職位說明書的制作方法(ppt)
職位說明書的制作方法
議 程
企業(yè)職能設(shè)計與職能分解
組織結(jié)構(gòu)設(shè)計與工作設(shè)計
工作分析：目標(biāo)/內(nèi)容/程序/方法
職位說明書：重要性/用途/格式/編制
案例解析與摹擬演練

過程框圖
職能設(shè)計
什么是職能設(shè)計？
對企業(yè)的經(jīng)營和管理業(yè)務(wù)進行總體設(shè)計，確定企業(yè)應(yīng)當(dāng)從事哪些生產(chǎn)經(jīng)營活動和管理業(yè)務(wù)，并規(guī)定其合理的結(jié)構(gòu)比例。
職能設(shè)計是企業(yè)組織設(shè)計的第一道“工序”思想是：
因事定機構(gòu) 因機構(gòu)配人員
職能設(shè)計的作用
使企業(yè)的戰(zhàn)略任務(wù)和經(jīng)營目標(biāo)在管理組織上得到落實
為企業(yè)管理組織的框架設(shè)計提供依據(jù)
管理組織的各個層次、部門、職務(wù)和崗位，只是企業(yè)各項職能和業(yè)務(wù)的載體。
先有職能 才有結(jié)構(gòu)
（不能先給病人吃藥，后診斷病情）
職能設(shè)計的內(nèi)容
基本職能設(shè)計
關(guān)鍵職能設(shè)計
職能分解
基本職能設(shè)計
目的：對 人、財、物、信息等經(jīng)營資源
研、供、產(chǎn)、銷等經(jīng)營環(huán)節(jié)進行
系統(tǒng)、有效的管理。
參考國內(nèi)、國外較先進同類企業(yè)
應(yīng)考慮的權(quán)變因素：
環(huán)境 戰(zhàn)略 技術(shù) 規(guī)模
案例一：
某投資管理公司基本職能
經(jīng)營發(fā)展戰(zhàn)略
財務(wù)（審計）
投資管理
資產(chǎn)運營管理

人力資源
行政辦公
經(jīng)營計劃
公關(guān)與宣傳
建筑公司的基本職能
采購管理：
設(shè)備管理：
成本管理：
施工管理：
質(zhì)量管理：
安全管理：

房地產(chǎn)開發(fā)公司
項目前期
資金
設(shè)計
市場分析與營銷策劃
工程監(jiān)理
銷售

練習(xí)一
寫出你所在公司的基本職能
關(guān)鍵職能設(shè)計
各項職能——磚瓦材料/構(gòu)件
關(guān)鍵職能——承擔(dān)負荷量最大的構(gòu)件
關(guān)鍵職能應(yīng)配置在組織結(jié)構(gòu)中心地位
關(guān)鍵職能的確定
如何確定？由企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略決定
確定關(guān)鍵職能應(yīng)思考三個問題：
？為達到企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)，什么職能必須得到出色履行，取得優(yōu)異成績
？什么職能履行不佳，會使企業(yè)遭受嚴(yán)重損失，甚至危及企業(yè)生存
？對體現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營宗旨具有重要價值的活動是什么
練習(xí)二
投資管理公司總部的關(guān)鍵職能？

你所在子公司的關(guān)鍵職能？

你所在部門的關(guān)鍵職能？
職能分解（一）
定義：將基本職能、關(guān)鍵職能逐步分解
化為獨立、可操作的具體業(yè)務(wù)
目的：
將各項職能具體化 可執(zhí)行、可落實
如：生產(chǎn)、營銷、財務(wù) 分解 具體業(yè)務(wù)
分派 不同部門/人來負責(zé)
為后續(xù)組織設(shè)計工作提供前提條件
部門劃分和組合；縱向：集權(quán)、分權(quán)；橫向：協(xié)調(diào)方式選擇；部門/崗位責(zé)任制；職務(wù)設(shè)計等

職能分解（二）
基本要求
業(yè)務(wù)活動的獨立性（舉例）
不能把性質(zhì)不同的業(yè)務(wù)活動混合為一項活動
業(yè)務(wù)活動的可操作性（舉例）
避免重復(fù)和脫節(jié)（舉例）

