會議高手—深度會談之藝術(shù)(ppt)
會議高手

——深度會談之藝術(shù)
目 錄
 …….前言
 …….成功的會議
 …….會議管理
 …….與會規(guī)則
 …….主席的職責與注意事項
 …….如何開場、結(jié)論、使別人
愿意發(fā)言及發(fā)問的技巧
目 錄
 …….傾聽與記錄的技巧
 …….主席的工作——促動
 …….會議中的問題
 …….如何發(fā)言
 …….報告的種類
目 錄
 …….論證的誤導
 …….感覺與事實
 …….抱怨的種類及如何抱怨
 …….主持會議的原則
 ……. 慶祝與檢討
會議是學習型組織的修煉場
——深度會談的藝術(shù)
 會議的能力是現(xiàn)代人必備的團隊工作能力.
 一夫當關(guān)的英雄時代已經(jīng)過去,我們必須與他人愉快的合作才能順利成事.
 會議正是團隊合作最常用的溝通協(xié)調(diào)方式.
會 議 內(nèi) 容
• 會議主題
• 會議目的
• 議程
• 決議
成功的會議
 有效——藉蓍團隊的集思廣益,解決個人無法完
成或突破的問題,有效達到會議目標。
 和諧——營造和諧的氣氛,使成員對團隊有安全
感、信任感、認同感,展露個人才能。
 參與——參與的人用心關(guān)注,才能讓會議得到健
全發(fā)展。
 效率——當一個會議成功的要素具備后,能在預
定的時間內(nèi)完成開會,這就是效率。
 學習——在參與開會的同時有更多學習的機會。
會議的管理
• 會議的成本
• 會議召開的時機
• 重要的、緊急的議題
• 需要集思廣益的
• 無法私下協(xié)商的
與會的資格
 了解實況的人
 有權(quán)做決定的人
 重大關(guān)系的人(執(zhí)行者或關(guān)心此會議的人)
會議通知需知
• 會議名稱:明確點出主題,使人一目了然(如E_MAIL主旨)
• 目的:應詳盡說明,方便成員們做相關(guān)的資料搜集
• 時間
• 地點
• 議程:應包含開會預定結(jié)束時間
• 準備資料
• 與會人員
• 主辦單位
會議通知范例
決議追蹤
• 什么事?
• 什么時候完成?
• 什么人負責?
• 什么時候報告?
• 如何報告?
議 程 設(shè) 計
• 由重要到不重要——會議開始時即討論重要議題,以免延誤時影響到后面重要議題。
• 由不尖銳到尖銳——將尖銳議題挪后,讓與會人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題,使氣氛不尷尬。
• 由容易到困難——讓大家漸漸融入會議進行的節(jié)奏,不要開始就接觸未熟悉的會議造成挫折感。
與 會 規(guī) 則
• 要守時,堅持到底
• 要做事前準備
• 針對主題主動發(fā)發(fā)言,簡短扼要
• 對事不對人,不做人身功擊
• 予以真誠的肯定及贊美
• 傾聽他人發(fā)言
• 用積極的話代替消極發(fā)言
• 以探詢、謙虛代替主觀論斷
主席注意事項
 獨占發(fā)言——避免冗長的發(fā)言,占用大家交流
意見的時間。
 火爆浪子——要能容納他人的發(fā)言,不可情緒
化與他人發(fā)生沖突。
 優(yōu)柔寡斷——要思路清晰,對決議事項要果斷、明確。
 加入沖突——應站在中立的立場來化解沖突。
 操控議程——應依照流程引導會議的進行,不可一人
操控整個會議的議程。
如 何 開 場
 背景:除了會議召開的背景,也可讓與會人
員自我介紹,并說明對會議的期待,以
促進與會人員及會議氣氛的融洽
 會議目的
 議程:會議中欲討論之事項及其先后順序
和預估時間。
 會議期待
開場舉例說明
近來公司的營運狀況因為受到經(jīng)濟不景氣的影響,使得本季的營收目標達標率只有70%。
因此今天召開會議主要討論兩大問題,第一就是如何刺激原市場的買氣,第二討論新市場的擴展計劃。
首先將由業(yè)務部周厚坤課長為我們說明目前市場狀況,再由各位一起討論,然后各區(qū)市場督導會一一提出配合方案,最后由營銷部門整合后提出執(zhí)行方案。
本次會議的進行時間預估為1.5小時。希望今天經(jīng)由在場各位的相互討論及創(chuàng)意激蕩,能夠產(chǎn)生一套完整有效的業(yè)績提升計劃,大家加油!
