《專業(yè)行政人員工作技能及公文寫作》大綱(含檔案管理）（2天）

專業(yè)行政人員工作技能及公文寫作

課程描述
數(shù)百年來，各行各業(yè)都有行政工作，它是一項常青的、不可或缺的職業(yè)，也是當(dāng)今很
多年輕人向往的職業(yè)。行政工作是企業(yè)的推動器，接待、策劃會議、溝通、談判、公文
寫作、函電、形象設(shè)計、公關(guān)關(guān)系都離不開行政的工作。高水平的行政工作是保證領(lǐng)導(dǎo)
和組織工作效率的重要條件，行政人員也是企業(yè)的窗口，其形象更是代表著單位的整體
形象。但做一個專業(yè)的、出色的行政工作者卻不是一件容易的事，需要通過職業(yè)化的訓(xùn)
練和實際工作的歷練才能完成。本課程專門針對目前職場行政工作面設(shè)計，通過兩天系
統(tǒng)化的梳理和強化，相信會給您最專業(yè)的職業(yè)指導(dǎo)。
學(xué)員獲益
1.了解行政人員的職責(zé)與角色，工作范圍與未來展望。
2.學(xué)習(xí)提升工作效率的技巧，包含檔案管理、時間管理、會議管理，以及上司的行程
管理。
3.學(xué)習(xí)職場中的人際關(guān)系處理與溝通協(xié)調(diào)技巧，成為上司的得力助手。
4.學(xué)習(xí)行政的禮儀與應(yīng)對技巧，塑造專業(yè)的形象。
5.學(xué)習(xí)公文寫作技巧，提升專業(yè)度。
授課方式：啟發(fā)式互動教學(xué)、小組討論、案例分析、角色扮演、培訓(xùn)游戲、模擬演練
課程時間：2天（12小時）
授課對象：行政管理工作者


課程大綱
一、行政人員的角色認(rèn)知
1. 行政人員的定義與職業(yè)價值
1) 行政人員的角色扮演：管家、助手、人際
2) 企業(yè)需要什么樣的行政人員
2.認(rèn)清行政人員的十四項職責(zé)
3.專業(yè)行政人員必備的技能與素質(zhì)
4.準(zhǔn)確自我定位
1) 初級：事務(wù)性文員
2) 中級：事務(wù)性文員＋協(xié)助管理
3) 高級：獨立管理＋事務(wù)處理
5.專業(yè)秘書/助理的工作法則
1) 擺正位置
2) 積極主動
3) 細(xì)心準(zhǔn)確
4) 嚴(yán)守機密
5) 誠懇有禮
6. 九段行政人員能力實例
1) 一段行政人員發(fā)通知
2) 二段行政人員抓落實
3) 三段行政人員重檢查
4) 四段行政人員勤準(zhǔn)備
5) 五段行政人員細(xì)準(zhǔn)備
6) 六段行政人員做記錄
7) 七段行政人員定責(zé)任
8) 八段行政人員追結(jié)果
9) 九段行政人員做流程

二、如何提升行政人員工作效率
1.高效率的文檔管理技巧
1) 文檔管理的方法、原則及流程
2) 高效名片管理-大大提升老板業(yè)務(wù)能力
3) 如何運用信息科技進行客戶關(guān)系管理
4) 高效行政人員必備之文書管理技巧
5) 如何成為全方位信息整合工作者
2.如何為上司與自己管理時間
1) 80/20原理的應(yīng)用
2) 優(yōu)先級的排定
3) 避免行政人員的時間管理陷阱
4) 如何優(yōu)化上司的時間安排
3. 上司出差行程管理技巧
1) 行前安排
2) 為上司搜集資料
3) 制定完備行程表
4. 檔案管理工作
1) 把握檔案管理六原則
a) 以全部檔案為對象
b) 依據(jù)企業(yè)管理職能
c) 結(jié)合檔案內(nèi)容和形成特點
d) 保持檔案材料的內(nèi)部有機聯(lián)系
e) 方便管理與利用
f) 協(xié)調(diào)統(tǒng)一、不隨便改動
2) 做好檔案管理六環(huán)節(jié)
a) 檔案的收集
b) 檔案的整理
c) 檔案價值的鑒定
d) 檔案的保管
e) 檔案的檢索與利用
三、會務(wù)組織及管理的工作事項（會前、會中、會后）
（一）會議面面觀
1．會議的重要性
2．會議的目的
3．會議的種類
4．會議的頻率
5．會議成本的計算
（二）?跨越會議“陷阱”
1．[陷阱]會議太頻繁
2．[陷阱]會議時間太長
3．[陷阱]領(lǐng)導(dǎo)太獨裁
4．[陷阱]討論結(jié)構(gòu)松散
（三）會議管理的前中后期工作注意點
1. 開會前的準(zhǔn)備工作
1）如何判斷會議是否舉行
2）會議準(zhǔn)備的內(nèi)容
3）主持人如何做會議準(zhǔn)備
2. 成功會議的五種策略
1）如何做開場白
2）如何分配發(fā)言時間
3）?如何掌握議事進度
4）如何達成會議決策
3. 會議中的溝通與反饋技巧?
1）會議中的溝通技巧
2）會議中的反饋技巧
4. 主持人的會議管理技巧?
1）傾聽技巧
2）講話技巧，如何調(diào)動參會人員積極性
3）情景模擬
5. 會議記錄
1）記錄者功能和勝任條件
2）對會議記錄的十大建議
3）團隊會議的誤區(qū)
6. 會后跟進
1）參會者如何進行會后跟進
2）主持人如何進行會后跟進
3）如何提高下次會議質(zhì)量

