零售業(yè)采購操作
采購操作 采購發(fā)包作業(yè)管理辦法 一． 為使公司采購發(fā)包達到行之有效的執(zhí)行與管理，特制定本辦法 二． 范圍： 　　凡一切需采購之項目，如：財產、設備工具及公司各 項 　　費用申請和支出，均依照本辦法執(zhí)行。 三．管理細則 　　1． 總務處經辦人采購需負一切法律責任。不得徇私。 如經舉證確實，除賠償所造成集體環(huán)境及損失外 公司將追究其相關法律責任。 　　2． 各類大宗采購必須按合同嚴格執(zhí)行。 公司費用核決、分預算內和預算外兩種流程 四．作業(yè)流程： （一）預算內：（指超過月累計預算時） 　　1．凡一切須采購物品及各項費用申請和支出，均需嚴格按著公司財務部相關規(guī)定之 流程進行 　　2．每次申請金額核決程序也應嚴格按照財務部相關規(guī)定進行。 （二） 預算外：（指超過累計預算時） 　　1.嚴格按照財務相關規(guī)定進行 　　2.突發(fā)性及預算數(shù)額較大者，應報公司董事會商議解決，并視同預算外。 五．依合同所簽定內容支出的費用，嚴格按照財務部流程辦理。 六．各部每月所支出費用如超過月累計預算時，應呈報直屬領導，并由部門主管詳細闡 述理由，經主管副總或總經理批準方可。 七．各項費用支出，以事前申請核準為原則。金額較大的應先行了解價格再作預算。 八．發(fā)包、驗收： 　　1．采購完成后，總務經辦應以申購單所列清單進行發(fā) 包。 　　2．發(fā)包中應特別注意物品規(guī)格、單價、數(shù)量等單據(jù)，以做最后確定。 　　3．物品送達后，由申購部門人員進行簽收、領用，如有數(shù)量不附等問題，應及時反 映更換，不得進行驗收領用。 九．請款、付款 　　嚴格按照公司規(guī)定財務程序和時間支取。 十．本辦法經總經理核準、修改時亦同。 采購組織的規(guī)模 完善的商品采購辦法，有賴健全的采購組織來推動運作，而采購組織規(guī)模大小，通常可 視經營型態(tài)與店鋪多寡而定： （一）獨立店鋪：獨立店鋪的營業(yè)、商品、人事權等，通常由店主（負責人）負責。故 商品采購等相關事項亦集于店主一身，成敗端視其能力強弱而定。 （二）連鎖體系發(fā)展初期（通常在50店以內）：由于店數(shù)不多，店鋪分布不廣，故商品 同質性較高。而在公司規(guī)模小，編制人數(shù)少的情況下，通常組織編制是以商品采購、促 銷計劃、商品陳列規(guī)劃、市場調查……等，是種分工較粗的組織架構。 （三）連鎖體系發(fā)展?jié)u趨成熟之階段（通常在50~100店以內）：由于店數(shù)漸多，店鋪分 布較廣，商品異質性增加，同時廠商數(shù)亦較前增加，管理工作相對增加，因此須逐漸向 分工的方向調整組織架構 連鎖體系已臻穩(wěn)定連動作階段（通常在100店以上）：由于店數(shù)眾多，地區(qū)分布很廣，而 不同商圈商品差異性大，廠商數(shù)亦多，各種管理工作及門市問題點增輻，所以商品采購 機能會從商品行銷、商品指導、物流等機能分離而出，獨立作業(yè)。但采購通常仍會隸屬 于商品部門之下，以保持彼此之密切連系與工作協(xié)調，而產生綜效。 商品采購的原則 便利商店采購商品的原則如下： 　　1.合乎經營業(yè)態(tài)特性的原則 　　對消費者而言，便利商店最大的特色是以「便利」作為思考的基點，從顧客在消費 時、使用時、攜帶時的便利等各方面著眼，方可塑造與其它業(yè)態(tài)商品結構的差異性。 　　2．合乎商品組合的原則 　　由于經營策略的差異、訴求重點的不一以及商圈客戶的區(qū)別，致使獨立店和連鎖店 在商品的分類與組合上有所不同。譬如有些店販賣生鮮，有些則不賣；有些店提供服務 性商品，有些店則不提供；有些店設立型錄販售商品，有的店則無法配合……。各種因素 所產生的差異性，均會導致商品組合的不同，進而影響商品的采購作業(yè)。 3．