“好公文就是生產(chǎn)力”系列課程之：電子郵件寫作

課程背景：

寫作，對(duì)個(gè)人而言，既是優(yōu)化表達(dá)和溝通能力的神器，也是提升思維能力和辦事效率的法寶。公文，作為企業(yè)上下溝通、內(nèi)外聯(lián)絡(luò)的堅(jiān)實(shí)橋梁，不僅是開展日常工作、處理各類事務(wù)的基礎(chǔ)工具，更是推動(dòng)戰(zhàn)略落地、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)達(dá)成的重要力量。從這個(gè)角度來(lái)說(shuō)，“好公文就是生產(chǎn)力”。

然而，很多公文“寫手”面臨文字不嚴(yán)謹(jǐn)、表述不規(guī)范、重點(diǎn)不突出以及思路混亂等挑戰(zhàn)，難以準(zhǔn)確傳遞信息、獲取支持，影響了組織的正確決策和有效執(zhí)行，甚至可能引發(fā)誤解和沖突，成為企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)與穩(wěn)健發(fā)展的絆腳石。實(shí)際工作中，“寫手”們常常身兼數(shù)職，任務(wù)繁重，沒(méi)有太多的時(shí)間系統(tǒng)學(xué)習(xí)公文寫作知識(shí)和方法。

公文難寫，又不得不寫，難點(diǎn)和重點(diǎn)集于一體，如何破解？鑒于此，“好公文就是生產(chǎn)力”系列課程應(yīng)運(yùn)而生，旨在通過(guò)高效的方法論與落地的實(shí)戰(zhàn)演練，幫助學(xué)員以最短的時(shí)間、最快的速度、最簡(jiǎn)易的工具，掌握最實(shí)用的寫作技巧，并加以實(shí)際應(yīng)用，進(jìn)而提升企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率與管理效能，讓公文真正成為推動(dòng)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的強(qiáng)大生產(chǎn)力。

課程時(shí)間：1天，6小時(shí)/天

適用對(duì)象：適用于企事業(yè)單位（尤其是國(guó)央企）的行政文秘、中基層管理者、工作人員等。

課程方式：內(nèi)容講解、案例分析、實(shí)操演練、作業(yè)點(diǎn)評(píng)等

系列課程介紹：

這是一套精心設(shè)計(jì)、循序漸進(jìn)的系列課程，共包含七份完整的課綱，分別為：

1.總結(jié)經(jīng)驗(yàn)類材料，

2.匯報(bào)類材料，

3.請(qǐng)示、函，

4.紀(jì)要、通知，

5.領(lǐng)導(dǎo)講話稿、公文語(yǔ)言表達(dá)、公文專業(yè)知識(shí)（行文規(guī)則、公文格式、公文辦理等），

6.新聞信息類材料，

7.AI實(shí)用公文。

內(nèi)容既相互獨(dú)立又緊密相連，組織者既可以選擇整套課程進(jìn)行連貫的整體培訓(xùn)，以全面、系統(tǒng)地提升學(xué)員公文寫作能力；也可以根據(jù)需要單獨(dú)選擇某一套課綱的指定內(nèi)容學(xué)習(xí)，有針對(duì)性地提升學(xué)員某一方面的寫作技能。其中，第7份課綱《AI實(shí)用公文》，是在掌握前面課綱內(nèi)容基礎(chǔ)上的進(jìn)一步高效落地，需配套使用，方能發(fā)揮最佳效果。若學(xué)員群體大多從事非經(jīng)常性的文字工作，例如以管理人員為主，建議按照課程編排的順序逐步深入學(xué)習(xí)，以便取得更好的培訓(xùn)效果。

課程大綱

第一講：公文寫作常識(shí)

一、公文寫作的“根本大法”——《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》

1. 深入解讀2012版《條例》核心要點(diǎn)

2. 企業(yè)如何遵循《條例》提升公文質(zhì)量

二、公文文種常見(jiàn)問(wèn)題

1. 缺少文種

2. 錯(cuò)用文種

3. 臆造文種

案例：錯(cuò)用請(qǐng)示和報(bào)告，“煮熟的鴨子也飛了”

