高效會議管理與工作匯報

一、培訓(xùn)背景
? ? 隨著社會的發(fā)展，競爭越來越激烈，跨部門開會已經(jīng)成為取得成功的關(guān)鍵，越來越多的企業(yè)開始重視跨部門協(xié)作?？绮块T會議管理是企業(yè)成功發(fā)展的基礎(chǔ)，不僅可以提升企業(yè)整體競爭力，還可以提高企業(yè)效能，從而實現(xiàn)更大的利潤增長。
會議的主要目的就是充分整合參會人的智力資源以達(dá)成共識和解決問題，但由于開會技巧不佳或過于頻繁，不但無益于解決問題，反而使問題愈趨復(fù)雜。員工花太多時間在無效率的會議上，不僅浪費公司成本，也造成工作效率低下。如何能在會議中高效率且有效果地解決問題，主持人如何合理地設(shè)計會議流程并游刃有余的控制住場面，以及處理各種突發(fā)事件，如何做好會議管理，提升效率與產(chǎn)出，是每位管理者的必修課。

二、課程收益
1、掌握會議管理的八個要點，學(xué)會實時的控場和有效引導(dǎo)技巧；?
2、掌握會前準(zhǔn)備、會中服務(wù)及會后執(zhí)行的內(nèi)容，大幅提升會議效率；
3、團隊行動學(xué)習(xí)，進行研討競賽、形成公司會議管理基本法，落地實施，共創(chuàng)佳績；
4、專業(yè)系統(tǒng)學(xué)習(xí)匯報工作的實戰(zhàn)技巧。

三、課程時長：1天，6小時/天

四、授課形式
本課程運用角色演練、案例研討、問題分析、團隊學(xué)習(xí)等方式，讓受眾在學(xué)習(xí)方法論的同時，能夠與日常管理實踐緊密結(jié)合，解決工作中的問題。
本課程通過場景設(shè)計與管理工具相結(jié)合的方式，使受眾進行場景化學(xué)習(xí)，在實際工作現(xiàn)場下可以快速運用工具，可復(fù)制管理。

五、受眾人群：企業(yè)管理者、核心骨干、支持部門、中后臺部門等

課程大綱
第一講：高效會議管理
一、會議管理的認(rèn)知
1．會議管理三個原則
1)明確召開會議的目的和預(yù)期目標(biāo)
2)開短會，不超時
3)會議記錄整理成一張紙
2．高效會議的八大特征
1)只有必要時才召開
2)事先已籌劃好
3)擬定和分發(fā)了議程
4)主持人經(jīng)驗豐富
5)一切按部就班
6)有經(jīng)驗的人出席
7)做出了結(jié)論和總結(jié)
8)記錄清楚并明確后續(xù)跟進
二、會議實施前準(zhǔn)備事項
1．會議準(zhǔn)備1-籌劃會議
1)確認(rèn)會議目的和議題
2)以自身的經(jīng)驗知識就議題進行協(xié)商
3)就問題進行分析
4)尋求問題的解決對策和可行方案
5)思考與主持者和其他發(fā)言者的互動
6)準(zhǔn)備好相關(guān)資料
分組研討：一次企業(yè)組織的失敗會議，原因是什么？
2．會議準(zhǔn)備2-明確會議目的和目標(biāo)
1)信息傳達(dá)型
2)問題解決型
3)訂立計劃型
4)利益調(diào)整型
3．會議準(zhǔn)備3-對會議事先進行公告
1)會議名稱、目的、目標(biāo)
2)日期、時間
3)場所（地址、示意圖）
4)主持人
5)參會者名單
6)會議資料
7)其他（準(zhǔn)備資料等）
4．會議準(zhǔn)備4-選擇有經(jīng)驗的主持人
1)主持人要按會議的議程進行
2)主持人做好會議時間控制
3)主持人要引導(dǎo)參會者發(fā)言
5．會議準(zhǔn)備5-選定參加者
1)有決定權(quán)的人
2)強烈疑問的人參加
3)有關(guān)專家
4)正確表達(dá)自己意見的人
5)其他部門關(guān)聯(lián)人員
6．會議準(zhǔn)備6-事先分發(fā)會議資料
1)就應(yīng)當(dāng)事先傳達(dá)議題并盡可能提前分發(fā)討論資料
2)讓與會者事先做好充分的準(zhǔn)備和了解
7．會議準(zhǔn)備7-分配時間
1)會議主持人要在會議開始之前明確清楚會議議程
2)每一項討論必須控制時間，不能泛泛而談，海闊天空
8．會議準(zhǔn)備8-準(zhǔn)備會場
1)會議場所是能夠提高會議效率的重要因素之一
2)會議準(zhǔn)備人員需提前30分鐘到場準(zhǔn)備，需將會議室門提前打開，準(zhǔn)備好投影儀、電腦、音響等
三、會議實施方法
1．推動會議的召開
1)開始
2)擴展
3)達(dá)成共識
2．概括重要內(nèi)容
1)會議概括
2)會議記錄
3．寫成會議記錄
1)進行整理
2)明確內(nèi)容
3)形成決議
4．會議后跟進
1)整理會場
2)下達(dá)會議紀(jì)要
3)實行決定事項
四、開好會議的13個錦囊
1.準(zhǔn)備充分
2.議題明確
3.議程清晰
4.方案可視
5.指定主持人
6.精選參會人
7.節(jié)奏合理
8.達(dá)成目標(biāo)
9.促進對話
10.做好記錄
11.推進行動
12.高效追蹤?
13.閉環(huán)公示

第二講：溝通匯報技巧
?案例分析：7個人表達(dá)的意思其中隱藏的含義？
1.有效溝通的CARE原則
（1）人不同溝通不同
（2）態(tài)度和意識
（3）相互尊重
（4）換位思考
2.與上司溝通的6大障礙
（1）只談問題、不談辦法
（2）迎捧上司
（3）自命清高
（4）關(guān)注點不對稱
（5）信息不對稱
（6）歸罪于外
3.接受指令的問題與解決方法
（1）傾聽
（2）確認(rèn)時間
（3）及時澄清不明白之處
（4）接受，表示執(zhí)行
（5）不要討論
?案例分享：接受一次工作指令，職場小白和溝通老手的對比
?分組研討：總監(jiān)與下屬經(jīng)理的一次工作溝通，究竟是誰的錯？
4.匯報工作的方法
（1）客觀評價
（2）匯報內(nèi)容與計劃相對應(yīng)
（3）不要單向匯報
（4）關(guān)注上司的期望
（5）及時反饋
?視頻學(xué)習(xí)：如何有效向上司匯報工作？

5.匯報的FAA框架
（1）想要聽到的絕不僅僅只是（Fact）
（2）更重要的是你對情況的判斷（Analysis）
（3）后續(xù)要采取什么行動（Action）?
3．請示工作的方法
（1）不只問問題，不準(zhǔn)備答案
（2）不出單選題，多出多選題
（3）說出答案，明確為什么
（4）羅列優(yōu)缺點，讓領(lǐng)導(dǎo)決策
?情景演練：你和領(lǐng)導(dǎo)在電梯1層相見，電梯要在20層停，請在1.5分鐘內(nèi)給領(lǐng)導(dǎo)做一個工作匯報

第三講：行動學(xué)習(xí)研討
1.分組研討【會議管理】主題與【匯報】主題
2.流程
1)各小組確認(rèn)主題
2)研討目標(biāo)
3)分析現(xiàn)狀
4)提出解決辦法
5)每組解決辦法不少于5條
3.成果展示（評選優(yōu)勝小組）（20分鐘）
4.拍照成果墻

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