時間管理培訓(xùn)課程
時間管理培訓(xùn)課程 課程時數(shù)：3．5小時 　　授課方式： 講演、案例分析、管理游戲、錄象 　　必備條件：數(shù)字投影儀、便攜 　　課程簡介: 本課程通過對有效時間管理重要性的講解，通過對人們?nèi)粘９ぷ髦性跁r 間管理上存在的誤區(qū)的分析及時間管理基本方法、技巧的講解，幫助學(xué)員進(jìn)行有效的時 間管理、提高工作績效。 適合對象: 新員工 培訓(xùn)目標(biāo) 　 學(xué)完本課程后，學(xué)員能夠達(dá)到： 　　在今后的工作中減少浪費(fèi)時間現(xiàn)象 學(xué)會正確的時間分配并充分有效地利用時間 　　學(xué)會制定SMART的工作目標(biāo) 　　掌握制定有效工作計(jì)劃的方法和過程 課程要點(diǎn) 　　v 時間管理的概念和誤區(qū) 　　v 時間管理的基本準(zhǔn)則 　　 ……目標(biāo)原則 　　 ……20/80原則 　　 ……四象限原則 　　 ……有序原則 　　 ……對象原則 　　v 時間管理的方法和技巧 　　 ……了解自己使用時間的方式和狀況 　　 ……做好工作計(jì)劃 　　 ……縮短別人干擾的時間 　　 ……不要拖延 　　 ……第一次就把事情做好 　　 ……時間的判斷應(yīng)有彈性 第一章：時間管理的概念和誤區(qū) 　　§1：時間管理的概念 　　1.1 什么是時間？ 　　 在我們探討"時間管理"這個問題以前，不妨先來讀篇文章： 　　 1930年，胡適先生在一次畢業(yè)典禮上，發(fā)表了一篇演講，內(nèi)容如下： 　　 諸位畢業(yè)同學(xué)：你們現(xiàn)在要離開母校了，我沒有什么禮物送給你們，只好送你們一 句話。 　　 這一句話是：珍惜時間，不要拋棄學(xué)問。 　　 以前的功課也許有一大部分是為了這張文憑，不得已而做的。從今以后，你們可以 依自己的心愿去自由研究了。趁現(xiàn)在年富力強(qiáng)的時候，努力做一種專門學(xué)問。少年是一 去不復(fù)返的，等到精力衰竭的時候，要做學(xué)問也來不及了。 　　 有人說：出去做事之后，生活問題急需解決，哪有功夫去讀書？即使要做學(xué)問，既 沒有圖書館，有沒有實(shí)驗(yàn)室，哪能做學(xué)問？ 　　 我要對你們說：凡是要等到有了圖書館才讀書的，有了圖書館也不肯讀書；凡是要 等到有了實(shí)驗(yàn)室方才做研究的，有了實(shí)驗(yàn)室也不肯做研究。你有了決心要研究一個問題 ，自然會節(jié)衣縮食去買書，自然會想出法子來設(shè)置儀器。 　　 至于時間，更不成問題。達(dá)爾文一生多病，不能多做工，每天只能做1點(diǎn)鐘的工作 。你們看他的成績！每天花1點(diǎn)種看10頁有用的書，每年可看3600多頁書；30年讀11萬頁 書。 　　 諸位，11萬頁書可以使你成為一個學(xué)者了。可是每天看3種小報(bào)也得費(fèi)你1點(diǎn)鐘的功 夫；四圈麻將也得費(fèi)你1點(diǎn)半鐘的光陰?？葱?bào)呢？還是打麻將呢？還是努力做一個學(xué)者 呢？全靠你們自己選擇！ 　　 易卜生說：你的最大責(zé)任就是把你這快材料鑄造成器。 　　 學(xué)問就是鑄器的工具。拋棄了學(xué)問便是毀了你自己。 　　 再會了，你們的母校眼睜睜地要看你們10年之后成什么器。 　　看到胡適先生的這一番語重心長的話語，你有何感受？"時間就是效率"、"時間就是 金錢"、"時間就是生命"、"一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰"，諸如此類的描述我們每 個人都可以脫口而出，但是我們做得究竟怎樣呢？我們常常聽到-- 　　"我要是在大學(xué)多學(xué)點(diǎn)東西就好啦！" 　　"我應(yīng)該少看些電視，好好地約束自己，多讀點(diǎn)書！" 　　