時(shí)間管理與工作效率提升

背景介紹：

在日本豐田公司，有一些經(jīng)典的語(yǔ)句廣為流傳。其中有一句是關(guān)于如何對(duì)待時(shí)間的語(yǔ)錄：“時(shí)間是動(dòng)作的影子”。為什么說(shuō)，時(shí)間是動(dòng)作的影子？因?yàn)?，你做了什么?dòng)作，時(shí)間就會(huì)跟著變化成什么樣貌。比如你做了一些無(wú)謂的行動(dòng)，這個(gè)時(shí)候誕生的是無(wú)謂的時(shí)間；如果你減少無(wú)謂的行動(dòng)，從事有價(jià)值、有意義的工作，那么誕生的則是有價(jià)值的時(shí)間。

我們經(jīng)常能夠在市面上看到一些關(guān)于時(shí)間管理、管理時(shí)間的工具書(shū)和課程，當(dāng)我們冷靜下來(lái)想一想，時(shí)間真的可以被管理嗎？它會(huì)因?yàn)槲覀兊墓芾砗筒还芾砭蜁?huì)變長(zhǎng)或者變短嗎？答案是顯而易見(jiàn)的，時(shí)間并非因?yàn)槲覀児芾砼c否而變得或長(zhǎng)或短。但是，我們可以換一種視角“與其說(shuō)管理自己的時(shí)間，倒不如說(shuō)管理好自己的行為”。通過(guò)聚焦清晰的目標(biāo)、設(shè)計(jì)有效計(jì)劃并為此采取積極的行動(dòng)，管理好自己的行為，其實(shí)就是管理好了自己人生效率和質(zhì)量。

課程收益：

●掌握時(shí)間管理的內(nèi)涵與特點(diǎn)，了解時(shí)間浪費(fèi)產(chǎn)生的原因與解決對(duì)策

●掌握時(shí)間管理的5大原則—目標(biāo)導(dǎo)向性、計(jì)劃統(tǒng)籌性、優(yōu)先分類(lèi)性、合理規(guī)劃性、原則明確性，并能夠掌握相應(yīng)的工具、方法

●掌握提升時(shí)間管理質(zhì)量與工作計(jì)劃編寫(xiě)技巧、執(zhí)行計(jì)劃要點(diǎn)、檢查計(jì)劃要點(diǎn)等內(nèi)容

●掌握影響個(gè)人執(zhí)行力的3個(gè)基本要素與破解之法，學(xué)會(huì)用故事力提升個(gè)人執(zhí)行力，掌握自我管理、自我引導(dǎo)的技巧

課程特點(diǎn)：

• 互動(dòng)教學(xué)：以體驗(yàn)式學(xué)習(xí)為核心思想，通過(guò)案例分析、視頻賞析、任務(wù)挑戰(zhàn)等形式促進(jìn)學(xué)員思考和沉淀與主題相關(guān)的知識(shí)，提升學(xué)員的參與感與獲得感
• 聚焦產(chǎn)出：基于主題學(xué)習(xí)，團(tuán)隊(duì)共創(chuàng)，產(chǎn)出基于未來(lái)工作場(chǎng)景的所需要的主題知識(shí)

課程時(shí)間：1-2天

課程對(duì)象：部門(mén)管理者、中高層管理者

課程方式：小組討論+案例分析+頭腦風(fēng)暴+概念講解

課程大綱

第一講、時(shí)間管理的概念與常見(jiàn)的時(shí)間管理問(wèn)題

頭腦風(fēng)暴：時(shí)間是什么？時(shí)間有怎樣的特征？

一、時(shí)間的內(nèi)涵與特征

1）時(shí)間是行動(dòng)的影子

2）時(shí)間具有四個(gè)特征：無(wú)彈性、無(wú)蓄積性、無(wú)取代性、無(wú)復(fù)得性

頭腦風(fēng)暴：什么是“時(shí)間管理”？常用的時(shí)間管理工具有哪些？

二、時(shí)間管理的2大內(nèi)涵

1）時(shí)間管理是減少時(shí)間浪費(fèi)、有效完成既定目標(biāo)的工具

2）時(shí)間管理的對(duì)象是面對(duì)時(shí)間而進(jìn)行的“自管理者的管理”

