集團公司銷售總部庫存商品管理制度1
**集團公司銷售總部庫存商品管理制度 1 目的 1.1 進一步改善庫存管理，提高庫存商品的管理水平。 1.2 確保公司財產(chǎn)安全、完整。 2 適用范圍 2.1 適用于分公司、辦事處庫存商品入出庫管理、倉庫現(xiàn)場管理、指令審批管理、庫存商品 的盤點與對帳管理及違規(guī)處罰等。 2.2 二級分庫管理制度另行制訂。 3 核心條款 3.1 庫存商品的定義 庫存商品是指存放在分公司、辦事處的分支倉庫、二級分庫、維修間、樣品間等所有權(quán) 屬公 司的且納入庫存商品核算的彩電、VCD、DVD、數(shù)字衛(wèi)星接收機等商品。 3.2 庫存商品的入庫管理 3.2.1 庫存商品的調(diào)入 3.2.1.1 庫存商品由總部調(diào)入 3.2.1.1.1 由分部、分公司市場助理會同辦事處倉庫監(jiān)理根據(jù)市場狀況、倉儲容量等要素編 制總部統(tǒng)一格式的要貨計劃，經(jīng)會計、經(jīng)理審核，分部總經(jīng)理批準后傳行銷部計劃科批 轉(zhuǎn)** 儲運部辦理庫存調(diào)撥手續(xù)。 3.2.1.1.2 **儲運部財務(wù)人員憑要貨計劃和行銷部計劃科批示 — 開具總部統(tǒng)一格式的“出庫單”，相關(guān)要素填列齊全，承運單位經(jīng)辦人簽字后辦理提貨手 續(xù)。 — 根據(jù)承運單位簽字確認的出庫單，填制“貨運收據(jù)及運費結(jié)算單”，相關(guān)要素填列齊全， 并將“運費結(jié)算聯(lián)”交承運部門。 — 根據(jù)“出庫單”，填制“分支倉庫發(fā)貨跟蹤單”（見表4.1），傳真相關(guān)辦事處。 3.2.1.2 庫存商品由其它辦事處調(diào)入按庫存商品調(diào)撥的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 3.2.2 庫存商品的驗收入庫 3.2.2.1 根據(jù) “分支倉庫發(fā)貨跟蹤單”、“庫存商品調(diào)撥單”（見表4.2）或其它資料，倉 庫監(jiān)理兼出納必須在貨物運達的當天督促倉儲單位辦理貨物驗收入庫，并（由倉儲單位 ）填制 一式五聯(lián)的“**產(chǎn)品入庫單”，貨物品名、型號、數(shù)量等要素填列齊全。倉庫保管、倉庫 主 管、辦事處倉庫監(jiān)理簽名并加蓋倉儲單位公章。 3.2.2.2 根據(jù)驗貨情況：（1）據(jù)實填寫“分支倉庫發(fā)貨跟蹤單”回單，由辦事處經(jīng)理、會計 分別簽字后傳真**儲運部；如為其它辦事處調(diào)入須將要素齊全的入庫單回傳發(fā)貨辦事處 。（ 2）據(jù)實填寫“分支倉庫驗貨證明單”，由辦事處經(jīng)理、會計分別簽字，加蓋辦事處公章交 承 運部門作結(jié)算運費之用；貨物丟失、破損、淋濕情況須詳細列明。 3.2.2.3 辦事處倉庫監(jiān)理應(yīng)在貨物驗收入庫的當天根據(jù)倉儲單位提供的“入庫單”第二聯(lián)登 記庫存商品調(diào)撥明細帳。 3.2.2.4 辦事處不得把總部調(diào)入或其它辦事處調(diào)入的公司產(chǎn)品，未經(jīng)倉庫驗收入庫直接調(diào)給 客戶或樣品間、維修間。 3.3 庫存商品的出庫管理 3.3.1 批發(fā)客戶的出庫管理 3.3.1.1 在客戶有款的情況下，辦事處業(yè)務(wù)員根據(jù)分支倉庫貨源狀況，先與客戶商定要貨計 劃，要貨計劃應(yīng)詳細列明要貨的貨物品名、規(guī)格、型號、數(shù)量、單價、金額等交辦事處 會計審 核無誤，經(jīng)理審批。辦事處倉庫監(jiān)理根據(jù)要貨計劃把相關(guān)信息輸入指令單申請系統(tǒng)，E- mail到 總部指令科，待總部批復出庫指令后，打印出公司專用的“**產(chǎn)品出庫指令及發(fā)貨通知單 ” ，指令申請人、客戶代表、會計、經(jīng)理分別在指令單上簽名，依據(jù)總部批復的出庫指令 辦理出 庫手續(xù)。