張青

一、強(qiáng)化幕僚團(tuán)隊(duì)的功能：

一個(gè)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)中心的能力再?gòu)?qiáng)，但人力、精力總有其極限，隨著規(guī)模的不斷擴(kuò)大，企業(yè)總有一天會(huì)超出領(lǐng)導(dǎo)中心能力和精力所能顧及范圍，以致難以繼續(xù)有效掌控，這都需要有人來(lái)做CEO在企業(yè)中的第三顆眼睛，需要有人來(lái)幫他看他看不到的一些事情。另外在大多數(shù)企業(yè)中，各部門(mén)的主管均由技術(shù)轉(zhuǎn)為管理，缺乏系統(tǒng)的管理知識(shí)，在規(guī)劃本部門(mén)的制度和作業(yè)流程時(shí)，常常出現(xiàn)無(wú)力感，加之肩負(fù)著業(yè)績(jī)壓力，常常使自己的工作處于救火狀態(tài)，就如何找到問(wèn)題的根本解來(lái)杜絕同樣問(wèn)題的再次發(fā)生，常常無(wú)暇思考，這也需要有人來(lái)做職能部門(mén)主管的智囊，協(xié)助他來(lái)做些防火的工作，這些人就是企業(yè)的幕僚團(tuán)隊(duì)。

王永慶在領(lǐng)導(dǎo)臺(tái)塑集團(tuán)的50多年間，所實(shí)施的最大的企業(yè)變革，就是成立了總管理處，并把總管理處的幕僚機(jī)能發(fā)揮到了淋漓盡致。2005年，臺(tái)塑的總管理處產(chǎn)出了100億臺(tái)幣的“省錢(qián)績(jī)效”



幕僚機(jī)構(gòu)的其主要職能是向職能部門(mén)提供支持性服務(wù)，這個(gè)部門(mén)沒(méi)有直接的指揮權(quán)，但是卻擁有絕對(duì)的建議權(quán)和稽核權(quán)，它的主要職能如下。

1、主導(dǎo)企業(yè)整體管理制度之統(tǒng)一規(guī)劃（Plan）與檢討（Check）設(shè)定，使各單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)的展開(kāi)都能做到統(tǒng)一流程，統(tǒng)一方法，統(tǒng)一工具，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

這一職能的實(shí)現(xiàn)，就為各崗位提供了“完成任務(wù)的知識(shí)”。

2、稽核作業(yè),及協(xié)助總經(jīng)理規(guī)劃及推動(dòng)各項(xiàng)項(xiàng)目改善，以提高產(chǎn)品或服務(wù)品質(zhì)，及降低各項(xiàng)管理成本。

這一職能實(shí)際上檢查完成任務(wù)知識(shí)的在各項(xiàng)工作中運(yùn)用情況，并酌情對(duì)這種知識(shí)不斷補(bǔ)充進(jìn)新的內(nèi)容

3、對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略能作長(zhǎng)、短期之策略規(guī)劃與人才之儲(chǔ)備。這些幕僚人員也是公司所需戰(zhàn)略和策略管理知識(shí)的載體。

4、協(xié)助或促進(jìn)各部門(mén)不斷檢討及改善各項(xiàng)作業(yè)流程和方式，以提升作業(yè)效率。這一職責(zé)的履行也就是對(duì)各崗位完成任務(wù)的知識(shí)進(jìn)行升級(jí)，以提升組織智商。



二、提升組織解決問(wèn)題的能力，需要管理者做“教練”式的領(lǐng)導(dǎo)。

要想系統(tǒng)的解決問(wèn)題，團(tuán)隊(duì)要有科學(xué)的方法，會(huì)用、魚(yú)骨圖、檢查表、矩陣圖、圓餅圖等這樣簡(jiǎn)單的統(tǒng)計(jì)工具，來(lái)組織資料并推出結(jié)論，在這些用科學(xué)方法對(duì)問(wèn)題做有效分析的基礎(chǔ)上做決策，會(huì)大大提升決策的質(zhì)量。我想在坐的各位學(xué)員很多都接受過(guò)如QC7大手法、IE7大手法、6頂思考帽、金字塔原理這類(lèi)課程的培訓(xùn)，可公司的碰頭會(huì)還是依舊是議而不決，這是為什么？就是因?yàn)閱T工雖然接受了培訓(xùn)，不見(jiàn)得他聽(tīng)明白了，他聽(tīng)明白了，不見(jiàn)得他就會(huì)用了，他會(huì)用了而不檢查他使用的結(jié)果，那么這項(xiàng)知識(shí)還只是隱藏在他自己身上，并沒(méi)有轉(zhuǎn)換為組織做出貢獻(xiàn)，那么這個(gè)人離職后，公司在這個(gè)知識(shí)領(lǐng)域不光一無(wú)所得還付出了培訓(xùn)費(fèi)，所以要想提升組織解決問(wèn)題的能力，需要管理者做“教練”式的領(lǐng)導(dǎo)。