如 何 總 結(jié)
• 宣達決議
• 激勵動機
• 評估目標達成
• 過程回顧
• 懸念事項
如何讓大家愿意發(fā)言
• 塑造會議歡樂、和諧的氣氛。
• 建立包容、安全的討論環(huán)境。
• 保持客觀,對事不對人。
• 不以言立人,不以言廢人。
• 設(shè)置暗樁,帶動與會人員的熱烈參與,有拋磚引玉的效果。
• 主動出擊,適時發(fā)問,塑造發(fā)言機會,且予以正向的肯定與鼓勵。
• 有效傾聽與良好溝通。
發(fā) 問 的 技 巧
• 開放與封閉
• 空投與指定
傾聽的技巧
• 注視對方
• 不中途打斷
• 詢問不明之處
• 適當歸納
• 不任意表露情緒
記錄的技巧
• 活用5W2H:即what、where、when、who、why、how、how much.
• 掌握主詞、動詞、形容詞
• 明確數(shù)字
• 運用key word
• 列點說明:可了解發(fā)言重點,歸納出主題方向
• 一言以蔽之
主席的工作
• 發(fā)言的促動:讓大家想發(fā)言,并說出想表達的意見。
• 工作分配的促動:鼓勵大家主動認領(lǐng)工作,掌握成
功的機會。
• 創(chuàng)意的促動:提出一些其它產(chǎn)品的優(yōu)點,激發(fā)大家的
創(chuàng)意,將別人的優(yōu)點用于我們的產(chǎn)品上。
• 問題的促動:主席應提出一些問題讓與會人員了解
問題的狀況。
• 感情的促動:主席除了要讓與會者體會到你的關(guān)
懷、感恩、自責、包容、肯定外,還
要讓與會者自動自發(fā)創(chuàng)造和諧的氣氛
會議中的問題
人身攻擊
對策:
 對雙方進行安撫
 重申議事規(guī)則
 重提主題進行討論
會議中的問題
離題
對策:
• 兜一圈切回主題
• 給予肯定再切斷話題
• 將離題的議題留置最后再做討論。
• 請他做歸納或替他做歸納。
• 事先請將規(guī)則講清楚
• 發(fā)言限定時間
會議中的問題
爭議不下
對策:
 暫停會議休會20分鐘以上。
 參與第三者的意見
 將雙方意見列表比較。
 進行不記名投票。
 重整雙方意見提出新的方案。
 重申共同利益。
會議中的問題
抱怨
對策:
• 同情其不滿的情緒。
• 歸納其不滿的原因。
• 尋求解決的方法。
上級指導員發(fā)言過于投入
對策:
• 裝傻發(fā)問
• 重新提出問題
• 幽默有技巧的提醒長官。
會議中的問題
短話長說
對策:
• 適時的制止發(fā)言。
• 清其具體的想法。
時間不足
對策:
• 選擇重要的議題進行討論。
• 限制發(fā)言人數(shù)(可事先登記)
• 限制發(fā)言時間。
會議中的問題
爭功諉過
對策:
• 主席應制止不當?shù)陌l(fā)言,并給予其適當?shù)目隙ā?
• 引導組織成員彼此說出對方的優(yōu)點,讓大家都能受到適當?shù)目隙ā?
為反對而反對
對策:
• 請他提出更好的對策。
• 引導他思考是否有考慮周延。
會議中的問題
獨占發(fā)言
對策:
• 主席制止其行為。
• 說明規(guī)則并強制執(zhí)行。
消極的話
對策:
• 發(fā)言者的情緒表示理解
• 提振士氣,擬定共同目標。
• 呼喊精神口號。
如 何 發(fā) 言
 積極的發(fā)言
 明確的發(fā)言
 尊重的發(fā)言
 坦承的發(fā)言
 客觀的發(fā)言
 針對主題
報 告 的 種 類類
 工作完成的報告:你完成了什么工作,何時完成?完成的重點?
