一．崗位分析及其作用
崗位分析（又稱工作分析、職務分析），作為全面了解一項崗位的管理活動，是對該項崗位的工作內(nèi)容、崗位規(guī)范、任職人員資格要求等各構(gòu)成因素的分析、描述和研究的過程，即制定崗位說明和崗位規(guī)范的系統(tǒng)過程。崗位分析涉及對崗位內(nèi)容進行系統(tǒng)的審查，以明確任務的性質(zhì)、工作條件、必要的責任和所需要的技能。它包括：崗位名稱分析、定員變動分析、工作規(guī)范分析、工作人員的必備條件分析等工作內(nèi)容。崗位分析的結(jié)果一般是制作崗位說明書和崗位職責。
崗位分析是現(xiàn)代人力資源管理所有職能，即人力資源獲取、整合、保持與激勵、控制與調(diào)整、開發(fā)等職能工作的基礎和前提，只有做好了崗位分析與設計工作，才能據(jù)此有效完成以下具體的現(xiàn)代人力資源管理工作：
（1）制定企業(yè)人力資源規(guī)劃；
（2）核定人力資源成本，并提出相關的管理決策；
（3）讓企業(yè)及所有員工明確各自的工作職責和工作范圍；
（4）組織有效招聘、選拔、使用所需要的人員；
（5）制定合理的員工培訓、發(fā)展規(guī)劃；
（6）制定考核標準及方案，科學開展績效考核工作；
（7）設計出公平合理的薪酬福利及獎勵制度方案；
（8）為員工提供科學的職業(yè)生涯發(fā)展咨詢；
（9）設計、制定高效運行的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)；
（10）提供開展人力資源管理自我診斷的科學依據(jù)。
二．崗位分析的步驟
崗位分析是一項復雜的系統(tǒng)工程，企業(yè)進行崗位工作分析，必須統(tǒng)籌規(guī)劃，分階段、按步驟地進行。
（一）確定工作崗位
崗位分析首先要收集和研究有關工作機構(gòu)的一般情況，確定每一工作崗位在其組織機構(gòu)中的位置。為此，分析人員通常從組織結(jié)構(gòu)或可能的組織工作程序圖入手調(diào)查，工作程序圖可以幫助分析人員了解工作過程。不過，依靠工作程序圖或組織結(jié)構(gòu)圖確定工作崗位之間的職能關系和明確各項任務的目的，經(jīng)?？赡苁遣煌耆摹Ｒ蚨€需要有其它一些資料的補充，包括操作和培訓手冊、人員補充規(guī)定（一般應說明工作的要求）、其它有關的規(guī)則或領導的要求，當然，還有工作任務說明書等資料。
（二）工作崗位情況的搜集
在首先確定工作崗位之后，應開始研究每一工作崗位的情況，并將其本質(zhì)內(nèi)容記錄下來。為了保證對所有工作崗位情況能進行系統(tǒng)地搜集，需要準備規(guī)范的工作崗位分析表格，其中包括一些精心選擇的有關問題。這種表格不一定重新設計，可根據(jù)確定的工作崗位測評計劃，對原來有關企業(yè)各種情況的規(guī)范表格進行修改后使用。工作崗位的特征通常包括工作人員做什么，怎樣做和為什么做，工作條件如何，資格條件的要求是什么等幾個基本內(nèi)容。為此，分析人員在調(diào)查中通常要了解下列基本工作要素。
1．工作崗位
（1）誰做這工作，責任人是誰，工作名稱是什么？
（2）工作的基本任務是什么？
（3）為誰做，即顧客是誰。這里的顧客不僅指外部的客戶，也指企業(yè)內(nèi)部的員工，包括與從事該工作的人有直接關系的人：直接上級、下級、同事、客戶等。
（4）怎樣完成任務，需要的工作程序、規(guī)范及權利，使用什么設備？
（5）為什么執(zhí)行這些任務，工作中各項任務同其他工作任務之間的關系是什么？
（6）任職人員對同事、設備負有責任是什么？
（7）工作條件（工作時間、噪音、氣溫、光線等）如何？
