工程類項目檔案管理（2天）

工程類項目檔案管理
楊輝（2天）
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檔案管理可以影響生產經營利潤嗎？您公司檔案管理如何產生效益？如何幫助和推動您
公司的生產經營發(fā)展，提升公司的效益？
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如何構建您公司的檔案管理體系和流程，進行系統(tǒng)的管理，推動企業(yè)各部門配合檔案管
理工作，形成檔案管理的合力？
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如何進行系統(tǒng)化的數字化信息化檔案管理？如何使用有限的成本進行檔案數字化和信息
化管理？
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如何以有限數量的檔案專業(yè)人員，指導各項目各部門中兼職的人員做好系統(tǒng)化、流程化
的檔案管理工作？
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您如何提升自己的檔案管理專業(yè)能力？如何從做好自己的個人工作成長為指導管控型的
檔案管理專業(yè)人員？

課程背景
企業(yè)檔案管理能產生效益嗎？
答案是肯定的，做好工程企業(yè)檔案管理是可以產生效益的！
但是，大多數的檔案管理如同足球隊的守門員一樣，雖然不直接進球得分，但卻可以
守住大門，擋住可能的潛在損失機會。
檔案管理工作，看上去是一堆枯燥的舊物，其實是黃金一樣珍貴的物品，是保證企業(yè)
權益的屏障，是企業(yè)的資產，是企業(yè)永續(xù)發(fā)展的必備！
檔案是企業(yè)的記憶，是企業(yè)全體人員經過努力取得的成功經驗或教訓轉化而來的一種
物質載體，這也是企業(yè)經營持續(xù)發(fā)展的商業(yè)機密，更是企業(yè)財富的證據。
當然，也是相關檔案資料管理人員職業(yè)生涯發(fā)展必備的工作技能，學好用好檔案管理
技能，是職場的必殺技！

課程收益
1、幫助學員以企業(yè)效益為中心系統(tǒng)地掌握工程檔案管理的規(guī)則、技術和方法，幫助
企業(yè)提升效益
2、幫助學員掌握檔案實體管理中的工程檔案價值鑒定、檔案收集、檔案整理、檔案
立卷組卷、檔案保管、檔案登記、統(tǒng)計的技術和方法


課程對象：工程檔案管理人員及項目資料員
課程特色：課堂講授+案例分析+情景演練，突出實戰(zhàn)性與實用性
課程時間：2天（12H）

課程大綱
第一章 工程檔案管理必備技能——檔案裝訂規(guī)范
一、新標準紙質歸檔文件裝訂規(guī)范
1、直角裝訂法
2、縫紉機軋邊裝訂法
3、三孔一線裝訂法
4、不銹鋼訂書釘裝訂法
5、不銹鋼夾裝訂法
6、漿糊裝訂法
7、封套裝訂法
9、不同需求采用的不同裝訂方式
二、檔案管理專業(yè)部門與非檔案管理部門的分工合作
1、檔案管理人員如何開展 “四同時”工作
2、檔案管理人員“四參加”檢查應歸檔文件完整系統(tǒng)
【案例分析】（1）視頻：三孔一線裝訂法 （2）視頻：直角裝訂法
（3）不同檔案該采用何種裝訂方法
（4）文件檔案裝訂案例 （5）他們?yōu)楹魏眯霓k壞事，用錯裝訂方法

第二章 工程項目檔案歸檔組卷及整理指南
一、項目資料員的5個工作職責
二、工程檔案歸檔質量要求指南
1、文字材料
2、竣工圖紙
三、建筑工程資料的歸檔管理
1、歸檔資料范圍
2、歸檔時間
3、歸檔順序
4、歸檔數量
四、建筑工程資料的組卷
1、建筑工程資料組卷的根據
2、工程文件的5部分
3、組卷的方法
五、建筑工程資料的驗收與移交
1、工程檔案的驗收
2、工程檔案的移交
【案例分析】某項目檔案資料的收集
【參考工具】（1）工程檔案資料歸檔流程和內容
（2）建筑工程竣工后歸檔資料明細
【思考練習】 檔案與資料的區(qū)別？