特殊情況（客戶款額足夠且要貨較急）可先由辦事處開具要素齊全的“**產(chǎn)品出 庫 指令及發(fā)貨通知單”并出具由辦事處經(jīng)理、會計共同簽名的指令單欠條，憑出庫單、指令 單欠 條辦理出庫，再由倉庫監(jiān)理在24小時內(nèi)將批復的出庫指令送達倉庫并收回指令單欠條。 3.3.1.2 如客戶（未簽字提貨）要求委派業(yè)務(wù)員將貨物直接送達客戶指定地點或配貨站、郵 局等，應(yīng)按以下程序進行操作 — 辦事處必須采用總部統(tǒng)一制作的合同文本，事先與客戶簽訂“代辦托運協(xié)議書”（見表4 .3），相關(guān)要素填列齊全，雙方簽字蓋章。 — 由業(yè)務(wù)員在“出庫指令及發(fā)貨通知單”客戶代表處簽具本人真實姓名和提貨日期。 — 業(yè)務(wù)員憑“出庫指令及發(fā)貨通知單”到倉庫提取冰箱空調(diào)等貨物，直接送達客戶指定地 點或配貨站。要求客戶（配貨站、郵局）經(jīng)辦人點數(shù)、驗收、簽字，在出庫單“送貨聯(lián)” 上詳 細填寫貨物收到數(shù)量，加蓋貨物驗收單位公章，向客戶收取運費。 — 送貨完畢后業(yè)務(wù)員應(yīng)及時將出庫單“送貨聯(lián)”及送貨運費交辦事處會計。 3.3.1.3 客戶異地提機 — 根據(jù)其它辦事處的貨源狀況先與客戶商定要貨計劃，收妥貨款后向貨源調(diào)出辦事處傳真 各 要素填列齊全且加蓋辦事處公章的“客戶異地提貨申請單”，通知貨源調(diào)出辦事處申請出 庫指 令。 — 貨源調(diào)出辦事處倉庫監(jiān)理依據(jù)“客戶異地提貨申請單”的提貨情況向總部申請調(diào)撥類指令 （指令單抬頭用“調(diào)撥- XX辦事處”），客戶必須在指令單上簽名，并在指令單備注欄中注明客戶名稱及車號等資 料。 — 客戶所在地辦事處財務(wù)開具入庫單作假入庫處理，按規(guī)定向總部指令科申請指令，總部 批 復指令后作假出庫處理，據(jù)此登記庫存商品調(diào)撥帳及客戶往來帳。 3.3.1.4 如客戶要求先提貨后付款，按“擔保、抵押管理制度”規(guī)定的有關(guān)條款執(zhí)行。 3.3.2 零售直供專柜的出庫管理 3.3.2.1 憑總部批準的“專柜設(shè)置申請表”、“**產(chǎn)品直供商場代銷協(xié)議書”向行銷部申 請信用等級。 3.3.2.2 憑行銷部核準的信用等級，其中：AAA類專柜鋪底額應(yīng)控制在20萬元以內(nèi)（特大型專 柜向行銷部申報特批后可增加鋪底額，但必須在指令申請單“其它”欄予以注明）。AA類 專柜 鋪底額控制在10萬元以內(nèi)。A類專柜鋪底原則上控制在3萬元內(nèi)。 3.3.2.3 隨旺季市場需要，月中允許分部（或分公司）總經(jīng)理、辦事處經(jīng)理、業(yè)務(wù)員對AAA類 、AA類專柜分別在20萬、10萬元以內(nèi)擔保補貨，并逐單報總部批準，但必須以月度結(jié)算 日鋪底 額分別降到20萬、10萬元以內(nèi)為前提。否則，總部指令科應(yīng)停止簽發(fā)該專柜的出庫指令 。 3.3.2.4 無風險零售專柜一律不予鋪底，采取預付貨款（或承兌抵押額度內(nèi)）提貨方式。 3.3.2.5 辦事處在行銷部核準的鋪底（或預付貨款及承兌抵押）額度內(nèi)向總部申請指令，憑總部 批復指令辦理出庫手續(xù)，客戶特定授權(quán)人應(yīng)在出庫單上簽名。 3.3.3 非正常提機的出庫管理 3.3.3.1 廣告機、贈送機、獎品機：由經(jīng)辦人填寫“請示報告單”，會計、經(jīng)理簽具意見， 報分部總經(jīng)理及總部相關(guān)部門批準（其中，入分公司、辦事處的廣告費由財務(wù)相關(guān)審批 人批準 ，入總部廣告費由廣告部及財務(wù)部相關(guān)審批人負責批準），憑批件向總部申請出庫指令 ，待批 復指令后方可辦理出庫手續(xù)。 