2．圓滿完成工作所要求的資格條件
（1）知識。
（2）技能，包括經(jīng)驗
（3）受教育水平。
（4）身體條件
（5）智力水平
（6）能力（創(chuàng)造能力和應變能力）
為了收集這些用于崗位分析的信息，一般采用觀察法、問卷法、關鍵事件分析法、訪談法、工作日志分析法、事故分析法等。其中觀察法、關鍵事件分析法、訪談法、工作日志分析法、事故分析法主要用于定性分析，為定量分析提供科學的分析要素和相關的可量化規(guī)律。問卷法雖然可以用于定性分析，但就目前國內(nèi)外的使用情況來看，如美國普渡大學（Purdue University）職業(yè)研究中心開發(fā)的“職位分析調(diào)查問卷（PAQ）”就主要用于定量分析，以便獲取更為具體、詳細、量化的崗位信息。采用問卷法進行崗位分析時，首先是通過定性分析，找到有效搜集各種崗位信息的分析要素、指標；其次，是用語言恰當描述這些要素、指標；再次，給每一要素指標語句賦予適當?shù)脑u定等級數(shù)字，便可形成一初步崗位分析調(diào)查問卷；最后，是使用這一初步問卷進行規(guī)范的抽樣試調(diào)查，并進行信度、效度檢驗，就可得到一較為科學的正式崗位分析調(diào)查問卷。使用這一崗位分析問卷，就可以達到較為科學的崗位分析信息。
不過，一般企業(yè)，如中小企業(yè)只要使用定性分析方法，進行初步的崗位分析就足以應付日后的人力資源管理各項工作了。
（三）將調(diào)查所得的信息加以篩選，由崗位說明書給予準確、清楚和完整的記錄。崗位說明書必須包括有關工作崗位全部重要的因素，如基本任務、責任、所要求的資格條件、本工作崗位和其他工作崗位之間的職能聯(lián)系等。
（四）崗位分析舉例
下面以一個擁有30人以上500人以下，集開發(fā)、生產(chǎn)加工、維修、銷售為一體的中小型電子科技企業(yè)為例，詳細談談使用定性分析方法，如觀察法、訪談法、關鍵事件分析法等，開展崗位分析工作的關鍵步驟和技術規(guī)范。
步驟一：各類崗位信息的初步調(diào)查
1．瀏覽企業(yè)組織已有的各種管理制度文件，并和企業(yè)組織的主要管理人員進行交談，對組織中開發(fā)、生產(chǎn)、維修、會計、銷售、管理等崗位的主要任務、主要職責及工作流程圖有個大致的了解。
2．準備一個較為粗略的提綱，并確定幾個關鍵的工作崗位和事件，作為深入訪談和重點觀察分析的參考、指南。
3．列出各崗位的主要任務、特點、職責、要求等。
步驟二：工作現(xiàn)場的初步觀察
1．對預先確定的關鍵或不太熟悉的工作崗位，現(xiàn)場進行初步觀察。
2．工作現(xiàn)場的初步調(diào)查的目的是使分析者熟悉工作現(xiàn)場的工作環(huán)境、條件，了解工作人員使用的工具、設備、機器，一般的工作條件、工作內(nèi)容、工作環(huán)境特點及工作崗位對工作人員的要求和工作職責。
3．對復雜或不太熟悉的工作設備、流程、環(huán)境及條件親自進行觀察了解，便于進一步分析。
4．最好由熟悉相關工作崗位的人員或由任職人員的上級陪同參加現(xiàn)場觀察，便于了解個工作崗位的情況，并可隨時得到有效的咨詢。
步驟三：深入訪談
1．確定深入訪談的對象，主要是該崗位的實際擔任者，如技術開發(fā)、維修、銷售人員等，他有責任完成此工作崗位的各項任務，對調(diào)查人員了解崗位信息最為直接詳盡；其次，應選擇職工中的典型代表作為訪談對象，如部門經(jīng)理；當然，關鍵崗位的管理人員也是十分必要的，如總經(jīng)理、總經(jīng)理辦公室主任等。
