《行政文秘綜合技能提升訓(xùn)練》

行政文秘綜合技能提升訓(xùn)練

課程背景：
今天，中國(guó)發(fā)展宏觀環(huán)境進(jìn)入經(jīng)濟(jì)新常態(tài)，邁入四個(gè)疊加時(shí)期，統(tǒng)籌四個(gè)布局，實(shí)施四
大戰(zhàn)略決策，這些新常態(tài)影響乃至決定者企業(yè)組織的行為，而被譽(yù)為“二號(hào)首長(zhǎng)”的高級(jí)
行政文秘注定在新經(jīng)濟(jì)常態(tài)下，組織行為和角色正在發(fā)生和將要發(fā)生的重大變化。越來(lái)
越多的企業(yè)老總越深刻認(rèn)識(shí)到行政文秘在組織的工作中往往在溝通中傳遞影響，溝通中
傳遞效能。新常態(tài)對(duì)辦公室人員的素質(zhì)要求越來(lái)越高。面對(duì)事無(wú)巨細(xì)、紛繁復(fù)雜的辦公
室工作，有的人整天忙得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)，卻無(wú)法體現(xiàn)工作成果，更無(wú)法實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值。如何提
升行政文秘工作規(guī)范和技巧，讓其具備良好素質(zhì)和職業(yè)修養(yǎng)，是我們不容忽視的問(wèn)題。
本課程結(jié)合多年從業(yè)經(jīng)驗(yàn)，旨在通過(guò)系統(tǒng)實(shí)用的訓(xùn)練，解決行政文秘人員的工作困惑，
提升形象價(jià)值及其綜合技能。

課程收益：
提升五大核心力：
形象力：職業(yè)化的著裝禮儀，鑄就職場(chǎng)戰(zhàn)斗力；
寫(xiě)作力：文書(shū)表達(dá)清晰有力，檔案管理井然有序；
溝通力：內(nèi)外溝通八面玲瓏，待人接物面面俱到；
推行力：日常服務(wù)高效給力，事務(wù)統(tǒng)籌保障到位；
文化力:文而化之，內(nèi)化于心，外化于行。
通過(guò)五力達(dá)到掌握辦公室工作規(guī)范與技巧，提升工作效率。

課程時(shí)間：2天，6小時(shí)/天
授課對(duì)象：董事會(huì)秘書(shū)、助理；總經(jīng)理助理；部門(mén)經(jīng)理秘書(shū)、助理和行政管理者。
授課方式：互動(dòng)教學(xué)，小組研討、角色扮演、現(xiàn)場(chǎng)模擬。

課程大綱
導(dǎo)論：行政文秘角色認(rèn)知
一、文秘助理的工作特點(diǎn)
二、文秘助理的必備素質(zhì)
三、文秘助理的必備技能。

第一講：自我形象力——職場(chǎng)禮儀概述
一、職場(chǎng)禮儀的定義
案例分析：職業(yè)形象vs專(zhuān)業(yè)技能.
二、職場(chǎng)禮儀的作用
1、 針對(duì)個(gè)人：
提高自身素質(zhì)
改善人際關(guān)系
2、針對(duì)企業(yè)
塑造企業(yè)形象
提高客戶(hù)滿(mǎn)意度
提升企業(yè)效益
三、職場(chǎng)禮儀的基本原則
案例分析：為什么好心提醒卻沒(méi)有好報(bào)？

第二講：職場(chǎng)化行為——職場(chǎng)禮儀規(guī)范
一、著裝禮儀
1、服裝選擇的學(xué)問(wèn)
2、鞋襪選擇的學(xué)問(wèn)
3、首飾佩戴的學(xué)問(wèn)
案例分析：穿衣學(xué)問(wèn)
你的形象價(jià)值百萬(wàn)
自我職業(yè)形象塑造
二、談話(huà)禮儀
1、談話(huà)形式
柔聲細(xì)語(yǔ)
注重互動(dòng)（尊重對(duì)方、避免歧義）
2、禮貌用語(yǔ)
萬(wàn)能用語(yǔ)
小練習(xí)：怎樣致謝和致謙？
案例分析：談話(huà)的不準(zhǔn)和不談
三、電話(huà)禮儀
1、打電話(huà)的原則
2、接電話(huà)的原則
四、名片禮儀
1、名片的索取禮儀
2、名片的遞送禮儀
案例分析：名片禮儀中的原則
五、座次禮儀
小練習(xí)：怎樣安排座位？
六、餐桌禮儀
案例分析：酒桌上的潛規(guī)則