3.3.3.2 火燒機：由中心主任填寫“突發(fā)事件處理申報表”，報分部總經(jīng)理、用戶服務(wù)部總 監(jiān)批準，然后依據(jù)批件向總部指令科申請出庫指令，待批準后方能辦理出庫手續(xù)。原用 戶火燒 報廢機不得再向總部申請退庫指令。 3.3.3.3 專柜演示機：(1)由辦事處經(jīng)理填寫“請示報告單”向總部廣告部終端管理科申請， 并出具借條，辦事處倉庫監(jiān)理憑批示及借條申請指令，總部指令科批復指令后方可辦理 出庫手 續(xù)。辦事處將專柜演示機作固定資產(chǎn)（或低值易耗品）管理。(2) 專柜演示機退回后，經(jīng)維修 主任檢測鑒定附件完整、包裝完好、無劃傷，可由辦事處經(jīng)理出具請示報告（附鑒定報 告）報 財務(wù)分管副總批準，辦事處倉庫監(jiān)理憑批件以演示機申請（負數(shù)）退庫指令，獲批準后 增加辦 事處庫存。 3.3.3.4 個人或倉儲單位賠機：因丟機、毀損、其它原因或經(jīng)審計、片區(qū)財務(wù)經(jīng)理確認應(yīng)由 責任人（單位）賠償?shù)?，辦事處以報告或理賠證明等申報總部財務(wù)副總批準，憑批件向 總部申 請出庫指令，經(jīng)批準后入責任人（單位）個人往來，并由總部執(zhí)行扣款。 3.3.4 庫存商品的調(diào)撥管理 3.3.4.1 辦事處內(nèi)部的庫存調(diào)撥 — 辦事處內(nèi)部分支倉庫調(diào)二級分庫、樣品間、維修間或二級分庫、樣品間、維修間調(diào)分支 倉 庫均由辦事處倉庫監(jiān)理向總部申請出庫指令，批復指令后方可辦理出庫手續(xù)。 — 辦事處樣品間與維修間之間的庫存內(nèi)部調(diào)撥，由辦事處倉庫監(jiān)理開具“庫存商品內(nèi)部調(diào)撥 單”（見表4.4）作內(nèi)部移庫處理，不向總部申請出庫指令，但應(yīng)根據(jù)“庫存商品內(nèi)部調(diào)撥 單 ”登記庫存商品調(diào)撥明細帳；展示機與樣品間、維修間之間的調(diào)撥需向總部申請出庫指令 ，辦 理出入庫手續(xù)。 — 展示機出庫，由辦事處經(jīng)理填制“展示機出庫批準單”（見表4.5），經(jīng)分部及總部批準 后（出庫時間10天且出庫數(shù)量在10臺以內(nèi)的由分部總經(jīng)理審批，出庫時間超10天或出庫 數(shù)量超 10臺經(jīng)分部總經(jīng)理及行銷部批準），方可憑批件辦理出庫手續(xù)。 — 辦事處樣品間樣機總數(shù)量應(yīng)控制在10臺以內(nèi)，同一型號、品名的樣機只能展示一臺，樣 機 保管責任人為倉庫監(jiān)理兼出納。 3.3.4.2 辦事處之間的庫存調(diào)撥 — 由辦事處倉庫監(jiān)理向總部儲運部（分部外調(diào)貨）或分部（分部內(nèi)調(diào)貨）申請，經(jīng)貨運總 監(jiān) 或分部總經(jīng)理批準后，由貨物調(diào)出方憑批件向總部財務(wù)部申請指令，待批復指令后方可 辦理出 入庫手續(xù)。 — 財務(wù)部會計科每天根據(jù)指令科提交的調(diào)撥指令制作“辦事處庫存商品調(diào)撥明細表”并掛總 部網(wǎng)站，辦事處會計必須每天上網(wǎng)查看在途商品的調(diào)入情況，如發(fā)現(xiàn)其未及時到達，應(yīng) 盡快與 調(diào)出辦事處聯(lián)系處理。 — 調(diào)入辦事處在收到商品后，倉庫監(jiān)理應(yīng)及時辦理驗收入庫手續(xù)。同時填“制庫存商品調(diào)撥 單”（回單），商品短少、毀損等有關(guān)情況必須列明。然后傳真貨物調(diào)出的分公司、辦事 處。 — 如貨物發(fā)生短少或毀損必須查明原因并與有關(guān)辦事處協(xié)商處理，并取得一致意見。否則 ， 應(yīng)專題報告總部財務(wù)分管副總。 3.3.4.3 辦事處庫存商品調(diào)回總部：按“滯銷和不可修復商品返廠管理制度”相關(guān)條款執(zhí)行 。 