2．根據(jù)初步的調(diào)查、了解和所應收集的崗位分析信息要求，制定較為詳細的結(jié)構(gòu)化訪談提綱。比如，針對電腦光驅(qū)維修這一崗位，就可以提出這樣的訪談問題：光驅(qū)維修一般包含哪些程序？每一維修程序具體應做些什么？作為一個光驅(qū)維修人員應掌握哪些知識？作為一個光驅(qū)維修人員的心理、生理、及手腦技能主要應有哪些要求？工作中需要哪些人的配合？疲勞情況怎么樣？維修工作對工作環(huán)境、工作條件有什么要求？……
3．第一次的談話對象最好是基層的管理者，他們能更好地提供有關工作的情況，并能將職責與崗位很好地聯(lián)系起來。其次，是從事某一崗位的具體工作人員。在這個訪談的過程中，要不斷與關鍵管理崗位的人員溝通。
4．每天的談話對象最好不要超過兩人，談話時間每人不超過三小時，談話過程中最好有較為詳細的記錄，便于分析。
5．針對某一關鍵事件，如顧客投訴公司的產(chǎn)品質(zhì)量及售后服務，召集各部門關鍵人員進行座談，就可以深入了解開發(fā)、生產(chǎn)、維修、銷售等崗位的職責要求及存在的問題等。
步驟四：工作現(xiàn)場的深入觀察
1．深入觀察工作現(xiàn)場，主要是為了澄清、明確或進一步充實通過前期調(diào)查和訪談獲得的信息。
2．深入觀察工作現(xiàn)場之前，應擬定需明確的有關問題、信息，如想弄清：每人每天能維修多少臺光驅(qū)？維修質(zhì)量怎么樣？一般工作多長時間后會出現(xiàn)疲勞現(xiàn)象？等等。
3．深入觀察工作現(xiàn)場，最好仍由最初陪同觀察和訪談的基層管理人員一同參加觀察。
4．深入觀察，不應僅僅停留在觀察上，應工作人員多交流，并不斷咨詢相關人員。最好有錄音機進行記錄。
步驟五：崗位信息的綜合處理
　 這一階段的工作較為復雜，需要投入大量的時間對材料進行分析和研究，必要時，還需要用到諸如計算機、統(tǒng)計分析等分析工具和手段。
1．對根據(jù)文件查閱、現(xiàn)場觀察、訪談及關鍵事件分析得到的信息，進行分類整理，得到每一崗位所需要的各種信息。
2．針對某一崗位，根據(jù)崗位分析所要搜集的八點信息要求，逐條列出這一崗位的相關內(nèi)容。即為初步的崗位說明書。
3．崗位分析者在遇到問題時，還需隨時與公司的管理人員和某一崗位的工作人員進行溝通。
步驟六：完成崗位說明書的撰寫
1．召集整個崗位分析工作中所涉及的人員，并給每位分發(fā)一份崗位說明書初稿，討論根據(jù)以上步驟所制定的崗位說明書是否完整、準確。討論要求仔細、認真，甚至每個詞語都要認真斟酌。崗位分析專家應認真記下大家的意見。
2．根據(jù)討論的結(jié)果，最后確定出一份詳細的、準確的崗位說明書。
三．崗位分析的程序
崗位分析是一個全面的評價過程，這個過程可以分為四個階段：準備階段、調(diào)查階段、分析階段和完成階段，這四個階段關系十分密切，它們相互聯(lián)系、相互影響。
（一）準備階段
準備階段是崗位分析的第一階段，主要任務是了解情況，確定樣本，建立關系，組成工作小組。具體工作如下:
（1）明確崗位分析的意義、目的、方法、步驟；
（2）向有關人員宣傳、解釋；
（3）與崗位分析有關工作的員工建立良好的人際關系，并使他們作好良好的心理準備；
（4）組成工作小組，以精簡、高效為原則；
（5）確定調(diào)查和分析對象的樣本，同時考慮樣本的代表性；
（6）把各項工作分解成若干工作元素和環(huán)節(jié)，確定工作的基本難度。
（二）調(diào)查階段
調(diào)查階段是崗位分析的第二階段，主要任務是對整個工作過程、工作環(huán)境、工作內(nèi)容和工作人員等主要方面作一個全面的調(diào)查，具體工作如下:
（1）編制各種調(diào)查問卷和提綱；
