《高效會(huì)務(wù)管理》（1天）

《高效會(huì)務(wù)管理》
課程背景：
會(huì)議作為企業(yè)管理的重要形式被企業(yè)廣泛運(yùn)用，但是會(huì)務(wù)缺乏管理，會(huì)遭到與會(huì)人員厭煩，很難起到會(huì)議應(yīng)有的作用，會(huì)務(wù)管理是所有會(huì)務(wù)人員必須掌握的方法與技巧。每一個(gè)成功的會(huì)議只有做到各個(gè)環(huán)節(jié)都緊密相扣才能保證整個(gè)的完美運(yùn)作，而會(huì)務(wù)管理在其中發(fā)揮著環(huán)節(jié)與環(huán)節(jié)間的樞紐作用，了解會(huì)議和會(huì)務(wù)管理的基本要領(lǐng)，你才能知道如何去放置以及調(diào)節(jié)這些樞紐。
“會(huì)而不議、議而不決、決而不行、行而不果”的突出問題在企業(yè)中非常常見，很多企業(yè)管理者一直在思考如何才可以高效開會(huì)，進(jìn)而提升會(huì)議效率。本課程講師羅老師曾在順豐、巴德富、麥克韋爾等集團(tuán)型大型龍頭企業(yè)有成功的實(shí)踐和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，通過實(shí)戰(zhàn)學(xué)習(xí)、分享和練習(xí)，徹底解決企業(yè)管理者會(huì)務(wù)管理不力的困惑：
不清楚會(huì)議規(guī)模與會(huì)務(wù)安排之間的關(guān)系；
會(huì)前籌備缺少計(jì)劃，凌亂不堪導(dǎo)致臨時(shí)抱佛腳；
會(huì)中安排的各種座席、接待等禮儀不專業(yè)；
會(huì)中流程缺乏部署，會(huì)務(wù)方向把握不準(zhǔn)；
5）會(huì)后缺少嚴(yán)密的閉環(huán)流程，會(huì)后執(zhí)行不到位；
......
課程收益：
1.了解會(huì)議是一種企業(yè)活動(dòng)，需具備對(duì)應(yīng)的特點(diǎn)；
2.了解會(huì)議的目的、意義、種類和體系；
3.了解會(huì)議效率不高的原因及對(duì)策；
4.掌握大中型會(huì)議會(huì)前、會(huì)中和會(huì)后的關(guān)注事項(xiàng)；
5.掌握會(huì)議中的溝通和反饋技巧、主持技巧、速記技巧等；
6.現(xiàn)場(chǎng)設(shè)置場(chǎng)景實(shí)操訓(xùn)練，講師點(diǎn)評(píng)。
培訓(xùn)對(duì)象：企業(yè)各級(jí)員工、會(huì)議策劃和組織者、會(huì)議主講者、會(huì)議參與者
課程時(shí)間：1天
課程形式：理論講解+分組研討+視頻賞析+現(xiàn)場(chǎng)模擬+實(shí)戰(zhàn)點(diǎn)評(píng)
課程大綱：
一、對(duì)會(huì)議的基礎(chǔ)認(rèn)知
1.1 會(huì)議是一種常見的企業(yè)活動(dòng)
1.會(huì)前、會(huì)中和會(huì)后，策劃與執(zhí)行誰更重要？
2.企業(yè)活動(dòng)的一般步驟
3. 企業(yè)活動(dòng)策劃的九大基本原則
4. 企業(yè)活動(dòng)的概念與類別
5. 企業(yè)活動(dòng)的特點(diǎn)
6.企業(yè)活動(dòng)的核心步驟
1.2 會(huì)議的含義與種類
1.按時(shí)間分：晨會(huì)、夕會(huì);周會(huì)、月度會(huì)、季度會(huì)、年度會(huì)
2.按參會(huì)人分：外部會(huì)、內(nèi)部會(huì)、全員會(huì)、部門(小組)會(huì)
3.按形式分：例行會(huì)、辦公會(huì)、臨時(shí)會(huì);
4.按內(nèi)容分：布置會(huì)、動(dòng)員會(huì)、匯報(bào)會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)、總結(jié)會(huì)、研討會(huì)、培訓(xùn)會(huì)
5.按規(guī)模分：小型會(huì)議、中型會(huì)議、大型會(huì)議、特大型會(huì)議
1.3 會(huì)議管理關(guān)注點(diǎn)
1.開什么類型會(huì)議？?