第三講：行政文秘實(shí)務(wù)技能之妙筆生花寫(xiě)作力
公文寫(xiě)作概要
公文概述
人類(lèi)外界交流五種方式
公文的分類(lèi)及應(yīng)用領(lǐng)域。
1)公文寫(xiě)作的基本類(lèi)型
2)公文的材料——支撐公文大廈的梁
3)公文的格式和標(biāo)準(zhǔn)——符合標(biāo)準(zhǔn)與審美
4)公文的領(lǐng)域分類(lèi)——綜合運(yùn)用，因地制宜
思路決定言路，思想決定文風(fēng)——公文職場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。
案例分析：諸葛亮的出師表！
二、公文寫(xiě)作的過(guò)五關(guān)斬六將
1、有的放矢——定位
1)公文的“三定”：定對(duì)象、定問(wèn)題、定范圍.
2)定位技巧
具體期望
具體利益
具體行動(dòng)
〔案例分析〕
杜拉拉為什么會(huì)挨批？
蘋(píng)果事件中的聲明和致謙信
馬航事件中的聲明
東方之星的即時(shí)報(bào)道
3）標(biāo)題說(shuō)話(huà)
明：指向明確
簡(jiǎn)：用詞簡(jiǎn)練
并：語(yǔ)義并列
新：標(biāo)題新穎
〔案例分析〕湖北恩施的廣告
4）刪繁就簡(jiǎn)
繁就簡(jiǎn)（刪除、合并、縮減之和田十二法）
言有物（5W2H分析法、豐田五問(wèn)法）
〔工具分享〕刪繁就簡(jiǎn)三步法
言之有物五問(wèn)法
2、庖丁解?！謱雨P(guān)
1）分類(lèi)
2）有序（清晰步驟、突出重點(diǎn)、剝離細(xì)節(jié)）
（數(shù)字序號(hào)、關(guān)鍵動(dòng)詞、介紹話(huà)語(yǔ)、并行結(jié)構(gòu)、表達(dá)順序）
〔案例分析〕中央軍委關(guān)于渡江作戰(zhàn)計(jì)劃等問(wèn)題的指示
〔工具分享〕文書(shū)分類(lèi)檢查表
3）結(jié)構(gòu)
結(jié)構(gòu)完整，形式優(yōu)美
案例分析：曹植《銅雀臺(tái)賦》
3、 登高望遠(yuǎn)——提升關(guān)
〔工具分享〕文章結(jié)構(gòu)類(lèi)型
1）差異化
2）科學(xué)化
3）流程化
4）簡(jiǎn)單化
5）圖表說(shuō)話(huà)
選圖準(zhǔn)（不同需求不同圖）
要素全
內(nèi)容精
標(biāo)識(shí)明
（字不如表，表不如圖）
4、干凈利索——文字關(guān)
1）確實(shí)重要：準(zhǔn)確、平實(shí)、莊重、簡(jiǎn)要
專(zhuān)用語(yǔ)、成語(yǔ)，13457規(guī)律
2）言辭達(dá)意，明白如話(huà)
〔案例分析〕同一報(bào)告的不同形式。
5、移花接木——形式關(guān)
1）字體
2）段落
3）設(shè)置
4）預(yù)覽
〔案例分析〕文書(shū)不同視覺(jué)效果的比較
〔工具分享〕文書(shū)視覺(jué)檢查表
法定文書(shū)格式檢查口訣
6、遵守規(guī)則——標(biāo)準(zhǔn)關(guān)
戴著鐐銬跳舞，人生一樣精彩！
三、常用公文實(shí)操演練
1、通知
忌套話(huà)，要細(xì)化。
〔案例分析〕從《十一期間加班的緊急通知》說(shuō)起
2、規(guī)章制度
忌五不，要全面。
1）人員職責(zé)不明確
2）執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不量化
3）前后內(nèi)容不配套
4）執(zhí)行表單不到位
5）附則條款不明細(xì)
〔案例分析〕五“不”問(wèn)題。
3、計(jì)劃總結(jié)
1）工作計(jì)劃
工作計(jì)劃五要素
工作計(jì)劃評(píng)價(jià)五法 《smart原則》
〔實(shí)操演練〕找找工作計(jì)劃問(wèn)題點(diǎn)
2）總結(jié)報(bào)告
總結(jié)報(bào)告四大傷（虛假、邀功、避錯(cuò)、形式）
總結(jié)報(bào)告的三度《高、深、廣》一據(jù)（實(shí)事求是）
總結(jié)報(bào)告的結(jié)構(gòu)
總結(jié)報(bào)告評(píng)價(jià)五法
（寫(xiě)出措施、寫(xiě)出效果、寫(xiě)出特點(diǎn)、寫(xiě)出不足、寫(xiě)出方向）
〔實(shí)操演練〕唐三藏的萬(wàn)能總結(jié)模版