（2）靈活運用各種調(diào)查方法，如面談法、問卷法、觀察法、參與法、實驗法、關鍵事件法等等。
（3）廣泛收集有關工作的特征以及需要的各種數(shù)據(jù)；
（4）重點收集工作人員必需的特征信息；
（5）要求被調(diào)查的員工對各種工作特征和工作人員特征的重要性和發(fā)生頻率等作出等級評定。
（三）分析階段
分析階段是崗位分析的第三階段，主要任務是對有關工作特征和工作人員特征的調(diào)查結(jié)果進入深入全面的分析。具體工作如下:
（1）仔細審核收集到的各種信息；
（2）創(chuàng)造性地分析、發(fā)現(xiàn)有關工作和工作人員的關鍵成分；
（3）歸納、總結(jié)出工作分析的必需材料和要素。
（四）完成階段
完成階段是崗位分析的最后階段，前三個階段的工作都是為了達到此階段作為目標的，此階段的任務就是根據(jù)規(guī)范和信息編制“崗位描述”和“崗位說明書”。
四．崗位說明書及其作用
崗位說明書是指對崗位工作的性質(zhì)、任務、責任、環(huán)境、處理方法以及對崗位工作人員的資格條件的要求所做的書面記錄。它是根據(jù)崗位分析的各種調(diào)查資料，加以整理、分析、判斷所得出的結(jié)論，編寫成的一種文件，是崗位工作分析的結(jié)果。崗位說明書是表明企業(yè)期望員工做些什么、員工應該做些什么、應該怎么做和在什么樣的情況下履行職責的總匯。
對于企業(yè)來說，編寫崗位說明書可以達到這樣一些目的：
（一）為招聘、錄用員工提供依據(jù)
1．確定崗位的任職條件
　　崗位說明書里已經(jīng)確定了這個崗位的任職條件，任職條件是招聘工作的基礎，招聘工作需要依照任職條件來挑選人員，不滿足任職條件的人不能用。如果企業(yè)一定要用也只能降格使用，例如工資等級要下降，或者職務要略微下降。
【案例】
某公司招聘人力資源部的人事培訓專員。在崗位說明書的任職條件一欄中已經(jīng)明確要求：學歷是大學本科以上，工作經(jīng)驗要求三年以上，大中型企業(yè)或者外資企業(yè)相關崗位的工作人員。只有符合這樣的條件，公司才會錄用這名員工來擔任人力資源部的這個職位。另外，要求應聘者具有什么樣的知識，要求了解哪些業(yè)務范圍，在任職條件中都會有明文規(guī)定。具體招聘的時候，只要照章辦事即可。
2．崗位說明書將作為簽訂勞動合同的附件
　　崗位說明書將作為員工錄用以后簽訂的勞動合同的附件。企業(yè)決定錄用員工后，這名員工應該承擔什么樣的責任，以及要負責到何種程度，這些問題也已經(jīng)事先在崗位說明書里約定好了，企業(yè)不需要對員工重復說明。
3．作為入職培訓的教材
　　員工被錄用以后，崗位說明書可以作為入職培訓的教材。新員工在被錄用以后，一般企業(yè)要進行一次入職培訓。
（二）對員工進行目標管理
　　在對員工目標管理設計的時候，依據(jù)崗位說明書所規(guī)定的職責，通過崗位說明書可以很清晰、明確地給員工下達目標，同時也便于設計目標。
1．管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的一種最有效的辦法。給員工下達目標的憑據(jù)就是崗位說明書里面規(guī)定的職責。例如給人力資源部的培訓專員下達的目標是培訓的指標，而不能下達薪酬管理的指標。由此可見，崗位說明書是目標管理的一個基本依據(jù)。
2．依據(jù)崗位說明書可清晰設計目標
　　在崗位說明書中，具體某個項目有幾項職責，目標應該下達給誰，都有非常清楚的說明。因此，負責目標管理的主管應該隨時查閱崗位說明書，以便更明確、有效地對員工進行目標管理。
（三）是績效考核的基本依據(jù)
1．崗位說明書確定了崗位職責
