《為虎添翼——資深行政助理》

為虎添翼——資深行政助理培訓
課程意義：
想成為上司的得力助手，卻不知如何才能做得優(yōu)秀？看著上司每日繁忙，想輔助他做更多的工作，卻不知如何下手？面對上司，卻不知自己在他心目中的價值是多少？輔助上司的工作，很多時候不知道如何去行使“權(quán)力”？遇到跨部門的溝通、協(xié)調(diào)問題，總是困難重重？整天忙得暈頭轉(zhuǎn)向，卻只有苦勞沒有功勞，如何讓行政管理工作更有效率？想快速提升行政管理能力，卻苦于沒有專項的培訓課程？為此，我們特別為存在上述行政管理工作困擾的人士量身定做了本次課程，通過兩天的集中訓練，全方位提升行政管理人員的認知水平和實操能力。
課程收益：
1.明確資深行政助理必須掌握的各項專業(yè)知識
2.了解不同風格的溝通方式，提升高效溝通技巧，提高關(guān)系協(xié)調(diào)能力
3.學會奠定非領(lǐng)導的“領(lǐng)導”地位
4.提升公文寫作方法與技巧
5.策劃和組織大型會議與活動
6.正確管理情緒與排解壓力
授課方式：啟發(fā)式互動教學、小組討論、案例分析、角色扮演、培訓游戲、模擬演練
課程時間：3天；6小時/天
授課對象：有工作經(jīng)驗的行政管理人員
課程大綱：
第一講：專業(yè)秘書/助理的角色認知
一、專業(yè)秘書/助理的定義與職業(yè)價值
1.行政人員的角色扮演：管家、助手、人際
2.企業(yè)需要什么樣的行政人員
二、認清秘書/助理的十四項職責
三、專業(yè)秘書/助理必備的技能與素質(zhì)
四、準確自我定位
1.初級：事務(wù)性文員
2.中級：事務(wù)性文員+協(xié)助管理
3.高級：獨立管理+事務(wù)處理
五、專業(yè)秘書/助理的工作法則
1.擺正位置
2.積極主動
3.細心準確
4.嚴守機密
5.誠懇有禮
第二講：如何提升文秘工作效率
一、高效率的文檔管理技巧
1.文檔管理的方法、原則及流程
2.高效名片管理——大大提升老板業(yè)務(wù)能力
3.如何運用信息科技進行客戶關(guān)系管理
4.高效助理秘書必備之文書管理技巧
5.如何成為全方位信息整合工作者
二、如何為上司與自己管理時間
1.80/20原理的應(yīng)用
2.優(yōu)先級的排定
3.避免秘書人員的時間管理陷阱
4.如何優(yōu)化上司的時間安排
第三講：辦公室綜合管理
一、辦公室管理制度的建立與推行
1.大型企業(yè)和中小型企業(yè)辦公室管理制度的區(qū)別
2.如何制定具體的管理制度：5大要素
案例：《固定資產(chǎn)管理制度》
二、辦公室環(huán)境管理
1.辦公環(huán)境要素：綠化、空氣、光線、安全、設(shè)備、聲音、色調(diào)
2.5S管理
互動：現(xiàn)場5S管理
3.辦公室布置原則：規(guī)范與美觀的平衡
案例：《這樣的辦公室，能做得更好些嗎？》
三、辦公文檔、辦公設(shè)施與日常用品的管理
1.不同文檔的具體管理方法：信件、文書、電子文檔、名片等
2.辦公設(shè)備和公共設(shè)施的日常管理
3.文具等辦公用品的采購和預算
4.固定資產(chǎn)管理
四、后勤崗位員工管理
難有亮點卻容易有紕漏的工作節(jié)點：前臺、車輛、食堂、保安、清潔、醫(yī)務(wù)、雜志
五、公共關(guān)系管理
1.如何與媒體共舞：自媒體、網(wǎng)絡(luò)媒體下的新變化
2.如何與政府溝通：八項規(guī)定和六項禁令后
3.面對突發(fā)公關(guān)事件的軟處理與硬處理
第四講：專業(yè)秘書/助理人際溝通技巧
一、DISC溝通風格及其優(yōu)勢和局限
診斷測試：我是哪種溝通風格？
1.DISC之D型：駕馭型/老虎型
2.DISC之I型：表達型/孔雀型
3.DISC之S型：親和型/考拉型
4.DISC之C型：分析型/貓頭鷹型
案例：《在期限內(nèi)發(fā)送重要文件》
小組討論：如何與不同風格的人溝通
5.分析及總結(jié)四種風格溝通策略
二、如何與上司溝通
1.只有懂領(lǐng)導才能幫領(lǐng)導
案例：《部長的杯子》，《郭總的工作計劃》，《氣頭上的郵件》
2.如何取得上司的信任
1）保持主動和良好的溝通
案例：《視覺型、聽覺型、感覺型的領(lǐng)導》
2）對主管的地位和能力表示敬意
情景演練：請假
3.如何領(lǐng)會上司的意圖
4.如何提建設(shè)性意見：站在領(lǐng)導的位置想問題
情景練習：新的北方大區(qū)總經(jīng)理，誰該去德國？
5.多領(lǐng)導溝通技巧
三、如何與同事溝通
1.發(fā)展“人際聯(lián)盟”
案例：《新寧的推薦信》，《欠我的人越多，幫我的人越多》
