《辦公效率提升之道：高效運用Word、Excel和PPT》

辦公效率提升之道
高效應用Word，Excel和PPT

課程背景：
Office被廣泛應用于行政文秘，人力資源，市場營銷，財務管理等工作領域，制作文
檔、報表、報告，做產(chǎn)品演示是企業(yè)白領幾乎每天都要進行的工作。
通過該課程學習，我們將學到如何運用Office制作一個優(yōu)秀的報告和演示、如何將觀
點迅速、直觀、簡潔、全面、生動的表述和傳達。快速制作各種統(tǒng)計分析報表的基本方
法和大量實用技巧，大幅提高您的工作效率和數(shù)據(jù)分析能力，使您的分析報告更有說服
力，和引人注目。

課程收益：
●
全面了解Office在企業(yè)日常工作中的典型應用，領會Office使用方法技巧和應用思路啟
發(fā)
● 結合大量企業(yè)工作中的典型案例提升Office在工作中的實際應用
●
動手實操每個知識點，實戰(zhàn)演練由易到難、清晰易懂，使學員真正掌握Office的強大功
能
●
收獲完善的教學手冊，課后工作中遇到類似難題，可及時、方便查找教學手冊，讓工作
真正無憂

課程時間：1-3天，6小時/天
課程對象：
1. Office用戶；財務、行政、市場分析人員；
2. 企事業(yè)單位經(jīng)常需要對外/對內(nèi)使用PPT進行商務展示及交流的對象；
3. 常使用Excel，需要提高工作效率和數(shù)據(jù)分析能力的職場人士；
4. 企業(yè)白領、企業(yè)管理者。
課程方式：理論講授，技巧實操，實操演練（學員配帶電腦并安裝office軟件）

課程大綱
第一部分：Word篇
第一講：高手的Word技巧
一、常見Word技巧
1. 神奇的下劃線
2. 超高效替換功能
3. 文檔的快速選擇
4. 快速生成文章目錄
二、郵箱合并——實現(xiàn)高效的批量創(chuàng)建
1. 批量創(chuàng)建文檔
2. 批量創(chuàng)建工資條
3. 批量創(chuàng)建帶照片的工作卡
三、文檔設計與排版
1. 文檔首行縮進失效了怎么辦
2. 文檔行距調(diào)整的盲區(qū)
3. 輕松搞定煩人的頁眉頁腳
4. 表格設計與排序
5. 利用smartart進行文檔排版

第二講：優(yōu)雅的Word排版
一、解讀文字的魅力
1. 選擇恰當?shù)奈淖?br /> 2. Word文字到底該多大
3. 字形傳遞的情感
4. 常見文字強調(diào)方式
二、Word文檔編排與設計
1. 標題的編排與設計
2. 字符間距多大合適
3. 安全的行距設置
4. 段落間距是一種美
5. 首字下沉效果
6. 數(shù)據(jù)形式應統(tǒng)一
7. 頁眉頁腳橫線與頁碼
三、表格的設計
1. 數(shù)據(jù)類型表格的設計
2. 橫向表格和縱向表格誰更好
3. 內(nèi)置表格樣式
4. 個性化表格樣式
5. 在表格中突出重點數(shù)據(jù)

第二部分：Excel篇
第一講：Excel基礎技能——提升你的工作效率
一、單元格設計與調(diào)整
1. 單元格內(nèi)行間距調(diào)整
2. 單元格的格式設計
1）跨列居中：慎用合并單元格
2）格式自動轉換：手機號分段、大寫數(shù)字轉換
3）自定義單元格格式
二、行&列的快速操作
1. 如何快速插入數(shù)據(jù)：多行/列、隔行/列
答疑：如何快速制作工資條
2. 如何隔行刪除數(shù)據(jù)
三、工作表中3種高效使用技巧
1. 拆分/凍結工作表
2. 一次性刪除工作表中的所有對象
3. 快速合并多個工作表的4種方法
四、不一樣的復制粘貼
1. 靈活利用剪切板
答疑：如何復制表格給微信好友？
答疑：復制如何避開隱藏的行
2. 選擇性粘貼
快捷工具：常用的快捷鍵（贈送快捷鍵卡片）
五、輸出與打印
1. 深度隱藏工作表
2. 保護工作表狀態(tài)下，指定可編輯區(qū)域
3. 數(shù)據(jù)組合代替隱藏
4. 高效率的各種打印模式
5. 打印工作表水印
6. 利用行差異單元格實現(xiàn)分頁打印
六、頁眉與頁腳