第三章 工程文書檔案資料分類組卷和著錄
一、文檔分類方法
1、如何以時間分類法進行分類
2、如何以組織機構分類法進行分類
3、如何以內容分類法進行分類
4、四種復式檔案分類法進行分類
二、各類檔案立卷及分類編號
1、運用公文4種特征立卷
2、應用公文4種類型立卷
3、公文立卷8個操作流程
4、卷內文件排列的7個方法
三、如何編制檔案號
1、案卷號生成規(guī)則方法
2、案卷號排列規(guī)則方法
3、盒號編制規(guī)則方法
四、如何進行案卷編目和編寫目錄
1、卷內頁號編寫方法
2、案卷封面的編制方法
3、卷內目錄編制的六個要素
【案例分析】（1）某企業(yè)按年度—組織機構分類
（2）她為何找不到自己管了多年的檔案 （3）年度——機構——保管期限編號方法
（4）保管期限——年度——機構編號方法 （5）某單位固定資產檔案房屋檔號
（6）檔號以“件”為單元標識的六段號碼制 （7）某公司XX工程項目檔案編號
（8）案卷封面案例 （9）已經印刷成冊的檔案如何編目 （10）如何填寫備考表
第四章 檔案全宗卷管理
一、檔案的全宗與全宗卷管理
二、全宗卷的編制標準
三、全宗卷的九項主要內容
四、檔案全宗卷的整理
1.全宗卷整理前的準備工作
2.全宗卷整理七個流程
五、企業(yè)變動與全宗劃分管理
【案例分析】（1）某公司全宗分類 （2）企業(yè)檔案全宗管理

第五章 檔案庫房管理
一、檔案庫房設立的標準和規(guī)格
二、檔案庫房的設備標準
三、檔案裝具排放與編號的標準
四、編制檔案存放位置索引
五、檔案庫房管理“十防”規(guī)定和標準
【案例分析】（1）標桿企業(yè)的檔案庫房 （2）檔案柜架排放與編號
（3）他們錯在哪里了？（4）檔案室應用設備表
（5）從照片判斷檔案室的錯誤管理措施 （6）檔案室里為何禁忌有這些東西
（7）廢舊檔案如何銷毀
【實用工具】（1）如何計算檔案庫房面積的公式 （2）銷毀廢舊檔案的流程規(guī)則

第六章 檔案數字化管理
一、紙質檔案數字化的六個環(huán)節(jié)
二、紙質檔案數字化外包安全要求
三、數字化前處理
四、目錄數據庫建立
五、檔案掃描
六、圖像處理
七、數字化成果驗收與移交
【工具及規(guī)范】（1）《檔案數字化光盤標識規(guī)范》
（2）《紙質檔案數字化規(guī)范》（DA/T31-2017）（3）《縮微膠片數字化技術規(guī)范》
（DA/T43-2009） （4）《錄音錄像檔案數字化規(guī)范》（DA/T 62-2017）
（5）《檔案數字化光盤標識規(guī)范》（DA/T 52—2014）
（6）《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》（DA/T 48-2009）
第七章 境外項目工程檔案管理
一、境外項目檔案與國內檔案的異同
二、境外項目檔案的管理注意事項
三、境外檔案工作六項主要內容
四、境外文件材料的形成與歸檔
五、境外檔案管理一般內容
六、境外檔案管理萬一碰到意外怎么辦
【案例分析】 （1）境外檔案與國家利益、企業(yè)利益
（2）境外檔案管理可能產生的問題 （3）境外檔案管理為何一般要選用中方員工
（4）緊急轉移境外檔案時按照什么順序？（5）參考文件：某企業(yè)的《境外檔案管理制度
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