職能分解（三）
職能分解的方法：逐級分解法
一級職能---基本職能設(shè)計列出的職能
二級職能---為完成一級職能必須開展的
幾方面管理工作
三級職能---由二級職能分解的具體業(yè)務(wù)
活動
案例二：某公司職能分解示例
組織結(jié)構(gòu)設(shè)計
縱向組織結(jié)構(gòu)設(shè)計
——管理層次/幅度；集權(quán)/分權(quán)；
橫向組織結(jié)構(gòu)設(shè)計
——部門/專業(yè)分工；橫向協(xié)調(diào)方式；橫向制約機制
職責(zé)與權(quán)限設(shè)計

工作設(shè)計
方法：
1、事件流法：把相互密切關(guān)聯(lián)的事件或活動歸并在一起形成一個工作
2、歸類法：把性質(zhì)完全相同或相似的活動歸并在一起，形成一個工作
3、目標(biāo)分解法：把一個部門職能的總體目標(biāo)分解為各個分目標(biāo)，以分目標(biāo)為中心設(shè)定工作。
原則：
1、相對獨立，避免工作關(guān)系復(fù)雜化。
2、工作結(jié)果易于衡量/考核
3、避免任務(wù)重疊、交叉
4、有一定的深度和廣度
5、相對穩(wěn)定，避免頻繁調(diào)整
6、避免資格要求過高，找不到合適的人選
工作分析
工作分析（職務(wù)分析）：是以工作為對象，觀察和分析其內(nèi)容、責(zé)任、特征、必要的資格條件等，將其結(jié)果載入工作說明書（職位說明書），判斷與其他工作的性質(zhì)差異的過程。
為管理活動提供信息——7W
工作分析技術(shù)是現(xiàn)代人力資源管理的基本技術(shù)和核心技術(shù)

工作分析術(shù)語
任務(wù)：為達到某一特定目的所進行的一項活動。
職責(zé)：一個人擔(dān)負的一項或多項任務(wù)組成的活動。
職位：由特定人所擔(dān)負的一個或數(shù)個職責(zé)組成，=崗位
工作：由一組主要職責(zé)相似的職位所組成
工作=職務(wù)
工作簇：由兩個或兩個以上的相似的工作組成。
職業(yè)：由不同時間內(nèi)不同組織中的相似工作組成。
工作分析的目標(biāo)
組織管理
人力決策
聘用管理
績效考核

人力資源開發(fā)
薪資管理
工作評價
工作分析項目（一）
一般資料分析
工作名稱：
工作代碼：
工作地點：
工作實體分析
主要目的
工作任務(wù)分析
工作責(zé)任分析
督導(dǎo)與組織關(guān)系
工作量分析

工作分析項目（二）
工作環(huán)境分析
工作的物理環(huán)境
工作的安全環(huán)境
人際與社會環(huán)境
聘用備件
任職條件分析
教育培訓(xùn)情況
必備知識
經(jīng) 驗
心理素質(zhì)
工作分析設(shè)計
選擇有代表性、典型性的職位
確定工作分析項目和調(diào)查方法
制訂工作分析規(guī)范
包括工作分析規(guī)范用語；工作分析項目標(biāo)準(zhǔn)



選擇信息來源：
包括：任職人、管理者、客戶、工作分析人員、有關(guān)工作分析資料
選擇工作分析人員
來源：顧問公司專家
培訓(xùn)內(nèi)部人員
工作調(diào)查方法
觀察法：
運用感覺器官或其他工具，觀察特定對象的實際工作動作和工作方式，并以文字、圖表、圖象記錄下來
訪談法：
與任職人員面對面談話來收集信息和數(shù)據(jù)
（訪談問題舉例）
問卷法：
由任職人員填寫經(jīng)過特
別設(shè)計的調(diào)查問卷

方法選取：
三種調(diào)查方法各有利弊，
根據(jù)實際情況選擇使用。
工作分析工具—職位問卷
職位問卷是收集工作信息的基本工具
職位問卷框架
基本資料——姓名、性別、年齡、職稱、 部門、學(xué)歷、職務(wù)、直屬主管、職等、職級、入職日期
工作時間調(diào)查——正常工作時間、休息 時間、加班時間、出差情況、工作均衡



