跨部門：項目管理與跨部門溝通協(xié)作

課程背景：

典型的職能式組織結構劃分的方式會帶來職能劃分清晰，責任明了的好處，它適合于確定性時代，如典型生產制造行業(yè)按大訂單式的，銷售接單---計劃排單下單---采購物料---上線生產---按單出貨。但經常或遇到的問題，就是我們常說的部門墻，在本職能部門溝通協(xié)調OK，往往在跨部門溝通協(xié)調時候，出于職責劃分等往往就容易出問題，或不高效，比如：哪個部門先溝通哪個部門就對此事負責到底的現(xiàn)象，大多部門怕身上的事越攔的越多，麻煩會越來越多，受批評或懲罰的機率就越多;?有問題均不愿意跨部門溝通，甚至主動關上了部門間溝通的門。長此以往，往往會讓組織：運作效率低下，得到其他部門的協(xié)助很難，增加內耗損失。

特別是在越來越不確定性的VUCA時代，很多工作，事情越來越需要跨職能協(xié)同作戰(zhàn)，因此，項目管理在企業(yè)的生產經營中越來越發(fā)揮作用，項目管理，讓企業(yè)管理者帶著項目管理思維和方式，進行跨職能溝通，協(xié)作，項目化工作，在原有職能式組織架構的基礎上，能有人跨職能推動事情，項目的進展，通過項目，拉通組織的價值鏈，提升資源利用，達到價值交付。

本課程結合講師15年生產制造企業(yè)項目管理經驗，從項目管理和跨部門溝通協(xié)調兩個方面展開，幫助企業(yè)認識項目管理如何提升跨部門溝通系統(tǒng)，提升組織效率

課程收益：

• 提升管理者跨部門溝通協(xié)作意識和能力；
• 提升管理者高效應對跨部門工作中的沖突管理認知和能力；
• 提升管理者相關項目管理認知、硬技巧、軟技能。

課程對象：管理者、職能經理、各級部門長及其后備梯隊

課程時間：1天（6小時）（可根據(jù)客戶實際情況調整）

課程方式：理論講解+小組討論+情境演練+案例分析

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課程模型：

課程大綱

一、導入：跨部門的項目管理者

（討論：為什么項目經理|主管普遍有責無權\責大權?。?/strong>

1、跨部門的項目管理者：有責無權的/責大權小的“領導”

1）組織結構特點對應的項目經理權力

職能型---“聯(lián)絡員”、“協(xié)調員”式“微”權力項目經理

矩陣型---“小”“中”權力項目經理

項目型---“大”權力項目經理

2、跨部門的項目管理者到底是干什么的？

1）項目經理在企業(yè)中的角色定位：戰(zhàn)略的執(zhí)行者

2）職能經理和項目經理的區(qū)分

從資源角度：練兵的VS打仗的

從交付角度：“從0到1”VS“從1到N”

3、游走于領導與管理之間的項目管理模式

討論：管理和領導的區(qū)別

1）項目管理者執(zhí)行管理者角色如何定位？

執(zhí)行管理者：對事、計劃、執(zhí)行、跟進、結果導向

2）項目管理者團隊領導者角色如何定位？

團隊領導者：對人、引領、激勵、團隊、目標導向

項目管理者的修煉：管理項目執(zhí)行+領導團隊前行+自我管理修煉

4、跨部門項目管理者必備的素質和能力

1）硬技巧

項目管理學科知識：項目生命周期、WBS(工作分解結構)、關鍵路徑法、掙值分析技術……

通用知識領域：系統(tǒng)科學、財務、組織、心理、通用管理、行業(yè)環(huán)境……

行業(yè)應用領域：軟件、制造業(yè)、工程設計/施工……

2）軟技能

人際關系：溝通（傾聽+信息）、談判（對事不對人、關注利益）……

團隊管理：沖突管理、團隊激勵、領導力……

案例：如何做好團隊激勵？

5、項目管理者能力修煉的途徑（簡述）

微權力項目環(huán)境造就大作為項目經理

自檢環(huán)節(jié)：個人的項目管理自我修煉到了哪個等級？

6、項目管理者不可或缺的整合能力

1）整合能力導入：何為整合？

討論：事物之間哪些地方最容易出問題？

整合的認知：達到要素的平衡和相對綜合最優(yōu)