合乎高回轉率的原則 　　由于便利商店的賣場小，無法陳列太多品項，因此在有限的陳列空間內，惟有高回 轉率的暢銷品才能增加米效，壓低庫存量。因此，采購人員應根據(jù)商圈客戶屬性、市場 商品情報、市場占有率等，來遴選最合適的商品，在賣場中陳列銷售，以提高商品回轉 次數(shù)。此外，為增加商品回轉及品項，相同或類似的功能、口味、規(guī)格商品通常只陳列 1~2種，以避免重復。 4．合乎毛利率目標的原則 　　為達成營運績效，通常各部門陳列商品皆會依業(yè)界行情設定預期之毛利率目標，而 采購者即應依此作為商品采購議價的標準，以符合整體毛利率目標之達成，在迷你超市 向便利店轉型期間，便利店所售價格敏感產品要采用特價促銷策略，與商圈內超市、雜 貨店、小賣部進行競爭，就會犧牲這類商品的毛利率。 5．合乎安全衛(wèi)生的原則 　　近年偶有不合格商品（例：蜜餞、礦泉水等）于便利商品中銷售，如此極易造成消 費者食用不適及企業(yè)形象受損之后遺癥。故供貨廠商之篩選務須嚴謹，除備齊公司營業(yè) 執(zhí)照及食品衛(wèi)生檢驗證明等合格文件外，尚應檢查其商品標示項目（品名、含量、原料 名稱、食品添加劑名稱、制造廠商名稱、地址、進口廠商名稱、地址、制造日期等）的 完整性，以確保采購商品之安全衛(wèi)生。 6．合乎進、退貨規(guī)定的原則 　　近年來，由于便利商店連鎖體系越來越多，為增加配送效率及門市處理效率，一般 采由配送中心或中央倉庫直接以多樣少量、多次之配送方式，故采購時，應衡量供貨廠 商在配送作業(yè)之頻率、最低訂購量等配合狀況，以合乎門市之訂貨及進貨需求。此外， 便利商店屬商品更換率高之零售業(yè)態(tài)，因此銷售不佳之商品須迅速自門市中汰換，并要 求廠商處理退貨。故采購商品時，應要求廠商配合辦理，否則可依罰則處理。 7．合乎非營業(yè)收益的原則 　　便利商店由于房租高漲、人事費用逐年遞增等經營成本沉重之影響，各連鎖體系莫 不以開發(fā)非營業(yè)收益為主要開源途徑。在采購商品時，亦應掌握此原則，與廠商于供貨 合約中載明銷售折扣、商品陳列費……等協(xié)議事項，以創(chuàng)造更大之采購效益。 8．追求差異化原則 　　近來便利商店將在大城市急速成長，各式新的業(yè)態(tài)不斷興起，業(yè)者均可感受到競爭 日益增強及客源被瓜分的壓力。值此之際，商品如何表現(xiàn)差異性，提供顧客更大的滿足 感，以形成經營優(yōu)勢，已是商品采購的重要課題。 　　在采購時，除了必要的暢銷品外，更應掌據(jù)市場越勢及顧客需求，以開發(fā)引進差異 化商品。目前各連鎖店努力發(fā)展的服務性商品（郵票、影印、、代洗照片）、熟食、快 餐及型錄販售等商品，均可說是競爭下所呈現(xiàn)出的差異化產物，不但可滿足顧客需求， 提升形象，更可增加營業(yè)績效。 采購管理的重點 1、定位管理 　　賣場的定義簡言之，就是販賣商品的地方。而定位管理則是使商品按照賣場配置（ layout）及商品陳列表（facing list）的規(guī)定「各就各位」，以創(chuàng)造最佳的業(yè)績。商品的位置好比商品的住址，如果能 確實掌握及執(zhí)行，對進、銷、存管理及分析將大有助益。否則，商品「居無定所」，不 但影響訂貨、進貨，更易造成缺貨，使顧客不滿，進而導致銷售分析的失真，而影響商 品決策品質，故采購者對商品在賣場中的實際陳列位置，應隨時加以了解。 2、數(shù)字管理 　　商品是用以創(chuàng)造業(yè)績和利潤，因此店內的商品須是易賣又易賺錢的暢銷品。而衡量 商品好壞的指針有下列幾項： 　?。ㄒ唬╀N售量：最易判斷商品銷售好壞的資料即銷售量，通常在一定期間內（1個月 或3個月）沒有銷售交易的商品即呆品（Error Product），應優(yōu)先考慮淘汰。 　　（二）回轉率：回轉率=平均銷售額÷平均存貨額，而平均存貨額=（期初存貨額+期 末存貨額）÷2。