一．崗位分析及其作用
崗位分析（又稱工作分析、職務(wù)分析），作為全面了解一項(xiàng)崗位的管理活動(dòng)，是對(duì)該項(xiàng)崗位的工作內(nèi)容、崗位規(guī)范、任職人員資格要求等各構(gòu)成因素的分析、描述和研究的過程，即制定崗位說明和崗位規(guī)范的系統(tǒng)過程。崗位分析涉及對(duì)崗位內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)的審查，以明確任務(wù)的性質(zhì)、工作條件、必要的責(zé)任和所需要的技能。它包括：崗位名稱分析、定員變動(dòng)分析、工作規(guī)范分析、工作人員的必備條件分析等工作內(nèi)容。崗位分析的結(jié)果一般是制作崗位說明書和崗位職責(zé)。
崗位分析是現(xiàn)代人力資源管理所有職能，即人力資源獲取、整合、保持與激勵(lì)、控制與調(diào)整、開發(fā)等職能工作的基礎(chǔ)和前提，只有做好了崗位分析與設(shè)計(jì)工作，才能據(jù)此有效完成以下具體的現(xiàn)代人力資源管理工作：
（1）制定企業(yè)人力資源規(guī)劃；
（2）核定人力資源成本，并提出相關(guān)的管理決策；
（3）讓企業(yè)及所有員工明確各自的工作職責(zé)和工作范圍；
（4）組織有效招聘、選拔、使用所需要的人員；
（5）制定合理的員工培訓(xùn)、發(fā)展規(guī)劃；
（6）制定考核標(biāo)準(zhǔn)及方案，科學(xué)開展績效考核工作；
（7）設(shè)計(jì)出公平合理的薪酬福利及獎(jiǎng)勵(lì)制度方案；
（8）為員工提供科學(xué)的職業(yè)生涯發(fā)展咨詢；
（9）設(shè)計(jì)、制定高效運(yùn)行的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)；
（10）提供開展人力資源管理自我診斷的科學(xué)依據(jù)。
二．崗位分析的步驟
崗位分析是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，企業(yè)進(jìn)行崗位工作分析，必須統(tǒng)籌規(guī)劃，分階段、按步驟地進(jìn)行。
（一）確定工作崗位
崗位分析首先要收集和研究有關(guān)工作機(jī)構(gòu)的一般情況，確定每一工作崗位在其組織機(jī)構(gòu)中的位置。為此，分析人員通常從組織結(jié)構(gòu)或可能的組織工作程序圖入手調(diào)查，工作程序圖可以幫助分析人員了解工作過程。不過，依靠工作程序圖或組織結(jié)構(gòu)圖確定工作崗位之間的職能關(guān)系和明確各項(xiàng)任務(wù)的目的，經(jīng)?？赡苁遣煌耆?。因而還需要有其它一些資料的補(bǔ)充，包括操作和培訓(xùn)手冊(cè)、人員補(bǔ)充規(guī)定（一般應(yīng)說明工作的要求）、其它有關(guān)的規(guī)則或領(lǐng)導(dǎo)的要求，當(dāng)然，還有工作任務(wù)說明書等資料。
（二）工作崗位情況的搜集
在首先確定工作崗位之后，應(yīng)開始研究每一工作崗位的情況，并將其本質(zhì)內(nèi)容記錄下來。為了保證對(duì)所有工作崗位情況能進(jìn)行系統(tǒng)地搜集，需要準(zhǔn)備規(guī)范的工作崗位分析表格，其中包括一些精心選擇的有關(guān)問題。這種表格不一定重新設(shè)計(jì)，可根據(jù)確定的工作崗位測評(píng)計(jì)劃，對(duì)原來有關(guān)企業(yè)各種情況的規(guī)范表格進(jìn)行修改后使用。工作崗位的特征通常包括工作人員做什么，怎樣做和為什么做，工作條件如何，資格條件的要求是什么等幾個(gè)基本內(nèi)容。為此，分析人員在調(diào)查中通常要了解下列基本工作要素。
1．工作崗位
