用溝通提升效率 ——項目溝通能力提升

課程背景：

隨著分工越來越細(xì)，在研發(fā)項目中涉及的部門、團(tuán)隊、人員越來越多，給項目管理帶來了更有挑戰(zhàn)性的復(fù)雜度和難度。項目經(jīng)理80%的時間在溝通，項目團(tuán)隊70%的問題是因為溝通，而因為溝通不暢帶來的沖突更是嚴(yán)重阻礙了項目團(tuán)隊的正常運(yùn)作，給產(chǎn)品的快速及時推向市場做成極大的不便。研發(fā)項目中需求溝通常見的問題表現(xiàn)在：

• 需求不明確或模糊：在項目初期，需求可能尚未完全明確或存在模糊性。這給需求溝通帶來了困難，因為不清楚具體需要什么，導(dǎo)致溝通雙方難以達(dá)成共識。
• 需求變更和范圍蔓延：在軟件項目中，需求變更是常見的現(xiàn)象。當(dāng)需求發(fā)生變化時，可能會導(dǎo)致需求溝通的困難，需要及時進(jìn)行變更管理和溝通調(diào)整。
• 利益相關(guān)者分散和多樣化：軟件項目涉及多個利益相關(guān)者，如客戶、用戶、管理層等。這些利益相關(guān)者可能具有不同的需求、期望和優(yōu)先級，使得在需求溝通過程中難以達(dá)成一致。
• 溝通渠道不暢：溝通渠道的不暢通也是一個常見的障礙。例如，溝通過程中可能存在信息傳遞不及時、信息丟失或信息過載等問題，導(dǎo)致需求溝通的困難。
• 缺乏明確的溝通計劃和流程：缺乏明確的溝通計劃和流程可能使得需求溝通變得混亂和無效。沒有明確的溝通渠道和時間表，團(tuán)隊成員可能會錯過重要的信息或無法及時解決問題。

本課程是從實戰(zhàn)入手，從實際出發(fā)、關(guān)注開發(fā)人員個人，在講師多年的研發(fā)管理實踐、咨詢與培訓(xùn)的經(jīng)驗基礎(chǔ)上，進(jìn)行提煉和總結(jié)而成。凝聚了講師多年的研發(fā)管理實踐經(jīng)驗和真知灼見。針對性的解決研發(fā)管理人員的溝通能力和沖突管理能力，從溝通技巧到溝通方法、溝通機(jī)制全面講解，是一門難得好課。

課程收益：

● 圍繞項目特點(diǎn)、研發(fā)人員的特點(diǎn)與研發(fā)的實際業(yè)務(wù)，提升學(xué)員的研發(fā)溝通能力

● 幫助研發(fā)人員掌握有效溝通的原理、方法、技巧和應(yīng)用，達(dá)到輕松地溝通與協(xié)作的目的，創(chuàng)建研發(fā)內(nèi)部和外部的和諧團(tuán)隊

● 建立干系人識別模型、使用干系管理工具，根據(jù)干系人的期望、利益、影響力等制定溝通策略和溝通計劃

● 幫助學(xué)員學(xué)握如何協(xié)調(diào)研發(fā)與市場等相關(guān)部門的溝通、學(xué)習(xí)如何在項目組之間溝通、如何在項目組內(nèi)不同小團(tuán)隊之間溝通

課程時間：1天，6小時/天

課程對象：研發(fā)項目經(jīng)理/產(chǎn)品經(jīng)理、PMO(項目管理辦公室)成員、研發(fā)骨干、測試、QA、研發(fā)工程師等

授課方式：講授、演練、實操、模擬、感悟、案例分析、頭腦風(fēng)暴、示范指導(dǎo)、短片欣賞

課程特色：

● 有料：課程系統(tǒng)架構(gòu)清晰、知識體系完整

● 有效：課程中相關(guān)工具、技能從實戰(zhàn)中總結(jié)而來。具有很強(qiáng)的落地性、實用性和時效性

● 有趣：讓學(xué)員在互動中體驗真諦，在輕松的氛圍中掌握項目管理技能

● 有材：實際案例引導(dǎo)學(xué)生找到解決實際問題的方法、思路，形成可以實際使

課程模型：

課程大綱

第一講：項目特征與項目溝通

一、項目的特征

1. 項目三大特性：臨時性、唯一性、漸進(jìn)明細(xì)