"時間根本不夠用，公司股價節(jié)節(jié)下降，董事會和股東像一群蜜蜂一樣叮得我滿頭包 ；同事間爭權(quán)奪利，我總是擔(dān)任和事佬的角色；家人總也見不到我，幾乎把我登報(bào)作廢 ！" 　　 世界幾乎全面地在進(jìn)步，但我們一天還是只有24小時。最成功和最不成功的人一樣 ，一天都只有24小時，但區(qū)別就在于他們?nèi)绾卫眠@所擁有的24小時。那么時間究竟是 什么呢？ 　　 我們哲學(xué)家這樣說："時間是物質(zhì)運(yùn)動的順序性和持續(xù)性，其特點(diǎn)是一維性，是一 種特殊的資源。" 　　 要想能夠真正地了解時間并且管理"時間"，我們有必要對時間的本質(zhì)有深刻的認(rèn)識 。首先讓我們先了解時間的四項(xiàng)獨(dú)特性： 　?。?）供給毫無彈性：時間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會增加、也不會 減少，每天都是24小時，所以我們無法開源。 　?。?）無法蓄積：時間不象人力、財(cái)力、物力和技術(shù)那樣被積蓄儲藏。不論愿不愿意 ，我們都必須消費(fèi)時間，所以我們無法節(jié)流。 　?。?）無法取代：任何一項(xiàng)活動都有賴于時間的堆砌，這就是說，時間是任何活動所 不可缺少的基本資源。因此，時間是無法取代的。 　?。?）無法失而復(fù)得：時間無法象失物一樣失而復(fù)得。它一但喪失，則會永遠(yuǎn)喪失。 花費(fèi)了金錢，尚可賺回，但倘若揮霍了時間，任何人都無力挽回。 　　 小案例： 　　 如果銀行每天早晨向你的帳號撥款8.64萬元。你在這一天可以隨心所欲，想用多少 就用多少，用途也沒有任何的規(guī)定。條件只有一個：用剩的錢不能留到第二天再用，也 不能節(jié)余歸自己。前一天的錢你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64萬元。請 問：你如何用這筆錢？ 　　 1.2 什么是"時間管理"？ 　　 "時間管理"所探索的是如何減少時間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。由于時間所 具備的四個獨(dú)特性，所以時間管理的對象不是"時間"，它是指面對時間而進(jìn)行的"自管理 者的管理"。 　　 請注意： 　　（1）所謂"時間的浪費(fèi)"，是指對目標(biāo)毫無貢獻(xiàn)的時間消耗。 　　（2）所謂"自管 理者的管理"-- 你必須拋棄陋習(xí)，引進(jìn)新的工作方式和生活習(xí)慣，包括要訂立目標(biāo)、妥善計(jì)劃、分配時 間、權(quán)衡輕重和權(quán)力下放，加上自我約束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。 　　 大凡能夠在事業(yè)上做出卓越成績的人都是時間管理的專家，格里在威格利南方聯(lián)營 公司當(dāng)了20多年的總經(jīng)理，該公司是美國最成功的超級市場之一，他獲得了許多值得引 證的榮譽(yù)。第一，他的工作歷程記錄幾乎為所有的總經(jīng)理所羨慕，這個記錄中包括連年 不斷的銷售記錄和利潤記錄。第二，他毫不松懈地連續(xù)應(yīng)用計(jì)劃、組織、授權(quán)、激勵、 評價和控制等項(xiàng)目基本原則，顯示了他專業(yè)管理的精神。第三，他獻(xiàn)身時間管理原則的 事跡已經(jīng)得到大量文章的贊揚(yáng)。在格里看來，正確的管理的基礎(chǔ)是良好的時間管理。 　　 在信息爆炸的今天，咨訊的空間在無限地?cái)U(kuò)展，面臨競爭的壓力、客戶高品質(zhì)的需 求，您是否又有些無所適從呢？ 　　 由于時間所具有的獨(dú)特性，時間在各種資源中又往往容易被我們忽略。在上面的" 銀行撥款"案例中，我們不難發(fā)現(xiàn)：每天我們有24小時，每小時由60分鐘組成，每分鐘由 60秒組成，總計(jì)就是8.64萬秒。