工程建設(shè)項目和文書合同檔案管理實操培訓(xùn)（2天）

工程建設(shè)項目和文書合同檔案管理實操培訓(xùn)
楊輝（2天）


課程背景
檔案管理對于任何企業(yè)來說，都是很重要的。
大多數(shù)的檔案管理人員如同足球隊的守門員一樣，雖然不直接進(jìn)球得分，但卻可以守
住大門，擋住可能的潛在損失機(jī)會。
檔案管理工作，看上去是一堆枯燥的舊物，其實是黃金一樣珍貴的物品，是保證企業(yè)
權(quán)益的屏障，是企業(yè)永續(xù)發(fā)展的必備！
檔案是企業(yè)的記憶，是企業(yè)全體人員經(jīng)過努力取得的成功經(jīng)驗或教訓(xùn)轉(zhuǎn)化而來的一種
物質(zhì)載體，這也是企業(yè)經(jīng)營持續(xù)發(fā)展的商業(yè)機(jī)密，更是企業(yè)財富的證據(jù)。
良好的檔案工作，清楚地昭示企業(yè)曾經(jīng)取得的成功經(jīng)驗或教訓(xùn)，即使企業(yè)具體操作人
員全部更換一遍，后來者通過查閱檔案，就可以使企業(yè)繼續(xù)沿著成功的道路走下去，或
者避免再次走上曾經(jīng)犯下的嚴(yán)重錯誤，從而避免慘痛的損失。
在這個唯有變化為唯一不變的時代，良好的檔案管理，可使得企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營中避免
巨大的風(fēng)險，保證企業(yè)穩(wěn)健的持續(xù)發(fā)展。
當(dāng)然，檔案管理也是相關(guān)人員職業(yè)生涯發(fā)展必備的工作技能，學(xué)好用好檔案管理技術(shù)
，是職場的必殺技！


課程收益
1、幫助學(xué)員系統(tǒng)地掌握工程及文書合同相關(guān)檔案管理的一般理論、原則、規(guī)則、技
術(shù)和方法。
2、幫助學(xué)員掌握檔案實體管理中的檔案價值鑒定、檔案的收集、檔案的整理、檔案
的保管、檔案的登記和統(tǒng)計等原理、技術(shù)和方法
3、幫助學(xué)員掌握工程檔案資源開發(fā)的意義和原則，檔案檢索、檔案編研、檔案提供
利用等方面的原理和方法

課程對象：工程建設(shè)項目及文書合同檔案管理人員
課程特色：課堂講授+案例分析+情景演練，突出實戰(zhàn)性與實用性
課程時間：2天

課程大綱
第一章 工程建設(shè)項目及文書合同檔案管理概述
一、那些事物是企業(yè)檔案管理的對象
二、企業(yè)檔案管理過程中的三個階段風(fēng)險點
三、檔案專業(yè)管理對非檔案管理部門的指導(dǎo)職責(zé)
四、企業(yè)檔案管理涉及到的法律法規(guī)
【案例分析】 （1）檔案管理不善對企業(yè)造成的傷害
（2）檔案管理工作人員如何保護(hù)自己 （3）某企業(yè)的檔案風(fēng)險漏洞
（4）企業(yè)檔案具有哪些經(jīng)濟(jì)價值 （5） 改善檔案管理的方案 （6）
視頻案例：電力企業(yè)價值1100萬的特殊物權(quán)檔案
（7）檔案被盜竊，有檔案管理員被處分，但為何有人沒被處分

第二章 文書檔案管理必備技能——最新標(biāo)準(zhǔn)裝訂實操技術(shù)
一、新標(biāo)準(zhǔn)紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范
1、直角裝訂法
2、縫紉機(jī)軋邊裝訂法
3、三孔一線裝訂法
4、不銹鋼訂書釘裝訂法
5、不銹鋼夾裝訂法
6、漿糊裝訂法
7、封套裝訂法
9、不同需求采用的不同裝訂方式
二、檔案管理專業(yè)部門與非檔案管理部門的分工合作
1、檔案管理人員如何開展 “四同時”工作
2、檔案管理人員“四參加”檢查應(yīng)歸檔文件完整系統(tǒng)
【案例分析】（1）視頻：三孔一線裝訂法 （2）視頻：直角裝訂法
（3）不同檔案該采用何種裝訂方法
（4）文件檔案裝訂案例 （5）他們?yōu)楹魏眯霓k壞事，用錯裝訂方法