2.會(huì)議內(nèi)容？（會(huì)議計(jì)劃表）
3.跟誰開會(huì)？誰必須參與，誰邀請(qǐng)參與，誰無需參與？
4.不開什么會(huì)？
二、會(huì)務(wù)管理常見問題
2.1 會(huì)議常見的問題
討論：您日常組織會(huì)議和參會(huì)中的問題發(fā)現(xiàn)有哪些？
1.開會(huì)目的不明確；
2.會(huì)前各類準(zhǔn)備不足；
3.重要的人未邀請(qǐng)或沒來參會(huì)；?
4.會(huì)中安排的各種座席、接待等禮儀不專業(yè)；
5.會(huì)中流程缺乏部署，會(huì)務(wù)方向把握不準(zhǔn)，主持方法欠缺；
6.會(huì)后缺少嚴(yán)密的閉環(huán)流程，會(huì)后執(zhí)行不到位；
2.2 會(huì)議的成本 VS 成效
1.直接成本與成效?
2.間接成本與成效?
3.會(huì)議的感受與影響
三、高效會(huì)議/會(huì)務(wù)閉環(huán)管理實(shí)戰(zhàn)
3.1 高效會(huì)議的基本要求
1.凡是會(huì)議，必有準(zhǔn)備；?
2.凡是會(huì)議，必有主題；
3.凡是會(huì)議，必有議程；
4.凡是會(huì)議，必有紀(jì)律；?
5.凡是會(huì)議，必有記錄；
6.凡是會(huì)議，必有決議；
7.凡是會(huì)議，必有追蹤；
1) 開會(huì)+不落實(shí)=零?
2) 布置工作+不檢查=零
3）會(huì)議管理前中后比例--4:2:4
3.2 高效小型會(huì)議管理12345模型--以跨部門會(huì)議為例（重點(diǎn)）
1.一個(gè)中心--會(huì)議目的
2.兩個(gè)基本點(diǎn)--會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)后跟蹤
3.會(huì)前--樹立與會(huì)者的責(zé)任意識(shí)
1）主持人的守則與責(zé)任
2）參會(huì)者的守則與責(zé)任
3）如何處理會(huì)議中的沖突
4.會(huì)前準(zhǔn)備
1）會(huì)議主題及流程?
2）會(huì)議地點(diǎn)、時(shí)間選擇
3）會(huì)議文件準(zhǔn)備?
4）會(huì)議物質(zhì)準(zhǔn)備?
5）會(huì)議通知準(zhǔn)備
5.會(huì)中控制
1）三大主持人主持原則：① 團(tuán)結(jié)與會(huì)人員 ② 集中大家注意力
③ 鼓勵(lì)發(fā)言
2）會(huì)議記錄技巧
3）四種干擾會(huì)議行為：滔滔不絕者、交頭接耳者、沉默者、跑題者
6.會(huì)后落實(shí)
1）會(huì)議結(jié)果明確?
