聯(lián)想業(yè)務(wù)支持部工作流程匯編
業(yè)務(wù)支持部工作流程匯編 目 錄 傳真發(fā)送流程圖 1 會(huì)議室、洽談室工作流程 2 電話接聽(tīng)工作流程 6 發(fā)送信件工作流程 1 傳真件收取流程圖 2 來(lái)賓接待工作流程 4 名片制作流程圖 6 生日禮品發(fā)放流程 7 信函收取工作流程 2 衛(wèi)生、保潔管理流程 8 辦公家具維修調(diào)整流程 9 辦公區(qū)調(diào)整流程（辦公區(qū)及公位） 10 電話維修流程 11 電力設(shè)施維護(hù)維修流程 12 員工午餐管理流程 13 安全保衛(wèi)工作流程 14 購(gòu)置流程 15 臨時(shí)培訓(xùn)、開(kāi)發(fā)環(huán)境搭建流程 16 綠化、飲水管理工作流程 17 外埠?jiǎn)T工、客戶住宿申辦流程 18 辦公家具申購(gòu)流程 19 攜物物出門審查流程 20 用電設(shè)施維護(hù)流程 21 傳真發(fā)送流程圖 市內(nèi) 長(zhǎng)途 Y N 傳真件收取流程圖 N Y Y N Y 急件 機(jī)密件 CEO 立刻！ 每15分鐘一次 N 發(fā)送信件工作流程 信函收取工作流程 Y N 電話接聽(tīng)工作流程 來(lái)賓接待工作流程 N Y N Y 會(huì)議室、洽談室工作流程 N Ｙ 時(shí)間未延長(zhǎng) 時(shí)間延長(zhǎng) 名片制作流程圖 N Y Y N N 印方有誤 供稿有誤 N 生日禮品發(fā)放流程 衛(wèi)生、保潔管理流程 辦公家具維修調(diào)整流程 辦公區(qū)調(diào)整流程（辦公區(qū)及公位） 電話維修流程 電力設(shè)施維護(hù)維修流程 員工午餐管理流程 安全保衛(wèi)工作流程 資產(chǎn)購(gòu)置流程 臨時(shí)培訓(xùn)、開(kāi)發(fā)環(huán)境搭建流程 綠化、飲水管理工作流程 外埠?jiǎn)T工、客戶住宿申辦流程 辦公家具申購(gòu)流程 攜物物出門審查流程 用電設(shè)施維護(hù)流程 ----------------------- 開(kāi)始 確認(rèn)、分類 確認(rèn)后先發(fā)送 按來(lái)件順序發(fā)送 登記 長(zhǎng)途登記 發(fā)送 簽字、確認(rèn) 原件是否保存 保存/歸還當(dāng)事人 歸還當(dāng)事人/銷毀 費(fèi)用匯總、分?jǐn)?、上?bào) 結(jié)束 《傳真發(fā)送工作規(guī) 定》 開(kāi)始 通知申請(qǐng)部門暫時(shí)無(wú)法滿足，建議重新安排 部門申請(qǐng)、預(yù)定 會(huì)務(wù)登記：部門、時(shí)間、人數(shù)、所需服務(wù) 在會(huì)務(wù)情況一覽板上標(biāo)出“已預(yù)定”“ 布置會(huì)場(chǎng)，服務(wù)準(zhǔn)備 使用 在會(huì)務(wù)情況一覽表上標(biāo)出“使用” 通知會(huì)務(wù)人員 提前30分鐘通知會(huì)務(wù)人員 通知衛(wèi)生人員清掃 更改會(huì)務(wù)登記表 會(huì)務(wù)人員通知下一個(gè)單位 在會(huì)務(wù)情況一覽表上標(biāo)出“空閑” 重新安排會(huì)議預(yù)定 有關(guān)部門員工全程跟隨 訪問(wèn)結(jié)束 訪問(wèn)結(jié)束 保衛(wèi)人員視卡放行 保衛(wèi)人員視卡放行 會(huì)見(jiàn)完畢目送客人離去 辦理登記發(fā)放來(lái)賓卡 辦理登記發(fā)放來(lái)賓卡 請(qǐng)來(lái)賓在休息區(qū)等候 來(lái)賓登記本 需要進(jìn)入辦公區(qū) 請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)放行 發(fā)送結(jié)束 N 《信件收發(fā)管理規(guī)定》 Y 需求發(fā)生 分部門放置于暫放加 發(fā)送登記本 1. EMS 2. 市內(nèi)速遞 3. 掛號(hào)函 4. 平信 5. 包裹 1. 本市件 2. 外埠件 3. 