如何從零開始建立完善的企業(yè)檔案管理體系（2天）

如何從零開始建立完善的企業(yè)檔案管理體系
楊輝（2天）

課程背景
沒有任何檔案管理基礎(chǔ)的企業(yè)如何從零開始建立相對(duì)完善的檔案管理體系？
本課程就是針對(duì)之前檔案管理基礎(chǔ)比較薄弱的企業(yè)，如何從零開始，從對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)
，到建立統(tǒng)一文件檔案標(biāo)準(zhǔn)、鑒別檔案價(jià)值、收集檔案、組卷立卷、著錄電子化、建立
檔案室存儲(chǔ)、統(tǒng)計(jì)利用的技術(shù)和方法，形成一個(gè)相對(duì)完善的檔案管理體系。

課程收益
1、幫助學(xué)員以企業(yè)效益為中心系統(tǒng)地掌握檔案管理的規(guī)則、技術(shù)和方法
2、幫助學(xué)員掌握檔案實(shí)體管理中的檔案價(jià)值鑒定、檔案收集、檔案整理、檔案立卷
組卷、檔案保管、檔案登記、統(tǒng)計(jì)的技術(shù)和方法
3、幫助學(xué)員理解新標(biāo)準(zhǔn)檔案資源開發(fā)的意義和原則，掌握檔案檢索、檔案編研、檔
案提供利用等方面的技巧和方法
4、新標(biāo)準(zhǔn)建檔案信息化的內(nèi)容操作，電子文件管理、檔案數(shù)字化等原理、技術(shù)和方
法


課程對(duì)象：事業(yè)單位和企業(yè)專職/兼職檔案管理人員
課程特色：課堂講授+案例分析+情景演練，突出實(shí)戰(zhàn)性與實(shí)用性
課程時(shí)間：2天（12小時(shí)）

課程大綱
第一章 如何從零開始建立檔案管理體系
一、那些事物是企業(yè)檔案管理的對(duì)象
二、以效益為中心的檔案管理四個(gè)目標(biāo)定位
三、企業(yè)檔案管理過程中的三個(gè)階段風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)
1、整理階段風(fēng)險(xiǎn)
2、歸檔階段風(fēng)險(xiǎn)
3、保存階段風(fēng)險(xiǎn)
四、如何建立統(tǒng)一的文件標(biāo)準(zhǔn)以利于檔案收集保存
五、如何在企業(yè)管理戰(zhàn)略高度構(gòu)建檔案管理體系八個(gè)制度
六、如何構(gòu)建非檔案管理部門的檔案績(jī)效考核
七、檔案專業(yè)管理“四同時(shí)”和“四參加”與企業(yè)日常工作
【案例分析】 （1）檔案管理不善對(duì)企業(yè)造成的傷害
（2）檔案管理工作人員如何保護(hù)自己 （3）某企業(yè)的檔案風(fēng)險(xiǎn)漏洞
（4）企業(yè)的檔案價(jià)值 （5）企業(yè)檔案具有哪些經(jīng)濟(jì)價(jià)值 （6） 改善檔案管理的方案
（7）視頻案例：價(jià)值1100萬的特殊物權(quán)檔案
【應(yīng)用工具】 檔案管理體系八大制度：（1）文件歸檔制度 （2）檔案保管制度
（3）鑒定銷毀制度
（4）檔案統(tǒng)計(jì)制度 （5）檔案利用制度 （6）檔案保密制度
（7）電子檔案管理制度 （8）檔案管理管控及績(jī)效考核制度

第二章 檔案管理基礎(chǔ)技能——文書檔案裝訂和管理
一、直角裝訂法
二、縫紉機(jī)軋邊裝訂法
三、三孔一線裝訂法
四、不銹鋼訂書釘裝訂法
五、不銹鋼夾裝訂法
六、漿糊裝訂法
七、封套裝訂法
八、不同需求采用的不同裝訂方式
【案例分析】（1）視頻：三孔一線裝訂法 （2）視頻：直角裝訂法
（3）不同檔案該采用何種裝訂方法
（4）文件檔案裝訂案例 （5）他們?yōu)楹魏眯霓k壞事，用錯(cuò)裝訂方法