　　在績效考核的時候，只有通過考察崗位說明書，才會知道只有這個崗位才有這個職責，才能去考核這個崗位上工作的員工是不是盡職盡責，是不是完成了工作目標。假如在崗位說明書中根本就沒有這個職責，就不能拿這個要求考核他，因為他不需要承擔這樣的責任。所以，崗位說明書在工作目標管理和績效考核工作中起很大的作用，也是績效考核的一個基本依據(jù)。
2．崗位說明書確定了職責范圍
　　崗位說明書明確確定了某一項職責的范圍，是全責、部分還是支持，很清楚地劃分了員工的職責。當某一項工作沒有完成或出現(xiàn)問題時，責任十分清楚。
3．崗位說明書確定了考核內(nèi)容
　　崗位說明書還規(guī)定了考核評價內(nèi)容?？冃Э己说臉藴蕬撌且恢碌?。不能是崗位說明書寫的是一個樣，考核標準又是另一個樣。
（四）為企業(yè)制定薪酬政策提供依據(jù)
　　直接決定薪酬的是崗位評價，所以崗位說明書所提供的依據(jù)評價是間接的。崗位評價是企業(yè)薪酬政策的基本依據(jù)，整個薪酬體系需要以崗位評價為支撐性資料。而崗位評價的基礎是崗位分析和崗位說明書，如果沒有崗位說明書、崗位內(nèi)涵分析、員工規(guī)格分析等資料，就無法進行崗位評價。因此，從根本上說，崗位說明書為企業(yè)制定薪酬政策提供了重要的依據(jù)。缺少了崗位說明書，企業(yè)制定薪酬政策將是很困難的。
（五）是員工教育與培訓的依據(jù)
　　對員工進行培訓是為了滿足崗位職務的需要，有針對性地對具有一定文化素質(zhì)的員工進行崗位專業(yè)知識和實際技能的培訓，完備上崗任職資格，提高員工勝任本崗本職工作的能力。根據(jù)崗位說明書的具體要求，對一些任職條件不足，但其它方面優(yōu)秀、符合公司急需人才要求的員工進行教育和培訓，提升他本身的素質(zhì)，最后使其達到崗位說明書的任職要求。
【案例】
某公司在招聘一名銷售主管的時候，發(fā)現(xiàn)一名應聘者銷售經(jīng)驗非常豐富，但是他的學歷達不到招聘的要求。負責招聘的人力資源部經(jīng)理覺得非?？上?，破例將他錄用。本來是用他當銷售部經(jīng)理的，但由于其任職條件欠缺，所以先讓他擔任銷售部副經(jīng)理。在接下來一段時間，針對其學歷不高的特點，將他送去大學進修，彌補學歷上的不足。這樣，經(jīng)過一段時間的考察，等他自身素質(zhì)有了提高，符合職位要求時，將他提升為銷售部經(jīng)理。
（六）為員工晉升與開發(fā)提供依據(jù)
　　人力資源管理中一項非常重要的工作是人力資源開發(fā)，就是通過一些手段使員工的素質(zhì)和積極性不斷提高，最大限度地發(fā)揮員工的潛能，為企業(yè)做更大貢獻。員工的晉升與開發(fā)，離不開人事考核。人事考核是以員工為對象，以崗位說明書的要求為考核依據(jù)，通過對員工德、能、勤、績等方面的綜合評價，判斷他們是否稱職，并以此作為任免、獎罰、報酬、培訓的依據(jù)，促進“人適其位”。因此，崗位說明書也為這項工作提供了一個依據(jù)。
　　員工大都愿意在一家企業(yè)長期工作，并不愿意來回跳槽。主要是看有沒有發(fā)展的空間，例如現(xiàn)在是銷售員，有沒有可能做銷售經(jīng)理或銷售總監(jiān)。公司就要依據(jù)崗位說明書，有針對性地做工作。
根據(jù)崗位說明書做員工晉升路徑圖，作為規(guī)范化管理的一個基礎文件。每一位員工都清楚，只要好好工作將來就能升到什么職位，或幾年才能達到任職條件。
五．崗位說明書的主要內(nèi)容
崗位說明書最好是根據(jù)企業(yè)的具體情況進行制定，而且在編制時，要注意文字簡單明了，并使用淺顯易懂的文字填寫；內(nèi)容要越具體越好，避免形式化、書面化。