國(guó)際件 需求有誤重新填寫(xiě) 辦理發(fā)送登記 需求分類 需求人確認(rèn) 分檢封裝 檢查無(wú)誤聯(lián)系發(fā)送 補(bǔ)充封裝材料 費(fèi)用統(tǒng)計(jì) 報(bào)費(fèi)用核對(duì)員 每月分?jǐn)偙砹魴n查看 參觀拍照需求 需在休息區(qū)會(huì)見(jiàn) 禮貌請(qǐng)其離去 電話聯(lián)系被訪問(wèn)者 保衛(wèi)人員協(xié)助阻攔 問(wèn)明需求是否正當(dāng)，作出反應(yīng) 來(lái)賓接待程序規(guī)范 來(lái)訪需求 迅速轉(zhuǎn)接 二次轉(zhuǎn)接 轉(zhuǎn)接完成 恢復(fù)待命 禮貌謝絕 1. 員工語(yǔ)音信箱 2. 代為轉(zhuǎn)達(dá)聯(lián)系方式 可以解決 物業(yè)支持部提出方案 事業(yè)部總經(jīng)理批準(zhǔn) 部門提出需求，填寫(xiě)需求報(bào)告 開(kāi)始 電告有關(guān)部門 送達(dá)部門簽收 通知部門更改 退回重印 查收名片檢查是否有誤[pic] 電告有關(guān)部門 電話詢問(wèn)及確定時(shí)間 底樣分部門存檔 傳真至印刷廠 退回更 改 管理員檢查是否有誤 秘書(shū)將人名及相關(guān)信息交至行政管理員 退回更 改 秘書(shū)檢查是否正確 正確有誤[pic] 員工將人名及相關(guān)信息交至部門秘書(shū) 結(jié)束 不滿意 滿意 追蹤結(jié)果征求用戶意見(jiàn) 接到維修、調(diào)整申請(qǐng) 費(fèi)用分?jǐn)傊潦褂貌块T 部門驗(yàn)收結(jié)果 維修、調(diào)整到位 聯(lián)系廠家或維修人員 不認(rèn)可 認(rèn)可 部門確認(rèn)方案和費(fèi)用 回應(yīng)解決方案及承諾時(shí)間 問(wèn)題較大需專業(yè)修理 小修立即解決 更換保潔公司 更換保潔員 經(jīng)常出現(xiàn)問(wèn)題，多次協(xié)商不能解決 不能現(xiàn)場(chǎng)解決問(wèn)題立即通知保潔公司協(xié)商解決 現(xiàn)場(chǎng)糾正當(dāng)時(shí)解決 發(fā)現(xiàn)問(wèn)題 每日檢查有記錄 開(kāi)始 收取結(jié)束 接收人簽字 收件登記本 投 送 分類登記 檢驗(yàn)無(wú)誤 有 誤 辦理退信手續(xù) 核 對(duì) 1. 收件地址 2. 收件人 收發(fā)信件管理規(guī)定 分 檢 1. EMS 2. 市內(nèi)速遞 3. 掛號(hào)函 4. 包裹單 5. 匯款單 收取信件發(fā)生 Y N N Y Y 1. 照明設(shè)施 2. 辦公用電 3. 管道空調(diào) 急件！ 機(jī)密！ CEO！ 結(jié)束 來(lái)電發(fā)生 結(jié)束 1. 部門確認(rèn) 2. 每月25號(hào)匯總 3. 負(fù)責(zé)分?jǐn)偙?結(jié)束 費(fèi)用統(tǒng)計(jì)、分?jǐn)偂R總上報(bào) 簽收 存檔 送相關(guān)部門接口人或當(dāng)事人 登記、編號(hào)說(shuō)明情況 分部門放置于文件分類架中 送各部門判別 蓋章、登記 收到傳真，判斷是否有收件人名。 可根據(jù)內(nèi)容判斷 《傳真收件工作規(guī)定》 開(kāi)始 前臺(tái)接聽(tīng)辨別需求是否正當(dāng) 被訪問(wèn)人 暫離座位位 《前臺(tái)接聽(tīng)程序規(guī)范》 無(wú)人接聽(tīng)電話記錄 Y N 現(xiàn)場(chǎng)檢查并對(duì)問(wèn)題進(jìn)行判斷 開(kāi)始 檢查記錄 結(jié)束 使辦公區(qū)保潔用品帶到公司整體要求 每月工作情況同保潔公司負(fù)責(zé)人交換意見(jiàn) 撰寫(xiě)生日卡 領(lǐng)導(dǎo)簽字 記錄意見(jiàn) 簽字登記 結(jié)束 協(xié)助購(gòu)買或補(bǔ)充更改 登記員工生日 送達(dá)員工手中（科貿(mào)及希格瑪） 暫時(shí)無(wú)法解決 使用部門確認(rèn)方案 部門驗(yàn)收 所發(fā)生費(fèi)用分?jǐn)傊敛块T 一周內(nèi)詢查 