高效會(huì)議管理技巧
高效會(huì)議管理技巧 內(nèi)容提要 第一講　當(dāng)今會(huì)議面面觀 第二講　會(huì)議效率不高的原因及解決方案 第三講　開會(huì)前的準(zhǔn)備工作 第四講　成功會(huì)議的五種策略 第五講　會(huì)議中的溝通與反饋技巧 第六講　主持人的會(huì)議管理技巧 第七講　如何對(duì)待會(huì)議中的意外情況 第八講　主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任 第九講　會(huì)議記錄 第十講　會(huì)后跟進(jìn) 第一講 當(dāng)今會(huì)議面面觀 【本講重點(diǎn)】 會(huì)議的意義 會(huì)議的目的 會(huì)議的種類 會(huì)議的頻率 會(huì)議成本的計(jì)算 [pic] 會(huì)議的主要目的就是解決問(wèn)題，但由于開會(huì)技巧不佳或過(guò)于頻繁，不但無(wú)益于解決問(wèn) 題，反而使問(wèn)題愈趨復(fù)雜。頻繁的會(huì)議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢(mèng)魘；員工 花太多時(shí)間在無(wú)效率的會(huì)議上，不僅浪費(fèi)公司成本，也造成工作效率低下。如何能在會(huì) 議中高效率且有效果地解決問(wèn)題，是“高效會(huì)議管理技巧”的中心議題。 會(huì)議的意義 1．會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道 [pic] 圖1-1 集思廣益圖 如上圖1- 1，會(huì)議是一個(gè)集合的載體。通過(guò)會(huì)議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從 而產(chǎn)生“金點(diǎn)子”。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開會(huì)期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。 2．會(huì)議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門的存在 會(huì)議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個(gè)人的會(huì)議，這兩個(gè)人也是一種 小型組織。沒(méi)有不開會(huì)的組織或部門，一個(gè)組織或部門不召開會(huì)議，它的存在價(jià)值就會(huì) 受到質(zhì)疑。因此，會(huì)議能夠充分顯示一個(gè)組織或部門的存在價(jià)值。 [pic] 圖1-2 組織或部門與會(huì)議 3．會(huì)議是一種群體溝通的方式 開會(huì)很少是一對(duì)一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝通。隨著科技的迅猛發(fā)展 ，人們的溝通方式越來(lái)越多，現(xiàn)在人們可以通過(guò)Ｅ- mail、多媒體等種種形式進(jìn)行溝通，但是，群體溝通，即會(huì)議這種方式，是任何其他溝 通方式都無(wú)法替代的。因?yàn)檫@種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通 習(xí)慣。 會(huì)議的目的 [pic] ◆開展有效的溝通 會(huì)議是一種多項(xiàng)交流，可以集思廣益，實(shí)現(xiàn)有效溝通是會(huì)議的一個(gè)主要目的。 ◆傳達(dá)資訊 通過(guò)會(huì)議可以向員工通報(bào)一些決定及新決策，也就是說(shuō)向員工傳達(dá)來(lái)自上級(jí)或其他部 門的相關(guān)資訊。 ◆監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾 許多公司或部門的常規(guī)會(huì)議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查員工對(duì)工作任務(wù)的執(zhí)行情況 ，了解員工的工作進(jìn)度；同時(shí)，借助會(huì)議這種“集合”的、“面對(duì)面”的形式，來(lái)有效協(xié)調(diào) 上下級(jí)以及員工之間的矛盾。 ◆達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題 達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題一般要經(jīng)歷以下6個(gè)步驟，通過(guò)這6個(gè)步驟，最終實(shí)現(xiàn)協(xié)議的產(chǎn)生 和問(wèn)題的解決。 [pic] 圖1-3 達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題的6個(gè)步驟 ◆資源共享 利用開會(huì)匯集資源，以期相互幫助，共同進(jìn)步。 ◆開發(fā)創(chuàng)意 開發(fā)創(chuàng)意的會(huì)議目的突出反映在廣告公司、媒體公司中。通過(guò)舉行會(huì)議，形成新的構(gòu) 思，并且論證新構(gòu)思，使其具有可行性。 ◆激勵(lì)士氣 年初或年底的會(huì)議通常具有這一目的性。這種會(huì)議是為了使公司上下團(tuán)結(jié)一心，朝著 一個(gè)方向共同努力。 ◆鞏固主管地位 經(jīng)理或主管為了體現(xiàn)自身的存在價(jià)值，更為了鞏固自己的地位，經(jīng)常會(huì)召開一些上下 協(xié)調(diào)會(huì)議，以此來(lái)強(qiáng)化自己的地位。 會(huì)議的種類 會(huì)議可以按照人數(shù)、開會(huì)方式和開會(huì)目的進(jìn)行分類，每一種分類都從一個(gè)方面反映了 會(huì)議的作用，每一種分類都與人們的實(shí)際需要、社會(huì)的不斷發(fā)展密切相關(guān)。 表1-1 會(huì)議的種類 |按人數(shù)分類 |按開會(huì)方式分 |按開會(huì)目的分類 | | |類 | | |● 團(tuán)體會(huì)議 |● 面對(duì)面會(huì)議 |● 宣布人事安排、講解政 | |● 一對(duì)一會(huì)議|● 電話會(huì)議 |策的會(huì)議 | | |● 視頻會(huì)議 |● 當(dāng)眾表?yè)P(yáng)或批評(píng)別人的 | | | |會(huì)議 | | | |● 臨時(shí)處理突發(fā)事件的會(huì) | | | |議 | | | |● 固定的團(tuán)隊(duì)會(huì)議 | | | |● 集思廣益的會(huì)議 | 會(huì)議的頻率 每種會(huì)議都有其合理的發(fā)生頻率，只有掌握了合理的會(huì)議發(fā)生頻率，才能更高效地利 用各種會(huì)議解決問(wèn)題、達(dá)到目的。 1.固定的部門會(huì)議 [pic] 2.全體會(huì)議 [pic] 3.處理突發(fā)事件的會(huì)議 [pic] 4.一對(duì)一會(huì)議 [pic] 會(huì)議成本的計(jì)算 會(huì)議成本分為時(shí)間成本、直接會(huì)議成本和效率損失成本3種。會(huì)議成本是非常可觀的 一筆數(shù)目，它關(guān)系到一家公司的得失成敗，因此萬(wàn)萬(wàn)不可等閑視之。 1.會(huì)議的時(shí)間成本 [pic] 2.直接的會(huì)議成本 [pic] 3.效率損失成本 開會(huì)時(shí)，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降 。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。效率損失成本包括以下3種情況 ： [pic] 【自檢】 請(qǐng)將下列相關(guān)選項(xiàng)用橫線連接起來(lái)。 A、固定的部門會(huì)議 ①至少每?jī)稍乱淮?B、一對(duì)一會(huì)議 ②隨時(shí) C、處理突發(fā)事件的會(huì)議 ③按需要 D、全體會(huì)議 ④至少每月一次 ◆見參考答案1-1 【本講總結(jié)】 從某種角度而言，世界是一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿會(huì)議的世界。高效的會(huì)議能幫助我們迅速 解決實(shí)踐中遇到的問(wèn)題，然而低效率的會(huì)議卻往往占據(jù)上風(fēng)，造成時(shí)間成本、直接成本 及效率成本的損失。 因此，每個(gè)人應(yīng)從基礎(chǔ)做起，深刻理解會(huì)議的意義、目的、分類、合理的發(fā)生頻率以 及如何計(jì)算會(huì)議的成本，只有先掌握了這些基礎(chǔ)知識(shí)，才可能使每一次會(huì)議都“行之有效 ”。 【心得體會(huì)】 ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 第二講會(huì)議效率不高的原因及解決方案 【本講重點(diǎn)】 會(huì)議效率不高的原因及預(yù)防性管理 高效會(huì)議的八大特征 會(huì)議規(guī)范 會(huì)議效率不高的原因及預(yù)防性管理 1．會(huì)議的通病——效率不高 小王是一家公司的職員，他對(duì)公司會(huì)議有自己的一些想法，他的想法反映了許多公司 會(huì)議的某些現(xiàn)狀，值得我們思考。 [pic] 很多公司往往由于以下原因，開會(huì)效率低下： ◆公司的主管都不知道何時(shí)是開會(huì)的最好時(shí)機(jī)。許多重要的會(huì)都安排在周五下午開， 或非要安排在事務(wù)繁忙的周一開。 ◆許多主管對(duì)于何時(shí)開會(huì)幾乎都不征詢員工的意見。