為了更好、更高效的組織召開會(huì)議，達(dá)到會(huì)議集思廣益、有效溝通、解決問題、達(dá)成共識(shí)、開發(fā)創(chuàng)意、激勵(lì)士氣的目的，杜絕低效會(huì)議、無用會(huì)議、拖拉會(huì)議、陪綁會(huì)議的召開，避免浪費(fèi)大家的時(shí)間，避免造成公司會(huì)議效率低下、管理成本增加。為了開好高效的會(huì)議，現(xiàn)提出以下九點(diǎn)建議：

一、主題要聚焦。

一次會(huì)議，最好就只有一個(gè)主題。這樣可以集中時(shí)間和精力，集中有關(guān)人員，高效解決問題。綜合性會(huì)議，最多也不要超過三個(gè)議題。會(huì)議議程上沒有的話題，在開會(huì)的過程中可能會(huì)涉及到，但是如果不是很重要，那就必須放一放，集中精力討論問題，減少會(huì)議的時(shí)間。

二、人員要相關(guān)。

參加會(huì)議的人員，要堅(jiān)持“少而精”的原則。與會(huì)議議題直接關(guān)聯(lián)的部門，派人參加。參加會(huì)議的人員，一定要有決策權(quán)。

三、事先要通報(bào)。

會(huì)前必須做好充分的準(zhǔn)備。要想會(huì)議高效，事先告知很重要。會(huì)議應(yīng)至少提前一天告知，包括會(huì)議議題、會(huì)議議程、會(huì)議起止時(shí)間、需提供的有關(guān)資料、發(fā)言次序等，讓與會(huì)人員作好準(zhǔn)備，開會(huì)時(shí)積極發(fā)言，各抒己見，迅速做出決策，提高會(huì)議效率。

四、程序要準(zhǔn)確。

會(huì)議由會(huì)議議題部門主持，他要把這個(gè)會(huì)議的背景、要做什么事情從頭到尾敘述一遍，然后當(dāng)場(chǎng)征詢大家意見，要求各個(gè)部門就討論的議題發(fā)表觀點(diǎn)，公司領(lǐng)導(dǎo)高屋建瓴，當(dāng)場(chǎng)決策，統(tǒng)一協(xié)調(diào)指揮。會(huì)議要遵守會(huì)議程序，嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)律，會(huì)議期間原則上不允許外出，如有特殊情況，必須向主持人寫書面字條說明原因。

會(huì)議主持人在最后一定要告訴大家結(jié)論，接下來的工作應(yīng)該怎么做。如果領(lǐng)導(dǎo)覺得信息不全面，那么就下次會(huì)議再來拍板，但必須保證時(shí)間節(jié)點(diǎn)。會(huì)議要形成執(zhí)行時(shí)間表，某個(gè)時(shí)間段大家要做什么，工作的結(jié)果如何匯總，什么時(shí)間再來開會(huì)碰頭。這樣分工明確，效率也會(huì)很高。

五、時(shí)間要緊湊。

要事先規(guī)定會(huì)議時(shí)間，一般的會(huì)議不要超過一小時(shí)，較長(zhǎng)的會(huì)議要分階段進(jìn)行，每階段發(fā)言人的時(shí)間要規(guī)劃和控制好，有必要時(shí)安排中場(chǎng)休息。合理控制發(fā)言時(shí)間，原則上每人發(fā)言每次不得超過5分鐘。

六、記錄要完整。

會(huì)議記錄一定要完整、規(guī)范。會(huì)議組織部門從簽到、討論記錄，到會(huì)議決議、表決情況，都要進(jìn)行詳細(xì)記錄，以備查。所有會(huì)議的記錄和形成的決議，要匯總整理成標(biāo)準(zhǔn)的《會(huì)議記錄》經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，交由人力資源部存檔，監(jiān)察部對(duì)會(huì)議形成的決議負(fù)責(zé)督辦。

七、紀(jì)要下發(fā)要及時(shí)。

會(huì)議召開后應(yīng)在會(huì)后一天內(nèi)下發(fā)會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議紀(jì)要做到完成目標(biāo)的時(shí)間、要求、方法、執(zhí)行人四落實(shí)。要及時(shí)貫徹會(huì)議精神，增強(qiáng)會(huì)議時(shí)效性，發(fā)揮會(huì)議的作用。

八、決策執(zhí)行要檢查。

會(huì)議決策情況要跟蹤檢查，在會(huì)后的幾天里，分管領(lǐng)導(dǎo)要檢查分管部門對(duì)會(huì)議決議的貫徹落實(shí)方案。其次是監(jiān)察部定期檢查落實(shí)。對(duì)會(huì)議的貫徹，制定及各節(jié)點(diǎn)，每個(gè)節(jié)點(diǎn)都要進(jìn)行檢查。

九、及時(shí)做好總結(jié)。

決策完成期限要進(jìn)行及時(shí)的總結(jié)，做到好的表?yè)P(yáng)，錯(cuò)的處罰，確保會(huì)議有效性的貫徹落實(shí)。按照PDCA的原則，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。對(duì)典型經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)，要認(rèn)真解剖，制定糾正和預(yù)防措施，爭(zhēng)取不讓企業(yè)犯相同的錯(cuò)誤
 

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