本文是關(guān)于項(xiàng)目管理最佳實(shí)踐系列的第二部分。您可以在這里瀏覽第一篇文章：“實(shí)行項(xiàng)目管理最佳實(shí)踐”。



作為一個(gè)項(xiàng)目管理師和項(xiàng)目管理培訓(xùn)師，我常常會(huì)聽到的一個(gè)問(wèn)題就是適用于大型項(xiàng)目的管理最佳實(shí)踐是否也適用于小型項(xiàng)目。小型項(xiàng)目是否需要采用項(xiàng)目管理的最佳實(shí)踐是每個(gè)項(xiàng)目管理者都必須面對(duì)的一個(gè)重要的問(wèn)題。



注重項(xiàng)目交付



不建議采用項(xiàng)目管理方法的一個(gè)主要論據(jù)是：以流程為中心的實(shí)踐會(huì)產(chǎn)生大量的文書工作，而這些對(duì)于小型項(xiàng)目來(lái)講是不必要也是不可行的。這是一個(gè)非常有力的論據(jù)，它使得任何注重文檔記錄的方法成為交付實(shí)際商業(yè)收益的阻礙。畢竟項(xiàng)目管理的目的是為了實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目業(yè)務(wù)目標(biāo)，而不是造就檔案王國(guó)。



目前在軟件開發(fā)領(lǐng)域，關(guān)于軟件開發(fā)最佳方法的討論十分活躍。最近，一些專業(yè)軟件師提出了幾個(gè)靈巧有效的軟件開發(fā)方法，因?yàn)閭鹘y(tǒng)的方法太過(guò)著重于文檔記錄。



這些靈巧的新方法注重于交付軟件產(chǎn)品而不是文檔記錄。了解到這一點(diǎn)，我認(rèn)為項(xiàng)目管理者們可以從這些用于軟件開發(fā)的新方法中學(xué)到一些東西。簡(jiǎn)短來(lái)講，它引導(dǎo)我們把管理的重點(diǎn)放在項(xiàng)目交付，而不是項(xiàng)目中的文檔記錄上。當(dāng)然，項(xiàng)目管理者們?nèi)匀灰鎸?duì)一個(gè)問(wèn)題，就是項(xiàng)目中到底需要多少文檔記錄？



采納最佳實(shí)踐



我堅(jiān)信“需要決定結(jié)果，過(guò)猶不及”的道理?？梢杂靡粋€(gè)很簡(jiǎn)單的方法來(lái)測(cè)試：如果有助于實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的業(yè)務(wù)目標(biāo)，那么我們就可以采用這些方法并且記錄歸檔；相反地如果對(duì)于實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)沒(méi)有幫助，那么就不需要在這上面浪費(fèi)時(shí)間。只要明白了這一要點(diǎn)，我相信在所有的項(xiàng)目上，我們都可以在最小程度上實(shí)行最佳實(shí)踐。



下面我們來(lái)依次討論最佳實(shí)踐的幾個(gè)要素，看看采用這些最佳實(shí)踐所帶來(lái)的收益是否多于其產(chǎn)生的消耗。



定義項(xiàng)目的范圍和目標(biāo)



我們所講的最佳實(shí)踐的第一個(gè)要點(diǎn)是定義項(xiàng)目的范圍和目標(biāo)。即便是最小型的項(xiàng)目也有它必須要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。作為一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理，識(shí)別出這些目標(biāo)恐怕也是你的利益所在，因?yàn)轫?xiàng)目最終是否實(shí)現(xiàn)了這些目標(biāo)是對(duì)你的工作的一項(xiàng)重要評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。因此，定義并且實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)是你的職責(zé)。



假設(shè)你沒(méi)有定義并且記錄下來(lái)這些目標(biāo)，那么你能依賴的僅僅是你上司的仁慈。當(dāng)你的上司檢查你的工作并且認(rèn)為你沒(méi)有完成項(xiàng)目的預(yù)期目標(biāo)的時(shí)候，清楚地定義和記錄下來(lái)的目標(biāo)就是你的一份依據(jù)和保險(xiǎn)。