征求意見(jiàn) 無(wú)意見(jiàn) 有意見(jiàn) 調(diào)整修改 結(jié)束 定期檢查巡視，每天一次 員工報(bào)修 發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)修理 當(dāng)日給予答復(fù)，小修當(dāng)日解決 設(shè)備報(bào)廢 轉(zhuǎn)資產(chǎn)管理部辦理 結(jié)果通知部門 開(kāi)始 通訊維護(hù) 《通訊系統(tǒng)維護(hù)管理辦法》 一天不能解決的問(wèn)題須做出書(shū)面報(bào)告 提交報(bào)告申請(qǐng)費(fèi)用 未批準(zhǔn) 領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) 實(shí)施 維修費(fèi)用，公共部分?jǐn)側(cè)胨趨^(qū)域部門，部門區(qū)域內(nèi)攤?cè)胨诓块T 作分?jǐn)偙聿块T簽字確認(rèn) 詢查維修后效果 結(jié)束 參照〈電力設(shè)施設(shè)備維修辦法〉 結(jié)束 檢查結(jié)果，跟蹤使用情況 小修當(dāng)月分?jǐn)偂⒉块T專項(xiàng)費(fèi)用一次記入部門、公共費(fèi)用按所在辦公區(qū)分?jǐn)?費(fèi)用分?jǐn)傊潦褂貌块T 驗(yàn)收、使用 通知有關(guān)人員 不合格 合格 驗(yàn)收 部門需求24小時(shí)內(nèi)予以答復(fù) 大修當(dāng)日提出解決方案 急修24小時(shí)解決 小修當(dāng)日解決 查找問(wèn)題、確定方案 每日巡檢，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或部門報(bào)修 開(kāi)始 領(lǐng)用餐卷 領(lǐng)用餐卡 希格瑪辦公區(qū) 結(jié)束 費(fèi)用根據(jù)登記分?jǐn)傊潦褂貌块T 每月底將下月費(fèi)用打入卡內(nèi) 每月初對(duì)食堂費(fèi)用審核結(jié)算 每月底業(yè)務(wù)支持部為員工辦理續(xù)卡工作 科貿(mào)辦公區(qū) 開(kāi)始 到北圖食堂就餐 到地下餐廳用餐 午餐時(shí)到前臺(tái)領(lǐng)取餐卷 報(bào)道時(shí)到業(yè)務(wù)支持部領(lǐng)取飯卡 是否是新員工 早7：30開(kāi)門，準(zhǔn)備好打卡機(jī) 切斷電源，保留消防電源及照明 發(fā)現(xiàn)問(wèn)題立即解決，重大問(wèn)題迅速向主管上報(bào) 門、窗檢查關(guān)閉；財(cái)務(wù)室檢查；電源、火源檢查 巡查：下班后1小時(shí)加班需要簽字備案，不得留宿任何人員 每小時(shí)巡查一次 門口須有人值班 門口須有人值班作好巡查記錄，攜物得有出門條 工作時(shí)間 8小時(shí)以外 結(jié)束 向來(lái)賓介紹簽字要求 符合要求 客戶進(jìn)入辦公區(qū)須簽字 每天巡查外部?jī)纱?，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題 午餐時(shí)辦公區(qū)巡視，加強(qiáng)防范工作 下班前準(zhǔn)備好打卡機(jī) 18：00時(shí)前開(kāi)始檢查各處死角、紙簍，杜絕非正?；鹪?〈保安員崗位職責(zé)〉 開(kāi)始 保安員 結(jié) 束 1. 填寫(xiě)《固定資產(chǎn)收貨單》 2. 資產(chǎn)卡片上簽字確認(rèn)。 申請(qǐng)部門辦理領(lǐng)用手續(xù) 時(shí)間：3個(gè)工作日 負(fù)責(zé)人：林鵬 業(yè)務(wù)支持部按申請(qǐng)采購(gòu) 調(diào)整《部門剩余額度》 Y Y Y 參照《部門剩余額度》 填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單 參照《IT類個(gè)人固定資產(chǎn)領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)》 結(jié) 束 N 企劃辦審批 提交額度增補(bǔ)報(bào)告 N 是否有采購(gòu)額度 N 修改設(shè)備配置 配置是否符合規(guī)定 開(kāi) 始 完成時(shí)間 費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn) 配套設(shè)施 不符合要求 結(jié)束 追蹤使用效果，記錄反饋意見(jiàn) 符合要求，投入使用 配套方案交部門接口人確認(rèn)后執(zhí)行。 