三、行文方向和行文關(guān)系

1.上行文：措辭恭敬，扼要明確

2.平行文：語(yǔ)氣溫和，平等交流

3.下行文：指令清晰，措施可行

四、行文規(guī)則

1. 統(tǒng)一行文

2. 逐級(jí)行文

3. 避免向個(gè)人行文

五、公文格式規(guī)范

1. 原則性和靈活性結(jié)合

1)原則性參考：國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)——《黨政機(jī)關(guān)公文格式》相關(guān)要求

2)靈活性運(yùn)用：行業(yè)或企業(yè)內(nèi)部要求

2. 國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)中的公文版面要求

1）頁(yè)邊與版心尺寸

2）字體和字號(hào)

3）行數(shù)和字?jǐn)?shù)

4）文字的顏色

第二講：寫作思維訓(xùn)練——金字塔原理

一、像建房子一樣寫作

1.結(jié)構(gòu)化思維

2.框架式寫作

二、寫作總體思路

1.定主題

2.搭框架

3.填素材

三、結(jié)論先行

1.方法：運(yùn)用“咖啡沖泡”法寫作標(biāo)題

2.工具：運(yùn)用“手機(jī)導(dǎo)航”法寫作導(dǎo)語(yǔ)

案例：XX市加強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)報(bào)告的可視化構(gòu)思呈現(xiàn)

四、以上統(tǒng)下

1.一致性——告別“文不對(duì)題”

案例：圖解XX公司項(xiàng)目管理工作總結(jié)的構(gòu)思

2. 層級(jí)性：自上而下搭框架

五、分門別類

1.工具：邏輯學(xué)的屬種關(guān)系

2.運(yùn)用：思維混沌的破解之法

情景模擬：XX總監(jiān)每月底的材料分類與整合

六、邏輯排序

1.原理：神奇的大腦思維鏈條

2.方法：聯(lián)想寫作法

3.延展：AIGC工作原理初探——一場(chǎng)文字接龍游戲

七、提綱示意圖

1.金字塔示意圖：直觀展示文章結(jié)構(gòu)層次

2.邏輯樹示意圖：詳細(xì)分解各塊邏輯關(guān)系

第三講：電子郵件寫作

一、應(yīng)用場(chǎng)景

1. 內(nèi)部

2. 外部

二、關(guān)于文種

1. 類似“函”

2. 類似報(bào)告或請(qǐng)示

三、郵箱的主體

1. 組織

2. 個(gè)人

四、主件的寫作形式

1. 重要行文

2. 日常行文

五、主題

1．突出要點(diǎn)

2．盡量簡(jiǎn)短

六、 抬頭

七、 正文

1. 公式：“背景+緣由+事項(xiàng)”。

2. 字體顏色

八、 結(jié)尾

1.祝愿語(yǔ)

2.聯(lián)系人和聯(lián)系方式。

九、其它

1. 署名

2. 日期

3. 附件

1）提示說(shuō)明

2）文件格式

3）文件大小

十、郵件的發(fā)送

1. 抄送和密送

2. 提醒查收

3. 注意保密

十一、郵件的回復(fù)和轉(zhuǎn)發(fā)

1. 回復(fù)郵件

2. 轉(zhuǎn)發(fā)郵件

第四講：總結(jié)報(bào)告類材料寫作

一、“1+3”結(jié)構(gòu)模型

1. 作用：公式化、模板化寫作的底層邏輯

2. 工具：回顧+經(jīng)驗(yàn)/問(wèn)題+打算/計(jì)劃

二、總結(jié)寫作的黃金公式

1. 效率之源：揭秘寫作速度與質(zhì)量雙提升的關(guān)鍵

2. 萬(wàn)能技巧：一把鑰匙解鎖各類總結(jié)難題

三、“做法”寫作的三大要訣

1. 典型引路

2. 以點(diǎn)帶面

3. 全面開花

方法：領(lǐng)導(dǎo)常說(shuō)“材料很虛”的破解之法

四、“成績(jī)”寫作的雙重視角

1. 量化分析

2. 定性評(píng)價(jià)

案例：XX企業(yè)XX項(xiàng)目改造升級(jí)

五、AI助力素材整理歸納

第五講：工作打算/對(duì)策

一、深入分析問(wèn)題

1. 5WHY分析法，連續(xù)追問(wèn)原因，找準(zhǔn)癥結(jié)

