六、Place—“地點”布置

　　地點的布置可以分為地點的選擇和現(xiàn)場的布置兩部分。

　　新聞發(fā)布會一般都選擇在酒店召開，這里就涉及到一個品位與風格的問題。依據(jù)企業(yè)的實力和新聞發(fā)布會的內容選擇發(fā)布會的檔次，也就是說，在不同星級標準的酒店體現(xiàn)出一個企業(yè)的實力情況和發(fā)布會的內容。此外，依據(jù)發(fā)布會的內容、類型、規(guī)模及企業(yè)所在的行業(yè)特性，選擇不同風格的酒店。如在“十月革命”新聞發(fā)布會中，在廣東地區(qū)我們選擇總部，在北京選擇四星級的酒店，在重慶選擇的是準三星級的賓館等。

　　至于現(xiàn)場布景，一般包括：①會議室布置：主題背景板的設計與布景、主席臺的設置和大小、投影設備和電源、麥克風的準備（如果是小型會議的話，盡可能每人一部）、茶水與果點、紙巾、現(xiàn)場服務員的到位、簽到薄與筆等物品的準備；同時考慮實際情況進行現(xiàn)場氣氛裝飾，如筆者在重慶開“十月革命”新聞發(fā)布會時，由于某種原因不得不訂一個大的會議廳，現(xiàn)場很大，已超過預定的規(guī)模。如何使會議廳看起來不會空蕩，便成為我們現(xiàn)場布置時重點考慮的問題，后來，我們用氣球、花、宣傳架畫和一些塑料的大樹進行填充式的布景，取得良好效果。②室外布景：這是營造一個熱烈氣氛的先導，我們可以在酒店外圍設置一些橫幅、豎幅、飄空汽球、拱形門等，但是各個酒店有所不同，有的允許，有的不允許。③迎賓指引布置：有些酒店經常會是很多企業(yè)同時召開相關會議，因此迎賓指引就呈現(xiàn)出一個企業(yè)的人性化服務，一般而言，在門口都應該有迎賓小姐，或者是設立一個迎賓臺。不然的話，就在大堂門口樹立企業(yè)新聞發(fā)布會在此召開的信息立牌，并注明在哪一樓、哪一會議廳，而且在電梯口、拐彎處也應設立相關的指示牌，如“XX集團十月革命新聞發(fā)布會由此進”等指示語。

　　現(xiàn)場布置一個很重要的方面就是席位擺放的問題。一般是主席臺加下面的課桌式擺放，也有的發(fā)布會是圓桌擺放式的（中小型發(fā)布會采用這種方式更佳）。如在“十月革命”時，我們就一律采用圓桌式擺放，這樣可以拉近與記者的心理距離。此外，注意席位的預留，一般在后面準備一些無桌子的坐席，以備不時之需。

　　七、Control—“控制”現(xiàn)場氣氛

　　其實，前面的準備工作在可控性方面都相對較高，真正難以控制的就是現(xiàn)場的氣氛。當一個會議進行時，不可能停下來給時間你去冷靜思考或者是重頭再來，很多企業(yè)或者是新聞策劃者都容易在這里栽跟頭。

　　我們來分析一下容易出問題的環(huán)節(jié)：①會議的流程。大多數(shù)發(fā)布會整個過程就是講話，念稿件，例行演示。這幾乎成了一成不變的模式，這樣的會議參加得多了，記者心里就有一種膩的感覺。實際上，盡管發(fā)布會是一個正式的會議，但可以做得更活躍一些，尤其是會議的開幕，如可以欣賞些舞蹈、音樂等。

　?、谟浾咛釂?。這是與媒體互動溝通的時候，最常見的問題就是冷場，可能會出現(xiàn)的幾種極端情況是：無人提問的冷場、太多人提問而無法回答的冷場和敏感性問題不知如何回答的冷場。對于第一種情況，則事先與幾個較熟的媒體進行一些溝通，可以設置幾個問題給他們提出，以啟發(fā)其它記者的思考與發(fā)問。對于第二種情況，會議主持人應敏捷地將一些同類的提問進行歸納，并將這些提問有序地請相關的企業(yè)領導來回答。對于第三種情況則比較復雜，因為一些涉及到企業(yè)機密或不愿意對外公開表態(tài)的問題，企業(yè)都會極力地回避，如某企業(yè)在開新聞發(fā)布會時，被記者問及其“商標事件”，這是該企業(yè)的一個歷史傷痛問題，一直對外就諱莫如深，結果該企業(yè)采取避而不答的方式造成冷場。因此，出現(xiàn)這種情況，避而不答、無可奉告顯然不是明智的做法，這時，我們可以直接、禮貌地告訴它是企業(yè)機密，一般來說，記者也可以理解，有的則可以委婉作答。注意一個技巧，就是先簡單地以點帶面答出要點，邀請其在會后探討，這樣就不會出現(xiàn)相關的尷尬。

　?、蹥夥盏目刂?。一般來說，答記者問都是由一位主答人負責回答，必要時，如涉及到專業(yè)性強的問題，由他人輔助。因此在回答時應平等對待每一個媒體，不應有偏頗，在態(tài)度、語氣等方面都應表現(xiàn)出一視同仁，哪怕平時你與這家媒體很熟。而且值得重視的是，禮節(jié)問題是氣氛融洽與否的關鍵之一，如開發(fā)布會之前，對前來的經銷商、社會人士要有人陪同和溝通；對于前來的記者，要主動打招呼，不要冷落了哪一家等等。

　?、芄?jié)目的安排。很多企業(yè)開新聞發(fā)布會就是叫幾家媒體坐坐，事后發(fā)發(fā)稿件就完事，整個現(xiàn)場除了人和資料就沒其它東西，使人感到單調、枯燥、乏味。其實在很多環(huán)節(jié)我們可以做得有“聲”有“色”。如在產品的演示講解過程中，就不要去念技術資料了，可以用一些現(xiàn)代科技手段，結合做好的示意圖、三維圖形、錄相、幻燈片等，以助與會者的理解等。

　　所以，現(xiàn)場的控制是體現(xiàn)新聞策劃者或者說會議總協(xié)調者應變能力的一環(huán)，要取得新聞發(fā)布會的圓滿成功，我們應該將工作做在前面：首先是預防變數(shù)的發(fā)生，將可能出現(xiàn)的問題考慮一遍。其次，針對這些問題在事前準備好備選方案，并做一些排練以應付。再次，在發(fā)布會前準備好記者答問備忘提綱，并在事先取得一致意見。最后，注意積累現(xiàn)場的靈活應變的處理技巧。

　　Come　after——事后的效果跟進

　　新聞發(fā)布會開完后，很多人以為萬事大吉了，其實不然，我們新聞發(fā)布會最主要的目的就是通過媒體的公信向外界傳播企業(yè)，“效果才是硬道理”。而評估效果的主要指標就是見報率和社會影響度，因此，在發(fā)布會開完后，還得與記者溝通何時出稿，并跟進出席媒體的見報情況，同時收集整理相關樣報以作事后評估。

　　總之，新聞發(fā)布會是一個系統(tǒng)工程，它充分體現(xiàn)了一個企業(yè)的綜合實力，也是一個企業(yè)迅速提升品牌知名度的重要渠道。所謂“工欲善其事，必先利其器?！毙侣劙l(fā)布會的方法種種，有待于企業(yè)在實踐中慢慢去體會和運用。

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