關(guān)于項(xiàng)目范圍的定義也是一樣。如果你沒(méi)有對(duì)項(xiàng)目范圍給出定義，最可能產(chǎn)生的后果就是你的項(xiàng)目會(huì)在行進(jìn)過(guò)程中變得越來(lái)越大；盡管在開始的時(shí)候你可能在管理一個(gè)小型項(xiàng)目，不久以后你就發(fā)現(xiàn)這個(gè)項(xiàng)目已經(jīng)大得超出你的預(yù)計(jì)。



在小型項(xiàng)目中，你仍然需要識(shí)別并且記錄項(xiàng)目的利益相關(guān)者。只有識(shí)別出了所有的利益相關(guān)者，你才能夠保證你的項(xiàng)目目標(biāo)和交付物包含了他們所有的需要。



定義交付物

總要有人負(fù)責(zé)實(shí)際的工作來(lái)實(shí)現(xiàn)一個(gè)項(xiàng)目的交付物。盡管有時(shí)交付物不需要很多時(shí)間來(lái)完成，我們?nèi)匀恍枰龊帽匾挠涗?。讓其他人?lái)回顧這些完整的記錄有助于發(fā)現(xiàn)并且改正其中的錯(cuò)誤。



負(fù)責(zé)實(shí)際生產(chǎn)的項(xiàng)目成員會(huì)使用這些描述來(lái)幫助實(shí)現(xiàn)交付物。盡管有時(shí)這些描述的長(zhǎng)度不會(huì)超過(guò)一頁(yè)的篇幅，清楚無(wú)誤的描述仍然是很重要的。缺少必要的描述只會(huì)導(dǎo)致負(fù)責(zé)生產(chǎn)的成員對(duì)交付物產(chǎn)生不定向地理解，最終造成大量的時(shí)間浪費(fèi)在后期對(duì)錯(cuò)誤的改正上。因此，定義和記錄交付物是我們項(xiàng)目管理最佳實(shí)踐的第二個(gè)重要方面。



項(xiàng)目規(guī)劃



最佳實(shí)踐的第三個(gè)部分是項(xiàng)目規(guī)劃。假設(shè)你要登上一座山峰，你不可能在沒(méi)有做任何計(jì)劃的情況下就動(dòng)身的。即便是爬上你的住所背后的小山坡，你可能也會(huì)做一些必要的計(jì)劃：比如什么時(shí)候去爬？需要攜帶什么必需品？無(wú)論管理多么小的項(xiàng)目，你仍然要考慮：需要通過(guò)那些活動(dòng)來(lái)完成交付物；估算出這些活動(dòng)所需的時(shí)間；決定所需的人力和其他資源并且對(duì)活動(dòng)和責(zé)任進(jìn)行合理配置。



所有上述內(nèi)容都需要書面記錄，并且在團(tuán)隊(duì)成員中進(jìn)行溝通交流。我見(jiàn)過(guò)很多人在這一步遇到阻滯，認(rèn)為可能需要使用一些項(xiàng)目規(guī)劃軟件，比如Microsoft Project。這其實(shí)是一項(xiàng)不必要的開支。一個(gè)很常見(jiàn)的現(xiàn)象就是項(xiàng)目管理者浪費(fèi)大量的時(shí)間在怎樣使他們的Microsoft Project計(jì)劃表更美觀上，而忘記了使用這個(gè)軟件以及項(xiàng)目規(guī)劃的真正目的。



相反地，我認(rèn)為使用Microsoft Excel的條形表來(lái)計(jì)劃小型項(xiàng)目是最好的方法，因?yàn)檫@個(gè)方法即簡(jiǎn)單又足夠。首先在表格的最上面一行填入項(xiàng)目的一些關(guān)鍵日期；然后在左邊第一列填入項(xiàng)目的一系列任務(wù)；最后在每一個(gè)任務(wù)的對(duì)應(yīng)位置標(biāo)出它的起始和完成時(shí)間。這樣一來(lái)每一項(xiàng)活動(dòng)所需的時(shí)間就一目了然了。



除了條形表之外，你需要把項(xiàng)目中的一些重要事件（里程碑）記錄下來(lái)。這些里程碑代表了一些關(guān)鍵日期，比如完成一些交付物的日期，或者某些主要活動(dòng)完成的日期等。每一個(gè)項(xiàng)目成員的責(zé)任也必須明確地記錄在項(xiàng)目計(jì)劃里。