崗位說明書的外在形式，是根據(jù)一項工作編制一份書面材料，可用表格顯示，也可用文字敘述。
另外，在實際工作當中，隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴大，崗位說明書在制定之后，還要在一定的時間內(nèi)，有必要給予一定程度的修正和補充，以便與企業(yè)的實際發(fā)展狀況保持同步。而且，崗位說明書的基本格式，也要因不同的情況而異，但是大多數(shù)情況下，崗位說明書應該包括以下的主要內(nèi)容：
1．崗位基本信息
崗位基本信息也稱為工作標識。包括崗位名稱、崗位編號、姓名、所屬部門、直接上級、職等職級、定員、工作性質(zhì)、工作地點等。
2．崗位描述
崗位描述也可以稱為崗位工作內(nèi)容或崗位職責描述，這是最主要的內(nèi)容，此欄詳細描述該崗位所從事的具體的工作，應全面、詳盡地寫出完成工作目標所要做的每一項工作，包括每項工作的綜述、活動過程、工作聯(lián)系和工作權限。同時，在這一項中還可以同時描述每項工作的環(huán)境和工作條件，以及在不同階段所用到的不同的工具和設備。
3．任職資格
（1）教育背景 此項填寫從事該職位目前應具有的最低學歷要求。在進行崗位分析時，經(jīng)常有這樣的情況：某職員是一位有多年工齡、經(jīng)驗豐富的高中學歷的員工，但他的教育背景顯然不能代表所需要的教育水平。在確定教育背景時應該考慮，如果讓一位新員工來工作，他最低應是什么學歷，而不一定是當前在職員工的學歷。
（2）經(jīng)驗 此項反應從事該職位之前，應具有的最起碼的工作經(jīng)驗要求，一般包括兩方面，一是專業(yè)經(jīng)歷要求，即相關的知識經(jīng)驗背景；另一個需要的是本組織內(nèi)部的工作經(jīng)歷要求，尤其針對組織中的一些中、高層管理職位。
（3）技能要求 此項反映從事該職位應具有的基本技能和能力。某些職位對專業(yè)技能要求較高，沒有此項專業(yè)技能就無法開展工作。而另一些職位相比之下則對某些能力要求更為明確。
（4）個性特質(zhì) 指從事該崗位通常需要從業(yè)人員具備何種性格特征。
（5）培訓經(jīng)歷 此欄反映從事該職位前，應進行的基本的專業(yè)培訓，否則將不允許上任或不能勝任工作。具體是指員工在具備了教育水平、工作經(jīng)驗、工作技能之后，還必須經(jīng)過哪些培訓。
（6）其它 例如反映該崗位通常表現(xiàn)的工作特性，在流水線上可能需要三班倒；在高科技企業(yè)中需要經(jīng)常加班；建筑施工人員經(jīng)常出差；一般管理人員則正常上下班等。
4．責權范圍
（1）責任 指此項工作所擔負的職責和應當按時完成的任務。
（2）權力 一定的工作崗位要承擔一定的責任，必須要有相應的人、財、物上的支配權力。
5、其他
如崗位分析日期、崗位分析人等內(nèi)容。載明崗位分析日期是為了避免使用過期的崗位說明書。
崗位說明書一般由人力資源部門統(tǒng)一歸檔管理。爾后，崗位說明書的編寫，也并不是一勞永逸的工作。實際中，當企業(yè)組織系統(tǒng)內(nèi)經(jīng)常有出現(xiàn)職位增加、撤消的情況，更常見的情形便是崗位的某項工作職責和內(nèi)容的變動，甚至于每一次工作信息的變動，都應該要求及時記錄在案，并迅速反映到崗位說明書的調(diào)整之中。在遇到崗位說明書要加以調(diào)整的情況下，一般由崗位所在部門的負責人，向人力資源部提出申請，并填寫標準的崗位說明書修改表，由人力資源部門進行信息收集，并對職位說明書做出相應的修改。

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