擁有這樣的一筆財(cái)富，我們怎么可以視而不見？又怎么 可以隨意處之？這個問題恐怕需要我們花點(diǎn)時間來考慮。有人曾粗略地統(tǒng)計(jì)過一個活到 72歲的美國人對時間是怎么花的： 　　睡覺：21年 　　工作：14年 　　個人衛(wèi)生：7年 　　吃飯：6年 　　旅行：6年 　　排隊(duì)：6年 　　學(xué)習(xí)：4年 　　開會：3年 　　打電話：2年 　　找東西：1年 　　其它：3年 　　 看了上面的這一組數(shù)據(jù)，您有何感受？"時間管理"一直是個重要的問題，但從來沒 像今天這么重要過，為什么？原因如下： 　　*尋求事業(yè)、家庭與社會生活平衡的需要 　　*信息爆炸 　　*競爭的壓力 　　*你的客戶對品質(zhì)的要求 　　 看來我們要成為一個高效的時間管理者和職業(yè)人，減少時間浪費(fèi)的現(xiàn)象，確非易事 。那么，我們的問題究竟在哪里呢？ 第二章、時間管理的誤區(qū) 　　 我們探索克服時間浪費(fèi)的途徑便是"培養(yǎng)克服時間管理誤區(qū)的技能"。所謂時間管理 的誤區(qū)，是指導(dǎo)致時間浪費(fèi)的各種因素。以下列出時間管理的五個誤區(qū)，請大家仔細(xì)閱 讀并分析，看看自已是否存在同樣的問題： 　　誤區(qū)之一：工作缺乏計(jì)劃 　　 查爾斯·史瓦在半世紀(jì)前擔(dān)任伯利恒鋼鐵公司總裁期間，曾經(jīng)向管理顧問李愛菲提 出這樣一個不尋常的挑戰(zhàn)："請告訴我如何能在辦公時間內(nèi)做妥更多的事，我將支付給你 任意的顧問費(fèi)。"李愛菲于是遞了一張紙給他，并向他說"寫下你明天必須做的最重要的 各項(xiàng)工作，先從最重要的那一項(xiàng)工作做起，并持續(xù)地做下去，直到完成該項(xiàng)工作為止。 重新檢查你的辦事次序，然后著手進(jìn)行第二項(xiàng)重要的工作。倘若任何一項(xiàng)著手進(jìn)行的工 作花掉你整天的時間，也不用擔(dān)心。只要手中的工作是最重要的，則堅(jiān)持做下去。假如 按這種方法你無法完成全部的重要工作，那么即使運(yùn)用任何其它方法，你也同樣無法完 成它們，而且倘若不借助某一件事的優(yōu)先次序，你可能甚至連哪一種工作最為重要都不 清楚。將上述的一切變成你每一個工作日里的習(xí)慣。當(dāng)這個建議對你生效時，把它提供 給你的部屬采用"。 　　 數(shù)星期后，史瓦寄了一張面額兩萬伍仟美元的支票給李愛菲，并附言她確實(shí)已為他 上了十分珍貴的一課，伯利恒甕后來之所以能夠躍升為世界最大的獨(dú)立鋼鐵制造者，據(jù) 說可能是導(dǎo)因于李愛菲的那數(shù)句真言。 　　 盡管計(jì)劃的擬定能給我們帶來諸多的好處，但我們有的同事從來不做或是不重視做 計(jì)劃，原因不外乎如下幾條： 　　1、因過分強(qiáng)調(diào)"知難行易"而認(rèn)為沒有必要在行動之前多做思考； 　　2、不做計(jì)劃也能獲得實(shí)效； 　　3、不了解做計(jì)劃的好處； 　　4、計(jì)劃與事實(shí)之間極難趨于一致，故對計(jì)劃喪失信心； 　　5、不知如何做計(jì)劃。 　　 我們作為一個高新科技企業(yè)的員工，要步上職業(yè)化的道路，成為一個強(qiáng)調(diào)實(shí)效性的 職業(yè)人士，不應(yīng)該把以上原因當(dāng)做工作中的借口，為什么呢？剖析如下： 　　1、固然有些事情是易行而難料的，但若過分地強(qiáng)調(diào)這一點(diǎn)，則有可能養(yǎng)成一種"做 了再說"或"船到橋頭自然直！"的僥幸心理。試問：房子燃燒的緊要關(guān)頭，消防隊(duì)員是否 應(yīng)立刻拿起水龍頭或滅火筒進(jìn)行搶救，還是應(yīng)花費(fèi)少許時間判別風(fēng)向、尋找火源、分派 工作，然后再進(jìn)行搶救？ 　　