（1）誰做這工作，責(zé)任人是誰，工作名稱是什么？
（2）工作的基本任務(wù)是什么？
（3）為誰做，即顧客是誰。這里的顧客不僅指外部的客戶，也指企業(yè)內(nèi)部的員工，包括與從事該工作的人有直接關(guān)系的人：直接上級(jí)、下級(jí)、同事、客戶等。
（4）怎樣完成任務(wù)，需要的工作程序、規(guī)范及權(quán)利，使用什么設(shè)備？
（5）為什么執(zhí)行這些任務(wù)，工作中各項(xiàng)任務(wù)同其他工作任務(wù)之間的關(guān)系是什么？
（6）任職人員對(duì)同事、設(shè)備負(fù)有責(zé)任是什么？
（7）工作條件（工作時(shí)間、噪音、氣溫、光線等）如何？
2．圓滿完成工作所要求的資格條件
（1）知識(shí)。
（2）技能，包括經(jīng)驗(yàn)
（3）受教育水平。
（4）身體條件
（5）智力水平
（6）能力（創(chuàng)造能力和應(yīng)變能力）
為了收集這些用于崗位分析的信息，一般采用觀察法、問卷法、關(guān)鍵事件分析法、訪談法、工作日志分析法、事故分析法等。其中觀察法、關(guān)鍵事件分析法、訪談法、工作日志分析法、事故分析法主要用于定性分析，為定量分析提供科學(xué)的分析要素和相關(guān)的可量化規(guī)律。問卷法雖然可以用于定性分析，但就目前國內(nèi)外的使用情況來看，如美國普渡大學(xué)（Purdue University）職業(yè)研究中心開發(fā)的“職位分析調(diào)查問卷（PAQ）”就主要用于定量分析，以便獲取更為具體、詳細(xì)、量化的崗位信息。采用問卷法進(jìn)行崗位分析時(shí)，首先是通過定性分析，找到有效搜集各種崗位信息的分析要素、指標(biāo)；其次，是用語言恰當(dāng)描述這些要素、指標(biāo)；再次，給每一要素指標(biāo)語句賦予適當(dāng)?shù)脑u(píng)定等級(jí)數(shù)字，便可形成一初步崗位分析調(diào)查問卷；最后，是使用這一初步問卷進(jìn)行規(guī)范的抽樣試調(diào)查，并進(jìn)行信度、效度檢驗(yàn)，就可得到一較為科學(xué)的正式崗位分析調(diào)查問卷。使用這一崗位分析問卷，就可以達(dá)到較為科學(xué)的崗位分析信息。
不過，一般企業(yè)，如中小企業(yè)只要使用定性分析方法，進(jìn)行初步的崗位分析就足以應(yīng)付日后的人力資源管理各項(xiàng)工作了。
（三）將調(diào)查所得的信息加以篩選，由崗位說明書給予準(zhǔn)確、清楚和完整的記錄。崗位說明書必須包括有關(guān)工作崗位全部重要的因素，如基本任務(wù)、責(zé)任、所要求的資格條件、本工作崗位和其他工作崗位之間的職能聯(lián)系等。
（四）崗位分析舉例
下面以一個(gè)擁有30人以上500人以下，集開發(fā)、生產(chǎn)加工、維修、銷售為一體的中小型電子科技企業(yè)為例，詳細(xì)談?wù)勈褂枚ㄐ苑治龇椒ǎ缬^察法、訪談法、關(guān)鍵事件分析法等，開展崗位分析工作的關(guān)鍵步驟和技術(shù)規(guī)范。
步驟一：各類崗位信息的初步調(diào)查
1．瀏覽企業(yè)組織已有的各種管理制度文件，并和企業(yè)組織的主要管理人員進(jìn)行交談，對(duì)組織中開發(fā)、生產(chǎn)、維修、會(huì)計(jì)、銷售、管理等崗位的主要任務(wù)、主要職責(zé)及工作流程圖有個(gè)大致的了解。
2．準(zhǔn)備一個(gè)較為粗略的提綱，并確定幾個(gè)關(guān)鍵的工作崗位和事件，作為深入訪談和重點(diǎn)觀察分析的參考、指南。
3．列出各崗位的主要任務(wù)、特點(diǎn)、職責(zé)、要求等。
步驟二：工作現(xiàn)場的初步觀察
1．對(duì)預(yù)先確定的關(guān)鍵或不太熟悉的工作崗位，現(xiàn)場進(jìn)行初步觀察。