第二講：數(shù)據(jù)輸入與分析——讓你的表格數(shù)據(jù)更加清晰
一、規(guī)范的日期和時間數(shù)據(jù)
1. 批量查找與修改非法日期
二、數(shù)據(jù)快速填充與靈活使用
快捷鍵：CTRL+E（不適用函數(shù)也能快速提取特定字符）
三、數(shù)據(jù)分列的使用
1. 分隔符號分列和固定寬度分列
2. 數(shù)字變?nèi)掌?br /> 3. 從身份證提取出生日期
四、設置數(shù)據(jù)有效性
1. 只能輸入允許范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)
2. 設置單元格下拉列表
3. 指定范圍內(nèi)輸入數(shù)據(jù)唯一性
4. 其它常見自定義規(guī)則限制輸入示例
5. 設置輸入提示信息和出錯警告
6. 快速查找包含數(shù)據(jù)有效性的單元格
五、查找和替換
1. 查找工作簿
2. 替換單元格格式
3. 批量刪除數(shù)值為0的單元格
4. 通配符查找和替換
六、使用條件格式顯示數(shù)據(jù)
1. 突出文本內(nèi)容
2. 漸變與色階的填充
七、多樣的數(shù)據(jù)排序與篩選
八、刪除重復與不完全重復數(shù)據(jù)
第三講：公式與函數(shù)——大幅提高你的工作效率
一、公式與函數(shù)基礎
1. 基礎知識：使用Excel進行數(shù)學計算
2. Excel函數(shù)簡介
3. 數(shù)據(jù)相對引用和絕對引用
二、邏輯函數(shù)
1. IF函數(shù)運用
1）統(tǒng)計成績是否達標
2）員工技能考核星級評定
3）統(tǒng)計不規(guī)則收入和支出
4）不同單價計算銷售金額
2. IFERROR函數(shù)運用
3.IFS函數(shù)運用
三、文本函數(shù)
1. LEFT，RIGHT，MID函數(shù)運用
2. LEN函數(shù)運用（返回文本字符個數(shù)）
四、日期函數(shù)
1. DATE函數(shù)運用（返回特定日期年月日）
2. YEARMONTHDAY函數(shù)運用（返回年，月，日）
3. EDATE函數(shù)運用（返回指定月數(shù)之前或之后的日期）
4. DATEDIF函數(shù)運用（返回兩個時間相隔天數(shù)，月數(shù)，年數(shù)）
五、數(shù)學函數(shù)
1. SUM函數(shù)運用（計算單元格區(qū)域中所有數(shù)值之和）
2. SUMIF函數(shù)運用（按條件對指定單元格求和）
3.SUMIFS函數(shù)運用（多條件求和）
六、統(tǒng)計函數(shù)
1. COUNTIF函數(shù)運用（返回數(shù)據(jù)個數(shù)）
七、查找與引用函數(shù)
1. VLOOKUP函數(shù)運用
2. LOOKUP函數(shù)運用
八、函數(shù)綜合應用示例
1. 不規(guī)范表格的整理
2. 綜合運用函數(shù)和條件格式，讓EXCEL自動提示應收款情況

第四講：圖表使用——大數(shù)據(jù)高效處理與分析
一、用圖表說話
1. 正確認識Excel圖表
2. 必備的圖表操作技術
3. 專業(yè)圖表常見效果的實現(xiàn)
4. 圖表高級處理技術
5. 常見動態(tài)圖表的制作
二、數(shù)據(jù)透視表
1. 數(shù)據(jù)透視表基礎
2. 數(shù)據(jù)透視表的值匯總方式
3. 數(shù)據(jù)透視表的值顯示方式

