《高效會(huì)議管理技巧》

《高效會(huì)議管理技巧》課程大綱
【課程目標(biāo)】：
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a、“會(huì)議”有兩個(gè)字“會(huì)”＋“議”；所謂會(huì)者：當(dāng)然是大家“會(huì)聚成團(tuán)”，而所謂“議”者，
當(dāng)是“討論、商議”之意了！在現(xiàn)代的企業(yè)中，我們的會(huì)議卻往往成為了“大會(huì)”，所謂“
大會(huì)”者，就不知道該如何做注解了？
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b、不知道我們是否注意，我們的會(huì)議，主席臺(tái)越來越大，發(fā)言人的位置越來越偏，
現(xiàn)在發(fā)言者的位置不僅僅到了主席臺(tái)的兩側(cè)，而且發(fā)展成為在主席臺(tái)的臺(tái)階之下了
！會(huì)議的“焦點(diǎn)”似乎應(yīng)該在所“議”之事上，發(fā)言人應(yīng)該是會(huì)議的主導(dǎo)力量，可惜……


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c、不知道從什么時(shí)間開始，我們的會(huì)議有與會(huì)者有了“全體記錄”的習(xí)慣了，對(duì)于一
些“傳達(dá)大會(huì)”倒是不稀奇，對(duì)于那些“議事之會(huì)”這種現(xiàn)象就有些奇怪了。我們的與
會(huì)人員手中掌握的應(yīng)該是早已成文的“自家之言”；何以“議”后卻滿紙都是“他家的一
家之言”？
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【課程大綱】：
第一章：中國(guó)會(huì)議管理之現(xiàn)狀及繆誤
?第一節(jié)：如果大部分的中國(guó)人到最后只剩下會(huì)做一個(gè)工作的話，那么一定是會(huì)“開會(huì)”，
這是十多年前，一位國(guó)外的企業(yè)家對(duì)中國(guó)企業(yè)管理者“會(huì)議泛濫”的無奈批評(píng)。但是，細(xì)
想之下，中國(guó)的會(huì)議數(shù)量倒是不少，但如果僅僅憑借數(shù)量多就可以稱之為“懂開會(huì)”卻是
有些“言過其實(shí)”了。
????????????? ?“會(huì)”有“大會(huì)”和“會(huì)議”以及“議會(huì)”之分；
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會(huì)議的主要目的是為了“議”，否則就不是會(huì)議了，而是“培訓(xùn)”或者“通報(bào)”或者
???????????????? “動(dòng)員大會(huì)”了；
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??會(huì)議的本意是“集眾家之長(zhǎng)”而后形成統(tǒng)一意見，而不是先形成一個(gè)意見而后在“會(huì)
???????????????? 議”上取得“統(tǒng)一”！
???????????? ……
第二節(jié)：這些，在座諸公應(yīng)該是有深刻體會(huì)的，這些幾乎成為了會(huì)議的“基礎(chǔ)品質(zhì)”。究
竟是什么造就了? “會(huì)議”的這些品質(zhì)？
??????? ??紀(jì)律渙散
??????? ??士氣低落
??????? ??離題萬里
??????? ??漠不關(guān)心
??????? ??節(jié)奏拖拉
??????? ??時(shí)間冗長(zhǎng)?
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第二章：有效的利用會(huì)議
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會(huì)議是一個(gè)集合的載體。通過會(huì)議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而
產(chǎn)生“金點(diǎn)子”。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開會(huì)期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。
???? 所以我們需要確定的第一問題是“你需要開會(huì)嗎？”
?????? ?你需要開會(huì)嗎？
??????????? ——會(huì)議是需要成本的，動(dòng)不動(dòng)就開會(huì)是一個(gè)不好的習(xí)慣。
?????? ?明確我們開會(huì)的基本目的是什么？
?????????? ?——“會(huì)議”或者“大會(huì)”或者“議會(huì)”或者“會(huì)會(huì)”而已？
?????? ?根據(jù)我們的目的確定會(huì)議的類型。
??????? ?會(huì)議的基本類型和目的
??????? ?非正式會(huì)議
??????????? ——非正式會(huì)議名為“非正式”，但是卻能起到“正式”不能發(fā)揮之功效。
?????? 正式會(huì)議
??????? 會(huì)議的目的應(yīng)該提前公告
??????? 防止會(huì)議離題萬里。
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第二章：會(huì)議準(zhǔn)備
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會(huì)議準(zhǔn)備幾乎是會(huì)議是否成功的最決定性的因素，我們?cè)S多的企業(yè)會(huì)采用“緊急通知”或
者“臨時(shí)通知”的形式來召集與會(huì)人員，這種做法，往往會(huì)使得大多數(shù)與會(huì)人員“丈二和尚
摸不著頭腦”。
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“民可使由之，不可使知之”對(duì)于會(huì)議管理是絕對(duì)行不通的。會(huì)議的效率會(huì)因此大打折扣
。
?? 會(huì)議準(zhǔn)備
??????? ?確定會(huì)議的議題
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——“議題”是“會(huì)議”的靈魂，參加會(huì)議的是人，但會(huì)議的核心卻絕對(duì)不是人，會(huì)議的議題