2．工作現(xiàn)場的初步調(diào)查的目的是使分析者熟悉工作現(xiàn)場的工作環(huán)境、條件，了解工作人員使用的工具、設(shè)備、機(jī)器，一般的工作條件、工作內(nèi)容、工作環(huán)境特點(diǎn)及工作崗位對(duì)工作人員的要求和工作職責(zé)。
3．對(duì)復(fù)雜或不太熟悉的工作設(shè)備、流程、環(huán)境及條件親自進(jìn)行觀察了解，便于進(jìn)一步分析。
4．最好由熟悉相關(guān)工作崗位的人員或由任職人員的上級(jí)陪同參加現(xiàn)場觀察，便于了解個(gè)工作崗位的情況，并可隨時(shí)得到有效的咨詢。
步驟三：深入訪談
1．確定深入訪談的對(duì)象，主要是該崗位的實(shí)際擔(dān)任者，如技術(shù)開發(fā)、維修、銷售人員等，他有責(zé)任完成此工作崗位的各項(xiàng)任務(wù)，對(duì)調(diào)查人員了解崗位信息最為直接詳盡；其次，應(yīng)選擇職工中的典型代表作為訪談對(duì)象，如部門經(jīng)理；當(dāng)然，關(guān)鍵崗位的管理人員也是十分必要的，如總經(jīng)理、總經(jīng)理辦公室主任等。
2．根據(jù)初步的調(diào)查、了解和所應(yīng)收集的崗位分析信息要求，制定較為詳細(xì)的結(jié)構(gòu)化訪談提綱。比如，針對(duì)電腦光驅(qū)維修這一崗位，就可以提出這樣的訪談問題：光驅(qū)維修一般包含哪些程序？每一維修程序具體應(yīng)做些什么？作為一個(gè)光驅(qū)維修人員應(yīng)掌握哪些知識(shí)？作為一個(gè)光驅(qū)維修人員的心理、生理、及手腦技能主要應(yīng)有哪些要求？工作中需要哪些人的配合？疲勞情況怎么樣？維修工作對(duì)工作環(huán)境、工作條件有什么要求？……
3．第一次的談話對(duì)象最好是基層的管理者，他們能更好地提供有關(guān)工作的情況，并能將職責(zé)與崗位很好地聯(lián)系起來。其次，是從事某一崗位的具體工作人員。在這個(gè)訪談的過程中，要不斷與關(guān)鍵管理崗位的人員溝通。
4．每天的談話對(duì)象最好不要超過兩人，談話時(shí)間每人不超過三小時(shí)，談話過程中最好有較為詳細(xì)的記錄，便于分析。
5．針對(duì)某一關(guān)鍵事件，如顧客投訴公司的產(chǎn)品質(zhì)量及售后服務(wù)，召集各部門關(guān)鍵人員進(jìn)行座談，就可以深入了解開發(fā)、生產(chǎn)、維修、銷售等崗位的職責(zé)要求及存在的問題等。
步驟四：工作現(xiàn)場的深入觀察
1．深入觀察工作現(xiàn)場，主要是為了澄清、明確或進(jìn)一步充實(shí)通過前期調(diào)查和訪談獲得的信息。
2．深入觀察工作現(xiàn)場之前，應(yīng)擬定需明確的有關(guān)問題、信息，如想弄清：每人每天能維修多少臺(tái)光驅(qū)？維修質(zhì)量怎么樣？一般工作多長時(shí)間后會(huì)出現(xiàn)疲勞現(xiàn)象？等等。
3．深入觀察工作現(xiàn)場，最好仍由最初陪同觀察和訪談的基層管理人員一同參加觀察。
4．深入觀察，不應(yīng)僅僅停留在觀察上，應(yīng)工作人員多交流，并不斷咨詢相關(guān)人員。最好有錄音機(jī)進(jìn)行記錄。
步驟五：崗位信息的綜合處理
　 這一階段的工作較為復(fù)雜，需要投入大量的時(shí)間對(duì)材料進(jìn)行分析和研究，必要時(shí)，還需要用到諸如計(jì)算機(jī)、統(tǒng)計(jì)分析等分析工具和手段。
1．對(duì)根據(jù)文件查閱、現(xiàn)場觀察、訪談及關(guān)鍵事件分析得到的信息，進(jìn)行分類整理，得到每一崗位所需要的各種信息。
2．針對(duì)某一崗位，根據(jù)崗位分析所要搜集的八點(diǎn)信息要求，逐條列出這一崗位的相關(guān)內(nèi)容。即為初步的崗位說明書。