三、時(shí)間管理的4個(gè)特征

1）預(yù)先性—凡事預(yù)則立

2）參照性—有借鑒的途徑

3）目的性—圍繞目標(biāo)而定

4）過(guò)程性—強(qiáng)調(diào)閉環(huán)管理

四、時(shí)間管理的基本原理是“要事第一、利益最大化、不浪費(fèi)‘生命’”

1）效能即方向—做正確的事情

2）效率即執(zhí)行—正確的做事

3）勤懇即主動(dòng)—充分利用時(shí)間，不浪費(fèi)

五、時(shí)間管理的5大問(wèn)題

1）工作缺乏計(jì)劃

2）組織工作不當(dāng)

3）時(shí)間控制不夠

4）整理整頓不足

5）進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng)

案例分析：《小王經(jīng)理的上午》

第二講、時(shí)間管理的五個(gè)基本原則

時(shí)間管理的第一個(gè)原則：時(shí)間管理是要明確目標(biāo)

頭腦風(fēng)暴：什么是目標(biāo)？為什么要做目標(biāo)？

一、目的與目標(biāo)的關(guān)聯(lián)和區(qū)別

1）目的是一種主張，一種意圖

2）目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)目的的途徑，是一種評(píng)估的尺度

3）目的與目標(biāo)有著共同的結(jié)果

二、選擇目標(biāo)的2大考慮

1）目標(biāo)要符合自己的價(jià)值觀

2）目標(biāo)要結(jié)合自己目前的情況

三、目標(biāo)制定的5個(gè)要素

1）具體的（Specific）

2）可衡量的（Measurable）

3）可達(dá)到的（Attainable）

4）相關(guān)的（Relevant）

5）基于時(shí)間的（Time-based）

情景模擬：寫(xiě)出SMART“聰明的“目標(biāo)”

時(shí)間管理的第二個(gè)原則：時(shí)間管理是要有計(jì)劃、有組織的進(jìn)行工作

四、有計(jì)劃開(kāi)展工作的6個(gè)步驟

1）確立目標(biāo)

2）探尋完成目標(biāo)的各種途徑

3）選定最佳的完成方式

4）將最佳途徑轉(zhuǎn)化成月/周/日的工作事項(xiàng)

5）編排月/周/日的工作次序并加以執(zhí)行

6）定期檢查目標(biāo)的現(xiàn)實(shí)性以及完成目標(biāo)的最佳途徑的可行性

五、目標(biāo)與計(jì)劃的兩種關(guān)系

1）因果關(guān)系—具有規(guī)律性且具有解釋作用

2）相關(guān)關(guān)系—不具有解釋作用僅是偶發(fā)性

六、目標(biāo)與計(jì)劃因果關(guān)系的3種因果關(guān)系探尋

1）方法論/邏輯推演

2）對(duì)比/功能法

3）時(shí)間法

七、計(jì)劃表的7大構(gòu)成

1）Why—目的與價(jià)值

2）What—任務(wù)和目標(biāo)

3）Where—著手處

4）When—開(kāi)始與結(jié)束

5）Who—負(fù)責(zé)人

6）How—如何做

7）How much—成本與程度

時(shí)間管理的第三個(gè)原則：時(shí)間管理要能分清工作的輕重緩急

測(cè)一測(cè)：你的做事風(fēng)格

八、時(shí)間管理的兩大維度（重要與緊急）及其構(gòu)成的四個(gè)象限

1）重要且緊急的事情

2）重要不緊急的事情

3）緊急不重要的事情

4）不緊急不重要的事情

案例分析：常見(jiàn)的第二象限內(nèi)容

九、經(jīng)營(yíng)意識(shí)下的時(shí)間管理的收益矩陣表

1）收益大，實(shí)現(xiàn)容易，立即做

2）收益大，實(shí)現(xiàn)困難，規(guī)劃做

3）收益小，實(shí)現(xiàn)容易，留著做

4）收益小，實(shí)現(xiàn)困難，不要做

頭腦風(fēng)暴：如何讓自己聚焦在“重要且緊急”、“重要不緊急”、“收益大”的事情上？

十、聚焦在重要、收益大事情上的定位技巧

1）三維定位法：個(gè)人定位、部門(mén)定位、企業(yè)定位

2）連連看定位法：“四看需求”、“兩心看狀態(tài)”、“七眼睛洞察”