2、不做計(jì)劃的人只是消極地應(yīng)付工作，他將處于受擺布的地位；做計(jì)劃的則是有意 識地支配工作，處于主動的地位、并提高工作效率。 　　3、由于目標(biāo)中擬定假設(shè)的客觀環(huán)境發(fā)生變動，計(jì)劃與事實(shí)常常難以趨于一致，所以 我們必須定期審察我們的目標(biāo)與計(jì)劃，做出必要的修正，尋找最佳途徑。但如果是處于 無計(jì)劃的引導(dǎo)，則一切行動將雜亂無章，最終走進(jìn)死胡同。 　　 綜上所述，由于我們的工作缺乏計(jì)劃，將導(dǎo)致如下惡果： 　　1、目標(biāo)不明確 　　2、沒有進(jìn)行工作歸類的習(xí)慣 　　3、缺乏做事輕重緩急的順序 　　4、沒有時間分配的原則 　誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng) 　　 組織工作不當(dāng)?shù)闹饕w現(xiàn)在以下幾個方面： 　　* 職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù) 　　*"事必躬親，親力而為" 　　*溝通不良 　　*工作時斷時續(xù) 　　首先，學(xué)會如何接受請托： 　　 對于我們每一個人來說，所面臨的請托可能來自部屬、上司、其他同級管理者、或 是組織以外的人士。在很多請托中，有一類是職務(wù)所系而責(zé)無旁貸的；另一類雖然也是 職務(wù)所系，但請托本身卻是不合時宜或是不合情理的；尚有一類請托則屬無義務(wù)予履行 的請托，經(jīng)常引起我們困擾的是后兩類請托。 　　 倘若我們?yōu)榱讼胱鰪V受愛戴的好人而有求必應(yīng)，則各色各類的請托將四面八方地源 源涌來。一旦他辦不妥委托的事項(xiàng)，則不僅他所企求的愛戴將化為烏有，而且他將喪失 請托者尊敬。"明智地接受請托"的重要性在于：第一："拒絕"是一種"量力"的表現(xiàn)。有 的請托若由他人承受可能比你承受更為恰當(dāng)，你不妨對請托者提出適時的建議。第二， 拒絕是保障自己行事優(yōu)先次序的最有效手段。倘若因勉強(qiáng)接受他人的請托而擾亂自己的 步伐，是不合理的、不明智的。 　　 所以在我們接受請托之前不妨先先問問自己：這種請托是屬于我的職責(zé)范圍內(nèi)嗎？ 對實(shí)現(xiàn)我的目標(biāo)有幫助嗎？如果接受它，將付出什么代價？如果不接受他，則需承擔(dān)什 么后果？經(jīng)過這一番"成本--效益分析"之后，你就可以決定取舍了。 　　其次，學(xué)會利用資源： 　　 對于基層人員而言，要善于利用資源，學(xué)會從相關(guān)的部門或人員手中獲取所需的資 料，既節(jié)約了時間，又保證了信息的正確性。比如你想了解本月度部門考勤信息，不妨 去問問部門秘書；想了解公司的考勤信息，不妨去問問公司的考勤管理員；等等。 　　 對于管理者而言，他們經(jīng)常容易犯下面的錯誤： 　　1、擔(dān)心部屬做錯事； 　　2、擔(dān)心下屬表現(xiàn)太好； 　　3、擔(dān)心喪失對下屬的控制； 　　4、不愿意放棄得心應(yīng)手的工作； 　　5、找不到合適的下屬授權(quán)。 　　其實(shí)每個人的精力都是有限的，尤其是管理者應(yīng)當(dāng)學(xué)會授權(quán)，將主要的精力和時間 放在更重要的事情上。 　　誤區(qū)三：時間控制不夠 　　 在前面的"小張的故事"中，小張?jiān)跁r間管理上最大的惡習(xí)就是拖延時間，以致到頭 來一事無成。我們提供了一個拖延商數(shù)的測驗(yàn)，請你先做一下自我評核。 　　拖延商數(shù)測驗(yàn) 　　請據(jù)實(shí)選擇以下每一個陳述最切合你的答案： 　?。?）為了避免對棘手的難題采取行動，我...
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