2.避免政治性錯誤
案例：《姚明的退役演講》
3.實力是最堅固的權(quán)力基礎(chǔ)
1）忠誠比能力更重要
2）累積專業(yè)實力，創(chuàng)造自身價值
案例：《沒有上下級關(guān)系，如何讓各部門配合》
情景演練：跨部門溝通之質(zhì)檢部與研發(fā)部
四、如何與下屬溝通
1.BEST STEP反饋法
2.正面反饋：贊美法
3.負面反饋：建設(shè)性批評
案例：《遙控開車》，《杰克韋爾奇的紙條》
五、如何與客戶溝通
1.記住客戶的名字
2.關(guān)鍵時刻的關(guān)心
3.站在客戶的角度
情景正反演練：我需要那個配件
第五講：企業(yè)實用公文寫作
一、公文寫作概述
1.公文的類別和行文關(guān)系
2.公文寫作四大原則
3.公文寫作六大步驟
1）制定行動目標：主動目標與被動目標
2）決定正式程度：公文正式程度由什么來體現(xiàn)？
3）設(shè)定總體風格：公文的游說矩陣
4）選擇層次結(jié)構(gòu)：連貫式、并列式、分析問題式等
5）列出大綱：提綱法和輻射法
6）撰寫初稿
4.公文寫作的規(guī)范：格式、時間、空間、職務(wù)、數(shù)字、層次及計量單位等
案例：《常見錯誤解析》
二、企業(yè)常用公文的寫作
8類不同公文的性質(zhì)和作用
1.通知：國務(wù)院通知
2.請示與報告：
1） 相同之處
2） 不同之處
3.批復：具體的答復意見
4.函：
1） 邀請函
2） 感謝函
3） 復函等
5.會議紀要：
1） 摘要記錄
2） 詳細記錄
6.工作總結(jié)：《外商協(xié)會工作總結(jié)》的巧妙之處
7.工作計劃：
1） 目標
2） 措施
3） 步驟
8.演講稿：開頭、主體和結(jié)尾
三、簡潔有效地使用電子郵件
1.書寫原則：KISS
2.書寫技巧：發(fā)送對象、標題、內(nèi)容、簽名欄
3.電子郵件溝通禮儀
四、制作專業(yè)的工作簡報(PPT)
1.明確目標、分析聽眾
2.設(shè)定邏輯：金字塔寫作原則
3.如何選用文字、圖表和動畫讓PPT更精彩
4.演示PPT：開場白和結(jié)束語
5.巧妙幫助上司熟悉PPT
第六講：有效的會議/活動管理
一、導致會議低效的原因
1.長期以來我們都是怎么開會的？
案例：“開會比較煩”的小王
2.企業(yè)會議常見的問題：參而不議，議而不決，決而不行，行而無果
3.原因如下：認識不到，重視不夠，準備不足，組織不好，技巧不佳，落實不力
二、高效會議前的準備工作
1.是否需要開會？
1）不需要開的“五種會”
2）必須要開的“五種會”
案例：生產(chǎn)車間著火了要開什么會？
2.準備工作的重要性
1）會議準備的5W1H
2）會議準備內(nèi)容核對單
3）會場布置的準備
4）主持人的4個準備工作
三、成功會議中的五大策略
1.如何做開場白
情景模擬：主持人的開場白
2.如何分配發(fā)言時間
3.如何掌握議事進度
4.如何達成會議決策
1）彼德·德魯克決策法
2）4種群體決策：權(quán)威、少數(shù)服從多數(shù)、共識、無異議
3）4種團隊決策法
案例分析：《工藝重組的討論會》
5.如何圓滿結(jié)束會議
四、如何成為優(yōu)秀的會議主持人
1.把控好會議的三個階段
1）開始階段——熱身
2）進行階段——熱炒
3）收尾階段——熱心
2.如何應(yīng)對會議中發(fā)生的意外
3.如何對付與會群體中的“刺兒頭”
情景模擬：《公司活動籌備會議》
五、會議記錄與會后跟進
1.會議記錄者的功能和勝任條件
2.對會議記錄的建議
3.如何進行會后跟進
4.自我評定
5.如何提高下次會議質(zhì)量
六、項目性活動的管理
1.項目管理內(nèi)容
2.大型活動的關(guān)鍵節(jié)點控制
3.常規(guī)活動如何推陳出新
討論：那些年我們組織過的活動
第七講：情緒與壓力管理
一、情商是什么？
二、工作情商的18項能力
心理測試：你的情商高不高？
三、如何提高自我情緒覺察力
1.辨識情緒：情緒來自于想法
案例分析：《開會遲到了》
2.情商高手的溝通黃金法則：先處理心情，再處理事情
討論：你遇到過的情商高手
四、如何處理工作上的負面情緒
1.憤怒管理的秘訣
情景練習：SCC法則
2.如何管理壓力
心理測試：你的壓力指數(shù)
情景練習：大腦SPA
五、遇到挫折，如何自我激勵
1.如何建立樂觀思維
情景練習：樂觀三部曲
2.心情愉快的行政人員帶來高效團隊業(yè)績
最后：結(jié)束語
一、分享與回顧
二、行動計劃

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