第三部分：PPT篇
第一講：內(nèi)容梳理與邏輯構思
1. PPT的美：邏輯美與版式美
2. 正確的PPT設計流程：內(nèi)容構思—版式設計—頁面美化
3. PPT內(nèi)容呈金字塔結構
4. 方法舉例：3種常見的紙上構思PPT內(nèi)容
5. 常見思維導圖工具的使用
工具：XMIND，百度腦圖
6. 金字塔原理的特點與運用練習
書籍推薦：《金字塔原理》，《結構思考力》
案例與練習1：秘書如何運用金字塔原理向領導準確匯報工作
案例與練習2：銀行業(yè)務人員運用金字塔原理向客戶推向產(chǎn)品

第二講：PPT色彩與圖文搭配
一、PPT色彩搭配
1. 常見單色系PPT色彩搭配賞析
2. 如何從公司logo取色
工具：取色器
3. 調(diào)節(jié)顏色對比效果
工具：顏色的HSL模式
4. 顏色運用的注意：視覺效果，象征意義
5. 圖片取色大法
6. 注意不同演示設備對演示效果的影響
案例與練習1：PPT色彩搭配案例對比分析
案例與練習2：《穹頂之下》PPT顏色的運用
二、PPT文字設計排版
1. 襯線體與無襯線體的區(qū)別
字體推薦：兩款無版權字體
3. 文字排版基礎：使用無襯線體，行距1. 3/1. 5，兩端對齊
4. 將設置好的文字格式設置為默認
5. 如何批量替換字體
6. PPT中特殊字體的運用
工具：文字云制作網(wǎng)站：https://wordart. com/
案例與練習：制作文字云
工具：特殊字體安裝包
案例與練習：PPT文字排版和美化
工具：布爾運算
三、PPT中的圖文編輯與美化
1. 圖片選擇原則：高清大圖，無logo，圖文相符，可商用
工具：布爾運算
工具：常見專業(yè)圖片下載網(wǎng)址
工具：運用蒙板編輯圖片
案例與練習：PPT圖片運用案例賞析與練習
2. 擅用“聯(lián)想”搜圖
3. 可編輯地圖
素材贈送：可編輯地圖素材贈送
4. 圖文位置：居中對齊，水平線上，人物視線上，頁面黃金分割，添加色塊
案例與練習1：制作圖片背景文字
案例與練習2：制作圖文穿插效果

第三講：PPT設計與美化
一、PPT母版
答疑：為什么有些PPT內(nèi)容無法復制或修改
1. 幻燈片母版的作用：統(tǒng)一風格，提高效率，文件瘦身
2. 如何在幻燈片每一頁自動添加頁碼
案例練習：制作PPT母版
二、PPT版式設計基礎四原則
1. 遵循四原則靈活設計PPT版式
1）留白：強調(diào)主體，營造意境
方法技巧：PPT的8種對齊方式
案例與練習：留白在中西餐，山水畫，日常生活場景的運用
2）對齊：PPT最永恒的設計標準
方法技巧：PPT常見3種對比效果
案例與練習：對齊效果在生活中的運用對比
3）對比：運用金字塔思維提取關鍵詞，提高溝通效率
案例與練習：對比在海報設計中的運用
4）親密：意思相近、相互關聯(lián)的元素相互靠近，形成一個視覺單元
案例與練習：親密在名片和電影海報中的運用
案例與練習：不美觀PPT版式反例分析
素材贈送：常見PPT版式設計素材贈送
三、PPT圖標
1. 圖標在PPT設計中常見的運用方式
2. 圖標設計三步法：提煉，尋找，美化
工具：圖標獲取網(wǎng)站：https://www. iconfont. cn/
工具：圖標編輯軟件：AI
工具：圖標素材贈送
案例與練習：華為開發(fā)者大會PPT上運用圖標
案例與練習：用圖標設計流程模型圖
四、簡單是美，少就是多
賞析與練習1：高橋流PPT設計
賞析與練習2：全圖形PPT設計
賞析與練習3：分屏式PPT設計

第四講：如何運用PPT制作視頻與海報
1. PPT視頻制作的三種方法
1）直接導出
2）錄制幻燈片演示
3）屏幕錄制
2. PPT海報制作

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