3．崗位分析者在遇到問題時(shí)，還需隨時(shí)與公司的管理人員和某一崗位的工作人員進(jìn)行溝通。
步驟六：完成崗位說明書的撰寫
1．召集整個(gè)崗位分析工作中所涉及的人員，并給每位分發(fā)一份崗位說明書初稿，討論根據(jù)以上步驟所制定的崗位說明書是否完整、準(zhǔn)確。討論要求仔細(xì)、認(rèn)真，甚至每個(gè)詞語都要認(rèn)真斟酌。崗位分析專家應(yīng)認(rèn)真記下大家的意見。
2．根據(jù)討論的結(jié)果，最后確定出一份詳細(xì)的、準(zhǔn)確的崗位說明書。
三．崗位分析的程序
崗位分析是一個(gè)全面的評(píng)價(jià)過程，這個(gè)過程可以分為四個(gè)階段：準(zhǔn)備階段、調(diào)查階段、分析階段和完成階段，這四個(gè)階段關(guān)系十分密切，它們相互聯(lián)系、相互影響。
（一）準(zhǔn)備階段
準(zhǔn)備階段是崗位分析的第一階段，主要任務(wù)是了解情況，確定樣本，建立關(guān)系，組成工作小組。具體工作如下:
（1）明確崗位分析的意義、目的、方法、步驟；
（2）向有關(guān)人員宣傳、解釋；
（3）與崗位分析有關(guān)工作的員工建立良好的人際關(guān)系，并使他們作好良好的心理準(zhǔn)備；
（4）組成工作小組，以精簡、高效為原則；
（5）確定調(diào)查和分析對(duì)象的樣本，同時(shí)考慮樣本的代表性；
（6）把各項(xiàng)工作分解成若干工作元素和環(huán)節(jié)，確定工作的基本難度。
（二）調(diào)查階段
調(diào)查階段是崗位分析的第二階段，主要任務(wù)是對(duì)整個(gè)工作過程、工作環(huán)境、工作內(nèi)容和工作人員等主要方面作一個(gè)全面的調(diào)查，具體工作如下:
（1）編制各種調(diào)查問卷和提綱；
（2）靈活運(yùn)用各種調(diào)查方法，如面談法、問卷法、觀察法、參與法、實(shí)驗(yàn)法、關(guān)鍵事件法等等。
（3）廣泛收集有關(guān)工作的特征以及需要的各種數(shù)據(jù)；
（4）重點(diǎn)收集工作人員必需的特征信息；
（5）要求被調(diào)查的員工對(duì)各種工作特征和工作人員特征的重要性和發(fā)生頻率等作出等級(jí)評(píng)定。
（三）分析階段
分析階段是崗位分析的第三階段，主要任務(wù)是對(duì)有關(guān)工作特征和工作人員特征的調(diào)查結(jié)果進(jìn)入深入全面的分析。具體工作如下:
（1）仔細(xì)審核收集到的各種信息；
（2）創(chuàng)造性地分析、發(fā)現(xiàn)有關(guān)工作和工作人員的關(guān)鍵成分；
（3）歸納、總結(jié)出工作分析的必需材料和要素。
（四）完成階段
完成階段是崗位分析的最后階段，前三個(gè)階段的工作都是為了達(dá)到此階段作為目標(biāo)的，此階段的任務(wù)就是根據(jù)規(guī)范和信息編制“崗位描述”和“崗位說明書”。
四．崗位說明書及其作用
崗位說明書是指對(duì)崗位工作的性質(zhì)、任務(wù)、責(zé)任、環(huán)境、處理方法以及對(duì)崗位工作人員的資格條件的要求所做的書面記錄。它是根據(jù)崗位分析的各種調(diào)查資料，加以整理、分析、判斷所得出的結(jié)論，編寫成的一種文件，是崗位工作分析的結(jié)果。崗位說明書是表明企業(yè)期望員工做些什么、員工應(yīng)該做些什么、應(yīng)該怎么做和在什么樣的情況下履行職責(zé)的總匯。
對(duì)于企業(yè)來說，編寫崗位說明書可以達(dá)到這樣一些目的：
（一）為招聘、錄用員工提供依據(jù)
1．確定崗位的任職條件