2）追蹤計(jì)劃清晰
3）執(zhí)行落實(shí)獎(jiǎng)懲
7.五個(gè)高效會(huì)議步驟：有效開場(chǎng)、澄清觀點(diǎn)、展開討論、形成決策、總結(jié)跟進(jìn)
3.3 大中型會(huì)議管理--以公司大型新春團(tuán)拜會(huì)為例（重點(diǎn)）
1. 大型會(huì)議如同軍事部署
視頻賞析：諸葛亮調(diào)兵遣將
2. 企業(yè)活動(dòng)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理
案例1：2021年?yáng)|京殘奧會(huì)升旗儀式中日本國(guó)旗意外掛錯(cuò)方向事件
案例2：2021年深圳賽格大廈晃動(dòng)事件
工具：風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估事項(xiàng)確認(rèn)表
討論：請(qǐng)以公司新春團(tuán)拜會(huì)為例，例舉一份項(xiàng)目資源需求清單
1）人力資源
2）財(cái)務(wù)資金
3）物質(zhì)裝備
4）信息傳播
企業(yè)活動(dòng)項(xiàng)目人力資源整合
特邀嘉賓邀請(qǐng)對(duì)象、整合策略及注意事項(xiàng)
受眾賓客功能目的、整合策略及注意事項(xiàng)
幕后團(tuán)隊(duì)成員構(gòu)成、整合策略及團(tuán)隊(duì)管理
合作伙伴功能作用、整合策略及注意事項(xiàng)
企業(yè)活動(dòng)項(xiàng)目物質(zhì)裝備整合
企業(yè)活動(dòng)項(xiàng)目物質(zhì)裝備清單
活動(dòng)場(chǎng)地功能作用、整合策略及注意事項(xiàng)
活動(dòng)設(shè)施功能作用、整合策略及注意事項(xiàng)
活動(dòng)裝備功能作用、整合策略及注意事項(xiàng)
活動(dòng)用品功能作用、整合策略及注意事項(xiàng)
企業(yè)活動(dòng)項(xiàng)目信息傳播整合
企業(yè)活動(dòng)項(xiàng)目信息傳播清單
活動(dòng)前期傳播內(nèi)容、目的、途徑及策略
活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)傳播內(nèi)容、目的、手段及策略
企業(yè)活動(dòng)項(xiàng)目費(fèi)用運(yùn)營(yíng)
大中型會(huì)議會(huì)務(wù)策劃與運(yùn)營(yíng)實(shí)踐指引（重點(diǎn)）
會(huì)前調(diào)研、策劃方案與簽呈審批；
啟動(dòng)通知與啟動(dòng)會(huì)；
策劃組的主要職責(zé)、工作內(nèi)容和注意要點(diǎn)；
宣傳組的主要職責(zé)、工作內(nèi)容和注意要點(diǎn)（含會(huì)前、會(huì)中和會(huì)后宣傳）；
評(píng)優(yōu)組的主要職責(zé)、工作內(nèi)容和注意要點(diǎn)；
文案組的主要職責(zé)、工作內(nèi)容和注意要點(diǎn)；視頻組的主要職責(zé)、工作內(nèi)容和注意要點(diǎn)（含暖場(chǎng)視頻、現(xiàn)場(chǎng)視頻、各環(huán)節(jié)視頻、現(xiàn)場(chǎng)拍攝和視頻錄制等）；
主持組的主要職責(zé)、工作內(nèi)容和注意要點(diǎn)；
禮儀組的主要職責(zé)、工作內(nèi)容和注意要點(diǎn)（含迎賓、接待話術(shù)、禮儀等）；
化妝組的主要職責(zé)、工作內(nèi)容和注意要點(diǎn)；
現(xiàn)場(chǎng)組的主要職責(zé)、工作內(nèi)容和注意要點(diǎn)（含會(huì)場(chǎng)布置等）；
會(huì)務(wù)組的主要職責(zé)、工作內(nèi)容和注意要點(diǎn)（含接待規(guī)格、人員安排、座位安排等）；
車輛組的主要職責(zé)、工作內(nèi)容和注意要點(diǎn)（含車輛安排與管理等）；
安保組的主要職責(zé)、工作內(nèi)容和注意要點(diǎn)（含場(chǎng)內(nèi)外安全防護(hù)等）；
采購(gòu)組的主要職責(zé)、工作內(nèi)容和注意要點(diǎn)；
案例：BATF新春團(tuán)拜會(huì)案例
四、現(xiàn)場(chǎng)實(shí)操演練與講師點(diǎn)評(píng)（重點(diǎn)）
4.1 二選一：
1. 參考“高效小型會(huì)議管理12345模型”，現(xiàn)場(chǎng)分角色，結(jié)合公司實(shí)際場(chǎng)景實(shí)操，召開MINI會(huì)議，實(shí)戰(zhàn)演練；
2. 參考“大中型會(huì)議會(huì)務(wù)策劃與運(yùn)營(yíng)實(shí)踐指引”，結(jié)合公司實(shí)際，現(xiàn)場(chǎng)分工協(xié)作，做出一個(gè)會(huì)議會(huì)務(wù)策劃方案，學(xué)員代表分享；
4.2 學(xué)員互評(píng)；
4.3 講師點(diǎn)評(píng)?；
備注：課后講師會(huì)給很多實(shí)操表格、工具、模板，拿來即用！

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