2）項目管理的核心思維--整合分解思維

• 整合：全局觀、格局、站得高看得遠、境界

視頻案例：什么是境界？

• 分解：落地、分配、事項細化

3）項目中，需要哪些跨部門整合？

4）項目經理是整合者

——項目經理最重要和不可或缺的能力是整合

小組演練：如何整合？——通過溝通來協(xié)調，通過協(xié)調來整合

二、管理者通過過程管控，提升項目效能（事的部分，項目本身，硬技能）

（過程管控，避免結果的失控）

1、項目效能始于項目啟動，開始決定了成敗

1）項目立項：論證項目是否具備投資價值、項目的可行性分析

2）項目章程和項目啟動：發(fā)起人的支持，得到單位授權，項目名正言順

3）項目總路線：梳理從項目產出到成果到收益的路線圖

2、通過項目規(guī)劃進行管控和提升效能

1）于團隊協(xié)作規(guī)劃完成計劃（干活的人參與對應的計劃才是有效的計劃）

2）對計劃進行考核和獲得團隊承諾

3）建立線上的項目基準（范圍基準+進度基準+成本基準）

3、在項目執(zhí)行中保持控制和提升效能

1）按計劃推進項目執(zhí)行，

2）過程監(jiān)控，及時糾偏（范圍、進度、成本）

3）根據(jù)需要及時和合規(guī)變更（變更不可怕，可怕的是沒有程序的變）

4）過程風險管理、提升項目成功率（風險識別、分析、應對）

4、通過項目收尾加強項目管控和提升效能

1）交付項目成果并獲得簽收

2）項目的行政收尾（收尾要快）

3）團隊的激勵，慶功和表彰

4）總結經驗教訓

小結：關于過程管控提升項目效能的主要觀點

• 取得團隊對結構化的項目管理過程的支持，并以書面形式明確將如何使用這些過程。
• 分析以往項目中的問題，并與團隊一起制定基礎決定，防止出現(xiàn)類似問題。
• 充分利用所在組織積累起來的專門知識，充分利用單位支持（如項目管理辦公室或其他項目協(xié)調治理單位）的能力，但不要放棄你自己對項目的控制。

小組演練：本單位項目過程管控常見問題和解決方案討論

跨部門情境演練：?狀況1?如何建立跨部門項目!

三、管理者通過影響力管控，提升項目效能（人的因素，以人為本，軟技能）

（管理崗位是單位分配的，領導力\影響力是考自己贏得的）

1、項目管理者符合本單位和項目環(huán)境的恰當?shù)念I導風格

1）符合本單元、項目環(huán)境的工作風格

2）合理發(fā)揮組織中的權力來源：（職位權、強制權、獎賞權、專家權、人格權）

3）項目中的溝通、通過溝通來協(xié)調、通過協(xié)調來整合

4）合理和有效的激勵團隊

（考慮團隊團體和個體需求，考慮激勵因素\保健因素的結合）

2、項目管理者先給予后獲取的心態(tài)認知和施加影響

1）先給予后獲取的心態(tài)認知

2）施加影響的10個步驟

3、項目管理者增強（積累）自身影響力

1）在團隊中建立影響做法：以身作則、多樣化的正面強化、消除障礙、總是給出理由、指導|輔導和協(xié)助、表現(xiàn)得誠實可信、包容、以眼還眼以牙還牙、謹慎的使用參照權力、有效建立共識、書面承諾、穿著形象成功、保持積極……

2）對上級、領導、發(fā)起人和干系人建立影響力：提出啟發(fā)性問題、與同事合作（人多力量大）……

4、項目管理者提升和維持人際管理

1）發(fā)現(xiàn)共同點

2）建立和維持人際管理

小結：關于影響力提升項目效能的主要觀點

• 采取適用于團隊成員的領導風格,努力提供人們最關心的東西。培養(yǎng)影響別人的意識和技能。
• 利用內在激勵因素:主人翁責任感、認可、熟練、整體目標.考察項目參與者想要什么以及你能提供什么，并通過交換，來獲取他們的可靠承諾。
• 用合理的言行舉止來增強你的影響力。
• 建立和維持與每個團隊成員的互信和尊重關系
• 提供獎勵。

小組演練：本單位影響力管控常見問題和解決方案討論

跨部門情境演練：?狀況2如何采取有效對策,以確保目標達成

四、跨部門溝通協(xié)作

1、職能式組織現(xiàn)狀與跨部門溝通

1）職能式組織下的溝通與跨部門溝通協(xié)作

2）跨部門溝通的實戰(zhàn)基石

3）跨部門溝通的3心法和3原則

2、跨部門溝通協(xié)作問題的難點與溝通技巧

1）跨部門溝通協(xié)作的常見難點

2）跨部門溝通協(xié)作

• 因人而異的溝通
• 跨部門溝通計劃
• 如何看待跨部門沖突（詳細見第5部分）
• 公司高速發(fā)展階段，如何保障跨部門溝通高效、順暢？

3、跨部門溝通協(xié)作解決之道

1）模糊地帶：部門職能的模糊地帶的處理

2）搞定文化：跨部門溝通協(xié)作文化的建立

3）組織設計：完善責任體系和矩陣式項目組織結構

4）高效會議：溝通的能力與技巧

5）橫向溝通：搭建跨部門溝通的橋梁和項目管理者

跨部門情境演練：狀況3?如何衡量部門間的工作關系!

跨部門情境演練：狀況4?如何與其他部門協(xié)調

跨部門情境演練：狀況5?如何取得其他部門的支持!

五、跨部門溝通協(xié)作中的沖突管理

（有效處理沖突，提升項目和團隊效能）

1、關于跨部門沖突管理的6大觀點

2、跨部門沖突的7大來源與排序

3、沖突解決需考慮的2個維度

1）對人+對事：面向人際關系的和諧+面向問題的解決

2）臨時的應對措施+永久的解決方案

4、沖突解決的5種策略

1）合作/解決：找到更好的第三解決方案

2）緩和/包容

3）妥協(xié)/協(xié)調

4）強迫/命令

5）撤退/回避

5、影響沖突方法選擇的因素

小組演練：本組織跨部門溝通協(xié)作過程常見沖突和解決方案討論

跨部門情境演練：狀況6?如何面對其他部門的指責!

跨部門情境演練：狀況7如何向其他部門推廣新點子!

課程總結與回顧

——回顧與總結課程知識點

——總結課程要點并制定課后行動計劃

——自由問題解答Q&A