門 |6.4.6所有文件審批的原稿／或軟盤／或光盤（以電子媒體形式 | | |技術(shù)開(kāi)發(fā)部 |發(fā)布）由文件分管部門負(fù)責(zé)歸檔保存，歸檔文件的保存期限一般| | | |為3年；由于軟盤容易損壞，一般隔一月應(yīng)重新備份，重新備份 | | | |的軟盤按6.3.2.4條款重新標(biāo)識(shí)，舊軟盤作報(bào)廢處置；對(duì)于一體 | | | |化管理體系文件每半年由技術(shù)開(kāi)發(fā)部刻錄成光盤歸檔保存，具體| | | |要求按〖檔案管理標(biāo)準(zhǔn)〗的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 | | |文件分發(fā) |6.4.7受控文件復(fù)印件由文件分發(fā)部門加蓋紅色“受控”印章或文 | | |部門 |件批準(zhǔn)人簽字，否則復(fù)印件無(wú)效。復(fù)印件的編號(hào)方法：在原件編| | | |號(hào)的后頁(yè)加注－1或－2作為受控號(hào)，以便發(fā)放登記。 | | |各部門 |6.4.8所有沒(méi)有蓋紅色“受控”印章的文件作為非受控文件（包括 | | | |從網(wǎng)上下載的電子文件）。 | | | |6.5文件的更改、作廢 | | |文件編制 |6.5.1文件修訂或更改時(shí)，由原編制部門提出“文件更改申請(qǐng)單” |文件更改| |部門 |，報(bào)原審批部門和人員負(fù)責(zé)審核、批準(zhǔn)。當(dāng)原編制或?qū)徟块T因|申請(qǐng)單 | | |機(jī)構(gòu)調(diào)整已被撤消時(shí)，由具有相應(yīng)職能的部門和人員負(fù)責(zé)文件更| | | |改的提出或?qū)徟?，但必須獲取原審批所需的背景資料。 | | |文件分發(fā) |6.5.2文件分管部門接到“文件更改申請(qǐng)單”后，對(duì)“文件發(fā)放登記| | |部門 |表”中的所有文件實(shí)施更改。 | | |文件分發(fā) |6.5.3文件的更改方式采用劃紅線、換頁(yè)和換版 | | |部門 | | | | |劃改：部分更改采用“劃改”的方法，在原有文件相應(yīng)條款處進(jìn)行| | | |修改。即在原有文字上劃兩道橫線，并在原有文字的適當(dāng)位置寫(xiě)| | | |出更改后的內(nèi)容。 | | | |換頁(yè)：為保持文件的嚴(yán)肅性和便于閱讀，文件累計(jì)更改面積不得| | | |大于該頁(yè)有效面積的1/4或劃改次數(shù)不得超過(guò)4次，否則必須作換| | | |頁(yè)處理。文件使用人員負(fù)責(zé)進(jìn)行換頁(yè)處理，作廢頁(yè)按本程序6.4.| | | |3條款的規(guī)定統(tǒng)一銷毀。 | | | |換版：文件有重大更改或重新排版時(shí)需要換版，換版工作按本程| | | |序6.2條款的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。新版文件生效時(shí)，原版文件同時(shí)作 | | | |廢。換版的作廢文件由文件分發(fā)部門負(fù)責(zé)收回，按本程序6.4.3 | | | |和6.4.4條款的規(guī)定統(tǒng)一銷毀。 | | | |以電子媒體分發(fā)的文件更改由文件分發(fā)部門直接在DFCP綜合信息| | | |網(wǎng)上...
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