四、專業(yè)行政人員人際溝通技巧
1.成功溝通的秘訣
1) 溝通的定義
2) 溝通的雙向性
3) 保證溝通成功的三原則
2.有效職場溝通技巧
1) 人際風(fēng)格的類型：DISC工具導(dǎo)入
2) 如何與上司溝通
3) 如何與同事溝通
4) 如何與客戶溝通
3. 行政人員的溝通高招
1) 積極傾聽
2) 同理心
3) 正向引導(dǎo)法
4) 贊美法


五、專業(yè)行政人員的形象塑造
1.女性行政人員的著裝要求
1) 職業(yè)裝的選擇
2) 鞋、襪、包的搭配
3) 巧用首飾、絲巾及其它配飾
2.男性行政人員的著裝要求
1) 公務(wù)西裝的選擇
2) 穿西裝的十大誤區(qū)
3) 襯衫、領(lǐng)帶、皮帶、鞋、襪的選擇與搭配
3．行政人員場合著裝
1) 正式嚴(yán)肅的會議場合
2) 商務(wù)休閑的辦公場合
3) 優(yōu)雅從容的社交場合
4.合宜的儀表修飾
化妝、修面、發(fā)型
5.專業(yè)的儀態(tài)
站、坐、走、蹲、手勢、微笑


六、行政人員的禮儀與應(yīng)對技巧
1.商務(wù)用語禮儀
1) 交談禮儀
2) 接打電話禮儀與技巧
3) 電子禮儀：電子郵件、手機、傳真等
2.商務(wù)往來禮儀
1) 專業(yè)的接待態(tài)度
2) 招呼技巧
3) 介紹時的原則
4) 握手技巧
5) 交換名片
6) 行進間、乘坐電梯、坐車的禮儀
7) 不同的送客方式
8) 拜訪的宜與不宜
9) 饋贈禮儀
3.商務(wù)餐飲禮儀
1) 中式：請客吃飯的藝術(shù)；桌位；點菜；上菜順序；敬酒；餐桌禁忌；奉茶
2) 西式：桌位；餐桌禁忌；餐具；上菜次序；酒水和咖啡；自助餐

七、公文寫作
1、何為公文
1）公文的含義
2）公文的特點
3） 為什么需要公文
2、公文寫作基構(gòu)成要素
1）公文的主題
2）公文的材料
3）公文的格式和布置
4）公文寫作的表達方式
案例
3、金字塔結(jié)構(gòu)化的公文寫作框架
1）縱向關(guān)系
2）橫向關(guān)系
3）金字塔結(jié)構(gòu)的構(gòu)建
4、公文的種類和格式
1）決議
2）決定
3）命令
4）公報
5）公告
6）通告
7）意見
8）通知
9）通報
10） 報告
11）請示
12）批復(fù)
13）議案
14）函
15）紀(jì)要


八、危機管理和輿情應(yīng)對
1. 危機涵義及中國式解讀
2. 危機公關(guān)原則
1) 戰(zhàn)略先行原則
2) 預(yù)防第一原則
3) 制度保障原則
4) 全局利益原則
5) 勇于擔(dān)責(zé)原則
6) 積極主動原則
3. 企業(yè)各發(fā)展階段可能出現(xiàn)的危機
1) 創(chuàng)業(yè)期
2) 成長期
3) 成熟期
4． 危機處理及危機事件時的媒體應(yīng)對
1) 應(yīng)對原則
2) 防范機制
3) 工作流程
4) 危機處理十八式
5. 危機公關(guān)處理的標(biāo)準(zhǔn)流程
6. 新媒體時代下的網(wǎng)絡(luò)輿情管理的具體做法

九、辦公室行政管理
1. 辦公室環(huán)境的管理
2. 辦公室用品的管理
3．辦公室綠植的管理


十、結(jié)束語
1.分享與回顧
2.行動計劃

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