2. 層層剝筍法，逐步深入剖析，揭示本質(zhì)

二、緊扣對(duì)策寫作三大要求

1.針對(duì)性：直擊要害，不離主題

2.合理性：符合實(shí)際，權(quán)衡利弊

3.可操作性：具體明確，便于執(zhí)行

方法：5WHY分析法在總結(jié)類公文中的應(yīng)用

實(shí)操：XX產(chǎn)品泄露個(gè)人信息問(wèn)題的解決方案如何寫出針對(duì)性

三、靈活運(yùn)用兩種方法

1.經(jīng)驗(yàn)正推法：借鑒成功經(jīng)驗(yàn)，順向推導(dǎo)對(duì)策

2.問(wèn)題反推法：從問(wèn)題出發(fā)，逆向推導(dǎo)解決路徑

運(yùn)用：XX項(xiàng)目負(fù)責(zé)人業(yè)績(jī)下滑如何靠周報(bào)“扭轉(zhuǎn)乾坤”

第七講：函寫作

一、寫作通用框架：鋪墊 + 緣由 + 事項(xiàng)

1. 鋪墊：明確背景或現(xiàn)狀，即“是什么”

2. 緣由：闡述原因或動(dòng)機(jī)，即“為什么”

3. 事項(xiàng)：提出訴求或想法，即“怎么辦”

二、請(qǐng)批函/協(xié)商函/告知函撰寫技巧

1. 標(biāo)題擬定技巧

2. 開頭部分策略

1）拉近距離，建立共鳴

2）巧妙贊美，營(yíng)造好感

案例：組織骨干員工參觀考察的函

3.緣由寫作要點(diǎn)

1）合理性說(shuō)明

2）合規(guī)（法）性依據(jù)

案例：XX公司建立購(gòu)銷站征用土地的函

4.去函事項(xiàng)的寫作要領(lǐng)

1）表述需精確無(wú)誤

2）語(yǔ)氣宜保持和緩

案例：XX廠催還借款的函

3）雙方要互惠互利

案例：XX公司的告知函

三、追責(zé)函撰寫技巧

1. 對(duì)比法律文書特性

2. 寫作前的準(zhǔn)備

1）搜集關(guān)鍵證據(jù)

2）查閱必要資料

3）細(xì)致分析事實(shí)

3. 正文的寫作要點(diǎn)

1）陳述事實(shí)依據(jù)

2）明確提出要求

3）事先強(qiáng)調(diào)后果

4. 注意事項(xiàng)

1）語(yǔ)氣需冷靜客觀

2）內(nèi)容應(yīng)合法合規(guī)

3）留意時(shí)間與方式

四、邀請(qǐng)函撰寫技巧

1. 專用書信與公文的區(qū)別

2. 適用場(chǎng)合分析

3. 各部分詳細(xì)撰寫方法

1）標(biāo)題擬定

2）稱謂選擇

3）正文內(nèi)容

4）結(jié)語(yǔ)表達(dá)

5）落款格式

4. 主要特點(diǎn)

1）內(nèi)容上：考慮細(xì)致周到

2）形式上：注重精美制作

案例：XX集團(tuán)公司正式邀請(qǐng)函——邀請(qǐng)出席XX院共建單位揭牌儀式

五、復(fù)函撰寫技巧

1. 標(biāo)題擬定要點(diǎn)

2. 正文撰寫結(jié)構(gòu)

1）緣由說(shuō)明

2）回復(fù)事項(xiàng)

案例：關(guān)于同意調(diào)低產(chǎn)品出廠價(jià)格的復(fù)函

六、寫作方法及模板概覽

1. 請(qǐng)求批準(zhǔn)函

2. 協(xié)商工作函

3. 征求意見(jiàn)函

案例：XX公司征求XX設(shè)計(jì)方案意見(jiàn)的函

4. 答復(fù)意見(jiàn)函

案例：關(guān)于反饋XX公司章程修改草案意見(jiàn)的復(fù)函

5. 拜訪函

案例：XX集團(tuán)公司董事長(zhǎng)拜訪地方政府主要領(lǐng)導(dǎo)的函

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