中煤第六十八工程處會計檔案管理辦法
為了加強我處會計檔案管理，統一會計檔案管理制度，根據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》、《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，制定本制度。
凡我處進行會計核算的各級單位，應當依照本制度管理會計檔案。
各基層單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。
處財務資產部是全處會計檔案管理的主管部門，負責出臺會計檔案管理辦法，審查解體項目部送存的會計檔案，協助解體項目部把會計檔案送存處檔案室。
本辦法解釋修改權歸處財務資產部，與上級文件有抵觸的，按上級文件執(zhí)行。
一、會計檔案的構成
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和驗資報告、審計報告等會計核算及專業(yè)材料，是記錄和反映單位經濟業(yè)務的重要史料和證據。具體包括：
會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。
會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。
財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。
其他類：銀行存款余額調節(jié)表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。
二、會計檔案日常管理
（一）賬冊管理
當月工作結束后，須及時將記賬憑證裝訂成冊。
月末結賬后，須及時編制并打印月度會計報表，并連同報表附注及文字說明等歸檔；
月末結賬后，須將銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單及其他應歸檔的會計資料及時歸檔；
年終決算后，須及時打印會計賬簿，裝訂成冊并歸檔。
年終決算后，須將年度財務報告及時歸檔。
（二）磁介質管理
軟盤數據備份：每月結賬后須將明細賬、參數文件（包括科目明細、部門明細、客戶明細）用軟盤作永久性備份，并將記賬憑證作臨時性備份；
硬盤數據備份：每年應定期將硬盤數據作一次性全部備份并刻錄光盤雙重備份存放于不同地點。
各單位每年形成的會計檔案，按照歸檔要求，由我處財務資產部部和各基層單位會計機構負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。
三、會計檔案的整理立卷
會計年度終了后，對會計資料進行整理立卷。會計檔案的整理一般采用“三統一”的辦法，及分類標準統一、檔案形成統一、管理要求統一，并分門別類按各卷順序編號。
分類標準統一
一般將財務會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他；
檔案形成統一
案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統一；
管理要求統一
建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄；會計資料裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。
四、會計檔案的裝訂
會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他文字資料的裝訂。
（一）會計憑證的裝訂
一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年份和月份妥善保管歸檔。
會計憑證裝訂前的準備工作：
分類整理，按順序排列，檢查日數、編號是否齊全；
按憑證匯總日期歸集（如按上、中、下旬匯總歸集）確定裝訂成冊的本數；
摘除憑證內的金屬物（如訂書釘、大頭針、回形針），對大的賬頁或附件要折疊成同記賬憑證大小且要避開裝訂線，以便翻閱保持數字完整；
整理和檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現缺號要查明原因。要檢查附件是否漏缺，發(fā)票、耗料單、入庫單、工資、獎金發(fā)放單、結算單是否隨附齊全；
記賬憑證上有關人員（如財務主管、復核、記賬、制單等）的印章是否齊全；
會計憑證裝訂時的要求：
用“三針引線法”裝訂，裝訂憑證應使用棉線，在憑證左側打三個針眼，實行三眼一線打結，節(jié)扣應是活的，并放在憑證封皮里面，裝訂時盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱；
憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證；
裝訂憑證厚度一般1.5厘米，方可保證裝訂牢固，美觀大方。
會計憑證裝訂后的注意事項：
每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章；
在封面上編號卷號，按編號順序入柜，并要在顯露出表明憑證種類編號，以便調閱。
（二）會計賬簿的裝訂
各種會計賬簿年度結賬后,除跨年度使用的賬簿外，其他賬簿應按時整理立卷?；疽笫牵?
賬簿裝訂前
首先按賬簿啟用表的使用頁數核對各個賬戶是否相符，賬頁數是否齊全，序號排列是否連續(xù)；然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂；
活頁賬簿裝訂要求
保留已用過的賬頁，將賬頁數填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，用質量好的牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊；
多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等不得混裝，應按同類業(yè)務、同類賬頁裝訂在一起；
在賬本的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，會計主管人員和裝訂人（經辦人）簽章。
賬簿裝訂后的其他要求
會計賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁、調頁、加空白紙的現象；
會計賬簿封口要嚴密，封口處要加蓋有關印章；
封面應齊全、平整，并注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行日記賬、分戶明細賬；
會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如現金日記賬全年按順序編制卷號；總賬、各類明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。
（三）會計報表的裝訂
會計報表編制完成及時報送后，財務資產部將基層單位報送的報表，按月裝訂成冊?；鶎訂挝豢砂茨暄b訂成冊；
會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數，上邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補后，完整無缺的裝訂；
會計報表裝訂順序為：會計報表封面、會計報表編制說明、財務情況說明書、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表附注。
按保管期限編制卷號。
五、會計檔案的移交
當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。
移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。
財務會計部門在會計檔案移交本單位檔案部門時，應按下列程序進行：
開列清冊，填寫交接清單；
在帳簿使用日期欄填寫移交日期；

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