記錄控制程序DFCPQEOMS-44
1.目的 對(duì)DFCP的記錄進(jìn)行有效的控制和管理，以保證能提供生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)有效運(yùn)行的 提供客觀證據(jù)，為驗(yàn)證和制定糾正和預(yù)防措施提供依據(jù)。 2.適用范圍 本程序適用于與產(chǎn)品質(zhì)量和體系運(yùn)行有關(guān)的記錄控制，包括來(lái)自供應(yīng)商的記錄控制 。 3.引用文件 ISO/TS16949：2002《質(zhì)量管理體系 汽車(chē)行業(yè)生產(chǎn)性和相關(guān)服務(wù)性零件組織應(yīng)用ISO9001：2000的特定要求》 GB/T24001－1996《環(huán)境管理體系 規(guī)范及使用指南》 OHSAS18001-2001《職業(yè)健康安全管理體系 規(guī)范》 4.術(shù)語(yǔ) 無(wú) 5.職責(zé) 5.1綜合管理部負(fù)責(zé)記錄的標(biāo)識(shí)管理，并指導(dǎo)各部門(mén)建立、保存和管理有關(guān)記錄。 5.2各部門(mén)負(fù)責(zé)按本程序規(guī)定的要求對(duì)本部門(mén)或本系統(tǒng)的記錄進(jìn)行控制。 6.工作流程 |責(zé)任單位 |工作內(nèi)容 |記錄 | |各單位 |6.1根據(jù)體系運(yùn)行的要求，編制記錄和表格，經(jīng)相關(guān)人員審 | | | |核、批準(zhǔn)后分發(fā)實(shí)施；其中表格的設(shè)計(jì)由各單位領(lǐng)導(dǎo)審核，| | | |主管經(jīng)理批準(zhǔn)后，由綜合管理部統(tǒng)一編號(hào)；記錄的保存期限| | | |結(jié)合記錄的用途、國(guó)家法律法規(guī)要求和檔案管理的要求設(shè)定| | | |。 | | | |6.2對(duì)來(lái)自供應(yīng)商的相關(guān)記錄，由歸口部門(mén)按原格式予以分 | | | |類(lèi)編目和保存。 | | | |6.3各種記錄和表格都應(yīng)有名稱(chēng)、編號(hào)、頁(yè)碼、版本號(hào)等識(shí) | | | |別標(biāo)識(shí)，綜合管理部統(tǒng)一按如下規(guī)則進(jìn)行編號(hào)： | | | |DFCP(公司代號(hào)) XX 各部（室）簡(jiǎn)稱(chēng) XXX 記錄順序號(hào) A | | | |版號(hào) | | |各單位 |6.4記錄清單，收集匯總記錄，編制“受控文件/記錄清單， |記錄清單 | | |經(jīng)部長(zhǎng)審核、主管經(jīng)理批準(zhǔn)后，發(fā)放實(shí)施 | | | |6.5每年進(jìn)行一次記錄清單有效評(píng)估 | | |各單位 |6.6記錄的填寫(xiě)要求： | | | |記錄要按規(guī)定要求填寫(xiě)，確保記錄的真實(shí)、完整、字跡清晰| | | |、準(zhǔn)確、可追溯； | | | |記錄表格一經(jīng)填寫(xiě)完成，原則上不允許任何部門(mén)或個(gè)人涂改| | | |，以確保其原始性、可追溯性和證明作用，并為制定糾正/ | | | |預(yù)防措施提供依據(jù)。如系筆誤或經(jīng)證實(shí)原有記錄不準(zhǔn)確，可| | | |在原始記錄表格上采用“劃改”并蓋章或簽名形式進(jìn)行更改，| | | |但應(yīng)保留原有記錄表格的可識(shí)別性；凡涂、貼、刮方式改動(dòng)| | | |的記錄表格一律作廢。 | | | |填寫(xiě)記錄時(shí)，一律用鋼筆/簽字筆/圓珠筆填寫(xiě)。填寫(xiě)時(shí)字跡| | | |要清晰、整齊、能準(zhǔn)確識(shí)別，填寫(xiě)人員簽名時(shí)必須填寫(xiě)全名| | | |。 | | |綜合管理部 |6.7記錄表格的印制：記錄原則上采用表格方式（特殊情況 | | | |除外）填寫(xiě)，記錄必須有規(guī)定的編號(hào)，表格中一般應(yīng)設(shè)制編| | | |制、審核、批準(zhǔn)及日期欄目。各程序規(guī)定的記錄表格及各部| | | |門(mén)（包括本系統(tǒng)）用的記錄表格均在每年10—11月份，將下 | | | |年度記錄表格的需求計(jì)劃經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字后交綜合管理部，| | | |由其編制記錄表格需求計(jì)劃，交采購(gòu)部實(shí)施。 | | |各相關(guān)部門(mén) |6.8記錄分析評(píng)估和分發(fā)：對(duì)采購(gòu)、銷(xiāo)售、生產(chǎn)和檢驗(yàn)及供 | | | |應(yīng)商和顧客的記錄，記錄人員要及時(shí)進(jìn)行分析評(píng)估，分析質(zhì)| | | |量數(shù)據(jù)的趨勢(shì)和潛在問(wèn)題，并將存在的不合格和可疑異常情| | | |況及時(shí)報(bào)告本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門(mén)，以便及時(shí)采取糾正和預(yù)| | | |防措施；必要時(shí)將相關(guān)記錄提供給顧客。 | | |各相關(guān)部門(mén) |6.9記錄的收集、歸檔： | | | |各部門(mén)按體系文件規(guī)定形成的記錄，由各類(lèi)人員負(fù)責(zé)填寫(xiě)，| | | |經(jīng)審核后，按規(guī)定的時(shí)間和要求向有關(guān)部門(mén)或人員傳遞。 | | | |各記錄保存的部門(mén)負(fù)責(zé)收集和管理體系文件規(guī)定而形成的記| | | |錄，按月進(jìn)行分類(lèi)匯總，裝訂要整齊、結(jié)實(shí)、美觀，便于檢| | | |索，并進(jìn)行分析。 | | | |各部門(mén)要將記錄貯存在資料柜中，做好防火、防盜、防潮、| | | |防光、防塵、防有害生物、防污染等工作。 | | |各部門(mén) |6.10記錄的查閱/借閱： | | | |查閱/借閱記錄必須經(jīng)記錄管理人員同意后，方可查閱/借閱| | | |。與欲查閱的記錄內(nèi)容無(wú)直接關(guān)系的人員，無(wú)權(quán)查閱/借閱 | | | |。 | | | |原則上只限在保管處查閱記錄，外借必須填寫(xiě)“記錄借閱單”| | | |，經(jīng)記錄保管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。 | | | |查閱/借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)記錄，不準(zhǔn)在記錄上私自涂改和撕毀 | | | |，保護(hù)記錄的完整和清潔，由各部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)借閱歸還的記錄| | | |進(jìn)行檢查，檢查是否有拆頁(yè)、更改等情況發(fā)生，發(fā)現(xiàn)以上問(wèn)| | | |題時(shí)，要追究其查閱/借閱者的責(zé)任。 | | | |顧客查閱記錄時(shí)，須經(jīng)記錄保管部門(mén)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后，| | | |方可辦理查閱手續(xù)，有關(guān)部門(mén)要為顧客或其代表提供必要的| | | |方便。 | | | |體系審核時(shí)，各部門(mén)接到審核通知后，要向?qū)徍巳藛T及時(shí)提| | | |供需要檢查的記錄。 | | | |出于法律證實(shí)、處理質(zhì)量糾紛或其他目的的需要借閱記錄時(shí)| | | |，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，借閱人向記錄保管部門(mén)辦理借閱手續(xù)。| | |各部門(mén) |6.11記錄的處置： | | | |超過(guò)保存期限的記錄，由各部門(mén)記錄管理人員提出記錄銷(xiāo)毀| | | |申請(qǐng)，填寫(xiě)“記錄銷(xiāo)毀申請(qǐng)表”，經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由記錄| | | |管理人員執(zhí)行銷(xiāo)毀，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)。 | | | |記錄的處置方式為焚燒或粉碎。 | | 7.支持性文件 無(wú) 8.質(zhì)量記錄 |序號(hào) |名稱(chēng) |保存期限 |編號(hào) | |1 |記錄明細(xì)表 |長(zhǎng)期 |DFCPZH010A | |2 |記錄表格增、減更改審批單 |五年 |DFCPZH012A | |3 |記錄借閱單 |三年 |DFCPZH013A | |4 |記錄銷(xiāo)毀申請(qǐng)單 |三年 |DFCPZH014A | | | | | | | | |更 | | | | | | |改 | | | | | | |記 | | | | | | |錄 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |標(biāo)記 |處數(shù) |更改文件號(hào) |簽字 |日期 | 批準(zhǔn)：余銘星 審核：趙壽鵬 編制： 李永祥 日期：2003/6/29 日期：2003/6/28 日期：2003/6/12 記錄控制程序流程圖 ----------------------- 記錄編號(hào) 記錄種類(lèi) 保存期限 保存部門(mén) 建立記錄清單 審批 實(shí)施記錄 分析利用 需要時(shí)提供給顧客 收集存檔 保存 保密 查閱 批準(zhǔn) 不能提供 定期銷(xiāo)毀 永久保存
記錄控制程序DFCPQEOMS-44