這使得員工疲于奔命，甚至得延 后或放棄參加其他會(huì)議。 ◆有些“必須到會(huì)”的員工，因?yàn)橐呀?jīng)與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席 ，這使得會(huì)議討論很難進(jìn)行。而到場(chǎng)的人往往并非與議題關(guān)系最密切的人，所以準(zhǔn)備不 充分或者根本來(lái)不及準(zhǔn)備。 時(shí)下有一句很流行的話——“最近比較煩”，對(duì)太多像小王一樣的職場(chǎng)人士來(lái)說(shuō)，這句話 可以改為“開會(huì)比較煩”。開會(huì)之所以煩，用小王的話來(lái)說(shuō)，就是“會(huì)議常在毫無(wú)章法的狀 況下進(jìn)行，甚至毫無(wú)意義地延長(zhǎng)時(shí)間，即使有決議，質(zhì)量也很低”，簡(jiǎn)而言之，會(huì)議效率 不高。因此，尋找致使會(huì)議效率不高的原因就顯得格外重要。 2．會(huì)議效率不高的原因 會(huì)議效率不高通常由以下7種原因造成。在這7種原因中，有3種原因是會(huì)議的“致命傷 ”，需要格外警惕。這3種原因是：主持人的技能、會(huì)議的地點(diǎn)以及會(huì)議的準(zhǔn)備工作。 [pic] 表2-1 會(huì)議效率不高的原因及具體表現(xiàn) |項(xiàng) 次 |原因 |具體表現(xiàn) | |（1） |時(shí)間 |會(huì)議安排在即將午餐的時(shí)間， | | | |每個(gè)人都饑腸轆轆，無(wú)心開會(huì) | | | |。 | |（2） |地點(diǎn) |會(huì)議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致 | | | |使會(huì)議被頻繁打斷，無(wú)法正常 | | | |進(jìn)行。 | |（3） |開會(huì)對(duì)象的選|必須出席會(huì)議的人未到，通知 | | |擇 |來(lái)的是一些可有可無(wú)的參加者 | | | |。 | |（4） |主持人的技能|會(huì)議主持人缺乏影響力、說(shuō)服 | | | |力，被參會(huì)者牽著鼻子跑，無(wú) | | | |法達(dá)到會(huì)議意圖。 | |（5） |參會(huì)者的技能|參會(huì)者發(fā)言混亂，既不知如何 | | | |表意，又不知如何引退，致使 | | | |會(huì)議失敗。 | |（6） |會(huì)議的準(zhǔn)備工|開會(huì)前沒(méi)有通知與會(huì)者相關(guān)事 | | |作 |宜，致使會(huì)議拖沓而無(wú)成效。 | |（7） |開會(huì)的原因、|開會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì) | | |目的和結(jié)果 |議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確， | | | |致使會(huì)議毫無(wú)意義、宣告失敗 | | | |。 | 高效會(huì)議的八大特征 與低效率會(huì)議相對(duì)的就是高效會(huì)議，高效會(huì)議充分克服了致使會(huì)議效率不高的種種不 利因素。高效會(huì)議具有8大特征。 [pic] 建議在正式召開會(huì)議之前，將高效會(huì)議的8大特征一一列出，并隨時(shí)檢驗(yàn)，充分做好 預(yù)防性管理，使即將召開的會(huì)議能夠成為真正意義上的高效會(huì)議。 會(huì)議規(guī)范 會(huì)議規(guī)范包含3個(gè)部分：會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范、固定的會(huì)議流程規(guī)范以及會(huì)議規(guī)范本 身。 1．會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范 [pic] ◆上午8- 9點(diǎn)之間，正是員工從家到公司，準(zhǔn)備開始一天工作的時(shí)候。這個(gè)時(shí)候的員工，心緒尚且 混亂，還需一段時(shí)間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時(shí)間段舉行會(huì)議、試圖讓員 工回應(yīng)會(huì)議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來(lái)看，是不現(xiàn)實(shí)的。 ◆上午9- 10點(diǎn)之間，員工已經(jīng)開始進(jìn)入工作狀態(tài)。在這個(gè)時(shí)間段最適合進(jìn)行一對(duì)一的會(huì)談，同樣 也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會(huì)談的最佳時(shí)機(jī)。 ◆上午10-12點(diǎn)或下午1- 3點(diǎn)之間，最適合調(diào)動(dòng)員工集思廣益。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法。 ◆下午3- 5點(diǎn)之間，最好不要安排會(huì)議。這個(gè)時(shí)段的員工開始進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，人人希望馬 上回家，在這個(gè)時(shí)段舉行會(huì)議往往會(huì)事倍功半。 2．會(huì)議規(guī)范本身 會(huì)議規(guī)范是指大家達(dá)成共識(shí)的會(huì)議守則。會(huì)議規(guī)范主要包括以下條款： ◆所有與會(huì)者將每周工作安排時(shí)間表交給會(huì)議安排人，以找出最適宜所有參會(huì)人的開 會(huì)時(shí)間。 ◆超過(guò)1小時(shí)的會(huì)議應(yīng)有書面通知、議程表及相關(guān)資料。 ◆所有與會(huì)者都要準(zhǔn)備在會(huì)上發(fā)言。 ◆準(zhǔn)時(shí)開始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。 ◆各業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人對(duì)決議能否達(dá)成負(fù)直接責(zé)任。 ◆所有與會(huì)者應(yīng)知道維護(hù)別人的尊嚴(yán)，不在會(huì)中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別 注意。 ◆意見不同是好事，議論才能面面俱到，甚至有人扮“黑臉”。 ◆會(huì)議結(jié)束2-3天后，所有與會(huì)者應(yīng)拿到會(huì)議記錄。 ◆所有與會(huì)者應(yīng)承擔(dān)起對(duì)會(huì)議質(zhì)量進(jìn)行反饋的職責(zé)。 ◆必要時(shí)請(qǐng)第三方監(jiān)控，以保證會(huì)議質(zhì)量。 3．固定的會(huì)議流程規(guī)范 [pic] 圖2-1 固定的會(huì)議規(guī)范流程 固定的會(huì)議流程規(guī)范主要包括一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)。 （1）一個(gè)中心 一個(gè)中心是指整個(gè)會(huì)議的議程。一個(gè)中心包括： ■ 會(huì)議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會(huì)議目的；交流會(huì)議議程；介紹時(shí)間安排、相 關(guān)規(guī)章制度；指定會(huì)議記錄人。 ■ 進(jìn)行會(huì)議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。具體包括：分 享話題和目標(biāo)；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、確認(rèn)行動(dòng)；總結(jié)。 ■ 結(jié)束會(huì)議，具體包括：總結(jié)；安排下次會(huì)議。 （2）兩個(gè)基本點(diǎn) 兩個(gè)基本點(diǎn)是指會(huì)議的一頭一尾，即會(huì)議開始前的準(zhǔn)備和會(huì)議結(jié)束后的跟蹤，這兩個(gè) 基本點(diǎn)是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會(huì)議成敗的關(guān)鍵。所以，一個(gè)規(guī)范的會(huì) 議流程必須包含會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)后的跟蹤工作。會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)后的跟蹤工作 具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計(jì)劃，以及安排下次做匯報(bào)的人選等。 【本講總結(jié)】 會(huì)議效率不高是當(dāng)前許多會(huì)議的現(xiàn)狀。因此，找出會(huì)議效率低下的原因就顯得格外重 要。通常有7大因素致使會(huì)議效率低下，針對(duì)這些因素，應(yīng)在會(huì)前充分做好預(yù)防性管理。 與此同時(shí)，清楚了解什么是高效會(huì)議、會(huì)議規(guī)范有哪些也至關(guān)重要，只有掌握了這些 ，才能從正面引導(dǎo)我們?nèi)绾翁岣邥?huì)議的效率。 【心得體會(huì)】 ____________________________________________________________ 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高效會(huì)議管理技巧