溝通及項(xiàng)目溝通計(jì)劃

即使是在由兩個(gè)人組成的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中，項(xiàng)目經(jīng)理仍然需要將任務(wù)和責(zé)任分配給另外一個(gè)人。項(xiàng)目經(jīng)理不可以主觀地認(rèn)為即使沒(méi)有有效的溝通，其他人也明白自己應(yīng)該做什么。如果項(xiàng)目經(jīng)理沒(méi)有給其他人分配具體的工作，那么他們很可能會(huì)去做他們自己認(rèn)為需要的事，而不是項(xiàng)目需要的工作。這樣的話結(jié)果只有兩種可能：或者項(xiàng)目完成的交付物不合要求，或者更多的時(shí)間用在完成那些原本應(yīng)該已經(jīng)完成的任務(wù)上，從而導(dǎo)致項(xiàng)目延遲。



你可以選擇通過(guò)電子郵件的形式來(lái)與其他項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員交流項(xiàng)目計(jì)劃，或者將計(jì)劃打印出來(lái)然后分發(fā)給每個(gè)人；或者更好的是你可以召開一個(gè)團(tuán)隊(duì)會(huì)議然后和其他成員一起瀏覽討論項(xiàng)目計(jì)劃。需要記住的一點(diǎn)是，如果項(xiàng)目計(jì)劃有變更，那么你也需要就這些變更與其他成員溝通。



從根本上來(lái)講，一個(gè)項(xiàng)目溝通計(jì)劃描述了在整個(gè)項(xiàng)目過(guò)程中每一個(gè)利益相關(guān)者的信息需求。你的溝通計(jì)劃需要包含一個(gè)矩陣表格，表格中列出每一個(gè)利益相關(guān)者、在項(xiàng)目過(guò)程中他們需要得到的信息、提供這些信息的團(tuán)隊(duì)成員的姓名、以及交流溝通的頻率和方式等。比如說(shuō)，項(xiàng)目主辦商可能會(huì)需要項(xiàng)目經(jīng)理在每個(gè)月的執(zhí)行會(huì)議上做一個(gè)口頭項(xiàng)目報(bào)告。項(xiàng)目溝通計(jì)劃可以確保每個(gè)利益相關(guān)者能夠及時(shí)地從相關(guān)的團(tuán)隊(duì)成員那里獲得正確的信息。



項(xiàng)目跟蹤



最佳實(shí)踐的另外一點(diǎn)是對(duì)項(xiàng)目成本、工期和范圍的監(jiān)視跟蹤。如果還用之前的兩個(gè)人的團(tuán)隊(duì)的例子來(lái)說(shuō)，那么在這里項(xiàng)目經(jīng)理就需要知道另一個(gè)成員工作的進(jìn)度。這一點(diǎn)可以通過(guò)幾種方法來(lái)實(shí)現(xiàn)，每天用一封電子郵件列出完成的工作內(nèi)容、未完成的工作、以及一系列遇到的問(wèn)題等是方法之一。在大多數(shù)情況下這個(gè)方法是很有效的。



同樣的，一個(gè)15分鐘的面對(duì)面的交流也可以達(dá)到這個(gè)目的。兩種途徑的結(jié)合使用可能是最好的方法。無(wú)論如何，項(xiàng)目經(jīng)理都需要完全掌握項(xiàng)目工作的進(jìn)程，以便于對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行有效地跟蹤。



變更管理



變更管理是我們需要在小型項(xiàng)目工作中采用的另一個(gè)最佳實(shí)踐內(nèi)容。即便是在之前提到的二人項(xiàng)目中，變更也是很有可能發(fā)生的。變更方面的要求通常是由項(xiàng)目的利益相關(guān)者提出的；而作為項(xiàng)目經(jīng)理，你需要估計(jì)出采用這些變更可能對(duì)項(xiàng)目造成的沖擊。具體來(lái)講，你需要對(duì)變更產(chǎn)生的額外消耗和成本做出可靠的估算。采用某些變更可能會(huì)影響到項(xiàng)目的工期，因此你必須對(duì)項(xiàng)目的工期和預(yù)算了如指掌以便能夠正確決定是否采用這些變更。