工作說明書
又稱職務(wù)說明書，是根據(jù)工作分析得到的資料對工作的職務(wù)、條件以及責(zé)任的描述做成的正式文件。它的目的是在某些條件限制下確認工作的職責(zé)，并說明工作的范圍和內(nèi)容。
工作說明書是人力資源管理中最為重要的文件之一。
工作說明書的重要性
闡明在公司內(nèi)誰應(yīng)該負責(zé)什么工作
有助于在職者了解該職位的責(zé)任
幫助管理階層分析并改進公司的組織結(jié)構(gòu)
作為職位評價、薪資調(diào)查以及建立薪資結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)
工作說明書的用途
人力規(guī)劃
人員招聘及甄選
人員任用及配置
薪資調(diào)查
薪資結(jié)構(gòu)
員工培訓(xùn)與發(fā)展
職業(yè)規(guī)劃
工作評價
職位分類
績效評估
目標(biāo)管理計劃
工作流程分析
組織研究
工作說明書格式
依情況不同而異，基本由五大部分構(gòu)成：
——職位基本資料
——主要目的
——工作描述
——工作環(huán)境
——任職資格
職位基本資料
職位名稱
直屬主管
所屬部門
工資等級
工資標(biāo)準(zhǔn)


所轄人數(shù)
工作性質(zhì)
工作地點
職務(wù)分析日期
職務(wù)分析人
工作描述
工作概要：用簡練的語言說明工作的性質(zhì)、中心任務(wù)和責(zé)任
工作活動內(nèi)容：逐項說明工作活動內(nèi)容；各活動內(nèi)容所占時間百分比；活動內(nèi)容權(quán)限；執(zhí)行依據(jù)
工作職責(zé)：
工作結(jié)果：最好定量
工作關(guān)系：受誰監(jiān)督，監(jiān)督誰；此工作可晉升的職位、可轉(zhuǎn)換的職位以及可以升遷至此的職位；與哪些職位發(fā)生關(guān)系
運用設(shè)備和信息說明
任職資格
所需最低學(xué)歷
所需培訓(xùn)時間/科目
從事本職工作和其他相關(guān)工作的年限和經(jīng)驗
一般能力：如計劃、協(xié)調(diào)、實施、組織、控制、領(lǐng)導(dǎo)、公關(guān)等及需求程度
興趣愛好
個性特征：如情緒穩(wěn)定性、責(zé)任心、外向/內(nèi)向、支配性、主動性等
職位所需的性別、年齡特征
體能：視力、聽力、反應(yīng)、耐力、體力
工作環(huán)境
工作場所：室內(nèi)/室外/其他特殊場所
工作環(huán)境的危險性：發(fā)生可能性；傷害程度；發(fā)生頻率；原因
職業(yè)?。嚎赡苄?輕重程度等

工作時間特性：正常工作時間、加班時間
工作的均衡性：是否忙閑不均及經(jīng)常性程度
工作環(huán)境舒適程度：溫度、濕度、粉塵、噪聲等
編制基本要求
內(nèi)容可依據(jù)職務(wù)分析目標(biāo)加以調(diào)整，可繁可簡
可以用表格形式，也可采用敘述型（見范例）
使用淺顯易懂的文字，用語要明確，不要模棱兩可
評分等級的設(shè)定也要依實際情況盡可能準(zhǔn)確
職位說明書應(yīng)運用統(tǒng)一的格式，注意整體協(xié)調(diào)，做到美觀大方
工作說明書范例
簡單型
標(biāo)準(zhǔn)型
完整型

工作說明書制作練習(xí)
編制過程中請大家注意運用所學(xué)的知識和方法
注意工作說明書的幾項基本要求
時間：25分鐘
總結(jié)
回顧所學(xué)的內(nèi)容

如何應(yīng)用所學(xué)內(nèi)容

對培訓(xùn)內(nèi)容還有何問題


職位說明書的制作方法(ppt)