頭腦風(fēng)暴：今天環(huán)境的變化，對(duì)企業(yè)的影響洞察

時(shí)間管理的第四個(gè)原則：時(shí)間管理要合理安排時(shí)間

十一、帕累托定律的啟示“20/80”原則

1）避免把時(shí)間花在瑣碎的多數(shù)問(wèn)題上

2）應(yīng)該將時(shí)間花在重要的少數(shù)問(wèn)題上

3）把最有效率的時(shí)間段用來(lái)做最重要的事情

十二、常見(jiàn)的時(shí)間管理分析方法--時(shí)間記錄表與成果分析表

案例分析：隱藏在我們身邊的9大事件殺手

十三、影響時(shí)間管理的3大因素

1）人為因素

2）環(huán)境因素

3）管理利因素

時(shí)間管理的第五個(gè)原則：時(shí)間管理要有明確的規(guī)則和自律的準(zhǔn)則

十四、規(guī)矩就是自己的價(jià)值主張，制定規(guī)則的三個(gè)核心

1）緊盯何時(shí)截止

2）明確何時(shí)完成的目標(biāo)

3）異常情況及時(shí)反饋

案例分析：時(shí)間使用清單—周統(tǒng)計(jì)表、日統(tǒng)計(jì)表

工具分享：提升自我時(shí)間管理的七個(gè)問(wèn)題

第三講、計(jì)劃的制定與工具

頭腦風(fēng)暴：目標(biāo)與計(jì)劃是什么關(guān)系？

一、計(jì)劃的內(nèi)涵

1）目標(biāo)是計(jì)劃的基礎(chǔ)，計(jì)劃是時(shí)間管理的基礎(chǔ)

2）計(jì)劃是基于要達(dá)成的目標(biāo)，對(duì)人、事、時(shí)、資源等統(tǒng)籌管理

3）計(jì)劃的目的是以最小的投入換取最大的回報(bào)的設(shè)計(jì)過(guò)程

二、計(jì)劃分列的3類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)與常見(jiàn)類(lèi)型

1）廣度—戰(zhàn)略性計(jì)劃、操作性計(jì)劃

2）時(shí)間—短期計(jì)劃、中期計(jì)劃、長(zhǎng)期計(jì)劃

3）明確—指導(dǎo)性計(jì)劃、具體性計(jì)劃

三、制定計(jì)劃的技巧

1）事先先了解，明確多方需求

2）計(jì)劃遵循5W2H原則，有效陳述計(jì)劃

3）設(shè)置時(shí)間控制點(diǎn)，防止遺忘

案例分析：編寫(xiě)計(jì)劃的小技巧

四、計(jì)劃的執(zhí)行要點(diǎn)—溝通與反饋的3個(gè)關(guān)鍵時(shí)刻

1）布置任務(wù)要反饋

2）遇到阻力要反饋

3）工作完成要反饋

五、計(jì)劃?rùn)z查的要點(diǎn)4大內(nèi)容(QQTC)

1）Quantity

2）Quality

3）Time

4）Cost

六、計(jì)劃的持續(xù)改善—復(fù)盤(pán)

1）回顧目標(biāo)

2）評(píng)估結(jié)果

3）分析過(guò)程

4）推演規(guī)律

5）持續(xù)精進(jìn)

第四講、自我驅(qū)動(dòng)，高效執(zhí)行

測(cè)一測(cè)：拖延商數(shù)測(cè)驗(yàn)

一、影響個(gè)人執(zhí)行力的三葉草理論

1）不想做

2）不能做

3）沒(méi)機(jī)會(huì)做

二、提升個(gè)人執(zhí)行力的4個(gè)秘訣

1）賦予工作意義感

2）加強(qiáng)工作自主感

3）增強(qiáng)個(gè)人勝任感

4）促進(jìn)工作進(jìn)度感

三、《故事力》提升個(gè)人執(zhí)行力--《亡羊補(bǔ)牢》的心法

小組演練：“我的執(zhí)行力故事”分享會(huì)

工具分享：32個(gè)方法教你如何提高工作效率

案例分享：全球知名CEO的時(shí)間管理法

課程總結(jié)、知識(shí)點(diǎn)回顧，學(xué)習(xí)實(shí)踐計(jì)劃

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