在小型項(xiàng)目中，變更管理并不需要一個(gè)很別致的變更控制面板來(lái)幫助你做決定。如果你已經(jīng)對(duì)成本和工期的變化有所估計(jì)，那么跟關(guān)鍵的利益相關(guān)者的一個(gè)快速的討論可能就足夠了。



恐怕在變更問(wèn)題上你最不應(yīng)該做的一件事就是輕易地接受變更。即使你認(rèn)為某些變更很小，在完全掌握它們可能對(duì)成本和工期造成的影響之前，你是不可以決定采用這些變更的。這就是我們所說(shuō)的項(xiàng)目“范圍蠕變”，指的是當(dāng)我們不斷的采用變更的時(shí)候，項(xiàng)目的范圍也悄無(wú)聲息的不斷變大。你的小項(xiàng)目可能在你渾然不知的情況下變得很大，而你也不可避免地?zé)o法按時(shí)、按照預(yù)算完成交付。



風(fēng)險(xiǎn)管理



風(fēng)險(xiǎn)管理是我們運(yùn)用在小型項(xiàng)目中的最佳實(shí)踐的最后一個(gè)部分。再小的項(xiàng)目也有風(fēng)險(xiǎn)。你必須確保在項(xiàng)目工作之始就考慮到所有的潛在風(fēng)險(xiǎn)，并且每周定期監(jiān)視10個(gè)最重要的風(fēng)險(xiǎn)（如果風(fēng)險(xiǎn)總數(shù)不多的話，就監(jiān)視前5個(gè)），同時(shí)還要對(duì)可能產(chǎn)生的新的風(fēng)險(xiǎn)保持警惕。不恰當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)管理常常是導(dǎo)致項(xiàng)目失敗的一個(gè)主要原因。



風(fēng)險(xiǎn)管理的費(fèi)用是非常低的。在最近的一個(gè)項(xiàng)目中，我列出了一個(gè)項(xiàng)目中的潛在風(fēng)險(xiǎn)的清單。在10個(gè)風(fēng)險(xiǎn)當(dāng)中，有5個(gè)風(fēng)險(xiǎn)是比較重要的。我隨后就如何最大程度降低或避免這些風(fēng)險(xiǎn)做了一個(gè)計(jì)劃。完成這些步驟一共只消耗了我?guī)讉€(gè)小時(shí)的工作時(shí)間。在之后的每個(gè)星期，我會(huì)用大概半個(gè)小時(shí)的時(shí)間來(lái)回顧這些風(fēng)險(xiǎn)同時(shí)考慮是否有新的因素。在項(xiàng)目的最后階段，雖然有的風(fēng)險(xiǎn)的確發(fā)生了，但是由于我在項(xiàng)目開始的時(shí)候就已經(jīng)做出了適當(dāng)?shù)挠?jì)劃，這些風(fēng)險(xiǎn)對(duì)項(xiàng)目所造成的影響是很小的。



因此，在項(xiàng)目開始和行進(jìn)過(guò)程中的小小努力會(huì)給你帶來(lái)豐厚的回報(bào)。



概要



這篇文章闡述了如何在小型項(xiàng)目中采用項(xiàng)目管理最佳實(shí)踐，而又避免造成大量的文書工作和費(fèi)用消耗。這些最佳實(shí)踐是無(wú)數(shù)的項(xiàng)目管理者在成千上萬(wàn)的項(xiàng)目工作中的實(shí)踐所得。它們之所以被稱為最佳實(shí)踐是因?yàn)樗鼈兛偰軌驇椭芾碚邔?shí)現(xiàn)最佳項(xiàng)目成果。



不要主觀地認(rèn)為管理小型項(xiàng)目就不需要考慮最佳實(shí)踐，因?yàn)榈鹊巾?xiàng)目陷入困境的時(shí)候就悔之晚矣。



作者Simon Buehring是一位在英國(guó)及海外IT行業(yè)都有豐富的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目管理師及項(xiàng)目管理培訓(xùn)師。他曾在許多FTSE一百?gòu)?qiáng)的公司以及公共行業(yè)工作，現(xiàn)在則致力于為您及您的公司提供PRINCE2項(xiàng)目管理培訓(xùn)課程。請(qǐng)通過(guò)KnowledgeTrain的網(wǎng)站來(lái)聯(lián)系他。

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