王永慶在成立總管理處之后，他為了推動(dòng)該單位的工作，利用吃午餐的時(shí)間，由總管理處主導(dǎo)、組織并安排，就企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的某個(gè)專(zhuān)題聽(tīng)取下屬各單位的匯報(bào)，手把手地對(duì)各級(jí)干部進(jìn)行教練并使其認(rèn)識(shí)到制度化管理的重要性，發(fā)現(xiàn)了企業(yè)日常管理中的某些異?，F(xiàn)象時(shí)，就要求部屬一定要用魚(yú)骨圖來(lái)說(shuō)明造成問(wèn)題的原因，并當(dāng)場(chǎng)研討出解決方案，這件事情后來(lái)被人們稱(chēng)之為“午餐匯報(bào)會(huì)”制度，王永慶的“午餐匯報(bào)會(huì)”，他身體力行的堅(jiān)持了十幾年，將什么是“止于至善”，以及如何追求“止于至善”的具體做法，迅速教練、普及給了各級(jí)管理人員，如此一層一層、一年一年的向下傳遞，直至覆蓋了生產(chǎn)線上的每一個(gè)角落。外界常感嘆說(shuō)“臺(tái)塑管理無(wú)死角”，但其實(shí)很少有人能夠了解這其間又浸透著王永慶的多少心血和汗水！



三、“知識(shí)防錯(cuò)提醒單”和“IE改善提案單” 兩張表單在組織中的有效使用，使企業(yè)向“自身經(jīng)驗(yàn)” 學(xué)習(xí)、及挖掘員工身上的隱性知識(shí)為組織所用成為可能。

對(duì)以往成功的經(jīng)驗(yàn)和失敗的教訓(xùn)進(jìn)行總結(jié)、做出系統(tǒng)的評(píng)價(jià)，并列表記錄下來(lái)，就形成了一份可為后來(lái)者所用的很寶貴的知識(shí)財(cái)富。這可有效避免同樣的錯(cuò)誤一再重復(fù)的發(fā)生。有位哲學(xué)家曾說(shuō)過(guò)這樣一句話“那些不能記住過(guò)去的人，注定重復(fù)著過(guò)去的歷史”，但遺憾的是很多管理者并不能很好的從錯(cuò)誤中學(xué)習(xí)，也不能把員工身上的隱性技能轉(zhuǎn)為團(tuán)隊(duì)的技能，致使與許多寶貴的知識(shí)失之交臂。我這里與大家分享兩個(gè)工具，使我們能輕松的向“自身成功和失敗經(jīng)驗(yàn)的”學(xué)習(xí)成為可能。

1、知識(shí)管理防錯(cuò)提醒單

這張表用在下面這兩種情況下開(kāi)立①直接主管對(duì)部屬工作質(zhì)量(Q)與工作時(shí)效(D)有嚴(yán)重缺失出現(xiàn)時(shí)，得對(duì)部屬開(kāi)立「防錯(cuò)提醒單」。②貫徹ISO9000倡導(dǎo)的“不接不良，不做不良、不傳不良”的精神，凡與業(yè)務(wù)或工作流程相關(guān)連之上下游體系中，遇有「肇因」的障礙出現(xiàn)，下一工程人員得向上一工程「經(jīng)辦」人員開(kāi)單。為激勵(lì)員工積極使用這張表單，將這張表單納入績(jī)效考核制度中，開(kāi)單者予以加分，被開(kāi)單者予以扣分，但同一類(lèi)型事件，第一次被開(kāi)單者不扣分，第二次受單就要扣分了。這充分考慮了人性的特點(diǎn)，因人非圣賢，孰能無(wú)過(guò)，第一次犯錯(cuò)，用此單你提個(gè)醒，這次錯(cuò)誤公司買(mǎi)單了，你需要馬上予以改善，同樣的錯(cuò)倘若再犯，可就要接受處罰了。我們輔導(dǎo)過(guò)的東莞的一家生產(chǎn)家具的企業(yè)，在04年這家企業(yè)800多職工共開(kāi)出防錯(cuò)提醒單265件，成立了219件，代表著有效的相互糾正了219個(gè)錯(cuò)誤，使犯錯(cuò)有效的減低。

2、IE工作改善提案單

員工對(duì)公司經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)工藝、品質(zhì)改善等各方面有合理化的建議時(shí)，可通過(guò)填寫(xiě)這張表提出來(lái)，這可有效的將員工身上的隱性知識(shí)顯現(xiàn)出來(lái)，為激勵(lì)大家能積極的填寫(xiě)這張表單，也可將這張表單納入績(jī)效考核制度中，對(duì)開(kāi)單者做加分處理，針對(duì)重大改善提案，也可將因其產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益，給予提案者一定比列的獎(jiǎng)勵(lì)。我在前面講過(guò)的東莞那家家具廠，在04年員工共進(jìn)行IE提案475件，采納304件，重大改善提案成立了1件，這代表這家企業(yè)在一年中有效的改進(jìn)了304件例行工作的操作手法。

本文作者張青女士簡(jiǎn)介:實(shí)戰(zhàn)派企管培訓(xùn)講師,高級(jí)顧問(wèn)師.主講課程：《有效經(jīng)營(yíng)與管理的研究和實(shí)踐》、《基于勝任力的績(jī)效管理技術(shù)》、《目標(biāo)與績(jī)效管理實(shí)務(wù)》、《基于績(jī)效的人性化激勵(lì)體系設(shè)計(jì)》、《培訓(xùn)管理實(shí)務(wù)》、、《卓有成效的管理者》等課程。

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