 工作異常的報告:工作的預定進度、現(xiàn)在進度、差異進度、差異原因、處置對策及何時會趕上進度?
 請示報告:背景狀況、建議內(nèi)容、事情的經(jīng)過。
 需要支持的報告:什么事?原因?對策?現(xiàn)況如何?需要哪些支持?
論證的誤導
 權(quán)威的誤導
 經(jīng)驗的誤導
 約化的誤導
 參考點的誤導
 倒果為因的誤導
 引信的誤導
 采因的誤導
感覺與事實
• 感覺——即對事物主觀的意念,其中包含個人的價值判斷,因此感覺的產(chǎn)生往往因人而異。
• 事實——即有具體、明確的訊息陳述,與實際所發(fā)生的事件相符。
感覺與事實演練
昨日九點過后,G珠寶店里有一位商人正在收拾店面,一位客人出現(xiàn)并要求鑒賞貨品,店主打開玻璃櫥窗,櫥窗內(nèi)的東西被人抓起,忽然有個男人迅速跑出店外,突然間警鈴大響保安人員迅速趕至現(xiàn)場。
判 斷 問 題
以下問題你認為是事實者請打 為感覺者請打
1.店主正在收拾店面時,有一個男人出現(xiàn)。
2.那個男人是強盜。
3.此事件發(fā)生于昨晚九點過后。
4.打開櫥窗的男人是店主。
5.強盜抓取櫥窗內(nèi)物品后迅速跑出店外。
6.有人打開櫥窗。
7.要求鑒賞貨品的人在抓取櫥窗內(nèi)的物品后迅速逃走。
8.櫥窗內(nèi)有金飾,且有許多貴重的寶石。
9.強盜威協(xié)店主并進行搶劫。
10.這個故事僅牽涉店主、客人、保安人員等三個角色。
問 題 答 案
1.客人未指明是男女 
2.沒有明確的線索顯示是強盜。 
3. 未指明是白天九點還是晚上九點 
4.沒有明確提出店主的性別 
5.沒有指明是強盜抓取櫥窗內(nèi)的物品 
6.
7.沒有指明是要求鑒賞貨品的人抓取櫥窗內(nèi)的物品迅速逃走 
8.只說有寶石,沒有指明是金飾 
9.均沒有在文中提到過 
10.沒有明確的數(shù)字或說明顯示參與的人數(shù) 
抱怨的種類
• 復雜性的抱怨
• 人身攻擊,在他人身上貼標簽
• 算舊帳
• 消極性的抱怨
如 何 抱 怨
抱怨的內(nèi)容應包括:
• 到底發(fā)生了什么事、這造成何種困擾?希望別人怎么做或協(xié)助?
• 或可以套用一個公式來作為抱怨的模式:
我了解……只是……它會……是不是可以…………
• 另外可以采用更和緩、柔軟的抱怨方式,是從感謝或自責開始
主持會議的原則
• 以人為本——主席應尊重、肯定與會人員,讓每
位與會人員受尊重且能夠自我發(fā)展。
• 停止操控——應在會議中集思廣益、促成組織
學習、培養(yǎng)與會能力。不可用職權(quán)
來控制議程、只求個人決議。
• 目標與過程兼得——在過程在達到目標,讓每
個人享受到學習的過程。
• 對事不對人
• 感覺與理性兼顧
• 解決問題也處理情緒
慶祝( Celebration)的時機
 實時
 真誠
 明確
 學習與成果結(jié)合
 情感之交流
 變化的
 正式、非正式場合
 鼓勵與自我慶祝
 共同慶祝
 回歸生命之真相
查核(Check)的時機
• 上對下
• 單向溝通
• 被動
• 否定
• 強調(diào)錯誤
• 對事不對人
• 嚴苛 、自我防衛(wèi)
標竿學習的特點
 自動:有技巧的引導學員,讓學員自動提升己的能力。
 與自己比較:引導學員作自我比較,與目
標作比較,以隨時檢討與提高。
 過程:共同討論如何達到所設(shè)定的目標,引導學員
思考用何方法達到目標。
 找參考點:尋找標竿做為自己追求的目標。
 肯定:引導中予以適當鼓勵與肯定,促進學員不斷
學習成長。


THE END !





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