第三章 如何收集和鑒定文書檔案
一、企業(yè)檔案的三大類型及價值特點
1、數(shù)據(jù)型檔案及價值特點
2、信息型檔案及價值特點
3、知識型檔案及價值特點
二、如何建立檔案收集歸檔管理系統(tǒng)
三、如何區(qū)分歸檔與不歸檔范圍
四、如何從七個方面鑒定檔案的價值
五、不同文件的三種歸檔時間
1、定期歸檔的文件
2、七種必須隨時歸檔的文件
3、五種特殊時間歸檔的文件
五、如何編制接收檔案工作報表
六、如何填寫各部門檔案交接文據(jù)
七、如何根據(jù)實際情況確定檔案保管期限
【案例分析】（1）標(biāo)桿企業(yè)完整檔案管理制度 （2）如何鑒定檔案價值
（3）檔案管理工作不是檔案專業(yè)人員包打天下
【實用工具】（1）接受檔案登記表格 （2）檔案交接表格 （3）檔案保存表格

第四章 文書檔案資料分類組卷和著錄
一、文檔分類方法
1、如何以時間分類法進(jìn)行分類
2、如何以組織機(jī)構(gòu)分類法進(jìn)行分類
3、如何以內(nèi)容分類法進(jìn)行分類
4、四種復(fù)式檔案分類法進(jìn)行分類
二、企業(yè)各類檔案立卷及分類編號
1、運(yùn)用公文4種特征立卷
2、應(yīng)用公文4種類型立卷
3、公文立卷8個操作流程
4、卷內(nèi)文件排列的7個方法
三、如何編制檔案號
1、案卷號生成規(guī)則方法
2、案卷號排列規(guī)則方法
3、盒號編制規(guī)則方法
四、如何進(jìn)行案卷編目和編寫目錄
1、卷內(nèi)頁號編寫方法
2、案卷封面的編制方法
3、卷內(nèi)目錄編制的六個要素
五、企業(yè)變動與全宗劃分管理
【案例分析】（1）某企業(yè)按年度—組織機(jī)構(gòu)分類 （2）某公司全宗分類
（3）她為何找不到自己管了多年的檔案 （4）年度——機(jī)構(gòu)——保管期限編號方法
（5）保管期限——年度——機(jī)構(gòu)編號方法 （6）某單位固定資產(chǎn)檔案房屋檔號
（7）檔號以“件”為單元標(biāo)識的六段號碼制 （8）某公司XX工程項目檔案編號
（9）案卷封面案例 （10）已經(jīng)印刷成冊的檔案如何編目 （11）如何填寫備考表

第五章 如何保管文書檔案實現(xiàn)長期保值
一、檔案庫房設(shè)立的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)格
二、檔案庫房的設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)
三、檔案裝具排放與編號的標(biāo)準(zhǔn)
四、編制檔案存放位置索引
五、檔案庫房管理“十防”規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)
六、檔案系統(tǒng)計算機(jī)輔助管理
【案例分析】（1）標(biāo)桿企業(yè)的檔案庫房 （2）檔案柜架排放與編號
（3）檔案室應(yīng)用設(shè)備表 （4）檔案室里的殺蟲劑
（5）從照片判斷檔案室的錯誤管理措施 （6）何謂檔案室三分開
（7）檔案室里為何禁忌有這些東西 （8）檔案室內(nèi)外為何要有這兩種一式兩份的儀器
【實用工具】如何計算檔案庫房面積的公式

第六章 工程項目檔案歸檔組卷及整理指南
一、《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》新標(biāo)準(zhǔn)解讀
1、四項新特點
2、新增工作組織體系和工作職責(zé)、制度體系建設(shè)等方面內(nèi)容
3、新增文件管理標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容，系統(tǒng)提出了每項文件管理活動的標(biāo)準(zhǔn)化要求
4、新增對竣工圖編制更加具體規(guī)范化要求
5、新增建設(shè)項目電子文件與項目電子檔案管理七項規(guī)范化內(nèi)容
6、新增建設(shè)項目檔案驗收四項規(guī)范化要求
【對比分析】《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》與《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)
范》
二、資料員的5個工作職責(zé)
三、工程檔案歸檔質(zhì)量要求指南
1、文字材料
2、竣工圖紙
四、建筑工程資料的歸檔管理
1、歸檔資料范圍
2、歸檔時間
3、歸檔順序
4、歸檔數(shù)量
五、建筑工程資料的組卷
1、建筑工程資料組卷的根據(jù)
2、工程文件的5部分
3、組卷的方法
六、建筑工程資料的驗收與移交
1、工程檔案的驗收
2、工程檔案的移交
七、檔案室的管理
【案例分析】某項目檔案資料的收集
【參考工具】（1）工程檔案資料歸檔流程和內(nèi)容
（2）建筑工程竣工后歸檔資料明細(xì)
【思考練習(xí)】 檔案與資料的區(qū)別？

第七章 工程建設(shè)項目相關(guān)特殊檔案管理務(wù)實
一、聲像檔案管理務(wù)實
二、電子數(shù)碼文件管理務(wù)實
三、實物檔案管理務(wù)實
四、檔案保密管理務(wù)實
【案例分析】（1）某公司檔案管理制度 （2）某公司電子檔案管理制度
（3）檔案保密制度 （4）建筑工程實物檔案

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