3.3.5 辦事處必須取得所有客戶出具的“授權(quán)提貨委托書”（見表4.6），客戶辦理提貨的經(jīng) 辦人必須在委托書上簽名（手寫），辦事處倉庫監(jiān)理憑此建立完整的客戶提貨管理檔案 ，并按 以下條款進行跟蹤。 3.3.5.1 凡客戶采取自提或業(yè)務(wù)員送貨方式的，必須取得客戶特定授權(quán)人的簽名或收貨憑證 。 3.3.5.2 凡采取配送或郵寄等提貨方式的，取得配送站或郵局經(jīng)辦人的簽字及加蓋公章的收 貨憑證后即可。 3.3.6 任何客戶提貨或退貨，如果既提（退）彩電又提（退）音響（背投、數(shù)字電視）等類 型產(chǎn)品必須分類型申請出庫（退機）指令。 3.4 用戶換機管理 3.4.1 辦事處可從分支倉庫提取20臺好機作為用戶換機的周轉(zhuǎn)機。 3.4.1.1 維修文員從分支倉庫提取周轉(zhuǎn)機入維修間或換取的壞機經(jīng)修復后入分支倉庫，必須 按規(guī)定辦理出入庫手續(xù)并向總部申請（出入庫）指令，嚴禁隨意給客戶退換機或?qū)⒅苻D(zhuǎn) 機無指 令借給客戶。 3.4.1.2 周轉(zhuǎn)機的管理責任人為辦事處維修主任，其發(fā)生串號、短少或換機后產(chǎn)生滯銷、不 可修復、報廢而造成的損失由維修主任或有關(guān)責任人全額賠償。 3.4.2 用戶因產(chǎn)品質(zhì)量問題要求換機，由維修主任填制“差異換機申請報告”，報片區(qū)技服 經(jīng)理及總部用戶服務(wù)總監(jiān)批準（其中：換機差價損失在300元以內(nèi)的報片區(qū)技服經(jīng)理批準 ，換 機差價損失在300元以上報總部用戶服務(wù)總監(jiān)批準）。 3.4.3 用戶換機金額大于零（出庫機大于退機金額），報告批準其差價由用戶承擔或換機金 額小于零（出庫金額小于退機金額），差價應(yīng)退給用戶或退換機金額相等，統(tǒng)一以“零售 ”戶 申請指令。 3.4.4 用戶換機金額大于零，報告批準其差價由維修環(huán)節(jié)費用承擔或用戶換機金額小于零， 差價沖減辦事處維修環(huán)節(jié)費用，統(tǒng)一以“換機差價”戶申請指令。 3.4.5 零售用戶換機差價大于零（出庫金額大于退機金額）只申請一張指令單，如差價小于 或等于零必須按提機與退機分別申請指令。 3.4.6 向用戶收取換機差價，必須開具總部統(tǒng)一格式的“收款收據(jù)”，向用戶以現(xiàn)金支付退 機差價，必須取得用戶出具的“收款收據(jù)”。 3.5 客戶退機管理 3.5.1 批發(fā)客戶退機 3.5.1.1 對客戶10臺以內(nèi)售前機、或質(zhì)量壞機的退貨，須由客戶開出“退機發(fā)票”或“退貨 折讓證明單”，經(jīng)維修主任檢驗符合退機條件并出具“返修機檢驗報告單”。辦事處憑以上 附 件向總部申請退機指令，待總部批復退機指令后方可辦理退機入庫手續(xù)。同時取得貨物 保管人 員（倉庫保管員或維修文員）的簽字確認。 3.5.1.2 對批發(fā)客戶10臺以上售前機因質(zhì)量問題需退貨，除按第一條規(guī)定提供相關(guān)附件外， 由倉庫監(jiān)理根據(jù)“返修機檢驗報告單”、“客戶退機發(fā)票”或“退貨折讓證明單”向總部行銷 部遞交退機報告，經(jīng)行銷部審批后再向總部指令科申請退機指令，待總部批復（退機） 指令后 方可辦理退機入庫手續(xù)。同時取得貨物保管人員的簽字確認。 3.5.2 零售直供專柜客戶退機 3.5.2.1 專柜未開具發(fā)票的委托代銷商品的退機，由商場開具“商返單”經(jīng)維修主任檢驗符 合退機條件后開具“返修機檢驗報告單”（經(jīng)理、會計簽名），辦事處倉庫監(jiān)理憑此向總 部申 請退機指令，待總部批復退機指令后方可辦理退機入庫手續(xù)，同時取得貨物保管人員簽...
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