第三章 如何以效益和價(jià)值為準(zhǔn)繩收集和鑒定檔案
一、企業(yè)檔案的三大類型及價(jià)值特點(diǎn)
1、數(shù)據(jù)型檔案及價(jià)值特點(diǎn)
2、信息型檔案及價(jià)值特點(diǎn)
3、知識(shí)型檔案及價(jià)值特點(diǎn)
二、如何建立檔案收集歸檔管理系統(tǒng)
三、如何區(qū)分歸檔與不歸檔范圍
四、如何從七個(gè)方面鑒定檔案的價(jià)值
五、不同文件的三種歸檔時(shí)間
1、定期歸檔的文件
2、七種必須隨時(shí)歸檔的文件
3、五種特殊時(shí)間歸檔的文件
五、如何編制接收檔案工作報(bào)表
六、如何填寫各部門檔案交接文據(jù)
七、如何根據(jù)實(shí)際情況確定檔案保管期限
【案例分析】（1）標(biāo)桿企業(yè)完整檔案管理制度 （2）如何鑒定檔案價(jià)值
（3）檔案管理工作不是檔案專業(yè)人員包打天下
【實(shí)用工具】（1）接受檔案登記表格 （2）檔案交接表格 （3）檔案保存表格

第四章 企業(yè)檔案資料分類組卷和著錄
一、文檔分類方法
1、如何以時(shí)間分類法進(jìn)行分類
2、如何以組織機(jī)構(gòu)分類法進(jìn)行分類
3、如何以內(nèi)容分類法進(jìn)行分類
4、四種復(fù)式檔案分類法進(jìn)行分類
二、企業(yè)各類檔案立卷及分類編號(hào)
1、運(yùn)用公文4種特征立卷
2、應(yīng)用公文4種類型立卷
3、公文立卷8個(gè)操作流程
4、卷內(nèi)文件排列的7個(gè)方法
三、如何編制檔案號(hào)
1、案卷號(hào)生成規(guī)則方法
2、案卷號(hào)排列規(guī)則方法
3、盒號(hào)編制規(guī)則方法
四、如何進(jìn)行案卷編目和編寫目錄
1、卷內(nèi)頁號(hào)編寫方法
2、案卷封面的編制方法
3、卷內(nèi)目錄編制的六個(gè)要素
五、企業(yè)變動(dòng)與全宗劃分管理
【案例分析】（1）某企業(yè)按年度—組織機(jī)構(gòu)分類 （2）某公司全宗分類
（3）她為何找不到自己管了多年的檔案 （4）年度——機(jī)構(gòu)——保管期限編號(hào)方法
（5）保管期限——年度——機(jī)構(gòu)編號(hào)方法 （6）某單位固定資產(chǎn)檔案房屋檔號(hào)
（7）檔號(hào)以“件”為單元標(biāo)識(shí)的六段號(hào)碼制 （8）某公司XX工程項(xiàng)目檔案編號(hào)
（9）案卷封面案例 （10）已經(jīng)印刷成冊(cè)的檔案如何編目 （11）如何填寫備考表

第五章 如何保管檔案實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期保值
一、檔案庫房設(shè)立的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)格
二、檔案庫房的設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)
三、檔案裝具排放與編號(hào)的標(biāo)準(zhǔn)
四、編制檔案存放位置索引
五、檔案庫房管理“十防”規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)
六、檔案系統(tǒng)計(jì)算機(jī)輔助管理
【案例分析】（1）標(biāo)桿企業(yè)的檔案庫房 （2）檔案柜架排放與編號(hào)
（3）檔案室應(yīng)用設(shè)備表 （4）檔案室里的殺蟲劑
（5）從照片判斷檔案室的錯(cuò)誤管理措施 （6）何謂檔案室三分開
（7）檔案室里為何禁忌有這些東西 （8）檔案室內(nèi)外為何要有這兩種一式兩份的儀器
【實(shí)用工具】如何計(jì)算檔案庫房面積的公式