2. 項目實施必備因素：協(xié)作性、目標(biāo)性

3. 每個項目開發(fā)具有獨(dú)特性，功能更加龐大、繁瑣

4. 項目干系人目標(biāo)有差異

5. 每個部門利益不一致

二、溝通對項目經(jīng)理的重要性

1. 項目經(jīng)理75%-90%的時間用在溝通上

2. 組織中70%的問題出在溝通障礙上

3. 溝通技巧為項目成功保駕護(hù)航

第二講：構(gòu)建溝通思維模型

一、金字塔思維的特點(diǎn)和四個原則

1. 金字塔思維結(jié)構(gòu)的特點(diǎn)

2. 金字塔思維的四個實用原則

1）結(jié)論先行

2）上下對應(yīng)

3）分類清楚

4）排序邏輯

3. 用金字塔思維進(jìn)行思考、溝通、表達(dá)

4. 金字塔結(jié)構(gòu)的根本作用是豐富、組織你的思想

練習(xí)：金字塔思維聽、說應(yīng)用

二、構(gòu)建金字塔結(jié)構(gòu)的思維邏輯

1. 主題明確時的自上而下構(gòu)建方法

2. 主題不明確時的自下而上構(gòu)建方法

3. 把金字塔結(jié)構(gòu)的思想勾畫思維邏輯導(dǎo)圖

4. 金字塔結(jié)構(gòu)表達(dá)工具黃金三點(diǎn)法

1）直奔主題秀觀點(diǎn)

2）黃金三點(diǎn)亮結(jié)構(gòu)

3）總結(jié)主題促記憶

練習(xí)：黃金三點(diǎn)法練習(xí)

第三講：掌握溝通技巧

一、溝通基本原理

1. 溝通4種基本形態(tài)

1）閱讀文字材料? ?2）書寫文字材料 ? 3）傾聽他人發(fā)言 ? 4）語言表達(dá)觀點(diǎn)

2. 溝通的4個常用渠道

1）面對面 ? 2）書面文字 ? 3）網(wǎng)絡(luò)工具 ? 4）電話溝通

討論：4種渠道各有什么優(yōu)劣點(diǎn)

3. 溝通的2個思想準(zhǔn)備

1）利他性 ? 2）講理性

4. 溝通遵循4大特性

1）準(zhǔn)確性 ? 2）完整性 ? 3）及時性 ? 4）策略性

5. 溝通中的提問

1) 封閉式問題

2) 引導(dǎo)性問題

3) 暗示性問題

4) 開放式問題

5) 提示性問題

6) 探究性問題

7) 假設(shè)性問題

6. 溝通中的傾聽技巧

1) 表示興趣，保持視線接觸

2) 接收并回應(yīng)對方的信息

3) 鼓勵別人多說

4) 聽取、抓住關(guān)鍵詞

5) 記錄并重復(fù)對方的重要觀點(diǎn)

6) 總結(jié)溝通要點(diǎn)并取得確認(rèn)

二、影響溝通效果的原因及消除

1. 溝通的5大障礙

1）經(jīng)過他人傳遞而誤會

2）環(huán)境選擇不當(dāng)

3）溝通時機(jī)不當(dāng)

4）有人破壞、挑釁

5）文化差異

2. 溝通中的4個干擾因素

1）高高在上

2）先入為主

3）不善聆聽

4）缺乏反饋

討論：你在項目溝通中遇到的障礙、干擾是什么？

3. 掃除需求溝通障礙4個方法

1）溝通內(nèi)外有別

2）非正式的溝通有利于關(guān)系的融洽

3）采用對方能接受的溝通風(fēng)格

4）溝通的升級原則

4. 通過反饋提升溝通效率

1）每次會議必有紀(jì)要

2）項目日、周、月報

3）問題登記跟蹤表

練習(xí)：你的項目中如何做周報

第四講：識別溝通對象

一、識別項目干系人

1. 識別、團(tuán)結(jié)干系人

討論：識別干系人

2. 干系人識別工具：4個步驟召開六方會談

1）第一步：識別干系人

2）第二步：和干系人溝通

3）第三步：分析干系人

4）第四步：完成干系人登記冊

案例練習(xí)：失敗的干系人識別

3. 分析重要干系人的工具：重要干系人的DANCE

1）Decisions決策

2）Authority權(quán)限

3）Need需求

4）Connections關(guān)系

5）Energy能量

4. 建立干系人屬性登記表

1）基本屬性

2）期望和貢獻(xiàn)