???????????????? 比會(huì)議的形式重要。
??????? ?確定與會(huì)人員
???????????
?——人員確定以“議事”為目的，不是級(jí)別越高越好，不是人越多越好，更不是
??????? ?邀請(qǐng)與會(huì)者
??????? ?準(zhǔn)備議程
??????? ?確定地點(diǎn)
??????? ?安排座位
?????????????——中國(guó)是一個(gè)論資排輩的民族，我們尊重傳統(tǒng)，但是不要弱化甚至降低發(fā)
言者在會(huì)議中的
???????????????? 重要地位。
??????? ?準(zhǔn)備會(huì)議用品
?
第三章 出席會(huì)議
????會(huì)議的過程，應(yīng)該是一個(gè)熱烈討論和思想碰撞的過程，我們由“會(huì)上不講，會(huì)后亂講
”的不好習(xí)慣。這是民族特性所使然，也是會(huì)議組織者的問題。會(huì)上可以亂講，但是會(huì)后
就一定只有一個(gè)聲音，一個(gè)思想才是成功的會(huì)議。
??????? 會(huì)議的安排和流程應(yīng)該是以與會(huì)者能夠積極參與基本前提
???????????——“我今天要講的由十個(gè)問題，每個(gè)問題分為五個(gè)部分，每個(gè)部分有八個(gè)方
面，每個(gè)方面有
???????????????
七個(gè)小點(diǎn)…….”這種長(zhǎng)期霸占會(huì)議時(shí)間的“會(huì)霸”不能在會(huì)議上出現(xiàn)，只能在“學(xué)習(xí)
??????????????? 會(huì)”上使用。
???????? ?外表與講話
??????? ?傾聽發(fā)言
??????????
?——傾聽的目的是為了自己的發(fā)言，傾聽的目的是為了了解對(duì)方于我得觀點(diǎn)的異同，這樣
說著
???????????????
才會(huì)“暢所欲言”，聽者才會(huì)“細(xì)心聆聽”。否則就只有“事不關(guān)己、高高掛起”的
?????????????? ?了。 ??
??????? ?處理問題
??????? ?做備忘錄
??????? ?其他與會(huì)技巧——提高效率是我們的基本目的
?
第四章? 會(huì)議規(guī)范
第一節(jié)會(huì)議規(guī)范包含3個(gè)部分：會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范、固定的會(huì)議流程規(guī)范以及會(huì)議紀(jì)律
??????????
?? ???? ?會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范
??????????? ——會(huì)議的時(shí)間是大家的，是與會(huì)者全體的，誰都不引該浪費(fèi)會(huì)議時(shí)間。
??????? ?固定的會(huì)議流程規(guī)范
???????????
——固定的會(huì)議流程規(guī)范主要包括一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)，一個(gè)中心是指整個(gè)會(huì)議的議程
；兩
???????????????
個(gè)基本點(diǎn)是指會(huì)議的一頭一尾，即會(huì)議開始前的準(zhǔn)備和會(huì)議結(jié)束后的跟蹤，這兩個(gè)基本
點(diǎn)
??????????????? 是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會(huì)議成敗的關(guān)鍵。
???????? 會(huì)議紀(jì)律
??????????? ——會(huì)議規(guī)范是指大家達(dá)成共識(shí)的會(huì)議守則
第二節(jié) 會(huì)議決議
???????? 沒有決議的會(huì)議只有兩種情況：
??????????? a、? 不是“會(huì)議”
??????????? b、? 失敗“會(huì)議”
????????
“會(huì)而不議”或“議而不決”或“決而不行”或“行而不果”或“果而不驗(yàn)”或“驗(yàn)而不糾”或
?????????? “糾而不改”都是不對(duì)的
?
第五章 主持會(huì)議
會(huì)議的主持是一個(gè)關(guān)鍵的崗位，這個(gè)崗位能夠?yàn)闀?huì)議的成功起到極大的促進(jìn)作用。
主持會(huì)議者應(yīng)當(dāng)具備的品質(zhì)
?????? ??了解職責(zé)
??????? ??研究出席者
?????? ??掌握會(huì)議節(jié)奏
?????? ??控制會(huì)議
?????? ??維持秩序
?????? ??結(jié)束會(huì)議
?????? ? 運(yùn)用正規(guī)程序
?????? ? 解決正式會(huì)議上的問題

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