第六章 如何利用檔案幫助提升企業(yè)效益
一、如何形成檔案價(jià)值利用制度
二、如何建立檔案檢索工具體系
三、檔案保密及借閱規(guī)范管理
四、如何分析檔案統(tǒng)計(jì)資料
五、編制檔案報(bào)表彰顯價(jià)值
六、銷毀期滿檔案的流程和方法
【案例分析】（1）如何查找有價(jià)值的檔案 （2）檔案季報(bào)表、年報(bào)表
（3）廢舊檔案如何銷毀
【實(shí)用工具】銷毀廢舊檔案的流程規(guī)則

第七章 分類檔案管理工作務(wù)實(shí)
一、企業(yè)資質(zhì)類檔案管理
二、會(huì)議類檔案管理
三、人事類檔案管理
四、行政管理類檔案管理
五、經(jīng)濟(jì)合同類檔案管理
六、產(chǎn)品研發(fā)檔案管理
七、用戶運(yùn)營(yíng)類檔案管理
八、采購資料類檔案管理
九、商務(wù)類檔案管理
十、實(shí)物類檔案
【實(shí)戰(zhàn)演練】（1）某公司文書檔案管理制度
（2）某公司技術(shù)檔案管理制度（3）某公司電子檔案管理制度
（4）勞動(dòng)糾紛舉證倒置責(zé)任對(duì)檔案管理的要求 （5）國(guó)企的三齡兩歷人事檔案管理
（6）實(shí)物檔案如何管理

第八章 企業(yè)檔案管理涉及到的法律法規(guī)
一、企業(yè)檔案管理涉及到的4種法律法規(guī)
二、《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》明確的違法違紀(jì)行為
三、三種處分類型：1、行政處分 2、紀(jì)律處分 3、刑事處罰
四、與企業(yè)有關(guān)的三種法律法規(guī)處分適用人員對(duì)象
五、檔案管理中可能違法違紀(jì)的五個(gè)環(huán)節(jié)
【案例分析】 （1）販賣檔案應(yīng)接受什么處分 （2）丟失檔案應(yīng)受什么處分
（3）自然災(zāi)害導(dǎo)致檔案丟失要處分嗎
（4）檔案被盜竊，有檔案管理員被處分，但為何有人沒被處分
（5）法律法規(guī)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

第九章 檔案的電子信息化管理
一、什么是電子文檔
二、電子文檔3階段生命周期管理
三、電子文檔的特性
四、電子文檔管理的6個(gè)困難
五、電子文檔管理的5個(gè)方便
六、電子文檔管理的4個(gè)要求
七、電子檔案比紙質(zhì)檔案管理多出的3個(gè)環(huán)節(jié)
八、確保電子文件歸檔質(zhì)量的5個(gè)方法
九、電子檔案的3個(gè)管理模式
十、電子文件歸檔前的5個(gè)鑒定
十一、電子文件檔案歸檔范圍
十二、電子文件歸檔時(shí)間
十三、電子文件歸檔的具體要求
十四、歸檔電子文件如何整理
十五、電子檔案的保管4個(gè)要求
十六、數(shù)碼照片和聲像檔案的管理
十七、電子文件檔案泄密與保密管理
【案例分析】（1）數(shù)據(jù)庫具體有哪些文件 （2）電子檔案管理結(jié)構(gòu)
（3）檔案電子化工作團(tuán)隊(duì) （4）黑客與電子檔案管理
（6）電子檔案物理歸檔與實(shí)時(shí)歸檔
【實(shí)用工具】檔案電子化加工流程

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