3）利益和態(tài)度

4）權(quán)力和影響力

課堂練習(xí)：識別您當(dāng)前項目中的干系人

二、管理干系人溝通

1. 干系人管理的3種矩陣

1）受益-權(quán)力矩陣

2）影響力-權(quán)力矩陣

3）影響力-作用矩陣

2. 根據(jù)矩陣實施不同的溝通溝通策略：

1）權(quán)力大、影響力強(qiáng)的干系人重點(diǎn)管理

2）權(quán)力大、影響力弱的干系人令其滿意

3）權(quán)力小、影響力強(qiáng)的干系人隨時告知

4）權(quán)力小、影響力弱的干系人觀察變化

3. 溝通策略隨著干系人的期望值、影響力會變化而調(diào)整

課堂練習(xí)：干系人溝通需求分析

4. 根據(jù)干系人屬性制定溝通策略、溝通方式

5. 制定干系人溝通溝通計劃

案例練習(xí)：演練干系人分析與干系人溝通管理

第五講：項目中的重要溝通場景

一、軟件研發(fā)項目范圍定義特點(diǎn)

1. 范圍無法定義到細(xì)節(jié)，只有大功能點(diǎn)

2. 項目范圍變更的必然性

3. 大功能點(diǎn)變更的兩個處理方案

1)?功能置換

2)?挪入下一期項目

4. 日常變更控制：CCB

5. 用計劃阻擊無序變更

二、需求溝通

1. 建立平等的對話氛圍

2. 分析溝通對象期望、利益、影響力

3. 以我為主，準(zhǔn)備好溝通提綱

4. 根據(jù)客戶確定溝通策略

1）被動型的溝通者：用封閉性問題提問

2）主動型的溝通者：做好提綱引導(dǎo)客戶

5.? 記錄與反饋

1）勾畫需求邏輯導(dǎo)圖

2）總結(jié)需求內(nèi)容

3）文字方式反饋客戶并取得確認(rèn)

練習(xí)：跟客戶溝通項目需求

三、會議溝通

1. 凡是會議必有主題

2. 堅持會前準(zhǔn)備、堅持會后跟蹤

1）根據(jù)對象確定會議內(nèi)容

2）用金字塔模型做會前預(yù)知

3）用金字塔思維做會議總結(jié)

4）跟蹤會上決議執(zhí)行情況

3. 嚴(yán)控會議時間、會上必有結(jié)果、記錄會議紀(jì)要

4. 開好項目啟動會，達(dá)成所有干系人的一致認(rèn)識

討論：如何組織一場項目啟動會

5. 開好早會、例會：信息共享、任務(wù)分配、進(jìn)度檢視、問題跟進(jìn)、風(fēng)險跟進(jìn)

四、項目階段狀況報告

1. 項目階段狀態(tài)匯報

1) 檢查項目環(huán)境變化

2) 給重要干系人做項目階段匯報

案例練習(xí)：面對突變，項目走向何處？

3) 階段匯報根據(jù)匯報對象調(diào)整內(nèi)容

4) 項目階段匯報操作要點(diǎn)與模板

案例練習(xí)：項目中期評估匯報

2. 給上級匯報項目

1）給項目全局

2）給領(lǐng)導(dǎo)信心

3）有困難出選擇題并準(zhǔn)備答案

4）根據(jù)匯報對象選擇內(nèi)容

練習(xí)：把你的項目現(xiàn)狀給領(lǐng)導(dǎo)匯報

3. 給員工溝通項目

1）項目對公司、個人的意義

2）距離項目目標(biāo)差距

3）項目近期目標(biāo)

4）及時肯定、表揚(yáng)員工

練習(xí)：做一次團(tuán)隊內(nèi)部項目溝通。

4. 項目團(tuán)隊溝通要點(diǎn)

1）向上級領(lǐng)導(dǎo)拍胸脯：

2）向職能經(jīng)理拍肩膀：

3）對下級成員拍巴掌：

課后回顧

1.?后續(xù)落實措施：

1)?檢查你當(dāng)前項目團(tuán)隊中溝通存在的問題

2)?根據(jù)您的項目狀態(tài)制定階段匯報

3)制定跨部門溝通計劃、對外溝通計劃

4)?識別你當(dāng)前項目干系人，針對重要干系人制定不同的溝通策略。

2.?答疑解惑

課程內(nèi)容可根據(jù)客戶需求剪裁

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