第四講 行政文秘的實(shí)務(wù)技能之上傳下達(dá)溝通力
案例：透過(guò)現(xiàn)象看本質(zhì)-管理真諦是溝通。
一、溝通中傳遞文化，行為中綻放未來(lái)。
1、溝通的重要性；
2、溝通基本概念；
3、溝通的程序和障礙；
1）溝通流程
（模擬游戲）
2）溝通障礙問(wèn)題：
二、 行政文秘溝通與行為文化傳遞；
1、對(duì)下級(jí)正式溝通，傳遞責(zé)任、文化：及時(shí)、準(zhǔn)確、一步到位；
案例：猴子管理法 /三個(gè)秘書(shū)的傳達(dá)藝術(shù)
2、對(duì)上級(jí)；
匯報(bào)的重要性與方法，
案例分享：文秘工作匯報(bào)流程
3、橫向之間；
4、非正式溝通；善于用好非正式溝通氛圍。
造勢(shì)、造夢(mèng)、造未來(lái)
案例：“阿里巴巴”的夢(mèng)想。
三、行政文秘的內(nèi)部客戶(hù)-上司服務(wù)
1、有效安排日程
案例分析：一位總經(jīng)理的日程安排
2、合理安排約見(jiàn)
3、技巧進(jìn)行擋駕
4、及時(shí)督促活動(dòng)
案例分析：與上司工作的三個(gè)層次
5、電話(huà)管理
6、印信保管
四、會(huì)務(wù)管理
1、會(huì)前準(zhǔn)備工作
2、會(huì)間組織服務(wù)
3、會(huì)后事項(xiàng)處理
案例分析：九段秘書(shū)的會(huì)議安排
五、行政文秘溝通技巧提升
文秘助理應(yīng)該怎樣說(shuō)話(huà)？
1、思路清晰
2、風(fēng)格明快
3、語(yǔ)氣肯定
4、語(yǔ)調(diào)自然
5、學(xué)會(huì)傾聽(tīng)
案例分析：述事有方的技巧

第五講 行政文秘的事務(wù)技能之績(jī)效落地推行力？
一、行政文秘組織力，即：優(yōu)化資源的組織力
1、組織的三個(gè)發(fā)力點(diǎn)；
2、營(yíng)造環(huán)境，優(yōu)化組織性能；
3、善用流程，規(guī)范組織運(yùn)行；
4、正視矛盾，解決組織沖突；
5、解決沖突的六項(xiàng)策略；
6、情感融通，融洽人際關(guān)系；
二、行政文秘的解碼力塑造（如何選擇有解碼能力的人）；
發(fā)現(xiàn)問(wèn)題-思考問(wèn)題-解決問(wèn)題。
三、行政文秘的監(jiān)督力塑造（如何檢查下屬執(zhí)行力）；
誰(shuí)是總指揮-是否監(jiān)督過(guò)程-是否檢討結(jié)果。
四、行政文秘令行禁止的推動(dòng)力塑造
1、績(jī)效是檢驗(yàn)推行效果的根本標(biāo)準(zhǔn)；
2、動(dòng)態(tài)式計(jì)劃，確保達(dá)成目標(biāo)；
3、復(fù)盤(pán)式總結(jié)，推動(dòng)持續(xù)改善；
4、承諾到位，執(zhí)行變成自行；
5、競(jìng)賽管理，讓團(tuán)隊(duì)進(jìn)入“巔峰狀態(tài)”；

第六講 行政文秘的實(shí)務(wù)技能之團(tuán)隊(duì)雙贏文化力。
案例：管人不如管環(huán)境。
一、文化傳遞三階段
固化于制
內(nèi)化于心
外化于行
二、行政文秘職業(yè)化素養(yǎng)塑造四個(gè)基礎(chǔ)；
職業(yè)化的心態(tài)；
職業(yè)化的形象；
職業(yè)化的行為；
職業(yè)化的技能。
三、行政文秘職業(yè)化素養(yǎng)塑造的三個(gè)緯度：
1、喜歡；
2、信任；
3、依賴(lài)。
四、行政文秘職業(yè)化的五個(gè)忠告

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