1. 不帶裝修一周完成 2. 簡(jiǎn)易裝修兩周完成 3. 整體裝修30-40天完成 4. （電力增容及外部因素具體商議） 支付部門驗(yàn)收 數(shù)量、品質(zhì) 時(shí)間、費(fèi)用 接口人 面積 家具 設(shè)備 電力 網(wǎng)絡(luò) 交通 落實(shí)需求 物業(yè)部接收申請(qǐng)核對(duì)需求 部門報(bào)汽化辦總經(jīng)理批準(zhǔn) 經(jīng)部門總經(jīng)理審核簽字批準(zhǔn) 參加《辦公區(qū)裝修申請(qǐng)執(zhí)行管理辦法》 申請(qǐng)部門提交需求報(bào)告 開(kāi)始 結(jié)束 對(duì)合理要求，進(jìn)行調(diào)整補(bǔ)充 每周征求員工意見(jiàn) 參照《綠化管理辦法》 《飲水管理辦法》 廠家按時(shí)提供水源驗(yàn)證證明 水制檢查：每半年一次，達(dá)到用水標(biāo)準(zhǔn) 飲水?dāng)嗨淮魏蟾鼡Q供應(yīng)商 飲水：不斷水、不空桶 綠化解決不了提出警告三次后更換供應(yīng)商 綠化問(wèn)題：發(fā)現(xiàn)后一周內(nèi)解決。 出現(xiàn)問(wèn)題 綠化每天檢查一次 飲水每小時(shí)巡查一次 開(kāi)始 結(jié)束 公司同意支付費(fèi)用的，客戶退房后統(tǒng)一辦理 員工入住 費(fèi)用自理 總經(jīng)理審批 公司支付費(fèi)用的客戶 電話、傳真通知協(xié)議單位 符合條件，2小時(shí)內(nèi)反饋 不符合條件 是否符合條件 《住宿管理辦法》 確認(rèn)住宿飯店時(shí)間、天數(shù) 核查費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn) 填寫(xiě)住宿申請(qǐng)表 部門提出申請(qǐng) 開(kāi)始 開(kāi)始 提出正規(guī)書(shū)面申請(qǐng) 提出需求申請(qǐng) 申請(qǐng)部門總經(jīng)理審批 參照《部門剩余額度》 是否有采購(gòu)額度 企劃辦審批 神州集團(tuán)相關(guān)部門審批 辦理固資申購(gòu)手續(xù) 固定資產(chǎn) 低值易耗 結(jié)束 費(fèi)用分?jǐn)傊潦褂貌块T 通知申請(qǐng)部門簽字提貨，辦理領(lǐng)用手續(xù) 資產(chǎn)管理員備案、采購(gòu) 資產(chǎn)管理員核查歸屬范圍 重新核查通過(guò) 結(jié)束 放行 作好記錄 問(wèn)題不清 重新填寫(xiě)出門條 數(shù)量、物品不符 核查物品、數(shù)量 發(fā)現(xiàn)情況 勸阻不得出門 無(wú)故不填寫(xiě) 要求填寫(xiě)出門條 保安員24小時(shí)值班[pic] 開(kāi)始 結(jié)束 修理完畢 及時(shí)反饋處理結(jié)果 3日內(nèi)修復(fù)（無(wú)配件情況另儀） 較大故障爭(zhēng)取當(dāng)日處理 小問(wèn)題當(dāng)時(shí)解決 與維修人員聯(lián)系 空調(diào)系統(tǒng) 照明、辦公用電 發(fā)現(xiàn)問(wèn)題 與科貿(mào)物業(yè)聯(lián)系 發(fā)現(xiàn)問(wèn)題 科貿(mào)辦公區(qū) 希格瑪辦公區(qū) 填寫(xiě)領(lǐng)用申請(qǐng)并領(lǐng)用 保安員每小時(shí)巡查一次 與希格瑪物業(yè)聯(lián)系 小問(wèn)題當(dāng)時(shí)解決 較大故障爭(zhēng)取當(dāng)日處理 《巡檢記錄》 每日對(duì)辦公區(qū)進(jìn)行巡檢，作好記錄 開(kāi)始
聯(lián)想業(yè)務(wù)支持部工作流程匯編