商品回換率的高低，可判斷其銷售的快慢，并作為與否的參考。便利商 品回轉率以每月或每季計算，正常之回轉率為每月4次（即商品每周約回轉1次。）不過 ，目前國內便利商店之水準約為1至2次，若商品回轉率是在1次以下者，即可列為優(yōu)先淘 汰的商品。 　?。ㄈ┙徊姹嚷剩航徊姹嚷?回轉率×毛利率，通常以每月或每季為計算期間。以交 叉率衡量商品好壞，只基于商品對店鋪整體貢獻的多寡，故應同時考慮銷售快慢及毛利 高低等因素，才較具客觀性。便利商店國外標準的交叉比率為100以上，而目前國內便利 商店之交叉比率水準約為30至50之間，若交叉比率在30以下者，則可列為優(yōu)先淘汰之商 品；反之，則可加強高交叉比率商品之銷售，以擴大店鋪整體之利益。 3、品質管理 　　目前便利商店的型態(tài)為食品型的便利商店，食品類占銷售比重70%，故品質良否影響 顧客健康及商店形象至巨 。在食品采購方面，采購人員除應定期與不定期至門市檢查商品品質外，更應教育第一 線門市人員了解商品知識，協(xié)同做好商品管理工作，以達到便利商店評估辦法之規(guī)定。 便利商店賣場食品評核表 |項目 |評 估 標 準 | |營 |1.地面、墻壁、天花板、門窗應堅固美觀、無破損、并且經常保持 | |業(yè) |清潔，地面不得積水，且設有自動門以防止病菌侵入。 | |場 | | |所 | | |及 | | |設 | | |備 | | | |2.光度應保持2000LUX以上。 | | |** | | |3.冷凍食品之溫度應保持在-18℃以下，冷藏食品之溫度應保持在7℃ | | |至結冰點之間。 | | |** 4.熟藏食品之中心溫度應保持在60℃以上。 | | |5.冷凍調理食品解凍后，不得再度冷凍出售，亦不得以冷藏型態(tài)出 | | |售。 | | |* 6.冷藏柜、冷凍柜應于明顯處設置溫度計，并有管理記錄可查， | | |且柜溫必須符合保存食品之溫度。 | | |* 7.開放式冷凍柜中之冷凍食品需堆放整齊，并不得超越最大裝載 | | |線（load | | |line），以確保柜中的冷凍食品均能受到良好的低溫保護。 | | |* 8.設有食品衛(wèi)生管理制度，并有完整記錄可查。 | | |9.凈水使用之濾材應視用水量定期更換并記錄之。 | | |10.各項供應食品之設備及器具應每日清洗消毒，并記錄之。 | |販 |1.販賣冷凍食品、肉制加工品、國產果汗及良質米等產品時，產品 | |賣 |上要有合格標志，未有合格標志者，則必須為具有合格食品工廠登 | |食 |記證之制造廠所供應者。 | |品 | | | |2.販賣之食品來源必須為合格之食品廠商，并標示符合食品衛(wèi)生管 | | |理法有關規(guī)定。 | | |* 3.販賣之低酸性食品罐頭應經查證登記核可者。 | | |* 4.冷凍、冷藏食品應有完善之密封包裝，且標示完整，而且內外 | | |包裝袋不得使用金屬材料或橡皮圈等釘封。 | | |5.冷凍食品、冷藏食品包裝袋內不得放置標簽、印刷品及其它雜物 | | |。 | | |* 6.冷凍食品不得冷藏販賣，冷藏儀器不得冷凍販賣。 | | |* 7.販賣業(yè)者不得任意改變原制造者制定之保存溫度條件。 | | |** 8.販賣生鮮農、水、畜產品時，須有完整包裝清楚標示。 | |儲 |1.倉儲之管理應以先進先出為原則。 | |存 | | |場 | | |所 | | | |2.倉庫應設置 棧 | | |板，離墻壁、地面5公分以上，以利清掃，并保持良好通風。 | | |* 3.冷凍庫（柜）、冷藏（柜）應設置有溫度計并有記錄可查，而 | | |且溫度必須符合保存食品之溫度。 | | |4.冷凍庫、冷藏庫應設置有警鈴或其它安全設備。 | | |從 | | |業(yè) | | |人 | | |員 ...
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