　　崗位說明書里已經(jīng)確定了這個(gè)崗位的任職條件，任職條件是招聘工作的基礎(chǔ)，招聘工作需要依照任職條件來挑選人員，不滿足任職條件的人不能用。如果企業(yè)一定要用也只能降格使用，例如工資等級(jí)要下降，或者職務(wù)要略微下降。
【案例】
某公司招聘人力資源部的人事培訓(xùn)專員。在崗位說明書的任職條件一欄中已經(jīng)明確要求：學(xué)歷是大學(xué)本科以上，工作經(jīng)驗(yàn)要求三年以上，大中型企業(yè)或者外資企業(yè)相關(guān)崗位的工作人員。只有符合這樣的條件，公司才會(huì)錄用這名員工來擔(dān)任人力資源部的這個(gè)職位。另外，要求應(yīng)聘者具有什么樣的知識(shí)，要求了解哪些業(yè)務(wù)范圍，在任職條件中都會(huì)有明文規(guī)定。具體招聘的時(shí)候，只要照章辦事即可。
2．崗位說明書將作為簽訂勞動(dòng)合同的附件
　　崗位說明書將作為員工錄用以后簽訂的勞動(dòng)合同的附件。企業(yè)決定錄用員工后，這名員工應(yīng)該承擔(dān)什么樣的責(zé)任，以及要負(fù)責(zé)到何種程度，這些問題也已經(jīng)事先在崗位說明書里約定好了，企業(yè)不需要對(duì)員工重復(fù)說明。
3．作為入職培訓(xùn)的教材
　　員工被錄用以后，崗位說明書可以作為入職培訓(xùn)的教材。新員工在被錄用以后，一般企業(yè)要進(jìn)行一次入職培訓(xùn)。
（二）對(duì)員工進(jìn)行目標(biāo)管理
　　在對(duì)員工目標(biāo)管理設(shè)計(jì)的時(shí)候，依據(jù)崗位說明書所規(guī)定的職責(zé)，通過崗位說明書可以很清晰、明確地給員工下達(dá)目標(biāo)，同時(shí)也便于設(shè)計(jì)目標(biāo)。
1．管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的一種最有效的辦法。給員工下達(dá)目標(biāo)的憑據(jù)就是崗位說明書里面規(guī)定的職責(zé)。例如給人力資源部的培訓(xùn)專員下達(dá)的目標(biāo)是培訓(xùn)的指標(biāo)，而不能下達(dá)薪酬管理的指標(biāo)。由此可見，崗位說明書是目標(biāo)管理的一個(gè)基本依據(jù)。
2．依據(jù)崗位說明書可清晰設(shè)計(jì)目標(biāo)
　　在崗位說明書中，具體某個(gè)項(xiàng)目有幾項(xiàng)職責(zé)，目標(biāo)應(yīng)該下達(dá)給誰，都有非常清楚的說明。因此，負(fù)責(zé)目標(biāo)管理的主管應(yīng)該隨時(shí)查閱崗位說明書，以便更明確、有效地對(duì)員工進(jìn)行目標(biāo)管理。
（三）是績效考核的基本依據(jù)
1．崗位說明書確定了崗位職責(zé)
　　在績效考核的時(shí)候，只有通過考察崗位說明書，才會(huì)知道只有這個(gè)崗位才有這個(gè)職責(zé)，才能去考核這個(gè)崗位上工作的員工是不是盡職盡責(zé)，是不是完成了工作目標(biāo)。假如在崗位說明書中根本就沒有這個(gè)職責(zé)，就不能拿這個(gè)要求考核他，因?yàn)樗恍枰袚?dān)這樣的責(zé)任。所以，崗位說明書在工作目標(biāo)管理和績效考核工作中起很大的作用，也是績效考核的一個(gè)基本依據(jù)。
2．崗位說明書確定了職責(zé)范圍
　　崗位說明書明確確定了某一項(xiàng)職責(zé)的范圍，是全責(zé)、部分還是支持，很清楚地劃分了員工的職責(zé)。當(dāng)某一項(xiàng)工作沒有完成或出現(xiàn)問題時(shí)，責(zé)任十分清楚。
3．崗位說明書確定了考核內(nèi)容
　　崗位說明書還規(guī)定了考核評(píng)價(jià)內(nèi)容?？冃Э己说臉?biāo)準(zhǔn)應(yīng)該是一致的。不能是崗位說明書寫的是一個(gè)樣，考核標(biāo)準(zhǔn)又是另一個(gè)樣。
