《會(huì)議組織策劃與管理》
《會(huì)議組織策劃與管理》詳細(xì)內(nèi)容
《會(huì)議組織策劃與管理》
《會(huì)議組織策劃與管理》
韓梓一
【課程背景】
市場環(huán)境的變化和企業(yè)競爭的日趨激烈，迫使企業(yè)要不斷提高內(nèi)部管理的同時(shí)強(qiáng)化企
業(yè)內(nèi)部控制和信息透明。會(huì)議，無非是一種有效的控制和信息透明的工具。殊不知，在
西方發(fā)達(dá)國家和優(yōu)秀企業(yè)通過會(huì)議強(qiáng)化和提高企業(yè)管理效率的時(shí)候，我們中國諸多行業(yè)
的管理者還在困惑于如何應(yīng)付各種各樣的企業(yè)會(huì)議和擺脫“文山會(huì)?！钡木骄?。這就是差
距，管理理念和觀念的差距。
本課程您將學(xué)習(xí)到組織和策劃一個(gè)大型的（人數(shù)、規(guī)模）、復(fù)合型的（多種活動(dòng)）會(huì)
如何組織管理？應(yīng)該準(zhǔn)備些什麼？注意些什麼？本次培訓(xùn)通過介紹一些經(jīng)驗(yàn)和案例，希
望能給大家一些幫助。
【課程收益】
? 觀念轉(zhuǎn)變－會(huì)議是一項(xiàng)有效的管理工具
? 明確會(huì)議目的－明確目的才能有效保證會(huì)議的整體效果
? 會(huì)議過程控制及評(píng)估－有效計(jì)劃是一切會(huì)議成功的保證
【課程時(shí)間】6H/1天
【課程對象】行政、會(huì)議組織相關(guān)人員
【授課方式】
課程講授—Lecture 案例分析—Case 角色扮演—RP 分組討論—GD
游戲體驗(yàn)—Game 情景測驗(yàn)—Test 影音資料—Video 教練提問—Question
【課程大綱】
第一單元：會(huì)議組織管理概述
← 聽到會(huì)議組織策劃管理，你想學(xué)到什么？你聯(lián)想到什么？
← 曾經(jīng)是否有這樣的情況：
1. 開會(huì)當(dāng)天，現(xiàn)場設(shè)備出現(xiàn)故障
2. 會(huì)議過程中，資料印刷出現(xiàn)錯(cuò)誤
3. ……
1. 會(huì)議的概念
? 案例分享：請柬發(fā)出去之后
? 現(xiàn)場調(diào)查：
1. 參加過會(huì)議組織和管理（內(nèi)部或外部）的人請舉手？什么感受？
2. 牽頭做過會(huì)議組織和管理的人請舉手？什么感受？
3. 誰能談一談會(huì)務(wù)工作在整個(gè)會(huì)議（活動(dòng)）中的地位？
4. 會(huì)務(wù)工作包含那些內(nèi)容？
2. 會(huì)議的涵義
1. 會(huì)議的主要特點(diǎn)
1) 集體性
2) 程序性
3) ……
2. 會(huì)議的作用
1) 會(huì)議體現(xiàn)了民主
2) 會(huì)議交流了信息
3. 會(huì)議的種類
4. 會(huì)議的要素
第二單元：會(huì)議籌備工作
1. 會(huì)議籌備工作機(jī)構(gòu)職責(zé)規(guī)范
1. 會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置
2. 會(huì)務(wù)人員的職務(wù)名稱
3. 會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)的分工
4. 會(huì)議籌備方案的制訂
5. 會(huì)議籌備工作的檢查
2. 會(huì)前準(zhǔn)備事宜
1. 會(huì)前的時(shí)間計(jì)劃
1) 會(huì)前準(zhǔn)備的開始時(shí)間
2) 會(huì)議TAME小組成立
3) 會(huì)議策劃案
4) ……
2. 策劃案的內(nèi)容
← 什么是策劃案？
1) 確定會(huì)議主題與議題
2) 確定會(huì)議名稱
3) 確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格
4) ……
２.TAME小組成立
３.會(huì)議場所的選定和布置
1) 會(huì)場勘察原則
2) 起草協(xié)議
3) 協(xié)議內(nèi)容包括哪些？
4) 會(huì)場布置
４.會(huì)務(wù)分工
５.制定會(huì)議費(fèi)預(yù)算
第三單元：會(huì)議文書制作
1. 會(huì)議通知制作的發(fā)放
2. 會(huì)議開幕詞制作和使用
3. 大會(huì)工作報(bào)告制作和使用
4. 會(huì)議記錄制作和使用
5. 會(huì)議簡報(bào)制作和使用
6. 決議制作和使用
7. 會(huì)議紀(jì)要制作和使用
8. 會(huì)議閉幕詞制作和使用
9. 會(huì)議總結(jié)講話制作和使用
10. 公報(bào)制作和使用
第四單元：會(huì)議接待的基本流程
一 接待基本原則
1. 講究禮賓順序
２.接待的種類
(１)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察接待
(２)業(yè)務(wù)往來接待
(３)商務(wù)宣傳活動(dòng)接待
二、接待準(zhǔn)備工作
１.了解基本情況
２.確定迎送規(guī)格
３.做好迎接安排
４.做好住宿安排
５…….
三、接待過程控制
1. 迎接飛機(jī)、火車要點(diǎn)
2. 車上需準(zhǔn)備物品
3. 來賓到達(dá)后的安排
4. 協(xié)調(diào)日程安排
5. 食宿安排
1) 宴會(huì)種類
2) 宴請中主方禮儀
3) 中餐宴請禮儀
4) 西餐宴請禮儀
第五單元：會(huì)議過程中服務(wù)要點(diǎn)
一 會(huì)前準(zhǔn)備要點(diǎn)
1. 熟悉會(huì)議的編導(dǎo)程序
2. 物品準(zhǔn)備
二、會(huì)議期間的服務(wù)
１.與會(huì)者到達(dá)時(shí)的工作
２.開會(huì)過程中的保障工作
三、會(huì)議結(jié)束后的工作
１.送參會(huì)客人離開
２.檢查會(huì)場
３.會(huì)場“三清三關(guān)”
四、會(huì)議服務(wù)人員注意事項(xiàng)
第六單元：其它事項(xiàng)
一、做好會(huì)議記錄
二、做好會(huì)議保密工作
三、會(huì)后的總結(jié)
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