【沙盤模擬】跨部門溝通與集體決策

沙盤模擬——跨部門溝通與集體決策
課程背景
如何有效地組織集體決策？
如何有效地傾聽、反饋與表達觀點？
如何在觀點不一致時統(tǒng)一彼此的意見？
2011年，日本發(fā)生了福島地震事件。我們跟蹤了大量的數據以還原當時的救援狀況，并試圖通過建模的方式，模擬推演最優(yōu)的災難救援方案，并構建了一個用于模擬決策的沙盤工具。然而我們發(fā)現(xiàn)，幾乎沒有團隊可以實現(xiàn)最佳的決策。困桎我們的不是數學技術，而是面對有限的資源時，相對于整體利益的個人利益犧牲，以及對于他人的立場的理解和有效的溝通。
該將資源更多地分配于救援，還是分配于修繕？
是將道路分配于資源運輸，還是民眾撤離？
是著眼于當下的民意，還是未來的重建？
源于這意外收獲的《集體決策：理性與溝通》的雛形就此誕生，我們想把這些沒有定論的問題留給參與者，讓他們通過真實的場景，擔任一個國家的領導團隊，來共同面臨一次自然災害的侵襲。每一個部門領導需要為自己負責，同時也要為更高的目標、其他協(xié)同部門的目標負責，從而體驗跨部門協(xié)作、溝通；平衡各種資源與人際關系，要群策群力，而不是分崩離析。導致問題或決策錯誤的往往不是技術，而是信息溝通與團隊協(xié)作精神。
在沙盤模擬的過程中，學員將體會到一些關鍵性的行為是如何產生，從而帶來什么樣的影響，并且學習如何避免低效的溝通與協(xié)作發(fā)生，并就此更好地掌握相關的溝通與決策技能。
授課對象：企業(yè)的高、中、基層管理者，參訓人數以21～35人為宜。
課程時間：2天
授課方式：沙盤推演、學員討論、總結反思、原理講授、方案落地、復盤分享
直面問題
在2017年的一次培訓中，一支團隊在沙盤模擬達到了有史以來最驚人的成績：在地震模擬救援中，他們僅僅救出了1%的受災民眾，并任由90%的失蹤民眾死亡。而在此時，他們修復了大量無關緊要的道路，并且有許多運輸車輛居然閑置。
扮演總理的學員對此表示了憤怒，并將矛頭指向了負責指揮部隊救援的防務指揮官。
“這是執(zhí)行的問題！你為什么不去救人！”
“我正是忠實執(zhí)行了你給我的計劃！因為根本沒有人給我計劃！”防務部指揮官不甘示弱，“你有沒有想過我有多大的難處??？”
總理看了看身邊負責醫(yī)療的衛(wèi)生部長，想要尋求支持，但這位部長卻說道：“不管怎樣，我的任務已經完成了。剩下便是你們的問題?！?br /> “連救援都沒有做好，這些多余的藥品庫存又有什么用？”總理再次被激怒。
這樣的過程可以反映出他們在實際工作中的許多問題，正是從這樣的體驗出發(fā)，使他們開始正視這些問題確實存在，并且也許某一天，將會使他們面臨真正嚴峻的考驗。直面問題
在現(xiàn)代企業(yè)當中，隨著組織越來越龐大、結構越來越復雜，其中的集體決策、溝通過程和管理者的領導力變得越來越重要，其中，對于組織影響最大的莫過于以下的問題：
問題：認為溝通僅僅是說服和妥協(xié)
現(xiàn)象：只有當出現(xiàn)了問題時，才會想到與對方溝通
Tips：只有當發(fā)生問題時，才會訴諸溝通來試圖解決問題，是一種不健康的現(xiàn)象。它會導致房地產企業(yè)各部門之間更容易推卸責任、相互指責。以及產生大量無效但繁復的會議。事實上，由于妥協(xié)所最終形成的決策，往往是低效的。
問題：同一個部門的員工都會存在信息不對稱而導致風險隱患
現(xiàn)象：團隊由少數關鍵人物所左右，導致溝通只在少數人中發(fā)生
Tips：無論是管理者還是專業(yè)領域的專家，并非所有人都善于在團隊內分享并組織起有效而系統(tǒng)化的溝通過程。當少數關鍵信息掌握在少數人手里時，對于組織而言就形成了風險。一方面要承擔這些人巨大的流失風險，另一方面要警惕流程質量的不穩(wěn)定。
問題：在集體決策中爭權奪利，忽略整體目標
現(xiàn)象：只有在涉及自身利益時才考慮協(xié)作，本位主義的溝通風格
Tips：一個優(yōu)秀的領導者的關鍵行為之一，就是能夠組織和領導起有效的集體決策過程。從某種意義上而言，這是一個和利己者的天性抗衡的過程，因此會愈加困難。
知識技能
Session 1 構建有效的溝通協(xié)作環(huán)境
能夠定義、辨析，并指出組織中存在的溝通問題及其原因
能夠向下屬明確地傳達目標，以及明確地定義相關權力和責任
能夠使用和指導他人使用積極而開放的溝通方式
能夠評估和描述建立開放包容的環(huán)境的幾大要素和表現(xiàn)特征
能夠理解特定環(huán)境中的角色原型對于溝通的影響
Session 2 讓溝通發(fā)生
能夠有效地組織集體會議過程，并掌握制定決策機制的方法
能夠掌握統(tǒng)一目標的基本協(xié)調方法
能夠避免預設性偏見而導致的溝通信息遺漏
能夠避免自我證實性偏見導致的反饋問題
能夠避免事后聰明式偏見導致的溝通偏差
Session 3 建設信息交換的渠道與機制
能夠使用圖表工具定義信息流
能夠根據組織類型構建溝通決策系統(tǒng)
能夠定義并制定請求類信息的處理機制
能夠定義并制定評價類信息的處理機制
能夠通過信息交換機制評估溝通結果
Session 4 掌握人際溝通的技術
能夠運用傾聽技術實現(xiàn)良好的傾聽
能夠運用反饋技術實現(xiàn)有效的反饋
能夠運用表達框架有邏輯而準確地表達信息
能夠使用商務溝通的正式手段傳遞有效的信息
能夠理解他人的語義所表達的心理感受并予以認同
能夠針對不同類型的人使用不同的溝通策略
培訓日程
第一天
9:00-9:40
課程導入
9:40-12:00
沙盤模擬推演：巨大的團隊考驗
情景創(chuàng)設階段
解讀規(guī)則階段
集體決策階段
救援執(zhí)行階段
統(tǒng)計結果階段
午間休息
13:30-14:30
復盤總結：我們的決策和執(zhí)行結果如何？
14:30-16:30
跨部門溝通：讓信息流動起來
跨部門溝通障礙分析
營造積極的溝通氛圍
掌握人際溝通的技巧
第二天
9:00-9:20
昨日課程回顧
9:20-10:30
集體決策：集體決策的過程
10:30-12:00
集體決策：引導邏輯討論的技巧
午間休息
13:30-14:30
沙盤模擬推演：如果可以重來
14:30-16:00
集體決策：引導群體共識的工具方法
16:00-16:30
課程總結

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