（四）為企業(yè)制定薪酬政策提供依據(jù)
　　直接決定薪酬的是崗位評(píng)價(jià)，所以崗位說明書所提供的依據(jù)評(píng)價(jià)是間接的。崗位評(píng)價(jià)是企業(yè)薪酬政策的基本依據(jù)，整個(gè)薪酬體系需要以崗位評(píng)價(jià)為支撐性資料。而崗位評(píng)價(jià)的基礎(chǔ)是崗位分析和崗位說明書，如果沒有崗位說明書、崗位內(nèi)涵分析、員工規(guī)格分析等資料，就無法進(jìn)行崗位評(píng)價(jià)。因此，從根本上說，崗位說明書為企業(yè)制定薪酬政策提供了重要的依據(jù)。缺少了崗位說明書，企業(yè)制定薪酬政策將是很困難的。
（五）是員工教育與培訓(xùn)的依據(jù)
　　對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)是為了滿足崗位職務(wù)的需要，有針對(duì)性地對(duì)具有一定文化素質(zhì)的員工進(jìn)行崗位專業(yè)知識(shí)和實(shí)際技能的培訓(xùn)，完備上崗任職資格，提高員工勝任本崗本職工作的能力。根據(jù)崗位說明書的具體要求，對(duì)一些任職條件不足，但其它方面優(yōu)秀、符合公司急需人才要求的員工進(jìn)行教育和培訓(xùn)，提升他本身的素質(zhì)，最后使其達(dá)到崗位說明書的任職要求。
【案例】
某公司在招聘一名銷售主管的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)一名應(yīng)聘者銷售經(jīng)驗(yàn)非常豐富，但是他的學(xué)歷達(dá)不到招聘的要求。負(fù)責(zé)招聘的人力資源部經(jīng)理覺得非?？上?，破例將他錄用。本來是用他當(dāng)銷售部經(jīng)理的，但由于其任職條件欠缺，所以先讓他擔(dān)任銷售部副經(jīng)理。在接下來一段時(shí)間，針對(duì)其學(xué)歷不高的特點(diǎn)，將他送去大學(xué)進(jìn)修，彌補(bǔ)學(xué)歷上的不足。這樣，經(jīng)過一段時(shí)間的考察，等他自身素質(zhì)有了提高，符合職位要求時(shí)，將他提升為銷售部經(jīng)理。
（六）為員工晉升與開發(fā)提供依據(jù)
　　人力資源管理中一項(xiàng)非常重要的工作是人力資源開發(fā)，就是通過一些手段使員工的素質(zhì)和積極性不斷提高，最大限度地發(fā)揮員工的潛能，為企業(yè)做更大貢獻(xiàn)。員工的晉升與開發(fā)，離不開人事考核。人事考核是以員工為對(duì)象，以崗位說明書的要求為考核依據(jù)，通過對(duì)員工德、能、勤、績等方面的綜合評(píng)價(jià)，判斷他們是否稱職，并以此作為任免、獎(jiǎng)罰、報(bào)酬、培訓(xùn)的依據(jù)，促進(jìn)“人適其位”。因此，崗位說明書也為這項(xiàng)工作提供了一個(gè)依據(jù)。
　　員工大都愿意在一家企業(yè)長期工作，并不愿意來回跳槽。主要是看有沒有發(fā)展的空間，例如現(xiàn)在是銷售員，有沒有可能做銷售經(jīng)理或銷售總監(jiān)。公司就要依據(jù)崗位說明書，有針對(duì)性地做工作。
根據(jù)崗位說明書做員工晉升路徑圖，作為規(guī)范化管理的一個(gè)基礎(chǔ)文件。每一位員工都清楚，只要好好工作將來就能升到什么職位，或幾年才能達(dá)到任職條件。
五．崗位說明書的主要內(nèi)容
崗位說明書最好是根據(jù)企業(yè)的具體情況進(jìn)行制定，而且在編制時(shí)，要注意文字簡單明了，并使用淺顯易懂的文字填寫；內(nèi)容要越具體越好，避免形式化、書面化。
崗位說明書的外在形式，是根據(jù)一項(xiàng)工作編制一份書面材料，可用表格顯示，也可用文字?jǐn)⑹觥?
另外，在實(shí)際工作當(dāng)中，隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，崗位說明書在制定之后，還要在一定的時(shí)間內(nèi)，有必要給予一定程度的修正和補(bǔ)充，以便與企業(yè)的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r保持同步。而且，崗位說明書的基本格式，也要因不同的情況而異，但是大多數(shù)情況下，崗位說明書應(yīng)該包括以下的主要內(nèi)容：
1．崗位基本信息
崗位基本信息也稱為工作標(biāo)識(shí)。包括崗位名稱、崗位編號(hào)、姓名、所屬部門、直接上級(jí)、職等職級(jí)、定員、工作性質(zhì)、工作地點(diǎn)等。
2．崗位描述
崗位描述也可以稱為崗位工作內(nèi)容或崗位職責(zé)描述，這是最主要的內(nèi)容，此欄詳細(xì)描述該崗位所從事的具體的工作，應(yīng)全面、詳盡地寫出完成工作目標(biāo)所要做的每一項(xiàng)工作，包括每項(xiàng)工作的綜述、活動(dòng)過程、工作聯(lián)系和工作權(quán)限。同時(shí)，在這一項(xiàng)中還可以同時(shí)描述每項(xiàng)工作的環(huán)境和工作條件，以及在不同階段所用到的不同的工具和設(shè)備。
3．任職資格
（1）教育背景 此項(xiàng)填寫從事該職位目前應(yīng)具有的最低學(xué)歷要求。在進(jìn)行崗位分析時(shí)，經(jīng)常有這樣的情況：某職員是一位有多年工齡、經(jīng)驗(yàn)豐富的高中學(xué)歷的員工，但他的教育背景顯然不能代表所需要的教育水平。在確定教育背景時(shí)應(yīng)該考慮，如果讓一位新員工來工作，他最低應(yīng)是什么學(xué)歷，而不一定是當(dāng)前在職員工的學(xué)歷。
（2）經(jīng)驗(yàn) 此項(xiàng)反應(yīng)從事該職位之前，應(yīng)具有的最起碼的工作經(jīng)驗(yàn)要求，一般包括兩方面，一是專業(yè)經(jīng)歷要求，即相關(guān)的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)背景；另一個(gè)需要的是本組織內(nèi)部的工作經(jīng)歷要求，尤其針對(duì)組織中的一些中、高層管理職位。
（3）技能要求 此項(xiàng)反映從事該職位應(yīng)具有的基本技能和能力。某些職位對(duì)專業(yè)技能要求較高，沒有此項(xiàng)專業(yè)技能就無法開展工作。而另一些職位相比之下則對(duì)某些能力要求更為明確。
（4）個(gè)性特質(zhì) 指從事該崗位通常需要從業(yè)人員具備何種性格特征。
（5）培訓(xùn)經(jīng)歷 此欄反映從事該職位前，應(yīng)進(jìn)行的基本的專業(yè)培訓(xùn)，否則將不允許上任或不能勝任工作。具體是指員工在具備了教育水平、工作經(jīng)驗(yàn)、工作技能之后，還必須經(jīng)過哪些培訓(xùn)。
（6）其它 例如反映該崗位通常表現(xiàn)的工作特性，在流水線上可能需要三班倒；在高科技企業(yè)中需要經(jīng)常加班；建筑施工人員經(jīng)常出差；一般管理人員則正常上下班等。
4．責(zé)權(quán)范圍
（1）責(zé)任 指此項(xiàng)工作所擔(dān)負(fù)的職責(zé)和應(yīng)當(dāng)按時(shí)完成的任務(wù)。
（2）權(quán)力 一定的工作崗位要承擔(dān)一定的責(zé)任，必須要有相應(yīng)的人、財(cái)、物上的支配權(quán)力。
5、其他
如崗位分析日期、崗位分析人等內(nèi)容。載明崗位分析日期是為了避免使用過期的崗位說明書。
崗位說明書一般由人力資源部門統(tǒng)一歸檔管理。爾后，崗位說明書的編寫，也并不是一勞永逸的工作。實(shí)際中，當(dāng)企業(yè)組織系統(tǒng)內(nèi)經(jīng)常有出現(xiàn)職位增加、撤消的情況，更常見的情形便是崗位的某項(xiàng)工作職責(zé)和內(nèi)容的變動(dòng)，甚至于每一次工作信息的變動(dòng)，都應(yīng)該要求及時(shí)記錄在案，并迅速反映到崗位說明書的調(diào)整之中。在遇到崗位說明書要加以調(diào)整的情況下，一般由崗位所在部門的負(fù)責(zé)人，向人力資源部提出申請(qǐng)，并填寫標(biāo)準(zhǔn)的崗位說明書修改表，由人力資源部門進(jìn)行信息收集，并對(duì)職位說明書做出相應(yīng)的修改。

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